企業(yè)資料文檔歸檔及管理制度模板一、總則為規(guī)范企業(yè)各類資料文檔的管理流程，保證文檔資料的完整性、安全性、可追溯性，提高信息利用效率，防范資料丟失或泄密風(fēng)險，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營情況，制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門在運(yùn)營管理中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)、電子文檔資料。二、制度適用背景企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大及業(yè)務(wù)拓展，日常運(yùn)營中產(chǎn)生的合同、報告、制度、會議記錄、客戶資料等各類文檔數(shù)量持續(xù)增加，涉及行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)等多個領(lǐng)域。若缺乏系統(tǒng)化管理，易導(dǎo)致文檔散亂、查找困難、重要資料遺失或泄密，影響工作效率及企業(yè)合規(guī)運(yùn)營。本制度旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔流程，實(shí)現(xiàn)文檔資料的集中管控、有序流轉(zhuǎn)和高效利用，為企業(yè)決策、審計檢查、業(yè)務(wù)連續(xù)性提供支持。三、企業(yè)文檔歸檔范圍企業(yè)各部門在履職過程中形成的、具有保存價值的各類資料均需納入歸檔范圍，主要包括以下類別：（一）行政管理類企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、組織架構(gòu)圖、部門職責(zé)說明等基礎(chǔ)管理文件；年度工作計劃、總結(jié)、工作報告、請示批復(fù)；會議紀(jì)要、辦公會議決議、專題會議記錄；規(guī)章制度、管理辦法、操作流程；對外函件、通知、通報、簡報；固定資產(chǎn)檔案、采購合同（非業(yè)務(wù)類）、辦公設(shè)備資料。（二）人力資源管理類員工花名冊、勞動合同、入職登記表、離職申請表；薪酬福利方案、績效考核記錄、考勤數(shù)據(jù)；培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、員工職業(yè)發(fā)展檔案；社保公積金繳納記錄、職稱證書、獎懲文件。（三）財務(wù)管理類年度/季度/月度財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報表；財務(wù)預(yù)算、決算報告、成本分析報告；付款憑證、報銷單據(jù)、發(fā)票復(fù)印件（按會計憑證規(guī)范整理）；銀行對賬單、融資合同、擔(dān)保文件。（四）業(yè)務(wù)管理類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議（含客戶合同、供應(yīng)商合同、合作項目協(xié)議）；項目立項報告、可行性研究報告、項目總結(jié)報告；市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)、招投標(biāo)文件；產(chǎn)品說明書、技術(shù)文檔、研發(fā)記錄、專利證書。（五）檔案管理類企業(yè)檔案分類總目錄、歸檔移交清單、檔案銷毀清冊；檔案保管期限表、檔案借閱登記簿、檔案利用效果記錄。四、文檔分類與編號規(guī)則（一）分類原則采用“層級分類法”，按“一級分類+二級分類+三級分類”逐級細(xì)分，保證分類清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（二）分類代碼體系一級分類分類名稱二級分類（示例）二級分類代碼三級分類（示例）三級分類代碼A行政管理綜合事務(wù)ZH制度文件ZD會議管理HY會議紀(jì)要JYB人力資源管理招聘錄用ZP入職登記表DR績效考核KJ考核記錄KJC財務(wù)管理財務(wù)報表CB年度報表NB憑證檔案PZ報銷憑證BZD業(yè)務(wù)管理合同管理HT銷售合同XS項目檔案XM立項報告LX（三）編號規(guī)則文檔編號統(tǒng)一為：“一級分類代碼+二級分類代碼+三級分類代碼+年份+流水號”，示例：行政管理-綜合事務(wù)-制度文件-2024年：A-ZH-ZD-2024-001人力資源管理-招聘錄用-入職登記表-2024年：B-ZP-DR-2024-015（四）模板表格表1：企業(yè)文檔分類表（簡化版）一級分類一級代碼二級分類二級代碼三級分類三級代碼保管期限行政管理A綜合事務(wù)ZH制度文件ZD長期公文GW10年會議管理HY會議紀(jì)要JY10年人力資源B招聘錄用ZP入職登記表DR永久離職申請表LZ10年財務(wù)管理C財務(wù)報表CB年度報表NB永久月度報表YB10年業(yè)務(wù)管理D合同管理HT銷售合同XS合同到期后10年項目檔案XM立項報告LX項目結(jié)束后5年五、文檔歸檔操作流程（一）資料收集責(zé)任主體：各部門資料管理員（由部門指定，報檔案管理部門備案）。收集范圍：本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的、屬于歸檔范圍的各類文檔（含紙質(zhì)及電子版）。收集時限：日常文檔：文件形成后3個工作日內(nèi)完成收集；項目文檔：項目結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成收集；年度匯總文檔：次年1月10日前完成上一年度文檔收集。要求：保證文檔內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)版）、格式規(guī)范（電子版），無缺頁、破損或模糊情況。（二）資料整理分類排序：按本制度“文檔分類與編號規(guī)則”對收集的文檔進(jìn)行分類，同一類別下按形成時間順序排序。編目登記：填寫《文件歸檔登記表》（見表2），標(biāo)注文檔名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、份數(shù)、密級（如公開、內(nèi)部、秘密）等信息。裝訂要求：紙質(zhì)文檔使用檔案夾或裝訂機(jī)裝訂，去除金屬夾，保證平整；電子文檔按“文件夾+文件名”規(guī)范存儲（文件夾命名格式：部門+分類+年份，文件名格式：編號+文檔名稱）。（三）資料審核審核主體：部門負(fù)責(zé)人對本部門整理后的文檔進(jìn)行內(nèi)容完整性、合規(guī)性審核，簽字確認(rèn)后，方可移交。審核重點(diǎn)：文檔內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)一致；歸檔范圍是否符合制度要求，無遺漏或無關(guān)資料；編號、登記信息是否準(zhǔn)確無誤。（四）移交歸檔移交時間：每月25日-28日為各部門固定歸檔移交時間，特殊情況可提前與檔案管理部門溝通。移交流程：資料管理員填寫《歸檔移交清單》（見表3），一式兩份，列明移交文檔的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息；檔案管理部門核對文檔數(shù)量、質(zhì)量及登記信息，確認(rèn)無誤后，雙方在《歸檔移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份。電子文檔移交：通過企業(yè)內(nèi)部云盤或檔案管理系統(tǒng)提交，需同步提交電子版《文件歸檔登記表》，并設(shè)置訪問權(quán)限。（五）歸檔入庫檔案管理部門職責(zé)：紙質(zhì)文檔：按分類編號順序存入檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽，建立檔案總臺賬；電子文檔：錄入檔案管理系統(tǒng)，備份至企業(yè)服務(wù)器及本地存儲設(shè)備，保證數(shù)據(jù)安全；涉密文檔：存放于專用保密柜，由專人管理，限制訪問權(quán)限。六、檔案保管與利用（一）保管要求存放環(huán)境：紙質(zhì)檔案庫房需保持通風(fēng)、干燥、防潮、防火、防蟲、防盜，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲介質(zhì)需遠(yuǎn)離磁場、高溫環(huán)境，定期檢測數(shù)據(jù)完整性。保管期限：嚴(yán)格按照《檔案保管期限表》（見表1）執(zhí)行，到期前由檔案管理部門組織鑒定，對仍有保存價值的文檔重新劃定期限，無保存價值的按規(guī)定銷毀。定期檢查：檔案管理部門每季度對檔案保管情況進(jìn)行檢查，紙質(zhì)檔案查看有無蟲蛀、霉變、破損，電子檔案檢查數(shù)據(jù)是否可正常讀取，發(fā)覺問題及時處理。（二）利用流程借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（見表4），說明借閱原因、文檔名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。借閱規(guī)定：檔案原則上不得帶離企業(yè)，確需帶離的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還（一般不超過3個工作日）；借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損毀；涉密檔案僅限指定人員在指定場所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制或拍照。歸還與登記：借閱到期后，及時歸還檔案，檔案管理部門核對無誤后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期；借閱過程中若發(fā)覺檔案損壞或丟失，需立即上報，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。（三）銷毀管理銷毀條件：達(dá)到保管期限且無保存價值的檔案，或已失去保存價值的歷史檔案。銷毀流程：檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期、保管期限等信息；由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字；銷毀時需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案完全銷毀（紙質(zhì)檔案需粉碎處理，電子檔案需徹底刪除并覆蓋存儲），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀清冊》并存檔。七、責(zé)任與考核（一）部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人是本部門文檔歸檔的第一責(zé)任人，需保證本制度在本部門有效執(zhí)行，督促資料管理員及時完成文檔收集、整理、移交工作。檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理工作，制定檔案管理細(xì)則，指導(dǎo)各部門歸檔工作，監(jiān)督檔案保管與利用流程，定期組織檔案管理培訓(xùn)。（二）人員責(zé)任資料管理員需熟練掌握檔案管理知識，認(rèn)真履行收集、整理、歸檔職責(zé)，保證文檔資料完整、準(zhǔn)確、及時歸檔。員工在借閱、使用檔案時需遵守本制度規(guī)定，違反者將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分，造成嚴(yán)重?fù)p失（如泄密、檔案損毀）的，按企業(yè)獎懲制度追究責(zé)任。（三）考核機(jī)制檔案管理部門每月對各部門歸檔及時性、完整性進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門月度績效考核。每年開展一次檔案管理優(yōu)秀評選，對表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰獎勵。八、重要注意事項及時性原則：各部門不得拖延文檔收集與歸檔，保證文檔在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后5個工作日內(nèi)啟動整理流程，月度歸檔移交不得晚于每月28日。完整性原則：歸檔文檔需包含所有附件、審批記錄及相關(guān)支撐材料，不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容；電子文檔需與紙質(zhì)文檔同步歸檔，保證內(nèi)容一致。保密性原則：涉密文檔需單獨(dú)標(biāo)識，嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理，非經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制；檔案管理人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守保密紀(jì)律。規(guī)范性原則：文檔分類、編號、登記、移交等流程需嚴(yán)格按本制度執(zhí)行，不得隨意更改；新增文檔類型需及時報檔案管理部門備案，納入分類體系。電子檔案備份：重要電子檔案需定期備份（至少一式兩份），異地存儲，防止因系統(tǒng)故障、病毒攻擊等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。九、附則本制度由企業(yè)行政部（或檔案管理部門）負(fù)責(zé)解釋和修訂，根據(jù)企業(yè)發(fā)展及實(shí)際需求適時更新。本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。表2：文件歸檔登記表部門歸檔日期文檔編號文檔名稱形成日期頁數(shù)份數(shù)密級備注行政部2024-03-20A-ZH-ZD-2024-001企業(yè)檔案管理制度2024-03-1581內(nèi)部首次發(fā)布銷售部2024-03-25D-HT-XS-2024-012項目銷售合同2024-03-22152內(nèi)部含附件表3：歸檔移交清單移交部門移交日期移交人接收人序號文檔編號文檔名稱數(shù)量頁數(shù)備注財務(wù)部2024-03-28*三*四1C-CB-NB-2023-0012023年度財務(wù)報表120-2C-PZ-BZ-2023-04512月報銷憑證