銷售業(yè)務洽談記錄及合同審批模板工具一、適用業(yè)務場景新客戶開發(fā)：首次與潛在客戶溝通合作意向、需求對接、初步方案洽談時，記錄關(guān)鍵信息并推動后續(xù)合作落地。老客戶續(xù)約/增購：針對現(xiàn)有客戶的業(yè)務續(xù)簽、產(chǎn)品增購或服務升級，梳理洽談細節(jié)并完成合同審批?？绮块T合作項目：涉及技術(shù)、法務、財務等多部門協(xié)同的業(yè)務洽談，需明確各方職責與合同條款。復雜業(yè)務談判：如大額訂單、定制化服務、長期合作框架等，需系統(tǒng)記錄談判過程與共識，保證合同條款嚴謹。二、標準化操作流程步驟1：洽談前準備——明確目標與資料同步梳理客戶背景：通過CRM系統(tǒng)或歷史資料，知曉客戶行業(yè)屬性、規(guī)模、過往合作記錄（如有）、聯(lián)系人及決策鏈，明確本次洽談的核心對接人（如采購經(jīng)理、技術(shù)負責人等）。明確洽談目標：確定本次需達成的具體目標（如確認產(chǎn)品需求、報價范圍、合作模式、交付周期等），避免洽談方向偏離。準備洽談材料：提前整理產(chǎn)品手冊、報價單、合作方案模板、成功案例等資料，保證內(nèi)容與客戶需求匹配；若涉及技術(shù)細節(jié)，協(xié)調(diào)技術(shù)團隊提供專業(yè)支持。步驟2：洽談過程記錄——全面捕捉關(guān)鍵信息記錄基本信息：洽談時間、地點、參與人員（客戶方姓名/職務、我方姓名/職務，均用代替，如“客戶采購經(jīng)理”“我方銷售代表*”）、記錄人。梳理客戶需求：詳細記錄客戶提出的產(chǎn)品/服務功能要求、預算范圍、期望交付時間、質(zhì)量標準、特殊條款（如定制化需求、售后服務要求等）。明確雙方共識與分歧：逐條記錄洽談中達成一致的條款（如產(chǎn)品型號、單價、付款方式），以及未達成一致的待解決問題（如價格爭議、交付周期調(diào)整等），并標注后續(xù)跟進方向。記錄客戶反饋與疑慮：客戶對方案、報價、合作條款的疑問或顧慮（如“對產(chǎn)品售后響應速度有擔憂”“需法務審核合同條款”），需逐項記錄并明確解答責任人。步驟3：洽談后整理——信息匯總與初步確認完善洽談記錄：洽談結(jié)束后24小時內(nèi)，由記錄人整理洽談內(nèi)容，補充未明確的細節(jié)（如客戶未當場答復的問題需標注“待客戶確認”），并經(jīng)我方參與人員（如銷售代表、技術(shù)支持*）核對無誤后，同步至部門負責人。內(nèi)部需求評估：針對客戶提出的定制化需求或特殊條款，協(xié)調(diào)技術(shù)、生產(chǎn)、法務等部門評估可行性（如技術(shù)是否可實現(xiàn)、成本是否可控、法律合規(guī)性等），形成書面評估意見。擬定初步方案：基于洽談共識與內(nèi)部評估結(jié)果，擬定合作方案（含產(chǎn)品/服務明細、報價、交付計劃、付款方式等），發(fā)送客戶確認，并留存客戶反饋記錄（如郵件、溝通截圖等）。步驟4：合同擬定——基于洽談共識細化條款模板選擇與調(diào)整：根據(jù)合作類型（如產(chǎn)品銷售、服務外包、框架協(xié)議等），選擇公司標準合同模板，結(jié)合洽談中確認的條款（如價格、交付、違約責任等）進行調(diào)整，保證與客戶最終達成的一致意見無沖突。條款合規(guī)性審核：法務部門重點審核合同主體信息、權(quán)利義務、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決、保密條款等是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，避免法律風險。內(nèi)部會簽確認：銷售部門確認業(yè)務條款，財務部門審核付款方式、稅務處理等，技術(shù)/生產(chǎn)部門確認交付能力，保證各部門無異議后進入審批流程。步驟5：合同審批——分級審核與責任明確提交審批材料：銷售人員將最終版合同、洽談記錄表、客戶確認方案、各部門審核意見等材料，通過OA系統(tǒng)或?qū)徟鞒烫峤恢翆徟耍ㄈ绮块T經(jīng)理→分管總監(jiān)→法務負責人→總經(jīng)理，根據(jù)合同金額及重要性分級）。審批節(jié)點與時效：每個審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成，審批人需明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由）；若審批不通過，銷售人員需根據(jù)意見修改合同并重新提交，直至全部審批完成。審批結(jié)果反饋：審批通過后，由行政或法務部門加蓋公司公章，同步通知銷售人員領(lǐng)取合同，并明確“合同已生效，可安排后續(xù)交付/收款事宜”。步驟6：結(jié)果跟進與歸檔——閉環(huán)管理客戶簽約與交付：銷售人員將蓋章合同送達客戶，確認簽約時間及方式；按合同約定協(xié)調(diào)資源啟動項目交付，同步更新CRM系統(tǒng)中的合同狀態(tài)。資料歸檔：將洽談記錄表、合同審批單、最終版合同、客戶確認材料、交付驗收單等資料整理歸檔（電子檔存入共享文件夾，紙質(zhì)檔交檔案室），保證后續(xù)可追溯。復盤優(yōu)化：項目交付完成后，銷售團隊可結(jié)合洽談及審批過程中的問題（如條款爭議、審批延遲等）進行復盤，優(yōu)化模板工具或流程。三、核心模板工具模板1：銷售業(yè)務洽談記錄表基本信息內(nèi)容洽談日期年月日洽談地點（如：客戶會議室/線上會議）客戶參與人員姓名：，職務：；姓名：，職務：（可附名片復印件或聯(lián)系方式備注）我方參與人員姓名：，職務：；姓名：，職務：記錄人*洽談背景（簡述本次洽談起因，如“客戶首次咨詢XX產(chǎn)品，需知曉功能與報價”“老客戶XX項目續(xù)約洽談”）客戶核心需求1.產(chǎn)品/服務要求：2.預算范圍：3.交付時間：4.其他特殊需求：核心議題討論議題1：?客戶觀點：?我方回應：?達成共識：?待解決問題：議題2：?客戶觀點：?我方回應：?達成共識：?待解決問題：客戶反饋與疑慮1.2.（如“對售后響應時間要求24小時內(nèi)”“需增加違約條款”）下一步行動計劃1.責任人：，事項：，完成時間：年月日2.責任人：，事項：，完成時間：年月日附件清單（如客戶需求清單、產(chǎn)品方案PPT、報價單等）模板2：合同審批流程表合同名稱合同編號（按公司合同管理規(guī)定填寫）客戶名稱*合作類型（如：產(chǎn)品銷售/服務外包/框架協(xié)議）合同金額人民幣元審批環(huán)節(jié)審批人銷售部門審核*（部門經(jīng)理）法務部門審核*（法務負責人）財務部門審核*（財務經(jīng)理）分管領(lǐng)導審批*（銷售總監(jiān)）總經(jīng)理審批*（總經(jīng)理）審批結(jié)果□同意□修改后同意□不同意（請注明原因：）備注（如修改說明、補充材料等）四、執(zhí)行關(guān)鍵要點信息準確性：洽談記錄中的客戶需求、共識條款、時間節(jié)點等需多方確認，避免因信息偏差導致合同爭議?？蛻粜枨箝]環(huán)：洽談中未當場解決的問題，需明確責任人及跟進時限，并及時向客戶反饋進展，保證需求落地。審批流程合規(guī)：嚴格按照公司合同審批權(quán)限執(zhí)行，嚴禁越級審批或簡化流程；涉及金額較大或特殊條款