2026年項(xiàng)目監(jiān)理監(jiān)理檔案管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一2026年度項(xiàng)目監(jiān)理檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用與銷毀全過程管理行為，確保檔案真實(shí)、完整、可用、安全，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328—2019、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》DA/T28—2018、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T50319—2013及公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全綜合管理手冊(cè)》第7.5章節(jié)，特制定本制度。1.2本制度適用于公司承接的所有2026年度新建、擴(kuò)建、改建、裝修及市政基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（含總部直管、區(qū)域事業(yè)部、項(xiàng)目部、分支機(jī)構(gòu)）在工程建設(shè)全過程中形成的紙質(zhì)、電子、聲像及其他載體檔案。1.3檔案管理實(shí)行“誰形成、誰負(fù)責(zé)，誰監(jiān)理、誰歸檔，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理、全程控制、便于追溯”的原則，納入項(xiàng)目目標(biāo)責(zé)任書考核，與進(jìn)度、質(zhì)量、安全、成本四大指標(biāo)同獎(jiǎng)同罰。第二章管理職責(zé)2.1公司檔案管理委員會(huì)2.1.1由總工程師任主任，工程管理部、技術(shù)質(zhì)量部、信息中心、法務(wù)部、安全部、行政部負(fù)責(zé)人任委員，統(tǒng)籌制定檔案管理戰(zhàn)略、年度預(yù)算、信息系統(tǒng)升級(jí)、培訓(xùn)計(jì)劃及考核指標(biāo)。2.1.2每季度末月25日前組織一次檔案飛行檢查，發(fā)現(xiàn)問題48小時(shí)內(nèi)下發(fā)整改通知，整改完成率低于90%的項(xiàng)目部暫停當(dāng)月監(jiān)理費(fèi)支付。2.2區(qū)域事業(yè)部檔案分管經(jīng)理2.2.1對(duì)所轄項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，每月至少抽查兩個(gè)在建項(xiàng)目，抽查比例不低于單位工程數(shù)量的30%。2.2.2建立“紅黃牌”機(jī)制：首次發(fā)現(xiàn)重大缺件掛黃牌，限期7日整改；二次發(fā)現(xiàn)掛紅牌，項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)、資料員當(dāng)月績(jī)效降一檔，并通報(bào)全公司。2.3項(xiàng)目監(jiān)理部2.3.1總監(jiān)理工程師為檔案管理第一責(zé)任人，須在開工報(bào)告批準(zhǔn)后7日內(nèi)簽署《檔案責(zé)任承諾書》，與建設(shè)單位、施工單位聯(lián)合確定《項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限表》專項(xiàng)條款。2.3.2專職資料員須通過公司“檔案業(yè)務(wù)上崗考試”，成績(jī)≥90分方可錄用；更換資料員須提前15日書面報(bào)工程管理部備案，交接清單需雙方簽字并附影像記錄。2.3.3監(jiān)理工程師在工序驗(yàn)收、旁站、巡視、材料見證取樣完成后24小時(shí)內(nèi)將原始記錄移交資料員，移交即視為“形成”，逾期每發(fā)生1次扣減當(dāng)月績(jī)效200元。2.4信息中心2.4.1負(fù)責(zé)“監(jiān)理云檔案系統(tǒng)2.6”版本運(yùn)維，確保元數(shù)據(jù)、電子簽章、四性檢測(cè)（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）功能100%覆蓋。2.4.2每月1日自動(dòng)出具《電子檔案健康度報(bào)告》，對(duì)異常文件生成修復(fù)工單，修復(fù)時(shí)限不超過3個(gè)工作日。第三章文件材料范圍與歸檔要求3.1紙質(zhì)文件范圍3.1.1監(jiān)理合同、補(bǔ)充協(xié)議、中標(biāo)通知書、授權(quán)書、總監(jiān)任命書。3.1.2監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站方案、見證取樣計(jì)劃、危大工程清單及專項(xiàng)巡視檢查表。3.1.3施工組織設(shè)計(jì)（專項(xiàng)方案）報(bào)審表及附件、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)交底記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。3.1.4開工報(bào)告、停工令、復(fù)工令、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書、竣工圖、質(zhì)量保修書。3.1.5監(jiān)理月報(bào)、專題報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)。3.1.6會(huì)議紀(jì)要（第一次工地例會(huì)、周例會(huì)、專題例會(huì)、高層協(xié)調(diào)會(huì)）。3.1.7原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及質(zhì)保書、出廠合格證、復(fù)檢報(bào)告、見證取樣記錄、平行檢驗(yàn)記錄。3.1.8質(zhì)量驗(yàn)收記錄（檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程）、功能性試驗(yàn)記錄、沉降觀測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)實(shí)體檢測(cè)記錄。3.1.9安全文明施工檢查記錄、危大工程旁站記錄、安全日志、隱患整改通知單及回復(fù)。3.1.10工程款支付證書、費(fèi)用索賠審核表、工程結(jié)算審核表、履約評(píng)價(jià)表。3.2電子文件范圍3.2.1與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)的PDF/A-2b格式掃描件，分辨率≥300dpi，OCR雙層嵌入，文件名采用“項(xiàng)目代碼-階段-專業(yè)-順序號(hào)-日期”格式，示例：26A01-CS-013.2.2BIM模型（IFC、RVT、NWD格式）、無人機(jī)巡檢視頻（MP4，H.264編碼，1080P）、智能監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)（CSV，帶時(shí)間戳）、電子簽章日志（JSON）。3.2.3監(jiān)理通、釘釘、企業(yè)微信審批流原始數(shù)據(jù)包（XML），須含消息哈希值，確保防篡改。3.3聲像與實(shí)物檔案3.3.1關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（地基驗(yàn)槽、主體結(jié)構(gòu)封頂、預(yù)應(yīng)力張拉、機(jī)電聯(lián)調(diào)）須拍攝30秒以上短視頻，鏡頭包含遠(yuǎn)景、近景、特寫三視角，人物口述當(dāng)日氣象、溫度、濕度。3.3.2混凝土試塊、鋼筋接頭、防水卷材留樣實(shí)物須貼二維碼標(biāo)簽，掃碼可查看取樣人、見證人、時(shí)間、地點(diǎn)、檢測(cè)報(bào)告編號(hào)，留樣期滿后方可處置。3.4歸檔時(shí)限3.4.1日常監(jiān)理記錄：形成后3日內(nèi)歸檔；3.4.2檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收通過次日歸檔；3.4.3竣工圖、監(jiān)理總結(jié)：竣工驗(yàn)收通過后15日內(nèi)歸檔；3.4.4電子文件：紙質(zhì)文件歸檔后2日內(nèi)同步上傳，系統(tǒng)校驗(yàn)通過方為完成。第四章編碼與分類4.1項(xiàng)目代碼結(jié)構(gòu)：26+區(qū)域碼（A/B/C）+年度序號(hào)（01-99），示例：26A01表示2026年華東區(qū)域第1個(gè)項(xiàng)目。4.2階段代碼：立項(xiàng)LX、勘察KC、設(shè)計(jì)SJ、招標(biāo)ZB、施工SG、竣工JG、運(yùn)維YW。4.3專業(yè)代碼：建筑JZ、結(jié)構(gòu)JG、給排水GPS、暖通NT、電氣DQ、智能ZN、市政SZ、景觀JG、裝飾ZS、幕墻MQ、鐵路TL、公路GL。4.4文件類別碼：管理GL、合同HT、質(zhì)量ZL、安全AQ、進(jìn)度JD、成本CB、驗(yàn)收YS、竣工JG、運(yùn)維YW。4.5檔號(hào)組成：項(xiàng)目代碼-階段-專業(yè)-類別-順序號(hào)-年度，示例：26A01-SG-JZ-ZL-001-2026。4.6電子文件夾層級(jí)：項(xiàng)目→階段→專業(yè)→月份→文件類別，層級(jí)深度不超過5級(jí)，路徑長(zhǎng)度≤200字符。第五章整理與裝訂5.1紙質(zhì)文件采用“三孔一線”法裝訂，棉線直徑1mm，結(jié)頭置于背面，裝訂厚度≤25mm，超厚度分冊(cè)，分冊(cè)號(hào)用“-1、-2”表示。5.2文件頁碼統(tǒng)一打在右下角，空白頁不編頁，但需在備考表中注明“空白頁未編號(hào)”。5.3圖紙折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，折疊后厚度≤10mm，裝入無酸紙檔案袋，袋口系雙股棉繩。5.4電子文件采用“四性檢測(cè)”工具自動(dòng)校驗(yàn)，校驗(yàn)通過自動(dòng)生成XML格式《電子文件交接文據(jù)》，未通過即觸發(fā)復(fù)檢流程，復(fù)檢不過即視為不合格，不得移交。第六章保管與庫房6.1項(xiàng)目部設(shè)專用檔案室，面積≥15㎡，遠(yuǎn)離水源、污染源、強(qiáng)磁場(chǎng)，設(shè)甲級(jí)防火門、煙感、溫感、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。6.2溫濕度控制：溫度14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，每日8:30、17:30兩次記錄，超標(biāo)30分鐘內(nèi)啟動(dòng)除濕或加濕設(shè)備。6.3密集架荷載≤800kg/㎡，最下層擱板離地≥15cm，檔案盒豎放，盒脊朝外，盒脊標(biāo)簽含檔號(hào)、案卷題名、起止日期、保管期限。6.4電子檔案采用“本地+異地”雙活存儲(chǔ)，本地3-2-1策略：至少3份副本、2種介質(zhì)、1份離線，異地機(jī)房≥200km，RPO≤15min，RTO≤30min。第七章利用與借閱7.1內(nèi)部借閱：通過OA發(fā)起《檔案借閱審批單》，注明用途、借閱期限、保密級(jí)別，經(jīng)總監(jiān)、區(qū)域經(jīng)理兩級(jí)審批，借閱期≤15日，到期自動(dòng)觸發(fā)歸還提醒。7.2外部借閱：建設(shè)單位、施工單位、審計(jì)單位須出具正式公函，經(jīng)公司法務(wù)審核、總工程師批準(zhǔn)，借閱范圍僅限非密級(jí)文件，全程視頻監(jiān)控，復(fù)印、拍照、掃描須登記用途頁碼。7.3電子檔案在線瀏覽采用水印+DRM控制，水印含用戶名、時(shí)間、IP地址，禁止打印、下載、截屏，違規(guī)即封號(hào)并上報(bào)紀(jì)檢。7.4利用效果反饋：借閱人須在歸還后3日內(nèi)填寫《檔案利用效果表》，描述解決問題、創(chuàng)造價(jià)值、改進(jìn)建議，未填寫即暫停下次借閱權(quán)限。第八章鑒定與銷毀8.1保管期限分為永久、30年、10年、5年四檔，以合同約定的缺陷責(zé)任期、設(shè)計(jì)使用年限、審計(jì)追溯期為基準(zhǔn)，由項(xiàng)目總監(jiān)、區(qū)域經(jīng)理、法務(wù)、檔案管理委員會(huì)四方在竣工后第6個(gè)月進(jìn)行首次鑒定，形成《保管期限鑒定表》。8.2銷毀原則：對(duì)超過保管期限且失去保存價(jià)值的檔案，采用“雙重鑒定+總經(jīng)理辦公會(huì)審批”制度，銷毀方式采用“碎漿+焚燒”兩步法，碎漿粒徑≤2mm，焚燒溫度≥850℃，留存銷毀影像≥30秒，銷毀清冊(cè)保存永久。8.3電子檔案銷毀采用BS25710標(biāo)準(zhǔn)，先進(jìn)行消磁、覆蓋、物理破碎三步，破碎后顆粒邊長(zhǎng)≤5mm，由兩名監(jiān)理工程師、一名檔案管理員、一名紀(jì)檢人員四方在場(chǎng)，全程錄像并刻錄光盤保存15年。第九章考核與獎(jiǎng)懲9.1月度考核指標(biāo)：歸檔及時(shí)率≥98%，完整率≥99%，準(zhǔn)確率≥99.5%，電子文件校驗(yàn)通過率100%，庫房溫濕度達(dá)標(biāo)率100%。9.2獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)：9.2.1月度考核滿分100分，每降1分扣減項(xiàng)目部當(dāng)月績(jī)效0.5%，每升1分獎(jiǎng)勵(lì)0.3%，最高獎(jiǎng)勵(lì)不超過2%。9.2.2發(fā)現(xiàn)偽造、篡改、丟失檔案，一經(jīng)核實(shí)，直接責(zé)任人解除勞動(dòng)合同并賠償損失，涉嫌違法移交司法機(jī)關(guān)；項(xiàng)目總監(jiān)、區(qū)域經(jīng)理給予降職或撤職處分。9.2.3年度評(píng)優(yōu)設(shè)“金卷宗獎(jiǎng)”3名，獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目部5萬元，頒發(fā)流動(dòng)紅旗，獲獎(jiǎng)項(xiàng)目資料員直接列入公司專家?guī)?，?yōu)先推薦高級(jí)職稱評(píng)審。第十章培訓(xùn)與交底10.1崗前培訓(xùn)：所有新入職員工須完成《檔案管理基礎(chǔ)》《電子檔案系統(tǒng)操作》《信息安全保密》三門線上課程，總計(jì)學(xué)時(shí)≥12h，考試≥90分方可上崗。10.2項(xiàng)目交底：開工前由總監(jiān)組織建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位進(jìn)行“檔案聯(lián)合交底”，明確各方職責(zé)、移交節(jié)點(diǎn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任，交底記錄四方簽字蓋章后歸檔。10.3繼續(xù)教育：每年8月舉辦“檔案質(zhì)量月”活動(dòng)，邀請(qǐng)省市檔案館、審計(jì)局專家授課，組織知識(shí)競(jìng)賽、實(shí)操比武、案例復(fù)盤，參訓(xùn)率≥95%，考試成績(jī)納入個(gè)人年度績(jī)效。第十一章信息化與新技術(shù)應(yīng)用11.1區(qū)塊鏈防篡改：關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文件哈希值實(shí)時(shí)寫入公司私有鏈，出塊時(shí)間≤3s，哈希算法采用SHA-256，鏈上存證保存永久，支持一鍵出證供審計(jì)、訴訟使用。11.2AI質(zhì)檢：部署基于YOLOv8的圖像識(shí)別模型，自動(dòng)檢測(cè)掃描件缺頁、折角、模糊、黑邊，識(shí)別準(zhǔn)確率≥96%，誤報(bào)率≤2%，每日自動(dòng)出具《AI質(zhì)檢日?qǐng)?bào)》。11.3數(shù)字孿生庫房：利用BIM+IoT技術(shù)，實(shí)時(shí)顯示密集架荷載、溫濕度、煙霧、門禁狀態(tài)，支持手機(jī)端遠(yuǎn)程巡檢，異常自動(dòng)推送至責(zé)任人企業(yè)微信。11.4無人機(jī)+RFID盤點(diǎn)：每季度末使用無人機(jī)搭載RFID讀寫器，對(duì)庫房檔案盒進(jìn)行無接觸盤點(diǎn)，讀取距離≥6m，盤點(diǎn)效率提升80%，差錯(cuò)率≤0.1%。第十二章應(yīng)急與災(zāi)備12.1火災(zāi)：發(fā)現(xiàn)火情立即啟動(dòng)氣體滅火，同時(shí)撥打119，檔案管理員在5分鐘內(nèi)攜帶離線硬盤撤離，撤離后30分鐘內(nèi)啟動(dòng)異地備份恢復(fù)。12.2水災(zāi)：庫房入口設(shè)20cm高防水門檻，配置抽水泵、吸水膨脹袋，洪水預(yù)警發(fā)布后2小時(shí)內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)運(yùn)至二樓臨時(shí)庫房。12.3網(wǎng)絡(luò)攻擊：遭遇勒索病毒即刻斷網(wǎng)，啟動(dòng)隔離區(qū)，24小時(shí)內(nèi)完成系統(tǒng)還原，48小時(shí)內(nèi)出具《網(wǎng)絡(luò)安全事件報(bào)告》并上報(bào)集團(tuán)。12.4疫情：資料員居家辦公期間，通過VPN+堡壘機(jī)遠(yuǎn)程操作，所有操作錄屏保存90日，確保業(yè)務(wù)不中斷。第十三章附表與模板（節(jié)選）13.1《項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限表》（模板）：含326個(gè)文件小類，每類對(duì)應(yīng)責(zé)任方、形成時(shí)間、份數(shù)、載體、密級(jí)、期限。13.2《檔案移交書》（模板）：含移交單位、接收單位、檔案數(shù)量、檔號(hào)范圍、四性檢測(cè)結(jié)果、交接人簽字、日期、騎縫章。13.3《檔案利用效果表》（模板）：含利用人、單位、時(shí)間、目的、利用內(nèi)容、解決問題、創(chuàng)造價(jià)值、改進(jìn)建議、滿意度評(píng)分。13.4《庫房溫濕度記錄表》（模板）：含日期、時(shí)間、溫度、濕度、超標(biāo)原因、采取措施、記錄人簽字。13.5《檔案銷毀清冊(cè)》（模板）：含順序號(hào)、檔號(hào)、題名、形成年度、頁數(shù)/容量、保管期限、鑒定日期、銷毀方式、銷毀人、監(jiān)銷人、影像文件名。第十四章持續(xù)改進(jìn)