在招投標(biāo)活動(dòng)中，投標(biāo)專(zhuān)用章是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、簽署投標(biāo)文件的法定載體，其授權(quán)使用的規(guī)范性直接關(guān)系到企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)與法律風(fēng)險(xiǎn)。為保障投標(biāo)活動(dòng)合法合規(guī)，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)踐，特制定本投標(biāo)專(zhuān)用章授權(quán)流程模板，供企業(yè)參考執(zhí)行。一、前期準(zhǔn)備：制度與職責(zé)的夯實(shí)企業(yè)需以制度為綱，明確投標(biāo)專(zhuān)用章的管理規(guī)則與責(zé)任分工，為授權(quán)流程筑牢基礎(chǔ)。（一）制度建設(shè)制定《投標(biāo)專(zhuān)用章管理辦法》，明確用章范圍（如投標(biāo)文件簽署、資格預(yù)審文件提交、投標(biāo)澄清說(shuō)明等招投標(biāo)相關(guān)文件）、使用原則（專(zhuān)人保管、審批用章、一事一授權(quán)等），并對(duì)違規(guī)用章的處罰措施作出規(guī)定，確保用章行為有章可循。（二）職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門(mén)：作為用章需求發(fā)起方，需對(duì)項(xiàng)目真實(shí)性、投標(biāo)必要性負(fù)責(zé)，確保申請(qǐng)材料真實(shí)完整。法務(wù)部門(mén)：審核用章文件的合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如投標(biāo)承諾的法律效力、違約責(zé)任條款等）。行政部門(mén)：負(fù)責(zé)投標(biāo)章的制作、保管、備案及日常監(jiān)督，建立用章臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部門(mén)（可選）：若投標(biāo)涉及保證金，需審核資金安排的合理性與安全性。二、授權(quán)申請(qǐng)：從需求發(fā)起至多部門(mén)聯(lián)審?fù)稑?biāo)專(zhuān)用章的授權(quán)申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)“發(fā)起—初審—合規(guī)/財(cái)務(wù)審核”的遞進(jìn)式審查，確保用章需求真實(shí)、合規(guī)。（一）申請(qǐng)發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)（如市場(chǎng)部、投標(biāo)小組）因項(xiàng)目投標(biāo)需要，填寫(xiě)《投標(biāo)專(zhuān)用章授權(quán)申請(qǐng)表》，需包含項(xiàng)目核心信息（項(xiàng)目名稱(chēng)、招標(biāo)編號(hào)、用章事由）、用章細(xì)節(jié)（預(yù)計(jì)用章時(shí)間、文件份數(shù)）、申請(qǐng)人員信息，并附招標(biāo)文件關(guān)鍵頁(yè)（如投標(biāo)須知、簽章要求頁(yè)）作為支撐材料，避免因文件要求不明導(dǎo)致用章失誤。（二）部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人需審核：項(xiàng)目是否符合企業(yè)投標(biāo)策略，避免無(wú)效投標(biāo)；申請(qǐng)材料是否完整，用章事由是否清晰合理。審核通過(guò)后，簽署初審意見(jiàn)，重點(diǎn)關(guān)注“項(xiàng)目必要性”與“材料完整性”。（三）法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)部從法律視角審查：投標(biāo)文件條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如資質(zhì)承諾是否真實(shí)、違約責(zé)任是否過(guò)重）；用章行為是否符合《招投標(biāo)法》《公司法》等法律法規(guī)，以及企業(yè)內(nèi)部制度。審核通過(guò)后，出具合規(guī)意見(jiàn)，若發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)需要求業(yè)務(wù)部門(mén)修正后重新申請(qǐng)。（四）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（可選）若投標(biāo)需繳納保證金，財(cái)務(wù)部需審核：保證金繳納方式（電匯、保函等）是否合規(guī)；金額是否與招標(biāo)要求一致，資金安排是否存在流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。審核通過(guò)后，簽署資金安全意見(jiàn)。三、授權(quán)審批：層級(jí)決策與授權(quán)書(shū)出具審批層級(jí)需與項(xiàng)目重要性匹配，確保授權(quán)決策的嚴(yán)謹(jǐn)性；授權(quán)書(shū)則需明確“誰(shuí)能用、用在哪、用多久”。（一）層級(jí)審批企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目金額、戰(zhàn)略重要性設(shè)定審批層級(jí)：小額/常規(guī)項(xiàng)目：由分管副總審批；大額/戰(zhàn)略項(xiàng)目：需總經(jīng)理或董事會(huì)授權(quán)代表審批。審批人需結(jié)合各部門(mén)意見(jiàn)，綜合判斷是否授權(quán)，簽署明確的審批意見(jiàn)（同意/不同意/需補(bǔ)充材料）。（二）授權(quán)書(shū)出具審批通過(guò)后，由行政部或法務(wù)部出具《投標(biāo)專(zhuān)用章授權(quán)書(shū)》，需明確：授權(quán)對(duì)象：個(gè)人（如投標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理）或部門(mén)（如投標(biāo)小組）；授權(quán)范圍：限定具體項(xiàng)目名稱(chēng)、用章事項(xiàng)（如僅用于本項(xiàng)目投標(biāo)文件簽署）；授權(quán)期限：從投標(biāo)報(bào)名至中標(biāo)通知書(shū)發(fā)放（或投標(biāo)有效期結(jié)束）。授權(quán)書(shū)需加蓋企業(yè)公章，由法定代表人（或授權(quán)代表）簽字，確保授權(quán)效力。四、印章制作與備案：合規(guī)性與可追溯性投標(biāo)專(zhuān)用章的制作與備案需符合行政監(jiān)管要求，同時(shí)建立企業(yè)內(nèi)部臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)全周期管理。（一）印章制作新章刻制：憑審批通過(guò)的《授權(quán)申請(qǐng)表》《授權(quán)書(shū)》及企業(yè)介紹信，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位制作，印章樣式需標(biāo)注“投標(biāo)專(zhuān)用章”字樣，包含企業(yè)名稱(chēng)縮寫(xiě)、防偽標(biāo)識(shí)（如編碼），確保唯一性。舊章復(fù)用：需確認(rèn)印章無(wú)損壞、未被廢止，且與授權(quán)項(xiàng)目的用章要求匹配。（二）備案管理內(nèi)部備案：行政部將印章印模、授權(quán)書(shū)、刻章回執(zhí)等材料存入企業(yè)檔案，建立《投標(biāo)專(zhuān)用章管理臺(tái)賬》，記錄印章編號(hào)、使用人、授權(quán)項(xiàng)目、啟用時(shí)間等信息。外部備案（依地方規(guī)定）：若當(dāng)?shù)匾笥≌聜浒?，需在公安機(jī)關(guān)印章管理系統(tǒng)登記，確保行政監(jiān)管合規(guī)。五、使用與監(jiān)督：全程留痕與風(fēng)險(xiǎn)防控投標(biāo)專(zhuān)用章的使用需“專(zhuān)人管、依規(guī)用、全程查”，避免越權(quán)或違規(guī)用章。（一）專(zhuān)人保管與使用授權(quán)的用章人需妥善保管投標(biāo)章，嚴(yán)格按照《授權(quán)書(shū)》范圍使用：每次用章需填寫(xiě)《投標(biāo)專(zhuān)用章使用登記表》，記錄用章時(shí)間、文件名稱(chēng)、份數(shù)、用章人簽字；用章后立即歸還保管人，禁止私自留存或轉(zhuǎn)借。（二）監(jiān)督機(jī)制行政部定期檢查：核對(duì)用章臺(tái)賬與實(shí)際文件的一致性，排查“超范圍用章”“無(wú)審批用章”等問(wèn)題。法務(wù)部隨機(jī)抽查：審查投標(biāo)文件的合規(guī)性，確保簽署內(nèi)容與授權(quán)范圍一致。發(fā)現(xiàn)違規(guī)立即制止，追究相關(guān)人員責(zé)任，必要時(shí)啟動(dòng)法律追責(zé)程序。六、廢止與交接：授權(quán)終止后的閉環(huán)管理項(xiàng)目結(jié)束或印章失效后，需及時(shí)終止授權(quán)、交接或廢止印章，避免遺留風(fēng)險(xiǎn)。（一）授權(quán)終止與交接項(xiàng)目投標(biāo)結(jié)束（中標(biāo)/廢標(biāo)）后，用章人需在3個(gè)工作日內(nèi)歸還投標(biāo)章，填寫(xiě)《投標(biāo)專(zhuān)用章交接單》，注明歸還時(shí)間、印章?tīng)顟B(tài)，由保管人、用章人、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保責(zé)任閉環(huán)。（二）印章廢止損壞/遺失：需登報(bào)聲明廢止，重新刻制的按新流程申請(qǐng)授權(quán)；制度調(diào)整：舊章交回行政部封存或銷(xiāo)毀，更新備案信息，確?！耙徽乱挥?、章廢責(zé)清”。七、風(fēng)險(xiǎn)防控與附則（一）風(fēng)險(xiǎn)提示與防控常見(jiàn)用章風(fēng)險(xiǎn)包括：授權(quán)不清導(dǎo)致越權(quán)、印章被盜用、文件簽署不符合招標(biāo)要求等。防控措施：實(shí)行“雙人保管”（如行政+業(yè)務(wù)部門(mén)各持一把鎖），降低盜用風(fēng)險(xiǎn)；采用電子用章系統(tǒng)，全程留痕可追溯；定期開(kāi)展用章培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)。（二）附則本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，由行政部、法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。各部門(mén)需嚴(yán)格執(zhí)行，