項(xiàng)目合同管理與審查模板指南一、適用情境與業(yè)務(wù)觸發(fā)點(diǎn)新項(xiàng)目合作啟動(dòng)：企業(yè)與外部合作方（如供應(yīng)商、服務(wù)商、客戶）首次簽訂項(xiàng)目合同時(shí)需明確雙方權(quán)利義務(wù)與項(xiàng)目邊界；合作內(nèi)容動(dòng)態(tài)調(diào)整：項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中因需求變更、范圍擴(kuò)大或縮減等觸發(fā)合同修訂時(shí)；合同期限續(xù)簽管理：原合同即將到期，雙方需確認(rèn)是否續(xù)簽及續(xù)簽條款；項(xiàng)目收尾與結(jié)算：項(xiàng)目完成后涉及款項(xiàng)支付、成果交付、質(zhì)保條款等終期結(jié)算事宜時(shí)。二、合同管理全流程操作指引1.合同需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、項(xiàng)目標(biāo)的、預(yù)算金額、核心需求（如交付標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）及特殊要求（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）發(fā)起，經(jīng)辦人（專員）整理基礎(chǔ)資料。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》《合作方背景調(diào)查表》（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件等）。2.合同主體資格審查與內(nèi)容初步擬定操作內(nèi)容：主體資格審查：法務(wù)部門或合規(guī)崗核查合作方主體資格，包括是否為合法存續(xù)企業(yè)、有無(wú)經(jīng)營(yíng)異?；蚴庞涗?、簽約代表人是否具備有效授權(quán)（需提供《授權(quán)委托書(shū)》原件）。初步擬定合同：業(yè)務(wù)部門結(jié)合《合同需求申請(qǐng)表》，參考標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，明確合同名稱、編號(hào)、甲乙雙方基本信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等核心要素。責(zé)任主體：法務(wù)部門（法務(wù)主管）審核主體資格，業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦人）起草合同。輸出成果：《合同主體資格審查表》《合同（初稿）》。3.合同條款專項(xiàng)審查與修訂操作內(nèi)容：法務(wù)部門聯(lián)合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門對(duì)合同條款進(jìn)行交叉審查，重點(diǎn)關(guān)注：法律合規(guī)性：條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷情形；商業(yè)合理性：價(jià)款、交付標(biāo)準(zhǔn)、履約期限是否與項(xiàng)目需求匹配，是否存在顯失公平條款；風(fēng)險(xiǎn)控制：違約責(zé)任是否明確、對(duì)等，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款是否全面，爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否清晰。審查后形成《合同審查意見(jiàn)表》，反饋業(yè)務(wù)部門修訂。責(zé)任主體：法務(wù)部門（法務(wù)專員）、業(yè)務(wù)部門（經(jīng)理）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)主管）、技術(shù)部（技術(shù)負(fù)責(zé)人）。輸出成果：《合同審查意見(jiàn)表》《合同（修訂稿）》。4.合同評(píng)審與內(nèi)部審批操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額、重要性分級(jí)審批：一般合同：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總簽字確認(rèn)；重大合同（如金額超XX萬(wàn)元、涉及核心業(yè)務(wù)），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議，形成《合同評(píng)審會(huì)議紀(jì)要》。審批通過(guò)后，定稿合同文本，準(zhǔn)備簽署。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或董事會(huì)）。輸出成果：《合同審批單》《合同評(píng)審會(huì)議紀(jì)要》（如需）、《合同（終稿）》。5.合同簽署與用印管理操作內(nèi)容：簽署儀式：雙方授權(quán)代表在合同終稿上簽字，若為合同書(shū)形式，需一式X份（甲乙雙方各執(zhí)X份，X份備案）；用印申請(qǐng)：經(jīng)辦人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，附《合同審批單》《合同（終稿）》，按權(quán)限報(bào)批后，由行政部或指定部門加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章代替）。責(zé)任主體：經(jīng)辦人（專員）、行政部（印章管理員）、分管領(lǐng)導(dǎo)。輸出成果：簽署生效的合同文本、《用印登記表》。6.合同履行動(dòng)態(tài)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作內(nèi)容：履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，定期（如每月/每季度）填寫(xiě)《合同履約跟蹤表》，記錄交付成果、付款節(jié)點(diǎn)、對(duì)方履約情況；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：發(fā)覺(jué)對(duì)方可能違約（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或己方可能無(wú)法按時(shí)履約時(shí)，及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)協(xié)商或爭(zhēng)議解決程序。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦人）、法務(wù)部門（法務(wù)主管）。輸出成果：《合同履約跟蹤表》《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告》（如需）。7.合同歸檔與后續(xù)管理操作內(nèi)容：歸檔移交：合同簽署后X個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將合同正本、審批文件、審查意見(jiàn)、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理成冊(cè)，移交檔案管理部門；檔案管理：檔案部門按“一合同一檔”原則編號(hào)存放，建立電子臺(tái)賬，保證資料完整、可追溯；合同到期或履行完畢后，保存期限不少于X年（如法律法規(guī)另有規(guī)定，從其規(guī)定）。責(zé)任主體：經(jīng)辦人（專員）、檔案管理部門（檔案管理員）。輸出成果：《合同歸檔清單》《電子檔案目錄》。三、核心工具表格模板1.合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方信息名稱：____________________地址：____________________法定代表人：________________聯(lián)系人：*乙方信息名稱：____________________地址：____________________法定代表人：________________聯(lián)系人：*項(xiàng)目背景與標(biāo)的項(xiàng)目名稱：________________項(xiàng)目主要內(nèi)容：________________標(biāo)的物/服務(wù)描述：________________合同金額幣種：________金額（大寫(xiě)）：____________________金額（小寫(xiě)）：￥________合同期限起始日期：____年__月日截止日期：__年__月__日主要條款概述付款方式：________________驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：________________違約責(zé)任：________________爭(zhēng)議解決：________________附件清單1.____________________2.____________________3.____________________簽訂日期____年__月__日備注____________________填寫(xiě)說(shuō)明：合同編號(hào)規(guī)則：年份（4位）+部門代碼（2位）+序號(hào)（3位，如“2024-SC-001”）；金額大小寫(xiě)需一致，幣種明確為人民幣/外幣；附件需列明名稱及份數(shù)，與合同正具有同等法律效力。2.合同審查意見(jiàn)表審查環(huán)節(jié)審查人審查意見(jiàn)修改建議是否通過(guò)主體資格法務(wù)專員乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書(shū)合法有效無(wú)是商業(yè)條款業(yè)務(wù)經(jīng)理付款節(jié)點(diǎn)與項(xiàng)目進(jìn)度不匹配，建議增加“預(yù)付款30%”條款將“付款進(jìn)度：60%”改為“預(yù)付款30%，中期40%，驗(yàn)收合格后30%”否法律風(fēng)險(xiǎn)法務(wù)主管違約責(zé)任不對(duì)等，僅約定乙方違約責(zé)任，未約定甲方違約情形增加“甲方未按時(shí)付款，每逾期一日按應(yīng)付金額0.05%支付違約金”否財(cái)務(wù)合規(guī)財(cái)務(wù)主管價(jià)款含稅，但未明確稅率及發(fā)票類型補(bǔ)充“乙方開(kāi)具6%增值稅專用發(fā)票”否綜合結(jié)論分管副總修改后通過(guò)，請(qǐng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整-是審查流程：審查人填寫(xiě)意見(jiàn)→業(yè)務(wù)部門修訂→法務(wù)部門復(fù)核→最終審批。3.合同履約跟蹤表合同編號(hào)履約階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況描述存在問(wèn)題處理措施責(zé)任人2024-SC-001需求調(diào)研2024-03-312024-04-02完成項(xiàng)目需求調(diào)研報(bào)告，提交甲方確認(rèn)甲方反饋部分需求不明確與甲方溝通，補(bǔ)充需求細(xì)節(jié)業(yè)務(wù)專員2024-SC-001一期開(kāi)發(fā)2024-06-302024-07-05完成核心模塊開(kāi)發(fā)，進(jìn)入測(cè)試階段測(cè)試中發(fā)覺(jué)2個(gè)功能缺陷開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)修復(fù)缺陷，7月10日前復(fù)測(cè)技術(shù)負(fù)責(zé)人2024-SC-001驗(yàn)收款支付2024-07-15待支付甲方驗(yàn)收通過(guò)后支付待甲方確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果跟進(jìn)甲方驗(yàn)收流程，及時(shí)反饋財(cái)務(wù)主管跟蹤頻率：重大項(xiàng)目按月跟蹤，一般項(xiàng)目按季度跟蹤，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付、付款）需實(shí)時(shí)記錄。4.合同變更記錄表變更編號(hào)原合同編號(hào)變更內(nèi)容變更原因雙方確認(rèn)方式生效日期附件BG2024-0012024-SC-001項(xiàng)目范圍增加“數(shù)據(jù)遷移服務(wù)”，合同金額增加￥10萬(wàn)元甲方提出新增需求，雙方協(xié)商一致簽署《合同補(bǔ)充協(xié)議》2024-05-20《補(bǔ)充協(xié)議》原件BG2024-0022024-SC-001履行期限延長(zhǎng)30天（截止日期改為2024-08-31）因不可抗力（暴雨）導(dǎo)致工期延誤雙方蓋章的《變更確認(rèn)函》2024-07-01《變更確認(rèn)函》原件變更要求：所有變更需書(shū)面確認(rèn)，嚴(yán)禁口頭變更；重大變更（如金額、期限變動(dòng)）需重新履行審批流程。四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)：核實(shí)合作方“三證”（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)委托書(shū)）原件，留存復(fù)印件加蓋公章；避免與分公司、分支機(jī)構(gòu)簽約（除非總公司提供擔(dān)保），保證簽約主體具備履約能力。條款表述風(fēng)險(xiǎn)：避免“大概”“盡量”等模糊詞匯，明確“交付日期”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”等量化指標(biāo)（如“驗(yàn)收合格以第三方檢測(cè)報(bào)告為準(zhǔn)”）；違約責(zé)任需具體（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)表述。法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：涉及招投標(biāo)項(xiàng)目，合同需與中標(biāo)結(jié)果一致；保密條款需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任（如“泄密方支付合同總額20%的違約金”）。履約跟蹤風(fēng)險(xiǎn)：付款節(jié)點(diǎn)需與交付成果掛鉤，避免“先付款后交付”（預(yù)付款除外，且需