公文寫作規(guī)范及范本模板公文作為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位及社會團體傳遞信息、部署工作、協(xié)調(diào)事務(wù)的重要載體，其寫作規(guī)范與否直接影響行政效能與溝通效果。掌握公文寫作的規(guī)范要求與實用模板，是提升職場文書處理能力的核心環(huán)節(jié)。本文結(jié)合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理公文寫作的規(guī)范要點，并提供典型文種的范本參考，助力寫作者精準(zhǔn)高效完成公文創(chuàng)作。一、公文寫作的核心規(guī)范體系公文寫作需遵循格式規(guī)范、語言規(guī)范、邏輯規(guī)范三大維度，三者相互支撐，共同保障公文的嚴(yán)肅性與實用性。（一）格式規(guī)范：遵循法定框架，確保形式合規(guī)公文格式分為版頭、主體、版記三部分，各要素需嚴(yán)格對應(yīng)《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）要求：1.版頭部分份號：涉密公文需標(biāo)注，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行；密級和保密期限：涉密公文標(biāo)注，頂格編排在版心左上角第2行；緊急程度：如需標(biāo)注，頂格編排在版心左上角；發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，居中排布；發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，居中編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置；簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居右空一字。2.主體部分標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，一般用2號小標(biāo)宋體字，居中排布；主送機關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格；正文：一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28字，結(jié)構(gòu)清晰（引言-事項-結(jié)語）；附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱；發(fā)文機關(guān)署名、成文日期：成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，居右空四字編排，發(fā)文機關(guān)署名與正文或附件說明空一行，居中排布；印章：加蓋發(fā)文機關(guān)印章，騎年蓋月，確保端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。3.版記部分抄送機關(guān)：如需標(biāo)注，居左空一字編排，后標(biāo)全角冒號；印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。（二）語言規(guī)范：精準(zhǔn)簡潔莊重，傳遞權(quán)威信息公文語言需摒棄模糊性與隨意性，踐行“準(zhǔn)確、簡潔、莊重、得體”原則：準(zhǔn)確性：用詞精準(zhǔn)無歧義，如“必須”“應(yīng)當(dāng)”體現(xiàn)指令性，“擬”“建議”體現(xiàn)協(xié)商性；數(shù)字表述統(tǒng)一（如“2023年”而非“今年”），專業(yè)術(shù)語規(guī)范（如“函”而非“信件”）。簡潔性：避免冗余修飾，如“為貫徹落實上級要求，現(xiàn)開展XX工作”而非“為了積極響應(yīng)上級部門的相關(guān)要求，現(xiàn)在正式開展XX工作”；多用短句、動賓結(jié)構(gòu)（如“開展調(diào)研”“強化督查”）。莊重性：語氣正式得體，避免口語化表達(dá)（如“請盡快處理”改為“請于X日前辦結(jié)”）；稱謂規(guī)范（如“各單位”而非“大家”）。得體性：根據(jù)行文方向調(diào)整語氣，上行文（請示、報告）謙和有禮（如“妥否，請批示”），下行文（通知、決定）指令清晰（如“請嚴(yán)格遵照執(zhí)行”），平行文（函）協(xié)商懇切（如“盼貴單位予以支持為荷”）。（三）邏輯規(guī)范：結(jié)構(gòu)清晰嚴(yán)謹(jǐn)，論證環(huán)環(huán)相扣公文需以問題為導(dǎo)向、目標(biāo)為牽引，構(gòu)建“總-分-總”或“背景-措施-要求”的邏輯鏈條：開頭（引言）：交代行文背景（如政策依據(jù)、工作現(xiàn)狀），明確行文目的（如“為解決XX問題，現(xiàn)通知如下”）；主體（事項）：分點闡述核心內(nèi)容，采用“條款式”“條目式”排版（如“一、工作目標(biāo)；二、主要任務(wù)；三、保障措施”），重要性高的內(nèi)容前置；結(jié)尾（結(jié)語）：根據(jù)文種選擇結(jié)語，如通知用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“以上報告，請審閱”。二、常見公文類型及范本模板結(jié)合實務(wù)場景，選取通知、請示、報告、函、會議紀(jì)要五種高頻公文，解析適用場景并提供范本參考。（一）通知：部署工作、傳達(dá)要求的通用工具適用場景：發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)工作要求、任免人員、轉(zhuǎn)發(fā)文件等，是使用范圍最廣的下行文。范本模板：標(biāo)題：XX單位關(guān)于開展XX工作專項檢查的通知主送機關(guān)：各相關(guān)部門、各下屬單位：正文：為貫徹落實《XX規(guī)定》要求，進一步規(guī)范XX工作管理，現(xiàn)決定開展專項檢查，有關(guān)事項通知如下：一、檢查范圍XX系統(tǒng)內(nèi)所有涉及XX業(yè)務(wù)的單位及項目。二、檢查內(nèi)容1.XX制度執(zhí)行情況；2.XX數(shù)據(jù)真實性核查；3.XX流程合規(guī)性審查。三、時間安排（一）自查階段（X月X日-X月X日）：各單位對照要求開展自查，形成自查報告；（二）抽查階段（X月X日-X月X日）：檢查組赴現(xiàn)場抽查，重點核查問題整改情況。四、工作要求1.提高認(rèn)識，壓實責(zé)任；2.實事求是，杜絕瞞報；3.立行立改，長效提升。結(jié)尾：特此通知。發(fā)文機關(guān)：XX單位（蓋章）成文日期：2023年X月X日（二）請示：向上級請求指示或批準(zhǔn)的上行文適用場景：需上級決策、資源支持或政策明確時使用，必須“一文一事”，不得多頭主送。范本模板：標(biāo)題：XX單位關(guān)于申請XX項目經(jīng)費的請示主送機關(guān)：XX上級單位：正文：為推進XX項目落地（項目背景：如“響應(yīng)XX政策，解決XX問題”），現(xiàn)需申請經(jīng)費支持，具體情況如下：一、項目概況項目周期為X年（X年X月-X年X月），覆蓋XX區(qū)域，預(yù)計惠及XX人群，主要內(nèi)容包括XX、XX、XX。二、經(jīng)費預(yù)算及用途總預(yù)算XX萬元，其中：1.設(shè)備采購：XX萬元（清單見附件）；2.人員勞務(wù)：XX萬元；3.運維費用：XX萬元。三、預(yù)期效益項目實施后，將實現(xiàn)XX目標(biāo)（如“提升XX效率X%”“降低XX成本X%”），助力XX工作高質(zhì)量發(fā)展。結(jié)語：妥否，請批示。附件：XX項目經(jīng)費預(yù)算明細(xì)表發(fā)文機關(guān)：XX單位（蓋章）成文日期：2023年X月X日（三）報告：向上級匯報工作、反映情況的上行文適用場景：匯報階段性工作、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、反映突發(fā)事件等，重點體現(xiàn)“做了什么、做得怎樣、下一步計劃”。范本模板：標(biāo)題：XX單位關(guān)于XX季度工作開展情況的報告主送機關(guān)：XX上級單位：正文：現(xiàn)將我單位XX季度工作情況報告如下：一、工作進展（一）重點任務(wù)完成情況：XX項目已完成X%，XX指標(biāo)超額完成X%；（二）創(chuàng)新舉措：推行“XX工作法”，解決XX問題X項；（三）存在問題：XX環(huán)節(jié)效率偏低，XX資源存在缺口。二、下一步計劃（一）攻堅階段：X月前完成XX項目收尾；（二）優(yōu)化提升：完善XX機制，強化XX培訓(xùn)；（三）風(fēng)險防控：建立XX預(yù)警體系，防范XX隱患。結(jié)語：以上報告，請審閱。發(fā)文機關(guān)：XX單位（蓋章）成文日期：2023年X月X日（四）函：不相隸屬機關(guān)間商洽工作的平行文適用場景：商洽合作、詢問答復(fù)、請求批準(zhǔn)（如向主管部門外的單位請求協(xié)助），語氣需謙和得體。范本模板：標(biāo)題：XX單位關(guān)于商請協(xié)助開展XX調(diào)研的函主送機關(guān)：XX單位：正文：為完成XX課題研究（調(diào)研背景：如“服務(wù)XX決策，優(yōu)化XX政策”），需貴單位協(xié)助提供相關(guān)資料，具體如下：一、調(diào)研內(nèi)容1.XX領(lǐng)域的現(xiàn)狀及問題；2.XX政策的實施效果；3.XX群體的需求建議。二、所需資料1.XX年度統(tǒng)計報表（____年）；2.XX案例的詳細(xì)說明（附相關(guān)文件）；3.貴單位對XX工作的意見建議。三、時間要求結(jié)語：盼貴單位予以支持為荷，如有疑問請致電XX（聯(lián)系電話：XXX）。發(fā)文機關(guān)：XX單位（蓋章）成文日期：2023年X月X日（五）會議紀(jì)要：記載會議議定事項的紀(jì)實性文書適用場景：記錄會議主要內(nèi)容、決策事項、責(zé)任分工，是后續(xù)工作推進的依據(jù)。范本模板：標(biāo)題：XX會議紀(jì)要（第X期）正文：會議基本信息：時間：2023年X月X日X時地點：XX會議室參會人員：XX（主持人）、XX、XX（列席：XX）議題：研究XX項目推進及XX問題解決會議內(nèi)容：一、XX項目進展匯報XX負(fù)責(zé)人匯報：項目已完成XX階段，存在XX難點（如“資金缺口X萬元”“技術(shù)瓶頸待突破”）。二、議定事項1.資金保障：由XX部門牽頭，X月X日前完成XX資金申請；2.技術(shù)支持：邀請XX專家團隊，X月X日開展專題研討；3.責(zé)任分工：XX同志負(fù)責(zé)XX環(huán)節(jié)，XX部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，每周五報送進展。三、工作要求1.強化協(xié)同：各部門打破壁壘，建立“周調(diào)度、月通報”機制；2.嚴(yán)控節(jié)點：X月X日前必須完成XX里程碑任務(wù)；3.風(fēng)險預(yù)判：提前制定XX應(yīng)急預(yù)案，防范XX風(fēng)險。發(fā)文機關(guān)：XX單位辦公室（蓋章）成文日期：2023年X月X日三、公文寫作的進階技巧與注意事項掌握規(guī)范是基礎(chǔ)，提升質(zhì)效需關(guān)注材料準(zhǔn)備、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、審核校對三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：（一）材料準(zhǔn)備：立足需求，夯實內(nèi)容基礎(chǔ)政策依據(jù)：引用最新法規(guī)、上級文件（如“根據(jù)《XX條例》第X條規(guī)定”），確保行文合法性；數(shù)據(jù)支撐：用具體數(shù)據(jù)增強說服力（如“完成率提升20%”而非“顯著提升”）；案例佐證：結(jié)合典型案例說明問題（如“XX單位因XX問題被通報，需引以為戒”）。（二）結(jié)構(gòu)優(yōu)化：邏輯清晰，提升閱讀效率模塊化呈現(xiàn)：將復(fù)雜內(nèi)容拆分為“目標(biāo)-措施-要求”“現(xiàn)狀-問題-建議”等模塊，用序號、小標(biāo)題分層（如“一、總體要求；（一）指導(dǎo)思想；1.基本原則”）；重點前置：把核心事項、緊急要求放在開頭（如“現(xiàn)緊急通知如下”“請立即落實”）；可視化表達(dá)：復(fù)雜數(shù)據(jù)用表格、流程圖呈現(xiàn)（如經(jīng)費預(yù)算表、工作流程圖）。（三）審核校對：多維度檢查，杜絕低級失誤格式檢查：核對版頭、主體、版記要素是否齊全，字體、字號、行距是否合規(guī)；內(nèi)容核查：驗證政策依據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)一致性、案例真實性；邏輯校驗：檢查段落銜接是否自然，措施是否對應(yīng)問題，要求是否明確