公章使用管理違規(guī)處理制度內(nèi)容公章使用管理違規(guī)行為的認(rèn)定及處理嚴(yán)格依據(jù)《公司印章管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）及相關(guān)內(nèi)部制度執(zhí)行，旨在規(guī)范用印行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益。本制度所指公章包含公司行政公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人名章及其他具有法律效力的專(zhuān)用印章。一、違規(guī)行為界定（一）未經(jīng)審批用印：未通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《用印申請(qǐng)單》完成三級(jí)審批（申請(qǐng)人部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)合規(guī)部、分管領(lǐng)導(dǎo)），擅自使用公章；或通過(guò)偽造、篡改審批流程（包括但不限于冒用他人電子簽名、私蓋審批人簽名章）獲取用印權(quán)限。（二）超范圍用?。河糜∥募?nèi)容超出《用印申請(qǐng)單》填寫(xiě)的"用印事由"及"文件范圍"，包括但不限于：申請(qǐng)用印為"一般性業(yè)務(wù)聯(lián)系函"，實(shí)際用于對(duì)外擔(dān)保協(xié)議；申請(qǐng)用印為"員工收入證明"，實(shí)際用于勞動(dòng)合同補(bǔ)充條款。（三）違規(guī)外帶用?。何窗础掇k法》要求辦理《公章外帶審批單》（需注明外帶時(shí)間、地點(diǎn)、使用事由、監(jiān)印人），擅自將公章帶離辦公場(chǎng)所；外帶期間未由監(jiān)印人全程陪同，或未在返回后2小時(shí)內(nèi)歸還保管柜并登記《公章外帶歸還記錄表》。（四）保管失職：公章保管人未按規(guī)定將公章存放于帶鎖保險(xiǎn)柜（密碼與鑰匙分人管理），或未每日下班前檢查保險(xiǎn)柜封條；因保管不當(dāng)導(dǎo)致公章丟失、被盜，未在發(fā)現(xiàn)后30分鐘內(nèi)逐級(jí)上報(bào)至總經(jīng)理并同步向?qū)俚毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案。（五）虛假用印登記：用印登記臺(tái)賬（電子或紙質(zhì)）未如實(shí)記錄用印時(shí)間、文件名稱(chēng)、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人，或登記信息與實(shí)際用印文件不符（如登記為"2份銷(xiāo)售合同"，實(shí)際用印5份）。（六）重復(fù)用?。簩?duì)同一內(nèi)容、同一版本文件重復(fù)用?。ń?jīng)審批的補(bǔ)打文件除外），或?qū)σ炎鲝U文件（標(biāo)注"作廢"字樣或系統(tǒng)顯示"失效"狀態(tài)）用印。（七）其他違規(guī)行為：包括但不限于將公章交與非授權(quán)人員保管、利用公章為個(gè)人或第三方謀取利益、通過(guò)技術(shù)手段（如掃描復(fù)制）偽造公章電子文檔用于線上用印。二、違規(guī)處理程序（一）違規(guī)發(fā)現(xiàn)：通過(guò)以下渠道發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為：1.日常用印抽查（行政部每月抽查不少于20%用印記錄，與文件原件、審批單核對(duì)）；2.專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)（審計(jì)部每半年開(kāi)展公章管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)）；3.內(nèi)部舉報(bào)（設(shè)立舉報(bào)郵箱及電話，對(duì)實(shí)名舉報(bào)10個(gè)工作日內(nèi)核查）；4.外部反饋（合作方、監(jiān)管部門(mén)反饋用印文件異常）。（二）調(diào)查核實(shí)：發(fā)現(xiàn)違規(guī)線索后，由行政部聯(lián)合法務(wù)合規(guī)部組成調(diào)查組，3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括：調(diào)取用印登記臺(tái)賬、OA審批記錄、監(jiān)控錄像（保存期不少于6個(gè)月）、文件原件及復(fù)印件；詢問(wèn)相關(guān)人員（申請(qǐng)人、審批人、保管人）并制作筆錄；必要時(shí)委托司法鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)文件真實(shí)性、公章痕跡進(jìn)行鑒定。（三）責(zé)任認(rèn)定：調(diào)查組在調(diào)查結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)形成《違規(guī)調(diào)查報(bào)告》，明確違規(guī)行為性質(zhì)（一般/嚴(yán)重/重大）、直接責(zé)任人（用印申請(qǐng)人）、間接責(zé)任人（審批人、保管人）及責(zé)任比例（如審批人未審核文件內(nèi)容導(dǎo)致超范圍用印，承擔(dān)30%責(zé)任；保管人未上鎖導(dǎo)致丟失，承擔(dān)40%責(zé)任）。（四）處理決定：《違規(guī)調(diào)查報(bào)告》經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，由人力資源部3個(gè)工作日內(nèi)出具《違規(guī)處理決定書(shū)》，載明違規(guī)事實(shí)、責(zé)任認(rèn)定、處理依據(jù)及處理結(jié)果，通過(guò)OA系統(tǒng)及書(shū)面形式送達(dá)責(zé)任人。三、違規(guī)處理措施（一）一般違規(guī)（單次用印未造成經(jīng)濟(jì)損失或影響輕微）：1.首次違規(guī)：通報(bào)批評(píng)，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金30%，參加2學(xué)時(shí)公章管理專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)并考核；2.二次違規(guī)：記過(guò)處分，扣除季度績(jī)效獎(jiǎng)金50%，崗位調(diào)整至非用印相關(guān)崗位；3.三次及以上違規(guī)：解除勞動(dòng)合同。（二）嚴(yán)重違規(guī)（單次用印造成經(jīng)濟(jì)損失5萬(wàn)元以下或公司聲譽(yù)受損）：1.直接責(zé)任人：解除勞動(dòng)合同，追償經(jīng)濟(jì)損失（按損失金額的50%賠償）；2.審批人/保管人：記大過(guò)處分，扣除半年績(jī)效獎(jiǎng)金，降職一級(jí)；3.部門(mén)負(fù)責(zé)人：通報(bào)批評(píng)，扣除季度績(jī)效獎(jiǎng)金20%。（三）重大違規(guī)（單次用印造成經(jīng)濟(jì)損失5萬(wàn)元及以上，或涉及虛假合同、對(duì)外擔(dān)保、偽造公文等違法行為）：1.直接責(zé)任人：立即解除勞動(dòng)合同，全額追償經(jīng)濟(jì)損失；涉嫌犯罪的，移交公安機(jī)關(guān)處理；2.審批人/保管人：解除勞動(dòng)合同（明知違規(guī)仍放任的）或降職二級(jí)（過(guò)失導(dǎo)致的）；3.部門(mén)負(fù)責(zé)人：降職一級(jí)，扣除年度績(jī)效獎(jiǎng)金50%；4.公司同步向合作方、監(jiān)管部門(mén)書(shū)面說(shuō)明情況，消除不良影響。四、申訴與復(fù)核責(zé)任人對(duì)處理決定有異議的，可在收到