標準化檔案管理制度手冊一、總則為規(guī)范單位檔案管理工作，提升檔案資源的系統(tǒng)性、安全性與利用效能，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》及行業(yè)相關規(guī)范，結合本單位實際運營特點制定本制度。本制度適用于本單位及所屬各部門在日常運營、業(yè)務開展、管理決策等活動中形成的各類檔案的管理工作。本制度所指“檔案”，是對單位具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，涵蓋文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等類別。檔案管理遵循“集中管理、分級負責、規(guī)范整理、安全保密、高效利用”的原則，確保檔案全生命周期管理的合規(guī)性與實用性。二、管理職責（一）檔案管理部門職責檔案管理部門（如綜合辦公室、檔案管理中心）作為檔案管理的統(tǒng)籌機構，負責制定檔案管理制度及操作細則，組織開展檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理工作；統(tǒng)籌檔案管理系統(tǒng)的建設與維護，指導各業(yè)務部門的檔案管理工作；牽頭檔案管理相關培訓與考核，協(xié)調解決檔案管理中的重大問題。（二）業(yè)務部門職責各業(yè)務部門需指定專人（兼職檔案員）負責本部門檔案的日常管理，按要求及時收集、整理本部門形成的業(yè)務檔案，定期移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、利用及專項檢查工作，確保本部門檔案的完整性與準確性；在業(yè)務流程中同步落實檔案管理要求，避免檔案遺漏或損毀。（三）檔案管理員職責檔案管理員需具備專業(yè)的檔案管理知識與技能，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，負責檔案的接收、編目、上架、借閱登記等日常工作；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損等問題及時處理；維護檔案管理系統(tǒng)的信息更新，確保電子檔案與實體檔案的同步性；嚴守檔案保密規(guī)定，未經(jīng)審批不得擅自提供檔案查閱或復制。三、檔案收集與整理（一）收集范圍檔案收集涵蓋單位運營全流程產(chǎn)生的資料：文書檔案：各類公文、會議記錄、請示批復、合同協(xié)議、規(guī)章制度等；科技檔案：科研項目報告、技術圖紙、設備說明書、工程竣工資料等；會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等（按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行）；人事檔案：員工履歷、勞動合同、職稱評審、培訓記錄等；業(yè)務檔案：客戶資料、業(yè)務臺賬、項目總結、市場調研報告等。（二）收集要求1.時限要求：業(yè)務部門需在文件辦理完畢或項目結束后[X]個工作日內完成檔案整理并移交；年度文書檔案需在次年[X]月底前完成移交；會計檔案由財務部門保管[X]年后移交（具體年限依會計制度）。2.質量要求：移交檔案需為原件（確無原件的需附情況說明），字跡清晰、頁碼完整，電子檔案需確保格式兼容（如PDF、DOCX、JPG等）、元數(shù)據(jù)完整，避免重復或無效文件。（三）整理流程1.分類：按“年度—類別—保管期限”三級分類法，將檔案分為永久、30年、10年等保管期限（參照《機關檔案保管期限表》）。2.組卷：將同一主題、同一項目或同一業(yè)務流程的文件組合成卷，卷內文件按時間或重要性排序，編制卷內目錄。3.編目：為每卷檔案編制案卷目錄，著錄項目包括檔號、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、保管期限等；電子檔案需同步錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檢索信息準確。四、檔案保管與利用（一）保管要求1.庫房管理：檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫），溫濕度控制在溫度14-24℃，相對濕度45-60%（可通過空調、除濕機等設備調節(jié)）。2.保管期限：永久檔案長期保管；定期檔案按規(guī)定年限保管（30年、10年），到期后移交檔案管理部門鑒定。3.安全措施：安裝監(jiān)控、消防設施，定期檢查檔案狀況；實體檔案需上架存放，遠離水源、熱源；電子檔案需存儲于專用服務器，定期進行病毒查殺與系統(tǒng)維護。（二）利用流程1.內部借閱：員工需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱；借閱期限一般不超過[X]個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用：外單位需出具介紹信及經(jīng)辦人證件，經(jīng)單位分管領導審批后，可查閱或復制檔案（涉密檔案除外），利用過程需由檔案管理員全程監(jiān)督。3.利用方式：提供檔案查閱、復制、數(shù)字化查閱等服務；電子檔案可通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索（需權限分配），確保利用便捷性與安全性。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門、法律顧問等人員組成，每[X]年開展一次檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案進行價值評估。（二）鑒定標準永久保存：對單位歷史、文化、決策具有長期研究價值的檔案（如章程、年度總結、重大合同等）；定期保存：對單位運營有一定參考價值但無需永久保存的檔案（如日常請示批復、普通業(yè)務臺賬等）；銷毀范圍：無保存價值、重復件、失效文件等。（三）銷毀流程1.鑒定小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等；2.清冊經(jīng)單位主要領導審批后，由檔案管理部門與業(yè)務部門共同監(jiān)督銷毀（電子檔案需徹底刪除并留存銷毀記錄）；3.銷毀過程需全程錄像，參與人員簽字確認，銷毀記錄長期保存。六、電子檔案管理（一）收集與存儲電子檔案需與實體檔案同步收集，確保元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、責任人、文件說明）完整；存儲于專用服務器或云平臺，采用加密技術保障數(shù)據(jù)安全，避免與辦公網(wǎng)絡直接連接。（二）備份與維護定期（每月/季度）對電子檔案進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失；每[X]年對電子檔案進行格式轉換（如舊版文檔轉PDF），確保長期可讀性；建立電子檔案日志，記錄訪問、修改、備份等操作，便于追溯。（三）安全管理電子檔案訪問需設置權限（如只讀、編輯、管理員），員工憑賬號密碼登錄；禁止在非涉密終端存儲涉密電子檔案，定期進行數(shù)據(jù)加密與病毒查殺；電子檔案銷毀需通過專業(yè)軟件徹底清除，防止數(shù)據(jù)恢復。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制檔案管理部門定期（每半年/年）對各部門檔案管理工作進行檢查，內容包括檔案收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用合規(guī)性等；對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題下達整改通知書，限期整改。（二）考核內容將檔案管理工作納入部門績效考核，考核指標包括：檔案移交及時率、檔案完整率、借閱合規(guī)率、電子檔案管理達標率