員工心理健康檔案管理實(shí)施細(xì)則一、制定背景與目的伴隨企業(yè)管理對(duì)“人”的關(guān)注深化，員工心理健康已成為影響工作效能、團(tuán)隊(duì)凝聚力的核心要素。為系統(tǒng)規(guī)范員工心理健康檔案的建立、管理與使用，既保障員工心理隱私權(quán)益，又為心理健康服務(wù)（咨詢、干預(yù)、培訓(xùn)等）提供科學(xué)依據(jù)，同時(shí)助力企業(yè)優(yōu)化人力資源策略、降低管理風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本實(shí)施細(xì)則。二、適用范圍本細(xì)則適用于企業(yè)全體在職員工（含試用期員工、正式員工、勞務(wù)派遣制員工）。退休、離職員工的心理健康檔案，按《員工離職管理辦法》相關(guān)規(guī)定歸檔或銷毀。三、管理職責(zé)分工（一）統(tǒng)籌管理部門（人力資源部/心理健康管理中心）牽頭制定、修訂檔案管理細(xì)則，統(tǒng)籌檔案的建立、存儲(chǔ)、更新與安全管理；協(xié)調(diào)各部門配合檔案信息采集（如崗位壓力分析、團(tuán)隊(duì)協(xié)作反饋等）；監(jiān)督檔案使用合規(guī)性，處理泄密、違規(guī)查閱等問題。（二）專業(yè)支持部門（心理咨詢室/外部合作機(jī)構(gòu)）心理咨詢師/專業(yè)人員負(fù)責(zé)：開展心理測評(píng)（職業(yè)壓力、情緒狀態(tài)、人格特質(zhì)等維度），出具專業(yè)分析報(bào)告；記錄心理咨詢過程（含問題描述、干預(yù)方案、效果評(píng)估），確保記錄客觀、脫敏（隱去可識(shí)別個(gè)人身份的敏感細(xì)節(jié)）；對(duì)檔案中的心理危機(jī)事件提出干預(yù)建議，跟蹤員工心理狀態(tài)變化。（三）員工所在部門配合提供員工工作場景相關(guān)信息（如崗位調(diào)整、項(xiàng)目壓力、團(tuán)隊(duì)沖突等），為心理檔案補(bǔ)充“職場生態(tài)”維度參考；對(duì)需心理支持的員工，履行“知情不擴(kuò)散”義務(wù)，嚴(yán)禁泄露檔案相關(guān)內(nèi)容。（四）員工本人如實(shí)填寫《員工心理健康基礎(chǔ)信息表》，配合完成心理測評(píng)、訪談等信息采集；若心理狀態(tài)發(fā)生顯著變化（如遭遇重大生活/工作事件），可主動(dòng)向心理咨詢師提交補(bǔ)充說明，更新檔案內(nèi)容。四、檔案內(nèi)容構(gòu)成（“必要+脫敏”原則）（一）基礎(chǔ)信息層員工姓名、性別、年齡（脫敏處理，如“30-35歲”）、崗位、入職時(shí)間；無重大疾病史（僅記錄是否存在可能影響心理狀態(tài)的慢性疾病，隱去具體病癥名稱）。（二）心理測評(píng)層入職基礎(chǔ)測評(píng)：職業(yè)適應(yīng)性、情緒穩(wěn)定性、壓力耐受度等維度的測評(píng)報(bào)告（含原始得分、百分位排名、專業(yè)解讀）；年度/專項(xiàng)測評(píng)：崗位調(diào)整前的勝任力測評(píng)、團(tuán)隊(duì)沖突后的人際適應(yīng)測評(píng)、危機(jī)事件后的創(chuàng)傷后應(yīng)激評(píng)估等。（三）咨詢干預(yù)層心理咨詢記錄：咨詢?nèi)掌?、核心問題（如“職場人際關(guān)系困擾”“職業(yè)發(fā)展迷?！?，隱去具體人名、事件細(xì)節(jié)）、干預(yù)方法（認(rèn)知行為療法、正念訓(xùn)練等）、階段性效果（“情緒緩解”“行為改善”等）；心理危機(jī)干預(yù)記錄：危機(jī)事件描述（如“突發(fā)家庭變故”“工作失誤導(dǎo)致的自我否定”，脫敏處理）、干預(yù)措施（緊急心理疏導(dǎo)、轉(zhuǎn)介專業(yè)機(jī)構(gòu)等）、后續(xù)跟蹤結(jié)果。（四）發(fā)展支持層心理健康培訓(xùn)參與情況：培訓(xùn)主題（“壓力管理”“情緒調(diào)節(jié)”等）、參與時(shí)長、課后反饋（“收獲較大”“需更多實(shí)操案例”等）；職業(yè)發(fā)展心理適配分析：結(jié)合心理特質(zhì)（“高成就動(dòng)機(jī)”“謹(jǐn)慎型決策風(fēng)格”等）給出的崗位調(diào)整、職業(yè)規(guī)劃建議（僅作內(nèi)部參考，不直接決定晉升/調(diào)崗）。五、建檔與更新流程（一）初次建檔（入職階段）員工入職1個(gè)月內(nèi)，由人力資源部組織完成：填寫《員工心理健康基礎(chǔ)信息表》（紙質(zhì)/電子表單，電子表單需加密傳輸）；完成基礎(chǔ)心理測評(píng)（線上測評(píng)工具或線下訪談，測評(píng)工具需經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)認(rèn)證）；心理咨詢室對(duì)測評(píng)結(jié)果初步分析，形成《新員工心理適配報(bào)告》，存入個(gè)人檔案。（二）動(dòng)態(tài)更新（日常管理）1.季度/年度更新：每年Q4或員工入職滿1年時(shí)，開展年度心理測評(píng)，結(jié)合工作表現(xiàn)、部門反饋，更新心理狀態(tài)評(píng)估；2.事件驅(qū)動(dòng)更新：若員工出現(xiàn)以下情況，7個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)更新：接受心理咨詢服務(wù)（每次咨詢后，咨詢師補(bǔ)充記錄）；經(jīng)歷重大職場事件（晉升、調(diào)崗、項(xiàng)目失敗、人際沖突等）；遭遇重大生活事件（家庭變故、突發(fā)疾病等，員工可自愿申請(qǐng)補(bǔ)充記錄）。（三）審核與歸檔檔案信息由心理咨詢師/人力資源專員雙人審核，確保內(nèi)容真實(shí)、脫敏到位；紙質(zhì)檔案：編號(hào)后存入專用保密文件柜（雙人雙鎖管理），按“部門-崗位-姓名首字母”分類；電子檔案：錄入加密數(shù)據(jù)庫（訪問需賬號(hào)+密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼），定期備份至企業(yè)私有云。六、檔案管理與使用規(guī)范（一）存儲(chǔ)安全紙質(zhì)檔案：存放于防火、防潮、防磁的專用檔案室，非工作時(shí)間鎖閉，鑰匙由人力資源部與心理咨詢室各保管1把；電子檔案：采用AES-256加密算法，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器部署企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，禁止公網(wǎng)訪問，每季度開展安全漏洞掃描。（二）查閱與使用權(quán)限1.僅限以下場景使用：心理咨詢師為員工提供后續(xù)服務(wù)時(shí)，調(diào)閱歷史檔案（需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批）；人力資源部開展員工職業(yè)發(fā)展分析時(shí)，匿名提取心理特質(zhì)數(shù)據(jù)（如“高創(chuàng)新傾向員工占比”），優(yōu)化崗位配置；企業(yè)制定心理健康政策（培訓(xùn)計(jì)劃、EAP服務(wù)優(yōu)化等）時(shí)，參考檔案中的共性問題（如“30%員工存在職場倦怠”）。2.禁止性使用：嚴(yán)禁將心理檔案作為績效考核、崗位淘汰的依據(jù)；嚴(yán)禁向第三方（含集團(tuán)內(nèi)其他子公司、合作機(jī)構(gòu)）泄露檔案信息，法律規(guī)定需披露的除外（如司法調(diào)查需出具公函）。七、保密與違規(guī)處理（一）保密義務(wù)所有接觸員工心理檔案的人員（HR、心理咨詢師、部門管理者等），需簽署《心理健康檔案保密協(xié)議》，承諾：不向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容；工作中討論檔案信息時(shí)，隱去員工可識(shí)別身份的細(xì)節(jié)；離職后永久保密，不得利用檔案信息謀取私利。（二）違規(guī)處理若發(fā)生檔案泄密（擅自復(fù)印、截圖傳播、口頭透露等），視情節(jié)輕重：內(nèi)部通報(bào)批評(píng)，扣減績效獎(jiǎng)金；造成員工名譽(yù)損害、心理傷害的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任；觸犯法律的，移交司法機(jī)關(guān)處理。員工發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤，可向人力資源部提出復(fù)核申請(qǐng)，7個(gè)工作日內(nèi)完成核查與修正。八、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)（一）內(nèi)部監(jiān)督人力資源部每半年開展檔案管理審計(jì)，檢查內(nèi)容包括：檔案完整性（是否存在遺漏、缺失）；保密措施執(zhí)行情況（訪問日志、文件柜管理等）；違規(guī)使用投訴處理（是否及時(shí)響應(yīng)員工反饋）。（二）優(yōu)化機(jī)制