全流程合同管理模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：需求明確與前期調(diào)研需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要（如采購(gòu)需求、銷售訂單、合作項(xiàng)目等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)期履行期限等核心要素，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)或合同管理部門。對(duì)象調(diào)研對(duì)方主體資格審查：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢對(duì)方企業(yè)是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信記錄，核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）的真實(shí)性與有效性。履約能力評(píng)估：針對(duì)合作金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，可要求對(duì)方提供近三年財(cái)務(wù)報(bào)表、同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明等材料，評(píng)估其資金實(shí)力、技術(shù)能力及商業(yè)信譽(yù)。（二）合同起草階段：條款設(shè)計(jì)與法律審核模板選擇與內(nèi)容填充根據(jù)合同類型（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)等），優(yōu)先選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板；若無(wú)模板，參考行業(yè)通用范本或由法務(wù)部門擬定。按《合同需求申請(qǐng)表》內(nèi)容填充核心條款，包括：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式；核心權(quán)利義務(wù)：標(biāo)的描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件與方式；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決途徑（仲裁/訴訟及管轄法院）；保密條款、不可抗力條款、合同生效條件及附件清單等。內(nèi)部審核業(yè)務(wù)部門審核：確認(rèn)條款是否符合業(yè)務(wù)需求，技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容是否準(zhǔn)確；法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審查條款合法性、合規(guī)性，是否存在歧義或法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款是否公平、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確等）；財(cái)務(wù)部門審核：涉及付款的條款，確認(rèn)金額、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）要求是否明確。（三）合同審批階段：流程發(fā)起與節(jié)點(diǎn)確認(rèn)審批流程發(fā)起起草人將審核通過(guò)后的合同文本及《合同審批流轉(zhuǎn)單》（含各環(huán)節(jié)審核意見）通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程提交審批。審批層級(jí)根據(jù)合同金額及重要性設(shè)定，例如：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)主管；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)主管→分管副總*；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)主管→分管副總→總經(jīng)理。審批節(jié)點(diǎn)規(guī)范審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體理由；若審批過(guò)程中需修改條款，由起草人根據(jù)意見修訂后重新發(fā)起審批，避免“邊審批邊修改”導(dǎo)致流程混亂。（四）合同簽署階段：形式合規(guī)與文本固化簽署方式確認(rèn)紙質(zhì)合同：雙方需加蓋合同專用章或公章（法定代表人簽字或蓋章的，需簽字并加蓋公章），保證印章清晰、與主體名稱一致；電子合同：通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽署，需確認(rèn)對(duì)方主體身份認(rèn)證有效，電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。文本分發(fā)與留存簽署完成后，合同文本按份數(shù)要求（如正本2份，副本若干）分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門及對(duì)方單位；電子合同需導(dǎo)出PDF版本并加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)合同需掃描存檔，保證各版本文本內(nèi)容一致。（五）合同履行階段：執(zhí)行跟蹤與變更管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行負(fù)責(zé)人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)）的完成情況；定期與對(duì)方溝通，履行過(guò)程中出現(xiàn)異常（如延遲交付、質(zhì)量不符）時(shí)，及時(shí)書面函告對(duì)方，保留溝通記錄（如郵件、函件）。變更與解除履行過(guò)程中需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限）的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款及生效條件，協(xié)議簽署流程與原合同審批流程一致；因不可抗力或?qū)Ψ竭`約需解除合同的，由業(yè)務(wù)部門提交《合同解除申請(qǐng)》，說(shuō)明解除原因及法律依據(jù)，經(jīng)法務(wù)部門審核及管理層審批后，向?qū)Ψ桨l(fā)出《解除合同通知書》，并協(xié)商處理善后事宜（如已履行部分的結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)）。（六）合同歸檔階段：整理存儲(chǔ)與后續(xù)管理歸檔資料整理合同履行完畢或解除后，由合同管理部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合整理歸檔資料，包括：合同文本（正本/副本/電子版）；審批文件（《合同審批流轉(zhuǎn)單》、各環(huán)節(jié)審核意見）；簽署相關(guān)文件（如授權(quán)委托書、法定代表人證件號(hào)碼明復(fù)印件）；履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。歸檔與檢索按合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+序號(hào)，如“2024采001”）建立電子臺(tái)賬，記錄合同名稱、對(duì)方主體、簽署日期、履行期限、歸檔日期等信息；紙質(zhì)合同裝入檔案盒，標(biāo)注合同名稱及編號(hào)，存放于專用檔案柜；電子檔案至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅相關(guān)部門人員可訪問(wèn)），保證信息安全。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表格模板表1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同類型需求事由（可另附頁(yè)）預(yù)算金額期望簽署日期標(biāo)的描述（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）履行期限交付/驗(yàn)收地點(diǎn)對(duì)方主體信息（名稱、聯(lián)系人、電話）特殊要求（如資質(zhì)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）附件清單部門負(fù)責(zé)人簽字：表2：合同審批流轉(zhuǎn)單合同名稱合同編號(hào)申請(qǐng)人審批環(huán)節(jié)審批人審批意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人法務(wù)專員*財(cái)務(wù)主管*分管副總*總經(jīng)理*表3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方主體履行期限關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人交付階段驗(yàn)收階段付款階段表4：合同歸檔清單合同編號(hào)合同名稱簽署日期歸檔日期歸檔部門存放位置（電子/紙質(zhì)）份數(shù)四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示主體真實(shí)性核查簽署前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格，避免與“皮包公司”或無(wú)資質(zhì)主體合作，必要時(shí)可要求對(duì)方提供近期資產(chǎn)負(fù)債表及銀行資信證明。條款表述清晰合同條款避免歧義，如“驗(yàn)收合格”需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)），“付款節(jié)點(diǎn)”需注明“收到發(fā)票后X日內(nèi)”或“驗(yàn)收合格后X日內(nèi)”。審批流程不可逆嚴(yán)禁先簽署后補(bǔ)審批，電子合同需保證簽署流程（如身份認(rèn)證、意愿認(rèn)證）符合《電子簽名法》要求，紙質(zhì)合同需保留審批痕跡，避免流程漏洞。履行過(guò)程留痕重要的溝通（如催告函、變更通知）建議采用書面形式（郵件、快遞簽收），避免口頭約定；履行過(guò)程中的文件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）需雙方簽字蓋章確認(rèn)，作為爭(zhēng)議解決的依據(jù)。檔案管理規(guī)范合同歸檔后，如需查閱需履行申請(qǐng)手續(xù)，嚴(yán)禁擅自外借或復(fù)制；電子檔案定期