合同簽訂審批標準化流程框架一、流程概述為規(guī)范公司合同簽訂全流程管理，明確各環(huán)節(jié)責任主體與操作標準，防范法律風險與經(jīng)營風險，提高合同審批效率，特制定本標準化流程框架。本流程覆蓋合同從發(fā)起、審核、審批到簽署、歸檔的全生命周期，適用于公司所有對外經(jīng)濟合同的簽訂審批，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。二、應用場景與核心價值適用場景：公司與外部主體（供應商、客戶、合作伙伴等）擬簽訂各類合同時；涉及合同金額達到一定標準或合同條款存在特殊風險時；需跨部門協(xié)作完成合同審核與決策時。核心價值：統(tǒng)一合同審批標準，避免因流程不清晰導致的審批延誤或遺漏；通過多環(huán)節(jié)審核（業(yè)務、法務、財務、管理層）降低合同法律風險與財務風險；明確責任分工，提高合同簽訂效率，保障公司合法權(quán)益。三、標準化審批流程詳解步驟1：合同發(fā)起與資料準備步驟說明：由業(yè)務部門根據(jù)實際需求發(fā)起合同申請，準備完整的合同基礎(chǔ)資料。責任主體：業(yè)務經(jīng)辦人、部門負責人操作要點：業(yè)務經(jīng)辦人根據(jù)合作內(nèi)容擬定合同初稿，明確合同主體、標的、數(shù)量、金額、履行期限、付款方式、違約責任等核心條款；收集并整理對方主體資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等），保證對方主體合法有效；填寫《合同審批申請表》（見模板1），注明合同基本信息、審批流程需求、緊急程度等。輸出成果：合同初稿、對方主體資質(zhì)材料、《合同審批申請表》。步驟2：業(yè)務部門初審步驟說明：部門負責人從業(yè)務可行性、需求合理性角度對合同進行初步審核。責任主體：業(yè)務部門負責人*操作要點：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，是否與前期溝通一致；核對合同金額、數(shù)量、履行期限等是否在部門預算或權(quán)限范圍內(nèi)；檢查對方主體資質(zhì)是否齊全、有效（如是否在經(jīng)營異常名錄、是否具備相關(guān)業(yè)務資質(zhì)等）；對初審通過的材料，在《合同審批申請表》中簽署意見后提交至下一環(huán)節(jié)（法務審核）；對初審不通過的，退回業(yè)務經(jīng)辦人修改完善。輸出成果：簽署初審意見的《合同審批申請表》、修改后的合同初稿（如需）。步驟3：法務合規(guī)審核步驟說明：法務部門（或合規(guī)專員）從法律合規(guī)性角度對合同條款進行專業(yè)審核。責任主體：法務專員、法務負責人操作要點：審核合同主體是否適格，簽約人是否具備合法授權(quán)；審核合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風險（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定、知識產(chǎn)權(quán)條款是否清晰等）；檢查合同內(nèi)容是否與公司內(nèi)部制度沖突，是否符合行業(yè)監(jiān)管要求；對審核通過的法務意見，在《合同審批申請表》中簽署意見；對存在法律風險的條款，提出修改建議并退回業(yè)務部門調(diào)整。輸出成果：簽署法務審核意見的《合同審批申請表》、修訂版合同文本（如需）。步驟4：財務審核步驟說明：財務部門從財務風險、資金安排角度對合同相關(guān)條款進行審核。責任主體：財務經(jīng)理、財務專員操作要點：審核合同金額、付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財務制度；評估合同履行對公司現(xiàn)金流的影響，保證資金安排合理；核對合同涉及的稅費、發(fā)票開具要求等是否符合財務規(guī)范；對審核通過的意見，在《合同審批申請表》中簽署意見；對財務風險較高的條款（如預付款比例過高、付款條件不明確等），提出調(diào)整建議。輸出成果：簽署財務審核意見的《合同審批申請表》、修訂版合同文本（如需）。步驟5：管理層審批步驟說明：根據(jù)合同金額、重要性等級，提交至對應管理層進行最終審批。責任主體：分管副總、總經(jīng)理、董事會（如需）操作要點：金額較小或常規(guī)合同：由分管副總審批，重點關(guān)注業(yè)務戰(zhàn)略匹配度、資源投入產(chǎn)出比；金額重大或特殊合同（如超過一定金額、涉及核心業(yè)務、對外投資等）：需提交總經(jīng)理審批，必要時提交董事會審議；管理層綜合業(yè)務、法務、財務審核意見，對合同進行最終決策，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的審批意見。輸出成果：簽署管理層審批意見的《合同審批申請表》、最終版合同文本。步驟6：用印與簽署步驟說明：審批通過后，由行政/印章管理部門監(jiān)督用印，業(yè)務部門完成合同簽署。責任主體：行政專員、業(yè)務經(jīng)辦人操作要點：業(yè)務經(jīng)辦人持最終審批通過的《合同審批申請表》及合同文本至行政/印章管理部門申請用??；行政/印章管理部門核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本與審批件是否一致，無誤后加蓋合同專用章或公章；用印完成后，業(yè)務部門與對方主體正式簽署合同，保證雙方簽字（蓋章）清晰、完整，合同份數(shù)滿足雙方留存及歸檔需求。輸出成果：簽署并蓋章的正式合同文本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。步驟7：合同歸檔步驟說明：簽署完成的合同由檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。責任主體：檔案管理員、業(yè)務經(jīng)辦人操作要點：業(yè)務經(jīng)辦人在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批過程中形成的所有材料（如《合同審批申請表》、審核意見、對方資質(zhì)材料等）整理成冊，提交至檔案管理部門；檔案管理部門對合同資料進行編號、登記、歸檔，建立電子與紙質(zhì)檔案雙備份，保證檔案完整、可追溯；合同履行過程中如發(fā)生變更、補充或解除，相關(guān)協(xié)議文件需同步歸檔，并與原合同關(guān)聯(lián)管理。輸出成果：完整的合同檔案（電子+紙質(zhì)）、檔案管理臺賬。四、關(guān)鍵工具模板模板1：合同審批申請表合同基本信息合同名稱合同編號（由行政部門統(tǒng)一編制）對方主體名稱我方簽約主體（公司/分公司/部門）合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他_________合同金額（大寫）合同金額（小寫）履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性付款□分期付款（說明：_________）□其他_________合同主要內(nèi)容及核心條款（簡述標的、權(quán)利義務、違約責任等）附件清單□對方營業(yè)執(zhí)照□授權(quán)委托書□資質(zhì)證明□技術(shù)協(xié)議□其他_________審批流程發(fā)起部門意見經(jīng)辦人：_________日期：_________部門負責人：_________日期：_________法務審核意見法務專員：_________日期：_________法務負責人：_________日期：_________財務審核意見財務專員：_________日期：_________財務經(jīng)理：_________日期：_________管理層審批意見分管副總：_________日期：_________總經(jīng)理：_________日期：_________用印與簽署記錄用印申請日期_________用印人：_________用印份數(shù)：_________對方簽署日期_________我方簽署日期：_________歸檔日期_________檔案編號：_________模板2：合同要素審核表（法務/財務專用）審核維度審核要點審核結(jié)果（√通過×不通過需修改）修改意見主體資格對方營業(yè)執(zhí)照是否有效？簽約人是否具備授權(quán)？□通過□不通過條款合法性是否存在違反法律、行政法規(guī)的條款？違約責任是否明確？爭議解決方式是否約定？□通過□不通過業(yè)務合規(guī)性合同內(nèi)容是否符合公司內(nèi)部制度？是否符合行業(yè)監(jiān)管要求？□通過□不通過財務風險付款方式是否合理？預付款比例是否可控？資金安排是否影響現(xiàn)金流？□通過□不通過稅費與發(fā)票稅費承擔是否明確？發(fā)票類型、開具時間是否符合財務要求？□通過□不通過其他風險提示（如知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、不可抗力等是否約定）審核人簽字__________日期：_________五、執(zhí)行要點與風險提示1.資料完整性要求合同發(fā)起時必須提供對方主體資質(zhì)材料（復印件加蓋公章）、合同初稿及《合同審批申請表》，資料不全的，審核部門有權(quán)不予受理。2.審核時效管理各環(huán)節(jié)審核時限：業(yè)務初審1個工作日，法務審核2個工作日，財務審核1個工作日，管理層審批2個工作日（緊急合同可縮短時限，但需在申請表中注明）。超時未審核且無反饋的，視為默認通過，業(yè)務部門可推動下一環(huán)節(jié)。3.修改與復審機制審核環(huán)節(jié)對合同提出修改意見的，業(yè)務部門應在1個工作日內(nèi)完成修改并重新提交，涉及重大條款調(diào)整的，需重新啟動原審核流程。4.合同履行跟蹤業(yè)務部門是合同履行的第一責任人，需定期跟蹤合同履行