辦公檔案立卷歸檔保管管理制度本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)營管理、業(yè)務開展、項目實施等活動中形成的具有保存價值的各類文件材料的立卷、歸檔及保管管理工作。綜合管理部（辦公室）為公司檔案管理的統(tǒng)籌部門，負責制定檔案管理制度，指導、監(jiān)督各部門文件材料的收集、整理、立卷工作，統(tǒng)一接收、保管公司各類檔案，提供查閱利用服務；各部門指定1名兼職檔案員，負責本部門文件材料的日常收集、整理及定期移交，確保文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。應歸檔文件材料包括：文書類，如上級機關(guān)發(fā)來的與本單位主要職能相關(guān)的決定、決議、通知、通報、批復；本單位制發(fā)的請示、報告、通知、會議紀要、工作總結(jié)；本單位與其他單位簽訂的各類合同、協(xié)議；內(nèi)部工作簡報、大事記等。人事類，如員工招聘登記表、勞動合同、崗位說明書、績效考核記錄、培訓檔案、獎懲文件、離職手續(xù)材料等。財務類，如原始憑證、記賬憑證、各類賬簿、財務報表、審計報告、稅務申報材料、銀行對賬單等。業(yè)務類，如項目立項報告、可行性研究報告、招投標文件、客戶需求記錄、項目實施記錄、驗收報告、售后服務記錄等?？萍碱悾缪邪l(fā)項目計劃書、實驗記錄、技術(shù)標準、專利申請文件、技術(shù)改進方案、設(shè)備維護檔案等。聲像類，如重要會議、活動的照片（含電子版）、錄音、錄像資料及文字說明。電子類，如各類辦公系統(tǒng)生成的電子公文、業(yè)務數(shù)據(jù)、郵件往來（重要事項）、掃描件等。不歸檔文件材料包括：重份文件（同內(nèi)容多份僅存1份）、無查考利用價值的臨時性通知、一般性表態(tài)發(fā)言記錄、未生效的合同草稿、個人事務性信件等。歸檔文件材料應符合以下要求：紙質(zhì)文件需字跡清晰、簽署完整，手寫材料需使用藍黑墨水或碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆；電子文件需為原始生成格式（如doc、xls、pdf等），重要電子文件需同時保存元數(shù)據(jù)，確?？勺x取性；照片需附拍攝時間、地點、人物、事件說明；錄音、錄像資料需標注內(nèi)容摘要、制作時間及制作人。歸檔時間要求：文書類、人事類、財務類文件材料一般應在形成年度次年3月底前完成歸檔；項目類、科技類文件材料在項目完成或驗收后1個月內(nèi)歸檔；跨年度項目可在項目結(jié)束后次年3月底前歸檔；聲像類、電子類文件材料應在形成后即時整理，每季度集中歸檔1次。歸檔時，移交部門需填寫《檔案移交清單》，列明文件材料名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人審核后，與綜合管理部（辦公室）檔案管理員共同清點核對，雙方簽字確認，清單一式兩份，移交部門與檔案管理部門各存1份。立卷工作應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類采用“年度機構(gòu)問題”或“年度問題保管期限”的方法，具體根據(jù)部門職能和文件特性選擇：按“年度機構(gòu)問題”分類的，先分年度，再分部門，最后按問題（如“合同管理”“會議管理”）細分；按“年度問題保管期限”分類的，先分年度，再按問題（如“人事管理”“財務管理”），最后按保管期限（永久、30年、10年）細分。卷內(nèi)文件排列應按重要程度或時間順序，重要文件在前，一般文件在后；同一事由的文件按“正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后”的原則排列。卷內(nèi)目錄需逐項填寫文件題名、責任者、文件日期、頁號，文件題名應準確反映內(nèi)容，無明確題名的需自擬并標注“[自擬]”。案卷封面需填寫全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名（應簡明準確，如“2023年行政部會議紀要”）、保管期限、立卷人及立卷時間。裝訂前需去除文件中的金屬物（如訂書釘、回形針），對破損文件進行修補，對超大紙張進行折疊（與A4紙大小一致），裝訂采用“三孔一線”方式，確保整齊牢固，案卷厚度一般不超過2厘米；電子文件立卷需按分類建立文件夾，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案對應，存儲介質(zhì)（移動硬盤、光盤等）需標注案卷題名、存儲時間及備份人。檔案保管需配備專用庫房，庫房應滿足防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防高溫要求，安裝自動滅火系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)控設(shè)備，溫度控制在1424℃，相對濕度控制在4560%；檔案裝具使用標準檔案柜（架），按分類順序排列，柜（架）外標注類別、年度、保管期限；電子檔案需采用“雙套制”保管，即同時存儲于公司服務器和移動硬盤，重要電子檔案每2年進行一次格式轉(zhuǎn)換和檢測，確保數(shù)據(jù)安全；建立檔案保管臺賬，記錄檔案收進、移出、保管數(shù)量、鑒定情況等信息，每季度對庫房檔案進行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括案卷完整性（有無蟲蛀、霉變、破損）、電子檔案可讀性（能否正常打開），發(fā)現(xiàn)問題及時采取修復、復制等措施，并記錄處理情況。檔案查閱需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)申請部門負責人審批后，到綜合管理部（辦公室）辦理查閱手續(xù)；查閱絕密、機密級檔案或涉及公司核心商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批；查閱人需在檔案室內(nèi)查閱，不得將檔案帶離庫房，確需復制的，需注明“復制件”并登記備案；查閱過程中不得拆卷、勾劃、涂改檔案，如需摘抄內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理員核對后簽字確認；電子檔案查閱需通過公司檔案管理系統(tǒng)，按權(quán)限登錄，系統(tǒng)自動記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容，禁止通過非授權(quán)方式獲取電子檔案；查閱結(jié)束后，查閱人需在《檔案查閱登記薄》上簽字，檔案管理員及時清點歸位，確保檔案完整。檔案鑒定工作由綜合管理部（辦公室）牽頭，會同業(yè)務部門、法務部門組成檔案鑒定小組，每5年對保管期滿的檔案進行一次鑒定；鑒定小組需逐卷審查檔案內(nèi)容，確定繼續(xù)保管或銷毀，對仍有保存價值的檔案，重新劃定保管期限；對無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息；《檔案銷毀清冊》需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，銷毀時由2名以上人員監(jiān)銷（其中1名為檔案管理員），采用碎紙機粉碎或焚燒方式處理，確保徹底銷毀；銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字，清冊由綜合管理部（辦公室）永久保存。對違反本制度