HR員工離職流程標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、手冊目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)員工離職全流程管理，確保離職手續(xù)合法合規(guī)、高效有序，降低用工風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)與員工雙方權(quán)益。適用于企業(yè)人力資源部門（以下簡稱“HR”）處理全體正式員工（含試用期）的離職事務(wù)，實習(xí)生、勞務(wù)派遣人員離職流程可參照本手冊核心原則執(zhí)行，具體細(xì)則結(jié)合實際用工形式調(diào)整。二、離職前準(zhǔn)備階段（一）離職申請發(fā)起1.申請時效要求：員工因個人原因主動離職的，需根據(jù)《勞動合同》約定或企業(yè)《員工手冊》規(guī)定，提前[X]日（試用期員工提前[X]日，正式員工提前[X]日，高管/核心崗位可延長至[X]日）以書面形式（含紙質(zhì)申請、OA系統(tǒng)提報、郵件等可追溯方式）向直屬上級提交離職申請。若因企業(yè)方原因（如裁員、崗位撤銷等）解除勞動關(guān)系，HR需提前[X]日（或支付代通知金）以書面形式告知員工。2.申請內(nèi)容規(guī)范：離職申請需明確離職日期、離職原因（可簡要說明，如職業(yè)規(guī)劃調(diào)整、家庭因素等），并承諾配合完成工作交接。若涉及競業(yè)限制、保密協(xié)議等特殊條款，需單獨備注相關(guān)責(zé)任與義務(wù)。（二）離職類型界定HR需根據(jù)離職發(fā)起方與原因，將離職類型劃分為主動離職（員工個人提出）、被動離職（企業(yè)因員工違紀(jì)、績效不達(dá)標(biāo)、組織架構(gòu)調(diào)整等原因提出）、協(xié)商解除（雙方協(xié)商一致終止勞動關(guān)系）三類，不同類型對應(yīng)不同的流程重點：主動離職：重點核查員工是否履行提前告知義務(wù)，是否存在未結(jié)清的公司資產(chǎn)/債務(wù)。被動離職：需嚴(yán)格依據(jù)《勞動合同法》及企業(yè)制度，確保解除理由合法、證據(jù)充分（如違紀(jì)事實的書面記錄、績效改進(jìn)通知等），并提前準(zhǔn)備賠償金/補(bǔ)償金測算。協(xié)商解除：需簽訂《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議書》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金額、離職日期、保密/競業(yè)限制延續(xù)等），避免后續(xù)糾紛。（三）工作交接計劃制定直屬上級收到離職申請后，需在[X]個工作日內(nèi)與HR協(xié)同制定《工作交接計劃》，明確：1.交接內(nèi)容清單：包含未完成的項目進(jìn)度、核心工作流程文檔、客戶/供應(yīng)商對接人信息、內(nèi)部系統(tǒng)賬號權(quán)限（如郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等）、辦公資產(chǎn)（電腦、鑰匙、門禁卡等）、財務(wù)借款/報銷事項等。2.交接責(zé)任人與期限：指定交接人（可為直屬下級、同崗位同事或跨部門協(xié)作人），要求離職員工在離職前完成全部交接，復(fù)雜崗位可分階段交接（如先交接基礎(chǔ)事務(wù)，再交接核心業(yè)務(wù)）。3.交接驗收標(biāo)準(zhǔn)：交接完成后，交接人、直屬上級需簽字確認(rèn)，確?！叭俗呤虑濉?，無業(yè)務(wù)斷層風(fēng)險。三、離職審批階段（一）層級審批流程1.直屬上級初審：直屬上級需在[X]個工作日內(nèi)完成初審，重點評估：離職原因的合理性，是否存在挽留必要（如核心人才可協(xié)調(diào)調(diào)崗、加薪等）；工作交接計劃的可行性，是否覆蓋全部核心工作內(nèi)容；員工在職期間的績效、紀(jì)律表現(xiàn)，是否存在未處理的違規(guī)行為或未結(jié)清的公司事務(wù)。初審?fù)ㄟ^后，簽署意見并提交HR部門。2.HR部門審核：HR需在[X]個工作日內(nèi)完成合規(guī)性審核，包括：勞動合同履行情況：是否存在服務(wù)期協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等特殊條款，需確認(rèn)員工是否需承擔(dān)違約責(zé)任或履行后續(xù)義務(wù)；薪資福利結(jié)算：核查員工未結(jié)工資、獎金、加班費、未休年假補(bǔ)償?shù)冉痤~，確保計算準(zhǔn)確；資產(chǎn)與文檔核查：確認(rèn)員工是否已歸還全部公司資產(chǎn)（如設(shè)備、鑰匙、保密文件等），是否注銷全部內(nèi)部系統(tǒng)賬號。審核通過后，提交企業(yè)高層（如總經(jīng)理、CEO）或董事會（如需）終審。3.高層終審（如需）：對于核心崗位、高管或涉及重大業(yè)務(wù)影響的離職，需由企業(yè)高層在[X]個工作日內(nèi)終審，重點評估離職對企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)連續(xù)性的影響，決定是否批準(zhǔn)離職或啟動特殊挽留機(jī)制。四、離職交接執(zhí)行階段（一）工作交接離職員工需與指定交接人完成面對面交接，內(nèi)容包括：當(dāng)面演示核心工作流程（如系統(tǒng)操作、客戶溝通技巧等），確保交接人可獨立開展工作；移交全部工作文檔（含電子文檔與紙質(zhì)文檔），需按類別整理（如項目文檔、客戶資料、內(nèi)部制度等），并在共享盤或指定位置備份；提供《工作交接說明》，詳細(xì)說明未完成工作的進(jìn)度、待辦事項、風(fēng)險點及應(yīng)對建議，確保交接人“接手即上手”。（二）資產(chǎn)交接HR需指定專人（如行政專員）與離職員工完成資產(chǎn)交接，流程如下：1.離職員工填寫《資產(chǎn)交接清單》，列明需歸還的資產(chǎn)（如筆記本電腦、顯示器、辦公桌椅、門禁卡、工牌等）；2.交接人逐一核對資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)，確認(rèn)無誤后雙方簽字，HR留存清單備查；3.若資產(chǎn)損壞或遺失，需按企業(yè)《資產(chǎn)管理制度》要求賠償（如協(xié)商折價賠償、從工資中扣除等，需確保操作合法合規(guī)）。（三）文檔與數(shù)據(jù)交接1.電子文檔：離職員工需將個人設(shè)備（如公司配發(fā)的電腦、手機(jī)）中的公司數(shù)據(jù)（含郵件、文檔、聊天記錄等）遷移至公司指定存儲位置，并刪除個人設(shè)備中的敏感數(shù)據(jù)（如客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)文檔等），由IT部門協(xié)助注銷內(nèi)部系統(tǒng)賬號（如郵箱、OA、VPN等）。2.紙質(zhì)文檔：離職員工需將全部紙質(zhì)文件（如合同、報告、客戶資料等）歸還至檔案管理部門，檔案管理員需清點數(shù)量并登記，確保無涉密文件外泄。（四）客戶與供應(yīng)商交接對于涉及客戶/供應(yīng)商對接的崗位，直屬上級需牽頭組織離職員工、交接人、客戶/供應(yīng)商代表召開交接會議（或通過郵件、電話溝通），內(nèi)容包括：介紹交接人身份與職責(zé)，確保業(yè)務(wù)對接順暢；確認(rèn)未完成的合作事項（如合同執(zhí)行、款項結(jié)算等）的后續(xù)處理方案；向客戶/供應(yīng)商說明離職員工的權(quán)限已終止，后續(xù)溝通需通過指定交接人進(jìn)行。五、離職手續(xù)辦理階段（一）薪資與福利結(jié)算1.薪資結(jié)算：HR需在離職當(dāng)日（或企業(yè)規(guī)定的薪資發(fā)放日）完成薪資結(jié)算，包含：基本工資：按實際出勤天數(shù)計算；績效獎金：根據(jù)員工離職時的績效評估結(jié)果（如季度/月度績效）核算；未休年假補(bǔ)償：按《職工帶薪年休假條例》規(guī)定，核算未休年假天數(shù)對應(yīng)的工資（日工資=月工資÷21.75）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償/賠償金：若屬企業(yè)方解除（如裁員、協(xié)商解除），需按《勞動合同法》第47條、第87條規(guī)定支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償或賠償金（經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償按工作年限計算，每滿1年支付1個月工資，6個月以上不滿1年按1年算，不滿6個月支付0.5個月工資；賠償金為經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?倍）。2.福利停繳：HR需在離職次月辦理社保、公積金的停繳手續(xù)，確保停繳時間與離職日期一致，避免多繳或少繳。若員工需要，可協(xié)助開具社保/公積金繳費證明。（二）離職證明開具1.內(nèi)容規(guī)范：離職證明需包含員工姓名、身份證號（脫敏處理，如僅顯示前6位和后4位）、入職日期、離職日期、勞動合同期限、工作崗位、離職原因（僅需寫“勞動合同終止/解除”，無需詳細(xì)說明，避免糾紛），并加蓋企業(yè)公章。2.開具時效：HR需在員工離職當(dāng)日（或離職手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)）開具離職證明，若員工因故無法現(xiàn)場領(lǐng)取，可通過快遞（到付）或電子掃描件形式提供。（三）檔案與社保轉(zhuǎn)移1.檔案轉(zhuǎn)移：若員工要求轉(zhuǎn)移個人檔案（如入職新單位、轉(zhuǎn)回戶籍地人才中心），HR需在離職后[X]個工作日內(nèi)完成檔案整理（含勞動合同、離職證明、績效評估等材料），通過機(jī)要通道或EMS（僅限非涉密檔案）郵寄至指定接收單位，并留存郵寄憑證。2.社保轉(zhuǎn)移：HR需向員工提供《社保繳費憑證》，員工可憑此憑證在新參保地辦理社保轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)。若員工暫無新單位，可指導(dǎo)其以靈活就業(yè)人員身份繳納社保。六、離職后管理階段（一）離職面談記錄與分析HR需在員工離職前[X]個工作日內(nèi)開展離職面談，采用一對一形式，內(nèi)容包括：了解員工離職的真實原因（如企業(yè)文化、薪資福利、職業(yè)發(fā)展等）；收集員工對企業(yè)管理、團(tuán)隊協(xié)作、業(yè)務(wù)流程等方面的建議；確認(rèn)員工是否清楚競業(yè)限制、保密協(xié)議的義務(wù)，提醒其遵守相關(guān)約定。面談結(jié)束后，HR需整理《離職面談記錄表》，分析離職原因的共性問題（如某部門離職率高、某崗位職業(yè)發(fā)展通道模糊等），提交管理層優(yōu)化管理策略。（二）競業(yè)協(xié)議與保密協(xié)議監(jiān)督對于簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》或《保密協(xié)議》的員工，HR需：1.在離職后[X]個工作日內(nèi)，向員工發(fā)送《競業(yè)限制義務(wù)告知函》，明確競業(yè)限制期限（不超過2年）、競業(yè)限制范圍（如禁止入職的競爭對手名單）、競業(yè)限制補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)（按勞動合同解除前12個月平均工資的[X]%支付，需每月按時發(fā)放）；2.定期（如每季度）通過郵件、電話或?qū)嵉睾瞬椋ㄐ鑶T工配合）確認(rèn)員工是否違反競業(yè)限制義務(wù)，若發(fā)現(xiàn)違規(guī)，需及時啟動法律程序維權(quán)。（三）離職員工關(guān)系維護(hù)1.建立離職員工社群：邀請離職員工加入企業(yè)“校友群”，定期分享企業(yè)動態(tài)、行業(yè)資訊、招聘信息（如針對離職員工的返聘機(jī)會），維護(hù)企業(yè)品牌形象；2.返聘與合作機(jī)會：對于表現(xiàn)優(yōu)秀、與企業(yè)文化契合的離職員工，可在其離職后[X]個月（或根據(jù)企業(yè)需求）評估返聘可能性，或?qū)で髽I(yè)務(wù)合作（如客戶資源共享、項目外包等），實現(xiàn)人才價值的二次利用。七、風(fēng)險防控與合規(guī)要點（一）法律風(fēng)險防控1.解除勞動關(guān)系的合法性：企業(yè)方解除勞動合同時，需確保解除理由符合《勞動合同法》第39條（過失性辭退）、第40條（無過失性辭退）、第41條（經(jīng)濟(jì)性裁員）的規(guī)定，且履行了法定程序（如提前通知工會、聽取員工申辯等），避免因“違法解除”支付賠償金。2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臏?zhǔn)確計算：經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)挠嬎慊鶖?shù)為員工離職前12個月的平均工資（含基本工資、獎金、津貼、加班費等），若員工月工資高于當(dāng)?shù)厣缙焦べY3倍，按社平工資3倍計算，且支付年限不超過12年。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.數(shù)據(jù)清理與權(quán)限注銷：IT部門需在員工離職后[X]小時內(nèi)注銷其全部內(nèi)部系統(tǒng)賬號（如郵箱、OA、CRM等），并定期（如每月）核查系統(tǒng)日志，確保無異常登錄；2.保密協(xié)議執(zhí)行：對于接觸企業(yè)核心機(jī)密（如技術(shù)專利、客戶名單、財務(wù)數(shù)據(jù)等）的員工，需在離職時重申保密義務(wù)，要求其簽署《保密承諾書》，并保留追責(zé)的法律依據(jù)。（三）勞動糾紛預(yù)防1.流程留痕：所有離職流程（申請、審批、交接、面談、薪資結(jié)算等）需保留書面或電子記錄（如郵件、OA審批單、交接清單、面談錄音/文字記錄等），確保糾紛發(fā)生時可舉證；2.員工溝通：HR需全程保持與員工的友好溝通，及時解答疑問，避免因溝通不暢引發(fā)矛盾升級