村委檔案管理制度第一章總則1.1為規(guī)范村級(jí)檔案的收集、整理、保管、利用與移交，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《村級(jí)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及本省、市、縣相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本村實(shí)際，制定本制度。1.2本制度所稱“村級(jí)檔案”是指本村黨組織、村民委員會(huì)、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)、村集體經(jīng)濟(jì)組織、群團(tuán)組織在黨務(wù)、村務(wù)、財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)事務(wù)等活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。1.3檔案工作堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用”原則，實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”與“村檔鎮(zhèn)管、鎮(zhèn)檔縣備”相結(jié)合的運(yùn)行機(jī)制。1.4本制度適用于本村所有檔案工作人員、村“兩委”成員、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)成員、村集體經(jīng)濟(jì)組織負(fù)責(zé)人、群團(tuán)組織負(fù)責(zé)人及臨時(shí)抽調(diào)參與檔案事務(wù)的人員。第二章組織與職責(zé)2.1村黨組織書(shū)記是檔案工作的第一責(zé)任人，對(duì)檔案安全負(fù)總責(zé)；村民委員會(huì)主任是檔案工作的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常管理；村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)主任對(duì)檔案真實(shí)、完整、有效實(shí)施監(jiān)督。2.2村檔案室是檔案工作的職能機(jī)構(gòu)，受村“兩委”雙重領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受鎮(zhèn)檔案室、縣檔案館指導(dǎo)。檔案室設(shè)專職檔案員1名，兼職檔案員若干名，名單每年1月報(bào)鎮(zhèn)檔案室備案。2.3專職檔案員職責(zé)：（1）起草年度檔案工作計(jì)劃、總結(jié)；（2）指導(dǎo)、檢查、驗(yàn)收各口檔案資料形成與整理；（3）負(fù)責(zé)檔案接收、分類、編號(hào)、編目、數(shù)字化、統(tǒng)計(jì)、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等全過(guò)程管理；（4）建立并維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，每月備份不少于2次；（5）組織檔案安全檢查，每季度不少于1次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改并書(shū)面報(bào)告；（6）每年12月編制《檔案工作情況報(bào)告》，經(jīng)村“兩委”審定后報(bào)鎮(zhèn)檔案室。2.4兼職檔案員職責(zé)：（1）對(duì)口收集、初步整理本業(yè)務(wù)口檔案資料，確保原件完整、簽章齊全、字跡清晰；（2）填寫(xiě)《村級(jí)文件材料歸檔范圍與保管期限表》對(duì)應(yīng)條目，并在次年3月底前完成上年度歸檔；（3）協(xié)助專職檔案員完成數(shù)字化掃描、條目錄入、庫(kù)房整理等工作；（4）人員變動(dòng)時(shí)，須辦理檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)《檔案交接文據(jù)》，由監(jiān)交人、移交人、接收人三方簽字并存檔。2.5村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)職責(zé)：（1）列席檔案鑒定小組會(huì)議，對(duì)擬銷毀檔案提出監(jiān)督意見(jiàn)；（2）每半年抽查一次檔案安全與利用情況，重點(diǎn)檢查財(cái)務(wù)、合同、基建、救助、補(bǔ)貼等敏感檔案；（3）對(duì)擅自銷毀、涂改、偽造、丟失檔案的行為，有權(quán)要求限期整改并向上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)報(bào)告。第三章歸檔范圍與保管期限3.1村級(jí)檔案共分十二大類：A黨務(wù)類（A1—A9）B村務(wù)類（B1—B12）C財(cái)務(wù)類（C1—C15）D經(jīng)濟(jì)合同類（D1—D8）E集體資產(chǎn)類（E1—E10）F人口戶籍類（F1—F6）G社會(huì)保障類（G1—G9）H農(nóng)業(yè)農(nóng)村類（H1—H11）I綜治維穩(wěn)類（I1—I7）J科教文衛(wèi)類（J1—J8）K聲像電子類（K1—K5）L實(shí)物類（L1—L4）3.2保管期限劃分為永久、30年、10年三檔，具體以《村級(jí)文件材料歸檔范圍與保管期限表》為準(zhǔn)。任何個(gè)人不得擅自縮短或延長(zhǎng)保管期限。3.3對(duì)涉及土地確權(quán)、集體產(chǎn)權(quán)制度改革、征地補(bǔ)償、移民安置、精準(zhǔn)扶貧、換屆選舉、重大信訪、刑事治安案件等檔案，一律定為永久保管。3.4對(duì)重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值文件，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)審核、村民代表會(huì)議討論通過(guò)、鎮(zhèn)檔案室批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀清冊(cè)永久保存。第四章整理與編目4.1整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于長(zhǎng)期保存與利用。4.2整理流程：（1）組件——以“件”為整理單位，每份文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)各為一件；（2）修整——去除金屬物，修補(bǔ)破損，對(duì)小于A4的紙張進(jìn)行托裱；（3）裝訂——采用不銹鋼訂書(shū)釘或三孔一線法，左側(cè)裝訂，結(jié)實(shí)平整，不掉頁(yè)；（4）分類——按“年度—問(wèn)題—保管期限”分類法，先分年度，再分大類，后分小類；（5）排列——同一年度、同一類目按時(shí)間先后排列；（6）編號(hào)——蓋歸檔章，填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)；（7）編目——使用縣檔案館統(tǒng)一軟件錄入條目，必填字段：題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、載體類型、全文標(biāo)識(shí)；（8）裝盒——采用無(wú)酸紙檔案盒，脊背標(biāo)簽含全宗名稱、年度、類目、盒號(hào)、保管期限；（9）排架——按年度從上到下、從左到右順序豎放，預(yù)留10%空位；（10）上架——填寫(xiě)《檔案入庫(kù)登記表》，由檔案員、庫(kù)房管理員雙人簽字。4.3電子文件整理：（1）來(lái)源可靠——由形成部門通過(guò)政務(wù)網(wǎng)或?qū)Ｓ肬盤移交，填寫(xiě)《電子文件移交接收登記表》；（2）格式規(guī)范——文本類采用OFD或PDF/A格式，圖像類采用TIFF或JPEG2000格式，音頻采用WAV，視頻采用MXF；（3）元數(shù)據(jù)完整——包含題名、形成者、形成時(shí)間、文件大小、格式、摘要、權(quán)限、哈希值；（4）四性檢測(cè)——真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)合格率100%方可歸檔；（5）離線備份——采用一次性寫(xiě)入光盤或移動(dòng)硬盤，一式三套，分別存放于村檔案室、鎮(zhèn)檔案室、縣檔案館。第五章保管與保護(hù)5.1庫(kù)房要求：（1）獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離廚房、倉(cāng)庫(kù)、廁所、污染源，建筑面積不少于30平方米；（2）墻體為磚混或框架結(jié)構(gòu)，耐火等級(jí)二級(jí)以上，地面鋪設(shè)防靜電地板，門窗為防盜防火門、雙層密閉窗；（3）安裝防火、防盜、防水、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防高濕“九防”設(shè)施；（4）配置干粉滅火器（每10㎡1具）、煙感報(bào)警器、溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、防磁柜、去濕機(jī)、空調(diào)、遮光窗簾；（5）庫(kù)內(nèi)溫度控制在14℃—24℃，相對(duì)濕度控制在45%—60%，每日記錄兩次，超標(biāo)立即處置。5.2檔案出入庫(kù)：（1）凡出庫(kù)須填寫(xiě)《檔案出入庫(kù)登記簿》，注明利用目的、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、出庫(kù)時(shí)間、歸還時(shí)間；（2）機(jī)密級(jí)檔案出庫(kù)須經(jīng)村黨組織書(shū)記批準(zhǔn)，秘密級(jí)檔案須經(jīng)村“兩委”主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合批準(zhǔn)；（3）歸還時(shí)由檔案員逐頁(yè)清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)損后簽字銷賬；（4）外單位查閱須持單位介紹信、本人身份證，填寫(xiě)《檔案利用審批表》，經(jīng)鎮(zhèn)檔案室備案后方可閱覽，原件一律不外借。5.3定期檢查：（1）每月進(jìn)行一次蟲(chóng)霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)卵立即熏蒸；（2）每季度進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)賬物，發(fā)現(xiàn)丟失立即報(bào)告；（3）每年進(jìn)行一次庫(kù)房安全大檢查，重點(diǎn)查看線路老化、滅火器壓力、報(bào)警器靈敏度，檢查結(jié)果形成書(shū)面報(bào)告存入永久檔案。第六章數(shù)字化與信息化6.1數(shù)字化范圍：對(duì)1978年以來(lái)永久、30年保管期限的紙質(zhì)檔案全部掃描，對(duì)重要聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。6.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：（1）掃描分辨率：黑白二值300dpi，灰度400dpi，彩色600dpi；（2）圖像處理：去黑邊、去污、糾偏，保持原貌；（3）命名規(guī)則：全宗號(hào)_年度_分類號(hào)_保管期限_盒號(hào)_件號(hào)_頁(yè)號(hào)；（4）存儲(chǔ)格式：雙層PDF，文本層與圖像層合一，支持全文檢索；（5）質(zhì)量抽檢：按20%比例隨機(jī)抽檢，圖像合格率≥98%，文字識(shí)別準(zhǔn)確率≥95%。6.3信息系統(tǒng)：（1）采用縣檔案館統(tǒng)一配發(fā)的“村檔云”平臺(tái)，實(shí)行村級(jí)錄入、鎮(zhèn)級(jí)審核、縣級(jí)備份三級(jí)管理；（2）權(quán)限分級(jí)：檔案員擁有錄入、修改、刪除權(quán)限；村“兩委”成員擁有查詢、打印權(quán)限；普通村民憑身份證注冊(cè)后擁有開(kāi)放檔案查詢權(quán)限；（3）日志審計(jì)：系統(tǒng)對(duì)登錄、查詢、下載、打印、修改操作全程留痕，日志保存不少于5年；（4）數(shù)據(jù)備份：每日增量備份，每周全量備份，每月異地備份，備份介質(zhì)加密存放。第七章利用與服務(wù)7.1利用原則：合法、合規(guī)、合理，確保國(guó)家秘密、個(gè)人隱私、商業(yè)秘密不受侵害。7.2利用方式：（1）閱覽室查閱——設(shè)置6個(gè)閱覽座位，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高拍儀；（2）網(wǎng)上查詢——通過(guò)“村檔云”平臺(tái)實(shí)名注冊(cè)后在線瀏覽開(kāi)放檔案；（3）出具證明——對(duì)村民需要的宅基地、土地承包、計(jì)劃生育、婚姻狀況等檔案，可出具與原件一致的檔案證明，加蓋“村檔案室查檔專用章”；（4）政府信息申請(qǐng)——屬于政府信息公開(kāi)范圍的，按《政府信息公開(kāi)條例》辦理。7.3收費(fèi)規(guī)定：（1）村民本人利用檔案免費(fèi)；（2）外單位或個(gè)人查閱，收取復(fù)印、打印、刻錄成本費(fèi)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)在村務(wù)公開(kāi)欄公示；（3）所有收費(fèi)使用財(cái)政統(tǒng)一票據(jù)，納入村級(jí)財(cái)務(wù)核算，不得坐收坐支。7.4利用統(tǒng)計(jì)：（1）每月編制《檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》，內(nèi)容包括查檔人次、卷件次、復(fù)制頁(yè)數(shù)、出具證明份數(shù)、滿意度；（2）每年選取10個(gè)典型利用案例寫(xiě)入年度報(bào)告，突出檔案在化解糾紛、維護(hù)權(quán)益、傳承文化中的作用。第八章鑒定與銷毀8.1鑒定組織：成立由村黨組織書(shū)記任組長(zhǎng)，村委會(huì)副主任、專職檔案員、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)成員、鎮(zhèn)檔案室聯(lián)絡(luò)員為成員的檔案鑒定小組，人數(shù)不少于5人且為單數(shù)。8.2鑒定程序：（1）提前30日書(shū)面通知鎮(zhèn)檔案室；（2）逐卷逐件清點(diǎn)，填寫(xiě)《檔案鑒定清冊(cè)》，注明題名、年代、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)；（3）召開(kāi)鑒定會(huì)議，經(jīng)三分之二以上成員同意方可形成鑒定報(bào)告；（4）鑒定報(bào)告在村務(wù)公開(kāi)欄公示不少于7個(gè)工作日，無(wú)異議后報(bào)鎮(zhèn)檔案室審批；（5）銷毀時(shí)由鑒定小組、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)、鎮(zhèn)檔案室三方在場(chǎng)，采用碎漿或焚燒方式，全程錄像并制作《檔案銷毀清冊(cè)》，永久保存。第九章統(tǒng)計(jì)與移交9.1統(tǒng)計(jì)要求：（1）建立《檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》，含庫(kù)房面積、柜架數(shù)量、檔案總量、年度接收量、數(shù)字化量、利用量、鑒定銷毀量；（2）每年1月10日前將上年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錄入“全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度”平臺(tái)；（3）統(tǒng)計(jì)報(bào)表由村黨組織書(shū)記、村委會(huì)主任、專職檔案員三方簽字確認(rèn)。9.2移交要求：（1）村級(jí)檔案自形成之日起滿10年，須向鎮(zhèn)檔案室移交一次，移交前須完成整理、數(shù)字化、解密、開(kāi)放審核；（2）移交時(shí)編制《檔案移交目錄》一式三份，村、鎮(zhèn)、縣各執(zhí)一份；（3）電子檔案采用在線或離線方式同步移交，載體須符合長(zhǎng)期保存要求；（4）移交后村檔案室保留復(fù)制件，繼續(xù)提供利用，原件權(quán)屬歸國(guó)家所有。第十章保密與安全10.1密級(jí)劃分：依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及有關(guān)規(guī)定，將涉及國(guó)家安全、軍事設(shè)施、外事、民族宗教、刑事案件的檔案劃為機(jī)密級(jí)或秘密級(jí)，其他檔案為內(nèi)部或公開(kāi)級(jí)。10.2保密措施：（1）機(jī)密級(jí)檔案單獨(dú)存放于密碼柜，鑰匙由檔案員、村黨組織書(shū)記分別保管，雙人同時(shí)開(kāi)鎖；（2）秘密級(jí)檔案存放于普通檔案柜，加貼密封條；（3）涉密檔案數(shù)字化須使用單機(jī)掃描，禁止連接外網(wǎng)；（4）涉密人員須簽訂《保密承諾書(shū)》，離崗時(shí)進(jìn)行保密審計(jì)。10.3應(yīng)急預(yù)案：（1）制定《檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，涵蓋火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、霉變、系統(tǒng)癱瘓、疫情封閉等場(chǎng)景；（2）每年組織一次演練，演練記錄存入永久檔案；（3）建立應(yīng)急搶險(xiǎn)隊(duì)伍，成員包括村“兩委”干部、民兵、檔案員、網(wǎng)格員，確保2小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)處置。第十一章考核與獎(jiǎng)懲11.1考核主體：鎮(zhèn)檔案室牽頭，會(huì)同組織、民政、財(cái)政、審計(jì)、紀(jì)檢等部門組成考核組，每年12月對(duì)各村檔案工作進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)量化考核，考核結(jié)果納入村級(jí)年度目標(biāo)績(jī)效，與村干部報(bào)酬、評(píng)先評(píng)優(yōu)掛鉤。11.2考核指標(biāo)：（1）組織管理15分——機(jī)構(gòu)、人員、制度、經(jīng)費(fèi)落實(shí)；（2）業(yè)務(wù)建設(shè)25分——?dú)w檔率、完整率、準(zhǔn)確率、數(shù)字化率、移交率；（3）安全保障20分——庫(kù)房達(dá)標(biāo)、九防到位、無(wú)丟失損毀、無(wú)泄密；（4）開(kāi)發(fā)利用20分——查詢服務(wù)、證明出具、編研成果、群眾滿意度；（5）創(chuàng)新亮點(diǎn)20分——制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、文化宣傳。11.3獎(jiǎng)勵(lì)措施：（1）考核得分90分以上，獎(jiǎng)勵(lì)村檔案室工作經(jīng)費(fèi)5000元，優(yōu)先推薦參評(píng)縣級(jí)先進(jìn)集體；（2）對(duì)檔案工作成績(jī)突出的個(gè)人，頒發(fā)“村級(jí)優(yōu)秀檔案員”證書(shū)，給予1000元獎(jiǎng)勵(lì)，并在村干部選拔任用中優(yōu)先考慮。11.4懲處措施：（1）考核得分低于60分，對(duì)村黨組織書(shū)記、村委會(huì)主任進(jìn)行誡勉談話，限期3個(gè)月整改；（2）對(duì)因管理不善造成檔案丟失、損毀、泄密的，依法追究直接責(zé)任人責(zé)任，并賠償損失；（3）對(duì)擅自銷毀、偽造、買賣檔案的，移交紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)處理。第十二章培訓(xùn)與宣傳12.1培訓(xùn)計(jì)劃：（1）鎮(zhèn)檔案室每年組織一次集中培訓(xùn)，時(shí)間不少于1天，參訓(xùn)率100