采購(gòu)與供應(yīng)商管理操作指南模板一、適用情境與啟動(dòng)條件本指南適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)及供應(yīng)商全生命周期管理場(chǎng)景，具體包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：生產(chǎn)原材料、辦公用品、服務(wù)外包等常規(guī)物資或服務(wù)的采購(gòu)需求；新項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：新產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)拓展、設(shè)備更新等項(xiàng)目中涉及的定制化采購(gòu)；供應(yīng)商合作優(yōu)化：現(xiàn)有供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估、新供應(yīng)商引入、供應(yīng)商分級(jí)管理等場(chǎng)景；合規(guī)性管控：需保證采購(gòu)流程符合企業(yè)內(nèi)控要求及行業(yè)監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)活動(dòng)。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)上述需求時(shí)，采購(gòu)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門需參照本指南啟動(dòng)操作流程，保證采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、高效、透明。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與執(zhí)行要點(diǎn)（一）采購(gòu)需求確認(rèn)與提報(bào)需求發(fā)起需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付日期、預(yù)算金額及使用場(chǎng)景。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，保證需求符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)及成本控制要求。需求評(píng)審采購(gòu)部門對(duì)接需求部門，對(duì)采購(gòu)需求的可行性（如市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格區(qū)間）、技術(shù)參數(shù)的明確性進(jìn)行復(fù)核，避免需求描述模糊導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)偏差。涉及大額采購(gòu)（如超過(guò)萬(wàn)元）或復(fù)雜技術(shù)需求的，需組織技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部聯(lián)合召開(kāi)需求評(píng)審會(huì)，形成《需求評(píng)審會(huì)議紀(jì)要》作為后續(xù)采購(gòu)依據(jù)。需求審批根據(jù)采購(gòu)金額及類別，按企業(yè)《授權(quán)審批管理辦法》逐級(jí)提交審批：日常小額采購(gòu)（如萬(wàn)元以下）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人；中額采購(gòu)（如-萬(wàn)元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人；大額采購(gòu)（如萬(wàn)元以上）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理/分管副總。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門正式受理采購(gòu)需求，啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程。（二）供應(yīng)商尋源與篩選供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部門通過(guò)以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息：企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》（現(xiàn)有合作供應(yīng)商）；行業(yè)展會(huì)、專業(yè)協(xié)會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)等公開(kāi)渠道；需求部門推薦（需提供供應(yīng)商資質(zhì)說(shuō)明及合作理由）；主動(dòng)開(kāi)發(fā)（針對(duì)新興品類或戰(zhàn)略物資）。供應(yīng)商資質(zhì)初審對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行基本資質(zhì)審核，重點(diǎn)核查：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）；資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、環(huán)境體系認(rèn)證等，根據(jù)采購(gòu)品類確定）；生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)能力證明（如產(chǎn)能報(bào)告、設(shè)備清單、案例合同等）；財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明）。資質(zhì)初審不通過(guò)的供應(yīng)商，終止合作流程；通過(guò)的進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察（必要時(shí)）對(duì)關(guān)鍵物料、大額采購(gòu)或新合作供應(yīng)商，由采購(gòu)部門牽頭，組織技術(shù)部、質(zhì)量部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，重點(diǎn)關(guān)注：生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；倉(cāng)儲(chǔ)物流能力是否滿足交付需求；質(zhì)量控制體系（如檢驗(yàn)流程、不合格品處理機(jī)制）；企業(yè)信譽(yù)及社會(huì)責(zé)任（如合規(guī)經(jīng)營(yíng)、員工權(quán)益保障）。形成《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》，作為最終篩選依據(jù)。供應(yīng)商綜合評(píng)估與選定采購(gòu)部門組織成立供應(yīng)商評(píng)估小組（含采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)人員），根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)表》（詳見(jiàn)第三部分表單）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)分，評(píng)分維度包括：價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（占比30%）：報(bào)價(jià)合理性、成本結(jié)構(gòu)；質(zhì)量保障（占比30%）：合格率、質(zhì)量認(rèn)證、售后服務(wù)；交付能力（占比20%）：準(zhǔn)時(shí)交付率、應(yīng)急響應(yīng)速度；服務(wù)水平（占比15%）：溝通效率、配合度、問(wèn)題解決能力；企業(yè)資質(zhì)（占比5%）：行業(yè)地位、信譽(yù)度。評(píng)分得分最高的供應(yīng)商作為候選對(duì)象，若得分接近（如分差＜5分），需組織商務(wù)談判進(jìn)一步對(duì)比。（三）商務(wù)談判與合同簽訂商務(wù)談判準(zhǔn)備采購(gòu)部門整理談判資料，包括：采購(gòu)需求明細(xì)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)行情分析等；明確談判目標(biāo)（如目標(biāo)價(jià)格、交付周期、付款條件、質(zhì)量違約條款等）及談判底線；組建談判團(tuán)隊(duì)（至少2人，含采購(gòu)負(fù)責(zé)人及需求部門代表）。商務(wù)談判執(zhí)行與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、保密條款等進(jìn)行溝通；談判過(guò)程中需全程記錄，形成《商務(wù)談判紀(jì)要》，明確雙方達(dá)成一致的條款及未決事項(xiàng)；對(duì)關(guān)鍵條款（如價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）需逐項(xiàng)確認(rèn)，避免歧義。合同擬定與審批采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，參照企業(yè)《合同管理辦法》擬定《采購(gòu)合同》，合同內(nèi)容需包含：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）；采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及異議處理流程；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)；付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付條件）；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟）；合同生效條件及有效期。法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)；審批通過(guò)后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。（四）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤采購(gòu)訂單采購(gòu)部門根據(jù)生效的《采購(gòu)合同》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、采購(gòu)明細(xì)、交付時(shí)間、訂單金額等，并將訂單抄送需求部門、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部。訂單交付跟蹤采購(gòu)專員定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行進(jìn)度，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況、預(yù)計(jì)交付時(shí)間；若供應(yīng)商可能無(wú)法按期交付，需提前3個(gè)工作日通知采購(gòu)部門，雙方協(xié)商調(diào)整交付時(shí)間或采取應(yīng)急措施（如尋找替代供應(yīng)商）；交付前1天，供應(yīng)商需提供《發(fā)貨通知單》（含物流單號(hào)、貨物數(shù)量、批次號(hào)等信息），采購(gòu)部門同步通知倉(cāng)儲(chǔ)部準(zhǔn)備收貨。（五）到貨驗(yàn)收與付款結(jié)算到貨初檢倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)《采購(gòu)訂單》核對(duì)到貨物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外包裝是否完好，如有差異（如數(shù)量短缺、包裝破損），需在《到貨登記表》中記錄并立即通知采購(gòu)部門及供應(yīng)商。質(zhì)量驗(yàn)收需求部門聯(lián)合質(zhì)量部根據(jù)采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)：原材料/成品：提供檢驗(yàn)報(bào)告（如第三方檢測(cè)報(bào)告或企業(yè)自檢報(bào)告），確認(rèn)是否符合技術(shù)參數(shù)；服務(wù)類項(xiàng)目：對(duì)照服務(wù)交付物清單（如方案報(bào)告、培訓(xùn)記錄等）驗(yàn)收完成情況。驗(yàn)收合格，需求部門、質(zhì)量部、倉(cāng)儲(chǔ)部在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，由質(zhì)量部出具《質(zhì)量不合格報(bào)告》，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理方案（如退換貨、折扣賠償?shù)龋?。發(fā)票核對(duì)與付款申請(qǐng)供應(yīng)商根據(jù)交付情況開(kāi)具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同、訂單、驗(yàn)收單一致），采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息（抬頭、稅號(hào)、金額、稅率等）無(wú)誤后，提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部審核發(fā)票及《采購(gòu)合同》《到貨驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)表》等單據(jù)，確認(rèn)付款條件達(dá)成后，按企業(yè)財(cái)務(wù)流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。（六）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與優(yōu)化績(jī)效數(shù)據(jù)收集采購(gòu)部門、需求部門、質(zhì)量部在合作期間記錄供應(yīng)商表現(xiàn)數(shù)據(jù)，包括：交付準(zhǔn)時(shí)率（實(shí)際交付時(shí)間/約定交付時(shí)間）；質(zhì)量合格率（驗(yàn)收合格批次/總交付批次）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)或歷史采購(gòu)價(jià)）；服務(wù)響應(yīng)速度（問(wèn)題處理及時(shí)性、配合度）；合作配合度（如訂單變更響應(yīng)、文檔提供效率）。季度/年度績(jī)效評(píng)估每季度末/年末，采購(gòu)部門組織《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估會(huì)議》，根據(jù)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》（詳見(jiàn)第三部分表單）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，評(píng)分結(jié)果分為：優(yōu)秀（90分以上）：優(yōu)先合作，可考慮增加訂單份額；良好（80-89分）：維持合作，針對(duì)不足項(xiàng)提出改進(jìn)要求；合格（70-79分）：限期整改，整改后復(fù)評(píng)仍不合格的降級(jí)處理；不合格（70分以下）：暫停合作，退出《合格供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商優(yōu)化管理對(duì)評(píng)估優(yōu)秀的供應(yīng)商，簽訂《戰(zhàn)略合作協(xié)議》，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定合作關(guān)系；對(duì)存在不足的供應(yīng)商，發(fā)出《供應(yīng)商改進(jìn)通知單》，明確改進(jìn)目標(biāo)、時(shí)限及責(zé)任人，跟蹤整改效果；定期更新《合格供應(yīng)商名錄》，淘汰不合格供應(yīng)商，引入評(píng)估優(yōu)秀的新供應(yīng)商，保證供應(yīng)商隊(duì)伍活力。三、配套工具與表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表序號(hào)需求部門需求日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量技術(shù)參數(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)期望交付日期預(yù)算金額（元）需求說(shuō)明（使用場(chǎng)景、緊急程度等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字1生產(chǎn)部2023-10-01A型原材料-2023噸10[附技術(shù)參數(shù)文檔]國(guó)標(biāo)GB/TX2023-10-1550,000用于產(chǎn)品生產(chǎn)，緊急程度：一般*經(jīng)理（二）供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)表評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）權(quán)重得分加權(quán)得分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上得10分，持平得8分，高1-5%得5分，高5%以上得0分30%--質(zhì)量保障合格率100%得10分，99%得8分，95-98%得5分，＜95%得0分30%--交付能力準(zhǔn)時(shí)交付率100%得10分，99%得8分，95-98%得5分，＜95%得0分20%--服務(wù)水平響應(yīng)及時(shí)、配合度高得10分，一般得5分，差得0分15%--企業(yè)資質(zhì)資質(zhì)齊全、行業(yè)口碑好得10分，基本齊全得5分，缺失得0分5%--綜合得分——100%————（三）采購(gòu)合同關(guān)鍵條款模板采購(gòu)合同合同編號(hào)：CG-2023-X甲方（采購(gòu)方）：有限公司地址：市區(qū)路號(hào)聯(lián)系人：*經(jīng)理電話：X-乙方（供應(yīng)商）：有限公司地址：市區(qū)路號(hào)聯(lián)系人：*經(jīng)理電話：X-根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方平等協(xié)商，就甲方向乙方采購(gòu)物品/服務(wù)事宜達(dá)成如下協(xié)議：第一條采購(gòu)內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)A型原材料-2023噸105,00050,0002023-10-15甲方倉(cāng)庫(kù)第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方交付的物品需符合國(guó)家GB/TX標(biāo)準(zhǔn)及甲方提供的技術(shù)參數(shù)要求（附件1：《技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書》）；甲方有權(quán)對(duì)物品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)不合格的，乙方應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)退換貨，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)。第三條交付與驗(yàn)收乙方負(fù)責(zé)物品運(yùn)輸及運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)，交付前24小時(shí)通知甲方；甲方收到物品后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《到貨驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，甲方有權(quán)拒收，乙方需在7個(gè)工作日內(nèi)更換合格物品。第四條付款方式合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預(yù)付款30%（15,000元）；驗(yàn)收合格后，甲方向乙方支付尾款70%（35,000元），乙方需提供合規(guī)增值稅專用發(fā)票。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1天按合同總金額的0.5%支付違約金，逾期超過(guò)15天的，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款的，每逾期1天按應(yīng)付款項(xiàng)的0.5%支付違約金。第六條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。第七條其他本合同一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，自雙方簽字蓋章之日起生效，附件與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：有限公司乙方（蓋章）：有限公司法定代表人（簽字）：*法定代表人（簽字）：*日期：2023年9月30日日期：2023年9月30日（四）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表供應(yīng)商名稱：有限公司評(píng)估周期：2023年第三季度評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）交付準(zhǔn)時(shí)率（20分）每延遲1次扣5分，延遲5次以上得0分質(zhì)量合格率（30分）每不合格1%扣2分，合格率＜95%得0分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（20分）較市場(chǎng)均價(jià)低3%，得20分；持平得15分服務(wù)響應(yīng)速度（15分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得15分，48小時(shí)得10分合作配合度（15分）積極配合得15分，一般得10分綜合得分——評(píng)估等級(jí)：良好評(píng)估部門：采購(gòu)部改進(jìn)建議：建議優(yōu)化價(jià)格策略，保持現(xiàn)有交付及質(zhì)量水平評(píng)估人：*專員四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)需求、合同、驗(yàn)收單等單據(jù)需全程留痕，保證“三單匹配”（訂單、到貨單、發(fā)票），避免財(cái)務(wù)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；大額采購(gòu)或涉及項(xiàng)目的采購(gòu)，需優(yōu)先采用公開(kāi)招標(biāo)方式，遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》相關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)需求提報(bào)時(shí)，技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)算等信息需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)偏差；供應(yīng)商評(píng)估數(shù)據(jù)需客觀真實(shí)，避免主觀臆斷，保證評(píng)分結(jié)果公平公正。溝通協(xié)作風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)部門需與需求部門、供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)反饋訂單進(jìn)度、驗(yàn)收結(jié)果等信息，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致交付延誤；跨部門協(xié)作（如技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)）時(shí)，需明確職責(zé)