企業(yè)行政文書歸檔管理制度文件模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)行政文書的管理，保證文書材料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)在行政管理過(guò)程中形成的各類文書材料的歸檔管理，包括但不限于通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議、調(diào)研材料、大事記等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文書。二、行政文書歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍綜合管理類：企業(yè)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)；內(nèi)部管理制度、章程、組織架構(gòu)圖；重要會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄；大事記、年鑒等。人事管理類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、任免、獎(jiǎng)懲、離職等材料；勞動(dòng)合同、人事檔案、工資福利審批材料（不含敏感信息）。財(cái)務(wù)管理類：年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告；費(fèi)用報(bào)銷憑證（按會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、調(diào)研報(bào)告、客戶往來(lái)函件；產(chǎn)品說(shuō)明、技術(shù)資料等。行政管理類：固定資產(chǎn)登記表、辦公物資采購(gòu)清單、基建工程資料、安全檢查記錄、后勤服務(wù)合同等。其他類：企業(yè)獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件、外部單位來(lái)函、重要活動(dòng)影像資料等。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)年度分類法：以文書形成的自然年度為基礎(chǔ)分類，如“2023年度文書檔案”。問(wèn)題分類法：在年度下按文書內(nèi)容主題分為綜合、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等一級(jí)類目，一級(jí)類目下可根據(jù)需要設(shè)置二級(jí)類目（如“人事類”下設(shè)“招聘”“考核”等）。保管期限分類：分為永久、定期（10年、30年）三類，定期期限根據(jù)文書價(jià)值確定（如企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)為永久；一般通知、會(huì)議紀(jì)要為10年）。三、行政文書歸檔管理操作流程（一）文書形成與審核文書起草：各部門在處理行政事務(wù)時(shí)，需按照規(guī)范格式起草文書，保證內(nèi)容真實(shí)、邏輯清晰、要素齊全（如標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等）。審核簽發(fā)：文書須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按權(quán)限報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。涉密文書需經(jīng)保密部門審核。（二）整理與組卷文書收集：文書辦理完畢后，承辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)將文書正本（含附件）收集齊全，避免遺漏。排序與編頁(yè)：按文書處理流程（如請(qǐng)示-批復(fù)、通知-回執(zhí)）順序排列，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)碼（正面編頁(yè)，背面空白不編）。組卷：將內(nèi)容相關(guān)、具有聯(lián)系的文書組合為一卷，厚度一般不超過(guò)2cm；涉密文書單獨(dú)組卷，標(biāo)注密級(jí)。填寫卷內(nèi)目錄：每卷文書需填寫《卷內(nèi)文件目錄》（表1），包含文件名稱、文號(hào)、責(zé)任者、形成日期、頁(yè)次、密級(jí)等信息。（三）移交與接收移交準(zhǔn)備：承辦人整理好案卷后，填寫《文書檔案移交清單》（表2），注明案卷題名、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。移交手續(xù)：承辦人將案卷及移交清單提交至檔案管理部門，雙方共同核對(duì)無(wú)誤后，在移交清單上簽字，各執(zhí)一份。接收登記：檔案管理部門對(duì)移交案卷進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的案卷退回承辦人重新整理；驗(yàn)收合格后，在《檔案總登記簿》中登記，并編制檔案號(hào)（如“2023-綜合-001”）。（四）編目與裝訂編制案卷目錄：檔案管理部門按年度、類目編制《檔案案卷目錄》（表3），包含檔案號(hào)、案卷題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、存放位置等信息。裝訂要求：采用線裝或膠裝方式裝訂，保證牢固平整；紙質(zhì)文書統(tǒng)一使用A4紙，左側(cè)裝訂，破損文書需修補(bǔ)后裝訂。（五）保管與維護(hù)存放管理：文書檔案存放于專用檔案柜，庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥、防火、防盜、防蟲、防潮（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期備份（每月一次），備份介質(zhì)異地存放。定期檢查：檔案管理部門每半年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行檢查，發(fā)覺(jué)損壞及時(shí)修復(fù)，并做好檢查記錄。（六）鑒定與銷毀鑒定程序：對(duì)保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，形成《檔案鑒定意見書》。銷毀審批：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（表4），經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。銷毀執(zhí)行：銷毀時(shí)需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無(wú)法復(fù)原；銷毀后監(jiān)銷人在銷毀審批表上簽字，并將審批表存檔。四、相關(guān)表單模板表1：卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文件名稱文號(hào)責(zé)任者形成日期頁(yè)次密級(jí)備注12023年度工作計(jì)劃*企辦發(fā)〔2023〕1號(hào)總經(jīng)辦2023-01-051-5普通2關(guān)于召開年度總結(jié)會(huì)的通知*企辦發(fā)〔2023〕2號(hào)總經(jīng)辦2023-12-206-8普通3年度總結(jié)會(huì)議紀(jì)要*企辦發(fā)〔2023〕3號(hào)總經(jīng)辦2023-12-259-12普通表2：文書檔案移交清單移交部門移交人接收部門接收人移交日期總經(jīng)辦*某檔案管理部*某2024-01-10案卷信息序號(hào)案卷題名起止日期件數(shù)頁(yè)數(shù)12023年度綜合管理類2023-01-01至2023-12-311512022023年度人事任免類2023-01-01至2023-12-31865表3：檔案案卷目錄檔案號(hào)案卷題名年度類目保管期限件數(shù)頁(yè)數(shù)存放位置2023-綜合-0012023年度綜合管理類2023綜合30年151201號(hào)柜-1層2023-人事-0022023年度人事任免類2023人事永久8651號(hào)柜-2層表4：檔案銷毀審批表檔案名稱檔案號(hào)保管期限數(shù)量（件）銷毀原因2018年度會(huì)議紀(jì)要2018-綜合-00510年20保管期限屆滿，無(wú)保存價(jià)值審批意見部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：*某日期：2023-12-01檔案管理部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：*某日期：2023-12-05分管領(lǐng)導(dǎo)審批：簽字：*某日期：2023-12-10銷毀執(zhí)行情況監(jiān)銷人：某、某銷毀日期：2023-12-15五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）責(zé)任分工各部門：負(fù)責(zé)本部門文書的形成、收集、整理和初步移交，保證文書材料齊全、規(guī)范。檔案管理部門：負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、鑒定、銷毀及利用服務(wù)，監(jiān)督各部門歸檔工作。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批重要檔案的銷毀、涉密檔案的管理，協(xié)調(diào)解決歸檔工作中的重大問(wèn)題。（二）時(shí)間要求文書辦理完畢后，承辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)收集材料；每月最后一個(gè)工作日前，各部門將上月形成的案卷移交至檔案管理部門；年度終了后1個(gè)月內(nèi)，完成全年檔案的整理、歸檔和編目工作。（三）電子檔案管理電子文書需與紙質(zhì)文書同步歸檔，存儲(chǔ)格式為PDF或PDF/A，保證長(zhǎng)期可讀；電子檔案需進(jìn)行加密管理，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)控制（如普通員工僅可查閱，管理員可修改）；定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和格式轉(zhuǎn)換，每?jī)赡隀z查一次存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性。（四）保密與安全涉密文書需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”“絕密”字樣，單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案庫(kù)房嚴(yán)禁煙火，配備消防器材和監(jiān)控系統(tǒng)，非管理人員不得隨意進(jìn)入；查閱檔案需填寫《檔案查閱登記表》，查閱后及時(shí)歸還，不得涂改、抽取、撤換檔案材料。（五）常見問(wèn)題處理文書材料缺失：承辦人需及時(shí)聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)部門補(bǔ)全，無(wú)法補(bǔ)全的需在移交清單中注明原因；歸檔不及時(shí)：檔案管理部門定期提醒，對(duì)連續(xù)3次未按時(shí)歸檔的部