行政費(fèi)用管控管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司行政費(fèi)用的管理與控制，提高資金使用效率，確保公司行政工作的正常開展，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本行政費(fèi)用管控管理制度。本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的行政費(fèi)用支出管理。行政費(fèi)用是指公司為維持日常行政管理活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，包括但不限于辦公用品費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、車輛費(fèi)用、通訊費(fèi)、水電費(fèi)等。二、行政費(fèi)用管理原則1.預(yù)算控制原則：公司實(shí)行行政費(fèi)用預(yù)算管理制度，各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和公司發(fā)展規(guī)劃，合理編制年度行政費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用資源，避免浪費(fèi)。在保證行政工作正常開展的前提下，盡量降低費(fèi)用支出，提高資金使用效率。3.權(quán)責(zé)對等原則：明確各部門和人員在行政費(fèi)用管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到誰使用、誰負(fù)責(zé)，誰審批、誰監(jiān)督。4.合規(guī)合法原則：行政費(fèi)用的支出必須符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照審批流程和報(bào)銷制度執(zhí)行。三、行政費(fèi)用預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年[具體月份]，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)計(jì)劃，編制本部門的行政費(fèi)用預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)包括各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)項(xiàng)目、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)支出時(shí)間等內(nèi)容。各部門在編制預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)發(fā)展的需要和市場價(jià)格的變化，確保預(yù)算的合理性和可行性。對于一些金額較大或具有不確定性的費(fèi)用項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的分析和預(yù)測。部門預(yù)算草案編制完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對各部門的預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，提出修改意見和建議，并與各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果，編制公司年度行政費(fèi)用預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。公司管理層對預(yù)算草案進(jìn)行審議，根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和確定。2.預(yù)算審批公司年度行政費(fèi)用預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批通過后，以正式文件的形式下達(dá)各部門執(zhí)行。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整和突破預(yù)算。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或特殊情況確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。部門應(yīng)填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、項(xiàng)目、金額等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出審核意見，并報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)實(shí)際情況，對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整，應(yīng)及時(shí)調(diào)整相關(guān)的預(yù)算指標(biāo)和財(cái)務(wù)賬目。3.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控各部門應(yīng)建立健全預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬，及時(shí)記錄和反映本部門行政費(fèi)用的支出情況。每月末，各部門應(yīng)將預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，填寫《預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表》，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對各部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題和偏差，并提出改進(jìn)措施和建議。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的部門，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控和跟蹤，督促其采取有效措施進(jìn)行整改。公司管理層應(yīng)定期聽取財(cái)務(wù)部門關(guān)于行政費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況的匯報(bào)，對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評估和決策。對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門，公司管理層應(yīng)進(jìn)行問責(zé)和處理。四、行政費(fèi)用審批流程1.費(fèi)用申請員工因工作需要發(fā)生行政費(fèi)用支出前，應(yīng)先填寫《費(fèi)用申請表》，詳細(xì)說明費(fèi)用的用途、金額、預(yù)計(jì)支出時(shí)間等內(nèi)容，并附上相關(guān)的支持文件和資料，如會(huì)議通知、出差申請等?！顿M(fèi)用申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用支出的合理性和必要性。對于一些金額較大或特殊的費(fèi)用支出，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.費(fèi)用報(bào)銷員工在費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)整理和粘貼相關(guān)的報(bào)銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容應(yīng)與費(fèi)用申請表一致?！顿M(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性和合規(guī)性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。對于不符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并說明原因。對于一些金額較大或特殊的費(fèi)用報(bào)銷，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門方可辦理報(bào)銷手續(xù)。五、各項(xiàng)行政費(fèi)用具體管控措施（一）辦公用品費(fèi)1.采購管理辦公用品的采購實(shí)行集中采購制度，由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的需求和庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃，并定期進(jìn)行采購。在采購辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，通過詢價(jià)、比價(jià)等方式，確保采購成本的合理性。同時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.領(lǐng)用管理各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用管理，建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的庫存情況和各部門的需求，合理控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量。對于一些貴重辦公用品，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度。3.庫存管理行政部門應(yīng)定期對辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。對于庫存積壓的辦公用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，避免浪費(fèi)。應(yīng)建立辦公用品庫存管理制度，明確庫存管理的職責(zé)和流程，確保辦公用品的安全和完好。（二）差旅費(fèi)1.出差申請員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請表》，詳細(xì)說明出差的地點(diǎn)、時(shí)間、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。對于一些重要的出差任務(wù)，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。出差申請應(yīng)在出差前[具體天數(shù)]提交，以便公司進(jìn)行統(tǒng)籌安排和審批。2.差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公司應(yīng)制定明確的差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等。員工在出差期間應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。交通費(fèi)應(yīng)根據(jù)出差的距離和實(shí)際情況選擇合適的交通工具，如飛機(jī)、火車、汽車等。乘坐飛機(jī)應(yīng)符合公司規(guī)定的級別和標(biāo)準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得乘坐頭等艙和商務(wù)艙。住宿費(fèi)應(yīng)根據(jù)出差地點(diǎn)的不同，選擇合適的酒店。住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐奈飪r(jià)水平和市場行情進(jìn)行合理調(diào)整?；锸逞a(bǔ)助費(fèi)應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，不再報(bào)銷餐飲費(fèi)用。3.差旅費(fèi)報(bào)銷員工出差回來后，應(yīng)在[具體天數(shù)]內(nèi)辦理差旅費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的報(bào)銷憑證，如機(jī)票、車票、住宿費(fèi)發(fā)票等，并填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》?！恫盥觅M(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)出差的真實(shí)性和費(fèi)用支出的合理性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的差旅費(fèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。對于不符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并說明原因。（三）會(huì)議費(fèi)1.會(huì)議申請公司各部門召開會(huì)議，應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請表》，詳細(xì)說明會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。對于一些重要的會(huì)議，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議申請應(yīng)在會(huì)議召開前[具體天數(shù)]提交，以便公司進(jìn)行統(tǒng)籌安排和審批。2.會(huì)議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司應(yīng)制定明確的會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，包括場地租賃費(fèi)、餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)等。會(huì)議費(fèi)用應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)進(jìn)行合理控制，避免浪費(fèi)。場地租賃費(fèi)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的地點(diǎn)和規(guī)模選擇合適的場地，通過詢價(jià)、比價(jià)等方式，確保租賃成本的合理性。餐飲費(fèi)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的時(shí)間和參會(huì)人員的數(shù)量進(jìn)行合理安排，不得鋪張浪費(fèi)。住宿費(fèi)應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的實(shí)際情況進(jìn)行安排，符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.會(huì)議費(fèi)報(bào)銷會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理和粘貼相關(guān)的報(bào)銷憑證，如場地租賃費(fèi)發(fā)票、餐飲費(fèi)發(fā)票、住宿費(fèi)發(fā)票等，并填寫《會(huì)議費(fèi)報(bào)銷單》?！稌?huì)議費(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)會(huì)議的真實(shí)性和費(fèi)用支出的合理性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的會(huì)議費(fèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。對于不符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并說明原因。（四）車輛費(fèi)用1.車輛使用管理公司車輛實(shí)行統(tǒng)一管理和調(diào)度制度，由公司行政部門負(fù)責(zé)。行政部門應(yīng)建立車輛使用臺(tái)賬，記錄車輛的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人、行駛里程、加油情況等。員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦理車輛使用手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)車輛的使用情況和工作需要，合理安排車輛的使用。車輛使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，愛護(hù)車輛，保持車輛的整潔和完好。不得私自將車輛轉(zhuǎn)借他人使用，不得利用車輛從事私人活動(dòng)。2.車輛費(fèi)用報(bào)銷車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)等。車輛使用人在費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)整理和粘貼相關(guān)的報(bào)銷憑證，并填寫《車輛費(fèi)用報(bào)銷單》?！盾囕v費(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合公司的相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的車輛費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。對于不符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知車輛使用人，并說明原因。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛應(yīng)定期進(jìn)行維修和保養(yǎng)，確保車輛的性能和安全。行政部門應(yīng)建立車輛維修與保養(yǎng)臺(tái)賬，記錄車輛的維修和保養(yǎng)情況。車輛維修與保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，通過詢價(jià)、比價(jià)等方式，確保維修和保養(yǎng)成本的合理性。維修和保養(yǎng)費(fèi)用應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。（五）通訊費(fèi)1.通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公司應(yīng)根據(jù)員工的崗位和工作需要，制定不同的通訊費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。通訊費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)市場價(jià)格的變化。員工應(yīng)使用公司指定的通訊運(yùn)營商和套餐，以享受優(yōu)惠政策和降低通訊費(fèi)用。2.通訊費(fèi)報(bào)銷員工應(yīng)在每月末將通訊費(fèi)發(fā)票進(jìn)行整理和粘貼，并填寫《通訊費(fèi)報(bào)銷單》。通訊費(fèi)發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容應(yīng)與員工的手機(jī)號碼一致?！锻ㄓ嵸M(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)通訊費(fèi)支出的合理性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的通訊費(fèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。對于不符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并說明原因。（六）水電費(fèi)1.水電消耗管理公司各部門應(yīng)加強(qiáng)水電消耗管理，提高員工的節(jié)能意識(shí)，養(yǎng)成隨手關(guān)燈、關(guān)水龍頭的好習(xí)慣。行政部門應(yīng)定期對水電消耗情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決水電浪費(fèi)問題。對于一些高耗能的設(shè)備和設(shè)施，應(yīng)采取有效的節(jié)能措施，如安裝節(jié)能燈具、節(jié)水器具等。2.水電費(fèi)繳納與報(bào)銷行政部門應(yīng)及時(shí)繳納水電費(fèi)，并取得正規(guī)的發(fā)票。水電費(fèi)發(fā)票應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和粘貼，并填寫《水電費(fèi)報(bào)銷單》?！端娰M(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)水電費(fèi)支出的真實(shí)性和合理性。然后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，以及費(fèi)用支出是否符合公司的相關(guān)規(guī)定。對于符合報(bào)銷條件的水電費(fèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司審計(jì)部門應(yīng)定期對行政費(fèi)用的支出情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出的合規(guī)性、合理性和效益性。審計(jì)部門應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)的范圍、內(nèi)容和方法，確保審計(jì)工作的全面性和準(zhǔn)確性。在審計(jì)過程中，審計(jì)部門應(yīng)查閱相關(guān)的文件、資料和賬目，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談和調(diào)查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見和建議。審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)審計(jì)結(jié)果。2.專項(xiàng)檢查公司財(cái)務(wù)部門和行政部門應(yīng)定期對行政費(fèi)用的管理情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查預(yù)算執(zhí)行情況、審批流程、報(bào)銷制度等方面的執(zhí)行情況。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定檢查方案，明確檢查的重點(diǎn)和方法，確保檢查工作的有效性。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和處理。對于違規(guī)違紀(jì)的行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.員工監(jiān)督公司應(yīng)鼓勵(lì)員工對行政費(fèi)用的支出情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司管理層或相關(guān)部門反映。對于員工反映的問題，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。七、獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對于在行政費(fèi)用管理工作中表