投標(biāo)保證金管理制度一、總則為加強公司投標(biāo)保證金管理，規(guī)范投標(biāo)保證金的收取、退還等操作流程，保證資金安全，提高資金使用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司財務(wù)管理規(guī)定，特制定本管理制度。本制度適用于公司及下屬各部門、分支機構(gòu)參與的各類項目投標(biāo)保證金的管理。投標(biāo)保證金是指在招標(biāo)投標(biāo)活動中，投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求向招標(biāo)人出具的，以一定金額表示的投標(biāo)責(zé)任擔(dān)保，兼具保證及約束作用。二、職責(zé)分工（一）投標(biāo)部門1.負責(zé)收集、整理和審核招標(biāo)文件中關(guān)于投標(biāo)保證金的條款，明確保證金金額、繳納方式、繳納截止時間、退還條件等相關(guān)信息。2.根據(jù)招標(biāo)文件要求，準確填寫投標(biāo)保證金支付申請單，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至財務(wù)部門。3.在投標(biāo)過程中，與招標(biāo)人保持溝通，及時掌握投標(biāo)保證金退還的進展情況，并將相關(guān)信息反饋給財務(wù)部門。（二）財務(wù)部門1.負責(zé)審核投標(biāo)保證金支付申請單，確保申請單的填寫符合要求，保證金金額、繳納方式等信息與招標(biāo)文件一致。2.按照審核通過后的申請單，及時辦理投標(biāo)保證金的支付手續(xù)，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。3.建立投標(biāo)保證金臺賬，詳細記錄每筆投標(biāo)保證金的支付時間、金額、項目名稱、招標(biāo)人名稱、退還時間等信息，定期進行核對和清理。4.跟蹤投標(biāo)保證金的退還情況，及時與招標(biāo)人聯(lián)系，催還逾期未退還的保證金。對于因特殊原因無法退還的保證金，及時會同投標(biāo)部門進行分析處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）法務(wù)部門1.負責(zé)對招標(biāo)文件中投標(biāo)保證金相關(guān)條款進行法律審核，確保條款符合法律法規(guī)的要求，維護公司的合法權(quán)益。2.在投標(biāo)保證金退還過程中，若出現(xiàn)糾紛或爭議，為公司提供法律支持和解決方案。三、投標(biāo)保證金的支付（一）支付申請1.投標(biāo)部門在獲取招標(biāo)文件后，應(yīng)立即組織人員對文件中關(guān)于投標(biāo)保證金的條款進行研讀。在確定參與投標(biāo)后，由投標(biāo)項目負責(zé)人填寫投標(biāo)保證金支付申請單。申請單應(yīng)包含以下內(nèi)容：項目名稱、招標(biāo)編號。招標(biāo)人名稱、地址及聯(lián)系方式。投標(biāo)保證金金額、繳納方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、銀行保函等）。繳納截止時間。申請部門、申請人及申請日期。2.投標(biāo)部門負責(zé)人對申請單進行審核，重點審核申請單中的信息是否準確、完整，保證金金額是否符合招標(biāo)文件要求。審核通過后，將申請單提交至財務(wù)部門。（二）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到投標(biāo)保證金支付申請單后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括：申請單的填寫是否規(guī)范、完整。保證金金額與招標(biāo)文件的一致性。公司資金狀況是否能夠滿足支付要求。2.若審核發(fā)現(xiàn)申請單存在問題或信息不完整，財務(wù)部門應(yīng)及時與投標(biāo)部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。若審核通過，財務(wù)部門應(yīng)在申請單上加蓋財務(wù)審核章，并將申請單返還給投標(biāo)部門一份留存。（三）保證金支付1.根據(jù)審核通過的申請單，財務(wù)部門按照規(guī)定的繳納方式及時辦理投標(biāo)保證金的支付手續(xù)。銀行轉(zhuǎn)賬：若采用銀行轉(zhuǎn)賬方式繳納保證金，財務(wù)部門應(yīng)按照招標(biāo)文件中指定的招標(biāo)人賬戶信息，準確填寫轉(zhuǎn)賬憑證，確保保證金及時、足額到達招標(biāo)人賬戶。轉(zhuǎn)賬完成后，及時獲取銀行轉(zhuǎn)賬回單，并將回單復(fù)印件交投標(biāo)部門作為已繳納保證金的憑證。銀行保函：若采用銀行保函方式繳納保證金，投標(biāo)部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門與銀行溝通辦理保函事宜。財務(wù)部門按照銀行要求提供相關(guān)資料，辦理保函開具手續(xù)。保函開具后，及時將保函原件交付投標(biāo)部門，由投標(biāo)部門在規(guī)定時間內(nèi)送達招標(biāo)人。四、投標(biāo)保證金臺賬管理（一）臺賬建立財務(wù)部門應(yīng)建立投標(biāo)保證金臺賬，可采用電子表格或?qū)ｉT的財務(wù)管理軟件進行記錄。臺賬應(yīng)包含以下主要內(nèi)容：1.項目編號、項目名稱。2.招標(biāo)人名稱、聯(lián)系方式。3.投標(biāo)保證金金額、繳納方式。4.支付時間、支付憑證編號。5.預(yù)計退還時間。6.實際退還時間、退還金額。7.備注（如是否逾期退還、有無扣除情況等）。（二）臺賬更新1.財務(wù)部門在辦理投標(biāo)保證金支付手續(xù)后，應(yīng)及時在臺賬中記錄支付信息，確保臺賬信息的及時性和準確性。2.在收到投標(biāo)保證金退還通知或?qū)嶋H收到退還的保證金后，財務(wù)部門應(yīng)及時更新臺賬中的退還信息，包括退還時間、退還金額等。（三）臺賬核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期（每月至少一次）對投標(biāo)保證金臺賬進行核對，確保臺賬記錄與銀行對賬單、財務(wù)賬目等相符。2.每季度末，財務(wù)部門應(yīng)將投標(biāo)保證金臺賬與投標(biāo)部門進行核對，共同確認保證金的繳納和退還情況。對于存在差異的項目，及時查明原因并進行調(diào)整。五、投標(biāo)保證金的退還（一）正常退還1.投標(biāo)結(jié)束后，若公司未中標(biāo)，招標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和方式退還投標(biāo)保證金。投標(biāo)部門應(yīng)密切關(guān)注退還進展情況，在收到招標(biāo)人退還保證金的通知后，及時將通知反饋給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到通知后，應(yīng)檢查保證金退還金額是否與繳納金額一致。若一致，在收到退還的保證金后，及時進行賬務(wù)處理，并在臺賬中記錄退還信息。（二）中標(biāo)項目保證金退還1.若公司中標(biāo)，根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定，在簽訂合同并繳納履約保證金后，招標(biāo)人應(yīng)退還投標(biāo)保證金。投標(biāo)部門應(yīng)在合同簽訂和履約保證金繳納完成后，及時向招標(biāo)人提交退還投標(biāo)保證金的申請，并跟進退還進度。2.財務(wù)部門在收到招標(biāo)人退還的投標(biāo)保證金后，按照上述正常退還的流程進行賬務(wù)處理和臺賬更新。（三）逾期未退還處理1.若投標(biāo)保證金超過招標(biāo)文件規(guī)定的退還時間仍未退還，投標(biāo)部門應(yīng)及時與招標(biāo)人聯(lián)系，了解未退還的原因，并要求招標(biāo)人盡快退還。同時，將相關(guān)情況反饋給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)協(xié)助投標(biāo)部門進行催款工作，可通過發(fā)送催款函、電話溝通等方式，要求招標(biāo)人盡快退還保證金。對于多次催款仍未退還的情況，應(yīng)及時會同法務(wù)部門進行分析，采取法律手段維護公司的合法權(quán)益。六、特殊情況處理（一）保證金被扣除1.若出現(xiàn)招標(biāo)文件中規(guī)定的投標(biāo)保證金被扣除的情形，如投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)撤銷投標(biāo)、中標(biāo)后拒絕簽訂合同等，招標(biāo)人有權(quán)扣除投標(biāo)保證金。投標(biāo)部門應(yīng)及時了解扣除原因，并將相關(guān)情況報告給公司領(lǐng)導(dǎo)。2.財務(wù)部門根據(jù)投標(biāo)部門提供的情況說明，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并在臺賬中記錄扣除信息。同時，會同投標(biāo)部門分析保證金被扣除的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，避免類似情況再次發(fā)生。（二）投標(biāo)保證金減免1.對于一些特殊項目，如政府扶持項目、與公司有長期合作關(guān)系的招標(biāo)人等，在符合相關(guān)規(guī)定和條件的情況下，公司可向招標(biāo)人申請減免投標(biāo)保證金。投標(biāo)部門應(yīng)在獲取招標(biāo)文件后，及時評估是否具備減免條件，并向招標(biāo)人提交減免申請。2.若減免申請獲得批準，投標(biāo)部門應(yīng)及時將相關(guān)批準文件提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門按照批準文件進行相應(yīng)的處理，并在臺賬中記錄減免情況。（三）保證金銀行保函到期處理1.對于采用銀行保函方式繳納的投標(biāo)保證金，若保函到期后招標(biāo)人未提出異議，投標(biāo)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門辦理保函注銷手續(xù)。2.財務(wù)部門根據(jù)投標(biāo)部門的通知，與銀行聯(lián)系辦理保函注銷事宜，并在臺賬中記錄保函注銷信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期（每年至少一次）對投標(biāo)保證金的管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括投標(biāo)保證金的支付、退還、臺賬管理等方面，檢查是否存在違規(guī)操作、資金安全隱患等問題。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對投標(biāo)保證金的日常監(jiān)督，審核每筆保證金的支付和退還是否符合規(guī)定流程和要求。定期對投標(biāo)保證金的使用情況進行分析，評估資金使用效率，為公司決策提供參考。（三）責(zé)任追究對于在投標(biāo)保證金管理過程中違反本制度規(guī)定，給公司造成損失的部門和個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、辭退等。八、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由公司財務(wù)部門負責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，若國家法律法規(guī)或公司相關(guān)政策發(fā)生變化，本制度將適時進行修訂。公司各部門應(yīng)嚴格按照本制度的要求，做好投標(biāo)保證金的管理工作，確保公