教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度是教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在招生、教學(xué)、教研、人事、財(cái)務(wù)、行政、后勤、安全、合規(guī)等活動(dòng)中形成的全部紙質(zhì)與電子檔案的“唯一管理章程”。凡在本機(jī)構(gòu)任職、兼職、實(shí)習(xí)、外包、合作、顧問、審計(jì)、監(jiān)管、家長(zhǎng)、學(xué)員等任何主體，只要接觸或產(chǎn)生檔案，均須無(wú)條件遵守。1.2管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)“來(lái)源可追溯、內(nèi)容可驗(yàn)證、版本可比對(duì)、權(quán)限可控制、借閱有留痕、銷毀有證據(jù)、應(yīng)急可恢復(fù)、審計(jì)無(wú)盲點(diǎn)”。1.3管理原則（1）一崗一檔：任何崗位必須對(duì)應(yīng)唯一檔案責(zé)任人；（2）一事一卷：同一事項(xiàng)所有證據(jù)歸集為一卷；（3）一天一歸：當(dāng)日活動(dòng)當(dāng)日完成預(yù)立卷；（4）一周一清：每周五17:00前完成上周檔案質(zhì)檢；（5）一月一遷：上月檔案次月第五個(gè)工作日完成正式入庫(kù)；（6）一季一鑒：每季度末完成保管期限鑒定；（7）一年一審：每年12月完成檔案管理內(nèi)部審計(jì)。第二章組織與職責(zé)2.1檔案管理委員會(huì)由校長(zhǎng)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、教學(xué)、人事、信息化、安全七部門負(fù)責(zé)人組成，校長(zhǎng)任主任，每月第一個(gè)周一召開例會(huì)，對(duì)檔案安全、權(quán)限、銷毀、外包、系統(tǒng)升級(jí)、突發(fā)事件進(jìn)行決策。2.2檔案室隸屬行政中心，設(shè)主任1名、專職檔案員2名、兼職檔案員若干。主任對(duì)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，專職檔案員對(duì)主任負(fù)責(zé)，兼職檔案員對(duì)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案室雙重負(fù)責(zé)。2.3部門檔案聯(lián)絡(luò)員每個(gè)部門設(shè)1名聯(lián)絡(luò)員，資格須通過檔案室組織的“檔案業(yè)務(wù)水平考試”，成績(jī)80分以上方可持證上崗，任期一年，可連任。2.4崗位職責(zé)清單（1）校長(zhǎng)：批準(zhǔn)檔案制度、年度預(yù)算、銷毀清單、應(yīng)急預(yù)案；（2）法務(wù)：審核涉密范圍、隱私脫敏標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)外提供流程；（3）財(cái)務(wù)：審核憑證類檔案裝訂、編號(hào)、掃描、保管期限；（4）教學(xué)：確保教案、試卷、成績(jī)、評(píng)價(jià)、錄像、作業(yè)原件完整；（5）人事：確保合同、考勤、績(jī)效、培訓(xùn)、離職證明無(wú)缺失；（6）信息化：負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)、備份、加密、防勒索、日志；（7）安全：負(fù)責(zé)庫(kù)房消防、門禁、監(jiān)控、防水、防蟲、溫濕度；（8）檔案室：執(zhí)行全部技術(shù)環(huán)節(jié)并留存操作日志；（9）聯(lián)絡(luò)員：負(fù)責(zé)本部門預(yù)立卷、移交、借閱、催收、整改。第三章文件材料歸檔范圍與保管期限表3.1教學(xué)類（1）教學(xué)計(jì)劃、課程大綱：永久；（2）教案、課件、教研記錄：10年；（3）學(xué)員試卷、作品、成績(jī)冊(cè)：5年；（4）課堂錄像、直播回放：3年；（5）外教備案、教材版權(quán)證明：永久。3.2學(xué)員類（1）入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件、照片：5年；（2）繳費(fèi)憑證、退費(fèi)申請(qǐng)、協(xié)議：10年；（3）出勤、課堂表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲記錄：3年；（4）家長(zhǎng)溝通記錄：3年；（5）結(jié)業(yè)證書存根：永久。3.3人事類（1）勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制：離職后10年；（2）入職體檢、背景調(diào)查：離職后3年；（3）績(jī)效考核、晉升、處罰：離職后5年；（4）培訓(xùn)簽到、外派證書：3年；（5）離職交接單：永久。3.4財(cái)務(wù)類（1）原始憑證、發(fā)票、收據(jù)：10年；（2）銀行對(duì)賬單、POS單：10年；（3）預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告：永久；（4）固定資產(chǎn)卡片：報(bào)廢后5年；（5）稅務(wù)申報(bào)、減免資料：10年。3.5行政后勤類（1）公章使用登記：永久；（2）采購(gòu)合同、維保記錄：履約結(jié)束后5年；（3）消防巡查、食品安全臺(tái)賬：3年；（4）視頻監(jiān)控索引：3個(gè)月，重大事件永久；（5）疫情、安全演練記錄：3年。3.6合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)類（1）辦學(xué)許可證、年檢、變更批復(fù)：永久；（2）行政處罰、投訴處理：永久；（3）訴訟、仲裁、調(diào)解文書：永久；（4）隱私影響評(píng)估報(bào)告：3年；（5）數(shù)據(jù)泄露事件報(bào)告：永久。第四章預(yù)立卷與移交4.1預(yù)立卷流程（1）事項(xiàng)啟動(dòng)時(shí)，由事項(xiàng)責(zé)任人新建“預(yù)立卷袋”，袋面粘貼二維碼，掃碼后系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一卷號(hào)；（2）過程中所有紙質(zhì)文件即時(shí)裝入，電子文件上傳至“預(yù)立卷區(qū)”，系統(tǒng)保留水印、時(shí)間戳、上傳人；（3）事項(xiàng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，責(zé)任人完成“預(yù)立卷說明”，包括事項(xiàng)摘要、起止時(shí)間、關(guān)鍵人、保管期限、密級(jí)；（4）部門聯(lián)絡(luò)員5個(gè)工作日內(nèi)完成初審，合格后提交檔案室。4.2正式移交（1）檔案室2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，復(fù)核率100%，抽檢率不低于30%；（2）復(fù)核通過后，責(zé)任人、聯(lián)絡(luò)員、檔案員三方在“電子移交清單”上CA簽名，系統(tǒng)自動(dòng)鎖定預(yù)立卷區(qū)文件，轉(zhuǎn)入“正式庫(kù)”；（3）紙質(zhì)檔案同步入庫(kù)，打印“移交回執(zhí)”一式兩份，一份貼于卷盒，一份交責(zé)任人留存；（4）未通過復(fù)核的，系統(tǒng)自動(dòng)生成整改單，限期3個(gè)工作日完成，逾期按50元/卷/天扣罰責(zé)任人，上限500元。第五章分類、編號(hào)與編目5.1分類方案采用“機(jī)構(gòu)—職能—年度—保管期限”四級(jí)樹狀結(jié)構(gòu)，共設(shè)置8個(gè)一級(jí)類目、66個(gè)二級(jí)類目、218個(gè)三級(jí)類目，代碼長(zhǎng)度固定8位，確保未來(lái)20年不需擴(kuò)容。5.2編號(hào)規(guī)則（1）全宗號(hào)：J+省級(jí)代碼+機(jī)構(gòu)序列號(hào)，共5位；（2）目錄號(hào)：一級(jí)類目2位+二級(jí)類目2位+年度4位；（3）案卷號(hào)：流水6位，不足補(bǔ)零；（4）件號(hào)：流水3位；（5）電子文件名：全宗號(hào)_目錄號(hào)_案卷號(hào)_件號(hào)_版本號(hào).擴(kuò)展名，版本號(hào)從V01開始，每次修改遞增。5.3編目要素必填字段25項(xiàng)，包括題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、開放程度、關(guān)聯(lián)課程、關(guān)聯(lián)學(xué)員、關(guān)聯(lián)合同、關(guān)聯(lián)資產(chǎn)、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)鍵詞、語(yǔ)種、文件格式、文件大小、哈希值、脫敏狀態(tài)、水印狀態(tài)、備份狀態(tài)、銷毀年限、鑒定日期、鑒定人、備注；選填字段10項(xiàng)，支持自定義。5.4系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)編目保存時(shí)，系統(tǒng)對(duì)哈希值、日期邏輯、頁(yè)數(shù)、文件大小、開放程度與密級(jí)沖突、關(guān)鍵詞重復(fù)、版本號(hào)連續(xù)性進(jìn)行7重校驗(yàn)，任何一項(xiàng)不通過無(wú)法保存，并彈窗提示修改。第六章紙質(zhì)檔案整理與裝具6.1紙張要求除特殊原件外，一律使用70克A4復(fù)印紙，PH值7.5—8.5，無(wú)熒光增白劑；圖紙采用80克藍(lán)圖紙；照片采用6寸光面沖洗+無(wú)酸紙袋。6.2拆除與修整（1）不銹鋼訂書釘、回形針、大頭針必須拆除，改用不銹鋼騎馬釘或棉線三孔左側(cè)裝訂；（2）破損文件先冷裱，再熱熔修邊；（3）A3圖紙疊圖后折成A4，圖簽朝外；（4）熱敏紙（如POS單）須復(fù)印一份附后，原件單獨(dú)封存。6.3排序與編頁(yè)（1）按“結(jié)論—過程—依據(jù)”順序排列；（2）空白頁(yè)剔除，倒頁(yè)、重頁(yè)、缺頁(yè)在備考表注明；（3）頁(yè)碼用2B鉛筆在正面右下角、背面左下角編寫，漏頁(yè)用“漏頁(yè)專用章”蓋“此頁(yè)空白”；（4）一份文件多冊(cè)時(shí)，各冊(cè)自起止頁(yè)號(hào)，跨冊(cè)連續(xù)總頁(yè)號(hào)在封面注明。6.4裝具與標(biāo)簽（1）案卷厚度不超3cm，超則分卷；（2）卷盒采用850克進(jìn)口無(wú)酸牛皮紙，耐折度≥1200次；（3）卷脊標(biāo)簽含全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、條形碼，字體為思源黑體12pt；（4）卷內(nèi)首頁(yè)放“卷內(nèi)目錄”，末頁(yè)放“備考表”，備考表須由立卷人、檢查人、日期三欄手寫簽名。第七章電子檔案技術(shù)規(guī)范7.1采集（1）電子文件來(lái)源分四類：業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出、掃描生成、拍攝導(dǎo)入、外部接收；（2）掃描采用600dpi彩色TIFF，壓縮為CCITTG4，OCR識(shí)別率≥99%，生成雙層PDF；（3）拍攝使用檔案室統(tǒng)一分配的手機(jī)，開啟GPS、時(shí)間、防篡改水?。唬?）外部接收須通過“文件消毒區(qū)”，經(jīng)360殺毒+火絨+自研校驗(yàn)?zāi)_本三重清洗后方可入庫(kù)。7.2存儲(chǔ)（1）采用“本地雙活+異地冷備”架構(gòu)，本地主存儲(chǔ)RAID6，冷備使用藍(lán)光光盤，壽命≥100年；（2）每年3月、9月進(jìn)行光盤全套可讀性檢測(cè)，錯(cuò)誤率>10-4即觸發(fā)重刻；（3）電子檔案容量按每年增長(zhǎng)30%預(yù)留，存儲(chǔ)池低于70%觸發(fā)擴(kuò)容預(yù)警；（4）禁止任何人員私自攜帶移動(dòng)硬盤、U盤接入檔案VLAN，違規(guī)者一次記過，兩次降薪。7.3元數(shù)據(jù)采用ISO23081-2:2021模型，自定義元數(shù)據(jù)方案含128項(xiàng)，其中強(qiáng)制項(xiàng)56項(xiàng)，可擴(kuò)展項(xiàng)72項(xiàng)，支持中英雙語(yǔ)。7.4封裝使用ZIP+AES256加密封裝，封裝包內(nèi)包含：電子原文、OCR文本、元數(shù)據(jù)XML、簽名文件、策略文件、哈希清單；封裝完成即生成<UUID>.arc文件，上傳至“長(zhǎng)期保存庫(kù)”，同時(shí)打印二維碼貼于紙質(zhì)卷盒脊背，實(shí)現(xiàn)紙電一體。第八章庫(kù)房管理8.1選址與建筑（1）設(shè)在建筑二層及以上，避開底層、頂層、水管、燃?xì)夤堋⑴潆姺?；?）荷載≥12kN/m2，抗震烈度≥8度，耐火等級(jí)一級(jí)；（3）地面鋪設(shè)防靜電PVC卷材，電阻106—109Ω；（4）窗戶采用中空夾膠防紫外玻璃，透光率≤30%。8.2環(huán)境（1）溫度14—24℃，日波動(dòng)±2℃；相對(duì)濕度45—55%，日波動(dòng)±5%；（2）采用恒溫恒濕空調(diào)+新風(fēng)+除濕+加濕四聯(lián)供，傳感器每2分鐘采集一次，異常5分鐘內(nèi)短信、企業(yè)微信、聲光三重報(bào)警；（3）庫(kù)房入口設(shè)風(fēng)淋室，進(jìn)入須更換無(wú)纖維工作服、口罩、鞋套；（4）每周一次吸塵器+無(wú)塵布清潔，每月一次紫外線臭氧殺菌，每季度一次專業(yè)蟲害消殺，均須留存記錄。8.3消防（1）采用IG541氣體滅火，噴放時(shí)間≤60s，浸漬時(shí)間≥10min；（2）煙感、溫感、極早期空氣采樣三重交叉；（3）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁水源滅火，室外設(shè)置消火栓，栓口距門≤5m；（4）每年11月9日進(jìn)行一次無(wú)預(yù)案消防演練，全員參與，合格率100%。8.4安防（1）人臉識(shí)別+IC卡雙因子，陌生人闖入1秒內(nèi)鎖門并報(bào)警；（2）監(jiān)控采用4K星光級(jí)攝像頭，24小時(shí)不間斷，存儲(chǔ)90天；（3）紅外幕簾覆蓋全部窗戶，斷電后UPS續(xù)航4小時(shí)；（4）檔案室主任每月抽查監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常即刻通報(bào)安全部。第九章權(quán)限與借閱9.1權(quán)限矩陣將檔案分為公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密五級(jí)，系統(tǒng)內(nèi)置“權(quán)限魔方”模型，支持按人、按崗、按項(xiàng)目、按時(shí)間、按IP五維動(dòng)態(tài)授權(quán)，授權(quán)顆粒度到“件”。9.2借閱方式（1）線上預(yù)約：通過企業(yè)微信“檔案機(jī)器人”提交，系統(tǒng)30秒內(nèi)返回審批鏈；（2）線下借閱：填寫《紙質(zhì)檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案室主任、法務(wù)三層審批，一般檔案2小時(shí)完成，涉密檔案24小時(shí)完成；（3）復(fù)制：原則上只允許整卷復(fù)制，涉密文件須使用檔案室專用復(fù)印機(jī)，復(fù)印機(jī)硬盤每季度清零并出具報(bào)告；（4）外借：絕密級(jí)禁止外借，機(jī)密級(jí)須經(jīng)校長(zhǎng)書面批準(zhǔn)，借期不超過3天，逾期每天按卷價(jià)值的1%收取滯納金。9.3歸還與催收（1）歸還時(shí)由檔案員逐頁(yè)檢查，缺頁(yè)、污損、圈劃須當(dāng)場(chǎng)填寫《檔案損壞記錄》，責(zé)任人簽字確認(rèn)；（2）系統(tǒng)提前1天、當(dāng)天、逾期1天三次自動(dòng)提醒；（3）逾期7天未歸還，系統(tǒng)自動(dòng)凍結(jié)責(zé)任人全部檔案權(quán)限，并抄送HR扣減當(dāng)月績(jī)效5%。第十章鑒定與銷毀10.1鑒定組織成立5人鑒定小組：檔案室主任、法務(wù)、業(yè)務(wù)專家、財(cái)務(wù)、信息化，實(shí)行票決制，4票以上通過方可銷毀。10.2鑒定流程（1）每季度末系統(tǒng)自動(dòng)生成待鑒定清單，鑒定小組15日內(nèi)完成初審、復(fù)審、終審；（2）對(duì)擬銷毀檔案逐卷掃碼，系統(tǒng)彈出歷史借閱、關(guān)聯(lián)案件、潛在糾紛提示；（3）需延長(zhǎng)保管的，在系統(tǒng)中一鍵變更，自動(dòng)生成新保管期限，并重新計(jì)算到期日。10.3銷毀方式（1）紙質(zhì)：采用德國(guó)進(jìn)口碎紙機(jī)，顆?！?×2mm，現(xiàn)場(chǎng)稱重、拍照、錄像，全程三人監(jiān)督；（2）電子：使用DoD5220.22-M標(biāo)準(zhǔn)，先邏輯清零再物理粉碎，粉碎后顆粒≤3mm，現(xiàn)場(chǎng)雙人簽字；（3）銷毀完成后5個(gè)工作日內(nèi)生成《銷毀報(bào)告》，含原因、方式、時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)督人、視頻文件名、哈希值，永久保存。第十一章備份與恢復(fù)11.1備份策略（1）實(shí)時(shí)快照：每15分鐘一次，保留24小時(shí)；（2）日備份：每天2:00一次，保留30天；（3）周備份：每周日4:00一次，保留12周；（4）月備份：每月1日0:00一次，保留12個(gè)月；（5）年備份：每年1月1日10:00一次，永久保留；（6）異地備份：每日增量同步至200公里外電信機(jī)房，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)。11.2恢復(fù)演練（1）每季度進(jìn)行一次“無(wú)通知”恢復(fù)演練，隨機(jī)抽取備份集，2小時(shí)內(nèi)完成恢復(fù)，數(shù)據(jù)完整率100%；（2）演練失敗即啟動(dòng)問責(zé)，檔案室主任當(dāng)月績(jī)效清零，信息化部扣減20%。第十二章審計(jì)與考核12.1內(nèi)部審計(jì)（1）每年12月由審計(jì)部牽頭，采用“穿透式”抽樣，對(duì)全年100%銷毀卷、30%在庫(kù)卷、10%借閱記錄進(jìn)行審計(jì)；（2）發(fā)現(xiàn)問題按“輕微、一般、重大、特別重大”四級(jí)分類，輕微3日內(nèi)整改，一般7日，重大30日，特別重大立即停崗；（3）審計(jì)報(bào)告提交檔案管理委員會(huì)，并同步抄送董事會(huì)。12.2外部審計(jì)（1）每三年聘請(qǐng)具備國(guó)家檔案局甲級(jí)資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行合規(guī)審計(jì)；（2）審計(jì)結(jié)果在機(jī)構(gòu)官網(wǎng)公示不少于10個(gè)工作日；（3）對(duì)審計(jì)提出的不符合項(xiàng)，須在30日內(nèi)提交整改計(jì)劃，90日內(nèi)完成整改并提交證據(jù)。12.3績(jī)效考核（1）檔案工作占部門年度績(jī)效權(quán)重15%，個(gè)人占10%；（2）考核指標(biāo)：歸檔及時(shí)率≥98%、完整率≥99%、準(zhǔn)確率≥99%、借閱滿意度≥90%、安全事故0起；（3）每降低1個(gè)百分點(diǎn)扣減績(jī)效2%，每發(fā)生1起安全事故全年績(jī)效清零。第十三章應(yīng)急與災(zāi)備13.1突發(fā)事件分級(jí)（1）Ⅰ級(jí)：火災(zāi)、水災(zāi)、地震、爆炸、網(wǎng)絡(luò)攻擊、勒索病毒；（2）Ⅱ級(jí)：空調(diào)故障、UPS失效、系統(tǒng)崩潰、監(jiān)控?cái)嗑€；（3）Ⅲ級(jí)：?jiǎn)伪P損壞、個(gè)別文件損壞、輕度水浸、誤操作刪除。13.2應(yīng)急