行政日常辦公事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)前言為規(guī)范公司行政日常辦公事務(wù)處理流程，提高工作效率，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋會(huì)議管理、辦公用品管理、文件收發(fā)管理、訪客接待管理、辦公環(huán)境維護(hù)五大核心模塊，適用于公司全體行政人員及相關(guān)崗位員工，旨在為日常行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。一、會(huì)議事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、月度/季度工作總結(jié)會(huì)等。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.會(huì)議籌備（1）明確會(huì)議基本信息：由需求部門或會(huì)議發(fā)起人填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、目的、時(shí)間（精確到分鐘）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、議程及需準(zhǔn)備的材料清單。（2）審批流程：《會(huì)議申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及跨部門會(huì)議或重要會(huì)議需提交行政部*主管審批。（3）場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備：線下會(huì)議：行政部根據(jù)申請(qǐng)?zhí)崆邦A(yù)訂會(huì)議室，保證場(chǎng)地整潔、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）正常；若需茶水，提前準(zhǔn)備礦泉水或按需安排茶歇。線上會(huì)議：提前測(cè)試會(huì)議平臺(tái)穩(wěn)定性，將會(huì)議、參會(huì)須知通過郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送至參會(huì)人員。（4）材料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人需提前至少1個(gè)工作日將會(huì)議材料（如議程、PPT、背景資料）發(fā)送至行政部，由行政部統(tǒng)一打?。ㄈ缧瑁┗蚓€上共享，保證參會(huì)人員提前熟悉內(nèi)容。2.會(huì)議召開（1）簽到與入場(chǎng)：參會(huì)人員提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，線下會(huì)議在《會(huì)議簽到表》上簽字，線上會(huì)議提前10分鐘加入會(huì)議，測(cè)試設(shè)備；行政部負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會(huì)人員就座，提醒將手機(jī)調(diào)至靜音。（2）會(huì)議主持：主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)，保證會(huì)議有序高效；若需臨時(shí)調(diào)整議程，需征得多數(shù)參會(huì)人員同意。（3）會(huì)議記錄：記錄人需詳細(xì)記錄會(huì)議決議、待辦事項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限）、爭(zhēng)議點(diǎn)及結(jié)論，會(huì)后整理形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰。3.會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)（1）《會(huì)議紀(jì)要》審核：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人將《會(huì)議紀(jì)要》初稿提交會(huì)議發(fā)起人及主持人審核，確認(rèn)無誤后定稿。（2）分發(fā)與歸檔：定稿后的《會(huì)議紀(jì)要》通過郵件發(fā)送至所有參會(huì)人員，抄送部門負(fù)責(zé)人及行政部；紙質(zhì)版《會(huì)議紀(jì)要》《會(huì)議簽到表》由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于2年。（3）待辦事項(xiàng)跟蹤：行政部根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中的待辦事項(xiàng)，建立《會(huì)議待辦跟蹤表》，每周更新進(jìn)度，提醒責(zé)任人按時(shí)完成，重大事項(xiàng)需向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展。（三）常用模板表單表1-1：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)/平臺(tái)參會(huì)人員主持人記錄人會(huì)議議程需準(zhǔn)備材料部門負(fù)責(zé)人審批日期：行政部審批日期：表1-2：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題：會(huì)議時(shí)間：年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)/平臺(tái)：主持人：記錄人：參會(huì)人員：缺席人員及原因：會(huì)議議程及內(nèi)容：議題一：討論：決議：待辦：責(zé)任人*，完成時(shí)限：議題二：討論：決議：待辦：責(zé)任人*，完成時(shí)限：其他事項(xiàng)：分發(fā)范圍：抄送：定稿日期：年月日（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)會(huì)議需提前規(guī)劃，避免臨時(shí)通知導(dǎo)致參會(huì)人員無法到場(chǎng)；重要會(huì)議需提前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，保證會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出決議和待辦事項(xiàng)，避免記錄無關(guān)細(xì)節(jié)。待辦事項(xiàng)需明確責(zé)任人和時(shí)限，行政部需定期跟蹤，保證會(huì)議決議落地。會(huì)議室使用遵循“先申請(qǐng)、先使用”原則，如需取消會(huì)議，需提前1個(gè)工作日通知行政部，以便統(tǒng)籌安排。二、辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司日常辦公所需的各類耗材、設(shè)備（如文具、辦公設(shè)備配件、清潔用品等）的申領(lǐng)、采購、入庫、領(lǐng)用及庫存管理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.用品申領(lǐng)（1）申領(lǐng)發(fā)起：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量、申領(lǐng)部門及用途，部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。（2）特殊物品申領(lǐng)：對(duì)于單價(jià)較高或非日常消耗類物品（如U盤、計(jì)算器等），需在申領(lǐng)單中注明使用理由，經(jīng)行政部*主管審批后方可申領(lǐng)。2.采購與入庫（1）采購流程：行政部根據(jù)庫存情況及申領(lǐng)需求，匯總形成《辦公用品采購清單》，經(jīng)審批后聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購；采購需保證質(zhì)量合格、價(jià)格合理，優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商。（2）入庫驗(yàn)收：物品送達(dá)后，行政部采購員與庫管員共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，無誤后在《辦公用品入庫登記表》上簽字確認(rèn)；如有問題，需及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。3.領(lǐng)用與發(fā)放（1）領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取，庫管員核對(duì)信息后發(fā)放物品，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；庫存不足時(shí)，需告知申領(lǐng)人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（2）批量領(lǐng)用：部門批量領(lǐng)用辦公用品（如打印紙、文件夾等），可由部門指定專人統(tǒng)一領(lǐng)取，減少領(lǐng)用頻次。4.庫存管理（1）定期盤點(diǎn)：庫管員每月末對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫存，保證賬實(shí)相符；盤盈或盤虧需查明原因，形成《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》報(bào)行政部負(fù)責(zé)人。（2）庫存預(yù)警：對(duì)常用消耗品（如A4紙、簽字筆等），設(shè)定安全庫存量，當(dāng)庫存低于安全值時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)采購流程，避免斷供。（三）常用模板表單表2-1：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批日期：行政部審批日期：表2-2：辦公用品庫存盤點(diǎn)表物品名稱規(guī)格型號(hào)賬面數(shù)量實(shí)際數(shù)量差異數(shù)量差異原因盤點(diǎn)人：日期：（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)申領(lǐng)辦公用品應(yīng)按需申領(lǐng)，避免浪費(fèi)；非工作用途的物品不予申領(lǐng)。采購需嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)制度，索取正規(guī)采購憑證，保證采購流程合規(guī)。入庫驗(yàn)收需仔細(xì)核對(duì)，杜絕不合格物品流入庫存；領(lǐng)用需登記清晰，明確責(zé)任。庫存盤點(diǎn)需定期開展，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，為采購決策提供依據(jù)。三、文件收發(fā)管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部及外部單位各類文件（包括紙質(zhì)文件、電子文件）的接收、登記、流轉(zhuǎn)、傳閱、催辦、歸檔等管理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.文件接收（1）外部文件接收：行政部每日定時(shí)收取外部單位送達(dá)的紙質(zhì)文件，核對(duì)文件封面信息（收件單位、文件標(biāo)題、份數(shù)等），確認(rèn)無誤后簽收；電子文件通過郵箱或辦公平臺(tái)接收后，需及時(shí)并備份。（2）內(nèi)部文件接收：各部門提交至行政部的紙質(zhì)文件，由接收人在《文件收發(fā)登記表》上登記文件名稱、提交部門、提交人、日期等信息。2.文件登記與擬辦（1）登記：接收文件后，行政部文員在《文件收發(fā)登記表》中詳細(xì)登記文件編號(hào)（如有）、標(biāo)題、密級(jí)（公開、內(nèi)部、秘密）、來源、份數(shù)、接收日期等，并分配唯一文件編號(hào)。（2）擬辦：行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容，提出初步處理意見（如“呈送總經(jīng)理閱示”“轉(zhuǎn)交部門辦理”等），并在文件處理單上簽字，隨文件一同流轉(zhuǎn)。3.文件傳閱與催辦（1）傳閱：根據(jù)擬辦意見，將文件送至相關(guān)人員傳閱；傳閱人需在《文件傳閱單》上簽字確認(rèn)，注明傳閱日期；傳閱過程中，文件不得帶離辦公區(qū)域，不得涂改、勾畫。（2）催辦：對(duì)于需辦理的文件，行政部需跟蹤辦理進(jìn)度，對(duì)臨近辦理時(shí)限的部門或人員發(fā)出《文件催辦單》，提醒及時(shí)處理并反饋結(jié)果。4.文件歸檔（1）歸檔范圍：辦理完畢的文件（包括紙質(zhì)文件、電子文件、會(huì)議紀(jì)要、審批單等），均需在3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（2）歸檔流程：紙質(zhì)文件：按“年度-類別-文號(hào)”分類整理，填寫《文件歸檔目錄》，裝入檔案盒，標(biāo)注檔案名稱、年度、起止文號(hào)及保管期限，存入檔案柜。電子文件：按類別存放于指定文件夾，命名規(guī)則為“日期-文件名稱-文號(hào)”，定期備份至公司服務(wù)器或云端，保證數(shù)據(jù)安全。（3）保管期限：根據(jù)文件類型確定保管期限（如年度總結(jié)、重要合同保管期限不少于10年，一般通知、會(huì)議紀(jì)要不少于2年），到期后按規(guī)定銷毀。（三）常用模板表單表3-1：文件收發(fā)登記表收文日期文件編號(hào)文件標(biāo)題來源單位/部門份數(shù)密級(jí)經(jīng)手人處理意見表3-2：文件傳閱單文件名稱文件編號(hào)擬辦意見傳閱人傳閱日期簽字備注（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)接收文件需仔細(xì)核對(duì)，避免錯(cuò)收、漏收；緊急文件需立即標(biāo)注并優(yōu)先處理。文件傳閱需嚴(yán)格按流程進(jìn)行，保證信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確；涉密文件需單獨(dú)登記，限制傳閱范圍。歸檔文件需完整、規(guī)范，便于后續(xù)查閱；電子文件需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。銷毀過期文件需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批，并由兩人以上共同監(jiān)督，保證銷毀徹底。四、訪客接待管理標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場(chǎng)景適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、上級(jí)單位、應(yīng)聘者等）到訪公司的預(yù)約、接待、引導(dǎo)及后續(xù)記錄管理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.訪客預(yù)約（1）預(yù)約發(fā)起：被訪部門或人員需提前與訪客確認(rèn)到訪時(shí)間、事由、人數(shù)、身份（如客戶、應(yīng)聘者等），并填寫《訪客預(yù)約登記表》，提交至行政部。（2）信息確認(rèn)：行政部收到預(yù)約后，與訪客再次聯(lián)系，確認(rèn)到訪信息，同步告知公司地址、交通指引及注意事項(xiàng)（如停車位置、入廠須知等）。2.接待準(zhǔn)備（1）場(chǎng)地準(zhǔn)備：根據(jù)訪客人數(shù)及身份，預(yù)訂會(huì)議室（如重要客戶需預(yù)訂整潔、安靜的會(huì)議室，提前調(diào)試設(shè)備）；如需茶水，準(zhǔn)備礦泉水或茶點(diǎn)（根據(jù)訪客偏好調(diào)整）。（2）信息告知：提前將被訪部門、訪客信息（姓名、單位、聯(lián)系方式）同步至前臺(tái)及保安，保證訪客到訪時(shí)能快速接待。3.迎接與引導(dǎo)（1）前臺(tái)迎接：訪客到訪后，前臺(tái)主動(dòng)上前問候，核對(duì)《訪客預(yù)約登記表》信息，請(qǐng)?jiān)L客填寫《訪客登記表》（含姓名、單位、證件號(hào)碼號(hào)、到訪事由、被訪人等），發(fā)放《訪客證》（需佩戴于胸前）。（2）引導(dǎo)至接待區(qū)：前臺(tái)引導(dǎo)訪客至公司接待區(qū)或會(huì)議室，通知被訪人員；如被訪人員暫時(shí)不便接待，需向訪客說明并致歉，安排訪客在接待區(qū)等候。4.接待與送別（1）接待過程：被訪人員到達(dá)后，與訪客熱情交談，注意禮儀規(guī)范；如需參觀辦公區(qū)域，需提前告知訪客注意事項(xiàng)，避免影響他人工作。（2）送別：訪客離開時(shí)，被訪人員或前臺(tái)需送至公司門口，禮貌道別；前臺(tái)收回《訪客證》，并在《訪客登記表》上記錄離開時(shí)間。5.記錄與反饋（1）信息登記：行政部每日整理《訪客登記表》，將訪客信息錄入《訪客接待臺(tái)賬》，包含到訪日期、訪客姓名、單位、事由、被訪人、接待情況等。（2）反饋：如訪客有特殊需求或投訴，行政部需及時(shí)將情況反饋至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，跟進(jìn)處理結(jié)果。（三）常用模板表單表4-1：訪客預(yù)約登記表預(yù)約日期預(yù)約時(shí)間訪客姓名單位名稱聯(lián)系方式到訪人數(shù)身份（客戶/應(yīng)聘者等）事由被訪部門及人員預(yù)約人聯(lián)系方式備注表4-2：訪客登記表到訪日期到訪時(shí)間訪客姓名單位名稱證件號(hào)碼號(hào)來訪事由被訪人發(fā)放《訪客證》號(hào)離開時(shí)間接待人簽字（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)訪客預(yù)約需提前確認(rèn)，保證被訪人員及接待場(chǎng)地準(zhǔn)備就緒；臨時(shí)到訪的訪客，需立即聯(lián)系被訪人員確認(rèn)是否接待。前臺(tái)需嚴(yán)格執(zhí)行訪客登記制度，核對(duì)身份信息，保證公司安全；《訪客證》需規(guī)范佩戴，避免無關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。接待過程中需注意言行舉止，展現(xiàn)公司良好形象；涉及公司機(jī)密的信息不得向訪客透露。訪客信息需及時(shí)登記、歸檔，便于后續(xù)查詢；重要訪客的接待情況需向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。五、辦公環(huán)境維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司辦公區(qū)域（包括工位、會(huì)議室、走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）的日常清潔、綠植養(yǎng)護(hù)、設(shè)施報(bào)修及環(huán)境秩序維護(hù)。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.日常清潔管理（1）清潔范圍：行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌辦公區(qū)域的日常清潔，包括地面清掃與拖擦、桌面與臺(tái)面擦拭、垃圾清理、衛(wèi)生間清潔、茶水間設(shè)備消毒等。（2）清潔頻次：公共區(qū)域（走廊、樓梯）：每日早、晚各清掃1次，保持地面無雜物、積水。工位：?jiǎn)T工每日下班前整理個(gè)人工位，保持桌面整潔；行政部每周五下午組織一次工位大掃除檢查。衛(wèi)生間、茶水間：每2小時(shí)清潔1次，保證無異味、無污漬，洗手液、衛(wèi)生紙等耗材充足。2.綠植養(yǎng)護(hù)管理（1）綠植配置：行政部根據(jù)辦公區(qū)域布局，在公共區(qū)域（如前臺(tái)、走廊、會(huì)議室）擺放綠植（如綠蘿、吊蘭等），凈化空氣，美化環(huán)境。（2）養(yǎng)護(hù)頻次：安排專業(yè)養(yǎng)護(hù)人員每?jī)芍軐?duì)綠植進(jìn)行一次澆水、施肥、修剪、病蟲害防治；枯萎或死亡的綠植及時(shí)更換，保證綠植存活率不低于90%。3.辦公設(shè)施報(bào)修（1）報(bào)修發(fā)起：?jiǎn)T工發(fā)覺辦公設(shè)施（如電腦、打印機(jī)、空調(diào)、電燈、辦公桌椅等）損壞時(shí)，填寫《設(shè)施報(bào)修單》，注明損壞設(shè)施名稱、位置、損壞情況及聯(lián)系方式，提交至行政部。（2）維修處理：行政部收到報(bào)修單后，1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，根據(jù)設(shè)施損壞程度聯(lián)系維修人員（內(nèi)部IT人員或外部維修商）；緊急情況（如空調(diào)漏水、電路故障）需立即處理。（3）反饋與記錄：維修完成后，行政部需確認(rèn)維修效果，在《設(shè)施報(bào)修單》上簽字確認(rèn)，并將維修情況記錄至《設(shè)施維修臺(tái)賬》。4.環(huán)境秩序維護(hù)（1）噪音控制：辦公區(qū)域內(nèi)禁止大聲喧嘩、播放音樂；如需召開會(huì)議或討論工作，需在會(huì)議室進(jìn)行，避免影響他人。（2）物品擺放：公共區(qū)域物品（如文件、設(shè)備、綠植）需擺放整齊，不得占用通道；員工個(gè)人物品需存放于工位內(nèi)，不得隨意擺放。（3）節(jié)能管理：?jiǎn)T工需養(yǎng)成節(jié)能習(xí)慣，下班關(guān)閉電腦、電燈、空調(diào)等設(shè)備電源；行政部定期檢查節(jié)能措施落實(shí)情況，對(duì)浪費(fèi)行為進(jìn)行提醒。（三）常用模板表單表5-1：設(shè)施報(bào)修單報(bào)修日期報(bào)修時(shí)間報(bào)修人聯(lián)系方式設(shè)施名稱所在位置損壞情況描述報(bào)修部門審批日期：行政部處理意見維修