幼兒園檔案管理制度第一章總則1.1本制度所稱“幼兒園檔案”是指在黨務(wù)、行政、教學(xué)、衛(wèi)生、安全、家園共育、科研、基建、設(shè)備、聲像、實物等活動中直接形成的、具有保存與查考價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)及其他載體形式的歷史記錄。1.2檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責、全程管控、方便利用、確保安全”的原則，實行園長負總責、檔案室集中管理、各部門協(xié)同配合、崗位人員具體落實的四級責任體系。1.3檔案工作納入年度目標考核，與評優(yōu)評先、績效獎金、職稱評聘掛鉤，確?！靶纬赏暾?、歸檔及時、保管安全、利用高效”。第二章組織與職責2.1園長職責2.1.1把檔案事業(yè)列入幼兒園發(fā)展規(guī)劃和年度預(yù)算，保障“人財物”到位。2.1.2每季度聽取檔案工作匯報，協(xié)調(diào)解決庫房、設(shè)備、信息化等重大事項。2.1.3對檔案鑒定、銷毀、解密、開放等行使最終審批權(quán)。2.2檔案分管領(lǐng)導(dǎo)（副園長）職責2.2.1組織制定年度檔案工作計劃、培訓(xùn)方案、應(yīng)急演練腳本。2.2.2每月抽查一次部門歸檔質(zhì)量，簽發(fā)整改通知書并跟蹤閉環(huán)。2.2.3牽頭成立檔案鑒定小組，對保管期滿的檔案提出存毀意見。2.3檔案室（館）職責2.3.1集中管理全園各類檔案實體與電子副本，實行“雙套制”。2.3.2統(tǒng)一購置符合ＡＲＣＨⅡ級標準的無酸卷皮、不銹鋼釘、防蟲樟片、防火密碼柜。2.3.3建立全宗卷、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄、文號索引、電子全文庫六級檢索工具，確保５分鐘內(nèi)調(diào)卷。2.4部門負責人職責2.4.1教學(xué)部：負責保教計劃、觀察記錄、成長檔案、教研成果的收集與初步整理。2.4.2后勤部：負責基建圖紙、合同、驗收、維修、政府采購、資產(chǎn)報廢文件。2.4.3衛(wèi)生保健室：負責兒童體檢表、疫苗接種、傳染病登記、營養(yǎng)計算、消毒記錄。2.4.4安全辦：負責消防巡查、應(yīng)急演練、視頻監(jiān)控、校車、?；贰⑹称妨魳佑涗?。2.4.5黨支部：負責“三會一課”、主題黨日、民主評議、意識形態(tài)、師德師風材料。2.4.6家委會：負責家長學(xué)校、家長開放日、親子活動、家長問卷、滿意度調(diào)查。2.5兼職檔案員職責2.5.1參加園級年度檔案培訓(xùn)不少于１２學(xué)時，考核合格方可上崗。2.5.2對日常文件材料進行預(yù)立卷，做到“文不過夜、件不落地”，每月５日前移交檔案室。2.5.3負責電子文件命名、元數(shù)據(jù)錄入、格式轉(zhuǎn)換、備份校驗，確保可讀、可檢索、可遷移。第三章文件材料形成與收集3.1文件材料形成環(huán)節(jié)實行“三同步”：同步生成、同步收集、同步審核。3.2教學(xué)活動中，教師須當日完成《幼兒觀察記錄表》，每周完成《主題計劃小結(jié)》，每月完成《成長檔案冊》新頁，并于次月３日前經(jīng)教研組長審核簽字后移交。3.3衛(wèi)生保健人員每日晨檢后３０分鐘內(nèi)錄入《晨午檢系統(tǒng)》，并打印雙份，一份貼于班級公示欄，一份交保健室按月裝訂。3.4安全巡查實行“誰檢查、誰簽字、誰拍照、誰上傳”，照片自動帶水?。〞r間、ＧＰＳ坐標），實時進入“安全管理平臺”。3.5政府采購項目必須“一項目一檔”，包含需求論證、招標文件、評標報告、合同、驗收單、發(fā)票、績效評價，缺一項不得付款。3.6黨群類文件實行“紅頭文件”統(tǒng)一編號，黨支部和園辦聯(lián)合蓋章，確保版本唯一。3.7家委會活動結(jié)束４８小時內(nèi)，由家委會主席和班主任共同完成《家長反饋匯總表》，并附現(xiàn)場照片、簽到表、滿意度統(tǒng)計。第四章整理與立卷4.1分類方案：采用“年度—問題—保管期限”三級分類法，設(shè)１３個一級類目、８７個二級類目、２４１個三級類目，每三年評估一次，必要時微調(diào)。4.2立卷原則：遵循文件自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，區(qū)別價值，便于保管與利用。4.3教學(xué)類檔案按“班級—學(xué)期—兒童”立卷，每名幼兒一盒，盒脊標注學(xué)籍號、姓名、起止日期。4.4會計類檔案按“年度—月份—核算類型”立卷，憑證厚度≤２ｃｍ，裝訂線用棉線三孔一線，結(jié)頭貼封簽。4.5基建類檔案按“項目—階段”組卷，圖紙一律手風琴式折疊成Ａ４幅面，圖簽外露，藍圖與竣工章不得分離。4.6電子文件立卷時同步生成ＰＤＦ／Ａ格式，分辨率≥３００ｄｐｉ，音頻采樣率≥４４．１ｋＨｚ，視頻采用Ｈ．２６５編碼，封裝為ＭＰ４。4.7每卷內(nèi)首頁設(shè)置“卷內(nèi)目錄”，末頁設(shè)置“備考表”，注明缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，立卷人、審核人分別簽字確認。第五章歸檔與移交5.1歸檔時點：文書類次年３月底，教學(xué)類當學(xué)期結(jié)束１個月內(nèi)，會計類次年６月底，基建類竣工驗收后２個月內(nèi)，科研類課題結(jié)題后１個月內(nèi)。5.2移交清單：采用四聯(lián)單，分別為存根、檔案室、移交人、監(jiān)交人，逐項核對題名、份數(shù)、頁數(shù)、載體、密級、保管期限。5.3電子文件實行“在線歸檔”，通過ＯＡ系統(tǒng)“一鍵打包”功能，自動抓取元數(shù)據(jù)、版式文件、簽名章，生成ＸＭＬ封裝包，經(jīng)ＭＤ５校驗后寫入檔案服務(wù)器。5.4實物檔案（獎杯、錦旗、模型、標本）須拍照并建立“實物檔案卡”，注明獲得時間、授予單位、存放地點、展示要求，貴重實物入保險柜。5.5任何部門和個人不得將應(yīng)歸檔文件據(jù)為己有，違者由紀檢委員約談，并在全園通報，取消當年評優(yōu)資格。第六章保管與保護6.1庫房要求：位于建筑二層以上，避開頂層和底層，承重≥１２ＫＮ／㎡，設(shè)甲級防火門、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)、紅外防盜報警、溫濕度自動監(jiān)測。6.2溫濕度標準：紙質(zhì)庫房溫度１４℃—２４℃，相對濕度４５％—６０％，日波動≤±２℃、±５％；聲像庫房溫度１５℃—２１℃，相對濕度３５％—４５％。6.3防蟲防霉：每年５月、１０月各投放一次樟腦精塊，使用０．５％新潔爾滅噴霧消毒，投放捕鼠板，建立《蟲害檢查日志》。6.4修裱與復(fù)制：對破損檔案采用ＰＨ７．０—８．５的薄棉紙手工修裱，禁止使用透明膠帶；對利用率高的學(xué)籍卡，采用無酸紙彩色復(fù)印，原件封存。6.5電子備份：實行“３—２—１”策略，即至少３份副本，２種介質(zhì)，１份異地。檔案服務(wù)器每日增量備份，每周全量備份，每季度離線硬盤冷備，每年光盤刻錄一次，保存兩份，一份放同城異地，一份放銀行保險箱。6.6庫房巡查：檔案員每日兩次，分管領(lǐng)導(dǎo)每月一次，園長每季度一次，發(fā)現(xiàn)問題２小時內(nèi)上報，２４小時內(nèi)整改。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定周期：短期（１０年以下）滿期后次年３月啟動，長期（１０—３０年）滿期后每５年集中鑒定，永久保存每１０年評估一次。7.2鑒定小組由園長、副園長、檔案員、形成部門負責人、紀檢委員組成，人數(shù)５—７人單數(shù)，實行票決制，２／３以上同意方可銷毀。7.3銷毀范圍：重復(fù)文件、草稿、校對稿、無查考價值的臨時通知、已失效的規(guī)章制度修訂稿、超過保存期限且無續(xù)存價值的會計憑證。7.4銷毀程序：填寫《檔案銷毀清冊》，報教育局檔案科備案，委托具有保密資質(zhì)的銷毀公司，現(xiàn)場拍照、錄像、稱重，出具《銷毀報告》，全程２人監(jiān)督簽字。7.5銷毀方式：紙質(zhì)文件使用高速粉碎機，粉碎顆?！埽怠粒担恚恚浑娮游募捎孟牛锢砥扑?，確保不可恢復(fù)；光盤剪碎至≤１０×１０ｍｍ。第八章利用與開放8.1內(nèi)部利用：教職工因工作需要調(diào)卷，須通過ＯＡ提交《檔案借閱申請》，經(jīng)部門負責人和檔案室雙重審批，普通檔案２小時內(nèi)響應(yīng)，涉密檔案４小時內(nèi)響應(yīng)。8.2外部利用：家長查閱幼兒成長檔案須提前１天預(yù)約，持本人身份證、幼兒戶口本，在接待室由班主任陪同閱覽，禁止拍照、圈劃、撕頁；司法機關(guān)憑介紹信和有效證件，經(jīng)園長審批后方可調(diào)卷。8.3復(fù)制服務(wù)：可提供Ａ４黑白復(fù)印、彩色掃描、電子刻錄，涉密文件須加蓋“再次復(fù)印無效”騎縫章，復(fù)制件視同原件管理。8.4展覽利用：舉辦園史展、師德展、幼兒作品展，須填寫《檔案出境展覽審批表》，使用復(fù)制件替代原件，展后３日內(nèi)歸還并檢查完好度。8.5利用統(tǒng)計：檔案室每月生成《檔案利用分析報告》，包括調(diào)卷次數(shù)、復(fù)制頁數(shù)、熱點主題、用戶滿意度，為教學(xué)改進、管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。第九章信息化與數(shù)字化9.1系統(tǒng)架構(gòu)：采用“Ｂ／Ｓ＋移動ＡＰＰ”模式，服務(wù)器虛擬化集群，數(shù)據(jù)庫采用Ｏｒａｃｌｅ１９ｃ，中間件使用ＷｅｂＬｏｇｉｃ，前端Ｖｕｅ３．０，移動端支持鴻蒙與ＩＯＳ。9.2功能模塊：涵蓋文件收集、整理編目、庫房管理、借閱利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、多媒體播放、ＯＣＲ全文檢索、人臉識別借閱、區(qū)塊鏈存證。9.3數(shù)據(jù)標準：執(zhí)行《ＤＡ／Ｔ５４—２０２０電子文件管理通用規(guī)范》《ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６電子文件存儲與交換格式》，元數(shù)據(jù)２７項必填，封裝格式ＸＭＬ，長期保存格式ＰＤＦ／Ａ—２ｂ。9.4數(shù)字化加工：外包服務(wù)商須具備國家秘密載體印制資質(zhì)，加工現(xiàn)場安裝３６０°攝像頭，禁止攜帶手機、Ｕ盤；掃描分辨率≥３００ｄｐｉ，ＯＣＲ識別準確率≥９９％，圖像傾斜度≤１°。9.5數(shù)據(jù)遷移：每五年進行一次格式遷移，遷移前后進行１００％校驗，生成《遷移報告》，經(jīng)第三方檢測合格后，舊格式保留至新格式被確認穩(wěn)定運行一年。第十章保密與安全10.1密級劃分：檔案密級分為內(nèi)部、秘密、機密三級，由文件形成部門提出、檔案室審核、園長批準，并在封皮左上角加蓋對應(yīng)密級章。10.2涉密載體：使用紅色編碼卷皮，專柜存放，鑰匙由兩人分別保管，開啟時雙人同時在場，全程視頻監(jiān)控。10.3網(wǎng)絡(luò)安全：檔案系統(tǒng)部署在政務(wù)云專網(wǎng)，邊界安裝下一代防火墻、ＩＤＳ、ＩＰＳ，核心交換啟用ＭＡＣ綁定；數(shù)據(jù)庫開啟透明加密，密鑰托管在ＨＳＭ硬件加密機。10.4審計與日志：系統(tǒng)保留操作日志不少于１０年，日志包括用戶ＩＤ、ＩＰ、時間、模塊、動作、結(jié)果，每日自動備份至日志審計服務(wù)器，禁止任何人刪除或修改。10.5應(yīng)急預(yù)案：制定《檔案安全事件應(yīng)急預(yù)案》，設(shè)災(zāi)害Ⅰ級（火災(zāi)、爆炸）、Ⅱ級（水浸、蟲害）、Ⅲ級（病毒、泄密）響應(yīng)，每年組織一次實戰(zhàn)演練，演練結(jié)束７日內(nèi)修訂預(yù)案。第十一章統(tǒng)計與考核11.1統(tǒng)計指標：包括歸檔率、完整率、準確率、數(shù)字化率、利用率、查全率、查準率、安全事故０發(fā)生率等８項核心指標。11.2數(shù)據(jù)采集：通過系統(tǒng)自動抓取與人工抽檢相結(jié)合，抽檢比例不低于５％，抽檢結(jié)果納入部門年度績效。11.3考核方式：實行“月通報、季考評、年總評”，對連續(xù)兩次排名末位的部門，由園長進行誡勉談話，并扣減年度績效５％。11.4激勵機制：對提出重大改進建議并被采納的個人，給予５００—２０００元獎勵；在市級以上檔案評比中獲獎，按１：１配套獎勵，并在職稱評審中加２分。第十二章培訓(xùn)與科研12.1培訓(xùn)體系：新入職員工崗前培訓(xùn)不少于４學(xué)時，在職人員每年繼續(xù)教育學(xué)時不低于１２學(xué)時，骨干人員參加省級以上培訓(xùn)每兩年至少一次。12.2培訓(xùn)內(nèi)容：涵蓋法律法規(guī)、標準規(guī)范、系統(tǒng)操作、數(shù)字化加工、安全保密、應(yīng)急演練、親子檔案制作、師德案例撰寫。12.3培訓(xùn)形式：采用“線上＋線下”“請進來＋走出去”，邀請高校檔案學(xué)院教授、省市館專家、ＩＴ工程師授課，并組織赴示范園觀摩。12.4科研課題：鼓勵申報省市級檔案科研課題，園級給予１：１配套經(jīng)費，發(fā)表核心期刊論文第一作者獎勵３０００元，出版專著獎勵１００００元。12.5成果推廣：每兩年舉辦一次“檔案與教育”論壇，分享幼兒成長檔案創(chuàng)新做法、家園共育案例、數(shù)字人文研究，形成會議論文集并送市檔案館交流。第十三章家園共育檔案專區(qū)13.1專區(qū)定位：在檔案室劃定２０㎡“家園共育檔案專區(qū)”，用于存放家長學(xué)校教材、親子活動方案、家長反饋、祖輩講堂視頻、育兒心得。13.2收集方式：家長可自愿提交電子稿或手寫稿，統(tǒng)一使用Ａ４親子信紙，首頁右下角標注幼兒姓名、班級、提交日期，由班主任初審后移交。13.3整理規(guī)則：按“年度—主題—家庭”三級分類，每個家庭一個活頁夾，夾脊貼二維碼，掃碼可查看該家庭所有檔案目錄。13.4利用創(chuàng)新：開設(shè)“時光郵局”，家長可寫信給三年后孩子，由檔案室密封保管，畢業(yè)當天歸還；舉辦“祖輩故事會”，將口述史錄音轉(zhuǎn)文字后編入園史。13.5隱私保護：家長檔案僅限本人和班主任查閱，第三方需書面授權(quán)；電子文件加水印“僅供親子檔案利用”，禁止下載、截屏、轉(zhuǎn)發(fā)。第十四章特殊載體管理14.1照片：使用ＲＡＷ格式拍攝，后期調(diào)色后輸出ＴＩＦＦ和ＪＰＥＧ雙格式，刻錄金檔案級光盤，背面用光盤筆書寫編號，禁止貼標簽。14.2錄像：重要活動采用４Ｋ／５０ｆｐｓ拍攝，雙機位備份，原始素材保存３０年，成片輸出Ｈ．２６５編碼ＭＰ４，存入檔案服務(wù)器并做異地備份。14.3實物：對幼兒手模、腳印、畢業(yè)紀念服進行真空壓縮，加入除氧劑，放入聚酯袋密封，再放