辦公室文檔檔案管理手冊(cè)第一章辦公室文檔檔案管理概述辦公室文檔檔案管理是對(duì)辦公室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、整理、保管、利用等一系列活動(dòng)的總稱。其目的在于保證文檔檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為組織的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有效的信息支持。文檔檔案管理工作具有重要意義。一方面，它是組織歷史的記錄者，能夠反映組織的發(fā)展歷程和工作軌跡；另一方面，它為組織的日常工作提供參考依據(jù)，有助于提高工作效率和決策的科學(xué)性。此外，在應(yīng)對(duì)外部審計(jì)、法律糾紛等情況時(shí)，完整準(zhǔn)確的文檔檔案也是組織維護(hù)自身權(quán)益的重要證據(jù)。第二章文檔檔案的分類按文件性質(zhì)分類1.行政類行政類文檔主要包括組織的各類規(guī)章制度、行政管理文件、會(huì)議紀(jì)要等。例如，公司的考勤制度、員工手冊(cè)、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要等都屬于行政類文檔。這些文檔是組織進(jìn)行規(guī)范化管理的重要依據(jù)，對(duì)于維護(hù)組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著關(guān)鍵作用。2.業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類文檔涵蓋了組織在業(yè)務(wù)開展過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)告、銷售數(shù)據(jù)等。以一家企業(yè)為例，與客戶簽訂的銷售合同、項(xiàng)目完成后的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及每月的銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等都屬于業(yè)務(wù)類文檔。業(yè)務(wù)類文檔能夠反映組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，對(duì)于評(píng)估業(yè)務(wù)績(jī)效、制定業(yè)務(wù)策略具有重要價(jià)值。3.財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)類文檔包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等。財(cái)務(wù)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，能夠反映組織的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果；會(huì)計(jì)憑證則是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明；稅務(wù)資料包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。財(cái)務(wù)類文檔是組織財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，同時(shí)也是外部審計(jì)和監(jiān)管的重點(diǎn)對(duì)象。4.人事類人事類文檔主要涉及員工的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等方面的文件。例如，員工的簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核報(bào)告、工資單等都屬于人事類文檔。人事類文檔對(duì)于組織的人力資源管理至關(guān)重要，它能夠幫助組織了解員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展需求，為員工的晉升、調(diào)薪等提供依據(jù)。按保管期限分類1.永久保存永久保存的文檔是指對(duì)組織具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和重要參考作用的文件，如組織的章程、重要會(huì)議的決議、具有歷史意義的項(xiàng)目文件等。這些文檔需要長(zhǎng)期妥善保管，以便在需要時(shí)能夠查閱和參考。2.長(zhǎng)期保存長(zhǎng)期保存的文檔一般保存期限為1650年，通常是對(duì)組織的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)具有重要影響的文件，如重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目的相關(guān)文件等。長(zhǎng)期保存的文檔需要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完整性和可讀性。3.短期保存短期保存的文檔保存期限為15年以下，主要是一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如一般性的通知、臨時(shí)性的工作報(bào)告等。短期保存的文檔在保存期限屆滿后，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。第三章文檔檔案的收集收集范圍1.各種正式文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、本組織制發(fā)的文件以及與其他單位往來(lái)的文件。2.會(huì)議文件，如會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如合同、訂單、項(xiàng)目報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)申報(bào)資料等。5.人事文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件，如照片、音像資料、電子文檔等。收集方法1.定期收集建立定期收集制度，規(guī)定各部門在每月或每季度末將本部門產(chǎn)生的文件整理后移交至檔案管理部門。例如，每個(gè)月的最后一個(gè)工作日，各部門將當(dāng)月的文件整理成冊(cè)，填寫文件移交清單，一并交給檔案管理員。2.實(shí)時(shí)收集對(duì)于一些重要的、時(shí)效性強(qiáng)的文件，如緊急通知、重要合同等，要求相關(guān)部門在文件產(chǎn)生后立即移交至檔案管理部門。檔案管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)這些文件進(jìn)行登記和處理，確保文件的及時(shí)歸檔。3.專項(xiàng)收集針對(duì)特定的項(xiàng)目或活動(dòng)，在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后，及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)收集。例如，在一個(gè)大型項(xiàng)目結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行整理和收集，然后統(tǒng)一移交至檔案管理部門。收集要求1.完整性收集的文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正文、附件、簽批意見等，確保文件內(nèi)容的完整性。對(duì)于一些成套的文件，如合同的正副本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議等，應(yīng)一并收集。2.準(zhǔn)確性文件的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期等信息應(yīng)與實(shí)際情況相符。在收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，進(jìn)行更正和補(bǔ)充。3.規(guī)范性文件的格式應(yīng)符合組織的相關(guān)規(guī)定，紙張規(guī)格、字體字號(hào)、排版格式等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用統(tǒng)一的文件格式，如.docx、.pdf等，以確保文件的兼容性和可讀性。第四章文檔檔案的整理整理原則1.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系在整理文檔檔案時(shí)，應(yīng)按照文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷，使同一類別的文件之間具有邏輯上的關(guān)聯(lián)性。例如，將同一項(xiàng)目的所有文件放在一起，便于查閱和利用。2.便于保管和利用整理后的文檔檔案應(yīng)便于保管和查找，要根據(jù)文件的保管期限、密級(jí)等因素進(jìn)行合理分類和存放。同時(shí)，要建立清晰的索引和目錄，方便用戶快速找到所需的文件。3.遵循檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)文檔檔案的整理應(yīng)遵循國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》等，確保檔案整理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。紙質(zhì)文件的整理1.分類按照前面所述的分類方法，將收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類，如行政類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。然后在每一類中再按照保管期限、時(shí)間順序等進(jìn)行細(xì)分。2.裝訂對(duì)于需要裝訂的文件，應(yīng)選擇合適的裝訂方式，如線裝、膠裝等。裝訂時(shí)要注意保持文件的平整和整齊，避免文件在裝訂過(guò)程中受損。3.編目為每一份文件編制檔號(hào)、文件名、日期、保管期限等信息，形成文件目錄。檔號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于文件的管理和查找。同時(shí)，要將文件目錄錄入到檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文件的電子化管理。電子文件的整理1.格式轉(zhuǎn)換將收集到的電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式，如.docx、.pdf等。對(duì)于一些特殊格式的文件，如掃描件、圖片等，要進(jìn)行相應(yīng)的處理，確保文件的可讀性和兼容性。2.命名規(guī)范為電子文件制定統(tǒng)一的命名規(guī)則，文件名應(yīng)能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。例如，“[公司名稱][文件類別][年份][序號(hào)].擴(kuò)展名”，如“ABC公司業(yè)務(wù)合同2023001.docx”。3.存儲(chǔ)管理將整理好的電子文件存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行分類存放。同時(shí)，要建立備份機(jī)制，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。第五章文檔檔案的保管保管環(huán)境要求1.溫度和濕度檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。為了保持適宜的溫濕度環(huán)境，可配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.光照和通風(fēng)檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，可采用窗簾、遮陽(yáng)板等措施進(jìn)行遮擋。同時(shí)，要保持良好的通風(fēng)條件，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防火和防盜檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。此外，要安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫(kù)房的安全防范措施。保管設(shè)備和設(shè)施1.檔案柜架選擇質(zhì)量好、規(guī)格合適的檔案柜架，如密集架、書架等，用于存放紙質(zhì)檔案。檔案柜架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于電子檔案，應(yīng)選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具有較高的可靠性和穩(wěn)定性，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理系統(tǒng)建立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，用于對(duì)文檔檔案進(jìn)行信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。保管期限管理1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文檔檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變、蟲蛀等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.到期處理對(duì)于保管期限屆滿的文檔檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或永久保存。第六章文檔檔案的利用利用方式1.查閱用戶可以到檔案管理部門查閱所需的文檔檔案。在查閱時(shí)，要填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理人員協(xié)助查找和提供文件。2.借閱對(duì)于一些需要借出使用的文檔檔案，用戶可以辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)要填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)審批同意后，方可借出。借閱期滿后，要及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制如果用戶需要復(fù)制文檔檔案，可以向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和相關(guān)規(guī)定，決定是否允許復(fù)制，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制操作。利用流程1.申請(qǐng)用戶需要利用文檔檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，說(shuō)明利用的目的、范圍、方式等信息。2.審批檔案管理部門收到申請(qǐng)后，要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于一般的查閱申請(qǐng)，可由檔案管理人員直接審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或大量文件的利用申請(qǐng)，要報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供服務(wù)經(jīng)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)按照用戶的需求，及時(shí)提供相應(yīng)的文檔檔案。在提供服務(wù)過(guò)程中，要做好記錄和登記工作，確保檔案的安全和完整。利用權(quán)限管理1.根據(jù)用戶角色設(shè)定權(quán)限根據(jù)用戶的工作崗位和職責(zé)，設(shè)定不同的檔案利用權(quán)限。例如，普通員工只能查閱和利用與自己工作相關(guān)的檔案，而部門經(jīng)理可以查閱和利用本部門的所有檔案，高層管理人員可以查閱和利用組織的重要檔案。2.保密管理對(duì)于涉及機(jī)密的文檔檔案，要嚴(yán)格控制利用權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和利用。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)保密檔案的管理，采取加密、限制訪問(wèn)等措施，確保檔案信息的安全。第七章文檔檔案的保密保密制度1.明確保密范圍確定組織內(nèi)需要保密的文檔檔案范圍，如涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等的文件。對(duì)于保密文件，要在文件上標(biāo)注密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。2.規(guī)定保密措施制定嚴(yán)格的保密措施，如限制文件的訪問(wèn)權(quán)限、加強(qiáng)文件的存儲(chǔ)和傳輸安全、禁止在非保密環(huán)境下處理保密文件等。同時(shí)，要對(duì)員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)。3.責(zé)任追究明確保密工作的責(zé)任主體，對(duì)于違反保密制度的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。保密技術(shù)手段1.加密技術(shù)對(duì)于電子文檔檔案，采用加密技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行加密處理，防止文件在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。常用的加密算法有對(duì)稱加密算法和非對(duì)稱加密算法。2.訪問(wèn)控制技術(shù)通過(guò)設(shè)置用戶權(quán)限、密碼、數(shù)字證書等方式，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶才能登錄系統(tǒng)并訪問(wèn)相應(yīng)的檔案。3.數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)定期對(duì)保密檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。同時(shí)，要建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，在檔案數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。第八章文檔檔案的銷毀銷毀原則1.嚴(yán)格審批文檔檔案的銷毀必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.確保安全在銷毀過(guò)程中，要確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，要進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除和格式化處理。3.記錄備案銷毀文檔檔案時(shí)，要做好記錄工作，包括銷毀的文件名稱、數(shù)量、日期、銷毀方式等信息，并將記錄進(jìn)行備案，以備