某家具公司銷售合同管理規(guī)定某家具公司銷售合同管理規(guī)定

---

第一章總則

1.1目的

為規(guī)范銷售合同管理流程，明確各部門職責(zé)，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率與客戶滿意度，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更及終止全過程管理，確保合同管理符合GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系要求。

1.2適用范圍

本規(guī)定涵蓋公司銷售合同從客戶需求確認(rèn)至合同歸檔的全生命周期管理，包括但不限于家具產(chǎn)品的銷售合同、定制合同及配套服務(wù)合同。

1.3管理原則

1.計(jì)劃先行：合同簽訂前需評(píng)估客戶信用、產(chǎn)品供應(yīng)能力及市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)；

2.風(fēng)險(xiǎn)可控：采用FMEA（失效模式與影響分析）識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)措施；

3.數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)：通過CRM系統(tǒng)記錄合同執(zhí)行數(shù)據(jù)，定期分析OEE（設(shè)備綜合效率）與合同履約偏差；

4.分級(jí)授權(quán)：重大合同需經(jīng)[高級(jí)管理層]審批，普通合同由[銷售部經(jīng)理]核準(zhǔn)；

5.閉環(huán)管理：執(zhí)行PDCA循環(huán)，即計(jì)劃（合同評(píng)審）→執(zhí)行（生產(chǎn)排程）→檢查（交付驗(yàn)收）→改進(jìn)（履約復(fù)盤）。

1.4關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）

1.合同簽訂及時(shí)率（≥95%）

2.合同違約率（≤1%）

3.客戶投訴率（≤2%）

4.合同回款周期（≤[30]天）

5.生產(chǎn)計(jì)劃達(dá)成率（≥98%）

6.定制產(chǎn)品交付準(zhǔn)時(shí)率（≥90%）

7.合同變更頻率（≤[5]次/年）

8.合同評(píng)審?fù)ㄟ^率（≥98%）

---

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)

2.1組織架構(gòu)

公司設(shè)立銷售合同管理委員會(huì)（由[總經(jīng)理]牽頭，成員包括[銷售部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部]負(fù)責(zé)人），負(fù)責(zé)重大合同的集體決策；日常管理由[銷售部]主導(dǎo)，生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門協(xié)同執(zhí)行。

2.2職責(zé)分工

1.銷售部：

-負(fù)責(zé)合同初稿擬定，包含SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）要求的交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；

-三級(jí)責(zé)任：銷售人員（合同內(nèi)容審核）、銷售主管（條款完整性）、銷售經(jīng)理（客戶信用評(píng)估）。

2.生產(chǎn)部：

-評(píng)估合同訂單的OEE影響，提供產(chǎn)能負(fù)荷分析報(bào)告；

-三級(jí)責(zé)任：生產(chǎn)計(jì)劃員（排程可行性）、生產(chǎn)主管（物料保障）、生產(chǎn)經(jīng)理（工藝合規(guī)性）。

3.財(cái)務(wù)部：

-核實(shí)合同金額與信用額度匹配，監(jiān)控回款進(jìn)度；

-三級(jí)責(zé)任：出納（收款記錄）、會(huì)計(jì)（賬務(wù)核對(duì)）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警）。

4.法務(wù)部：

-審核合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提供合規(guī)性意見；

-三級(jí)責(zé)任：律師（條款合法性）、法務(wù)專員（風(fēng)險(xiǎn)提示）、法務(wù)總監(jiān)（重大爭(zhēng)議處理）。

---

第三章合同評(píng)審與簽訂

3.1合同評(píng)審流程

輸入：客戶訂單需求（包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款條件等）→過程：

1.銷售人員完成初步評(píng)審，提交[銷售部經(jīng)理]審批；

2.生產(chǎn)部輸出產(chǎn)能可行性報(bào)告（需明確FMEA識(shí)別的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如模具不足、原材料短缺等）；

3.財(cái)務(wù)部評(píng)估信用風(fēng)險(xiǎn)，需客戶信用評(píng)分≥[80]分；

4.法務(wù)部審核合同格式與免責(zé)條款；

→輸出：評(píng)審意見匯總表，重大風(fēng)險(xiǎn)需經(jīng)[合同管理委員會(huì)]決議。

3.2簽訂規(guī)范

1.正式合同由[總經(jīng)理]或其授權(quán)人簽署，留存原件于[檔案室]，電子版存入CRM系統(tǒng)；

2.簽訂后3日內(nèi)通知客戶，并發(fā)送《合同履行確認(rèn)函》，明確SOP執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

3.3風(fēng)險(xiǎn)管理

-技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：如產(chǎn)品工藝變更導(dǎo)致交付延遲，需提前啟動(dòng)FMEA制定備選方案；

-操作風(fēng)險(xiǎn)：生產(chǎn)人員未按SOP執(zhí)行，導(dǎo)致質(zhì)量不合格，需追溯責(zé)任至班組主管；

-管理風(fēng)險(xiǎn)：合同變更未同步更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算錯(cuò)誤，需建立變更審批臺(tái)賬；

-環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)：自然災(zāi)害影響物流，需在合同中約定不可抗力條款，并提前采購應(yīng)急物料。

---

第四章合同履行與監(jiān)控

4.1生產(chǎn)執(zhí)行監(jiān)控

1.銷售部根據(jù)合同要求，每月向生產(chǎn)部下達(dá)《生產(chǎn)計(jì)劃指令書》，明確OEE目標(biāo)；

2.生產(chǎn)部每周匯報(bào)進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)偏差≥[5%]，需立即啟動(dòng)應(yīng)急調(diào)整，并記錄原因；

3.質(zhì)檢部按合同約定的抽檢標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T4857-2017包裝儲(chǔ)運(yùn)規(guī)范）執(zhí)行驗(yàn)收。

4.2質(zhì)量與交付管理

1.定制產(chǎn)品需經(jīng)客戶確認(rèn)樣品后批量生產(chǎn)，變更需簽訂補(bǔ)充協(xié)議；

2.交付前需完成《合同履約檢查表》，包括產(chǎn)品數(shù)量、外觀、功能等；

3.異常處理：如客戶投訴，需48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，72小時(shí)內(nèi)提供解決方案。

4.3數(shù)據(jù)分析

1.每月生成《合同執(zhí)行報(bào)告》，分析OEE與回款周期的相關(guān)性；

2.每季度評(píng)估合同變更次數(shù)，如超過[3]次/年，需優(yōu)化銷售流程。

---

第五章合同變更與解除

5.1變更流程

輸入：客戶變更請(qǐng)求（書面或郵件）→過程：

1.銷售部核實(shí)變更影響，涉及成本調(diào)整需經(jīng)[財(cái)務(wù)部]核算；

2.生產(chǎn)部評(píng)估變更對(duì)SOP的干擾，需重新排程；

3.雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》，并更新CRM系統(tǒng)；

→輸出：變更后的合同附件，需雙方簽字蓋章。

5.2解除條件

1.客戶破產(chǎn)或合同簽訂后出現(xiàn)重大疫情，經(jīng)法務(wù)部確認(rèn)可解除合同；

2.公司因技術(shù)升級(jí)無法滿足合同約定，需提前30天通知客戶并賠償損失。

5.3后續(xù)管理

解除合同后需形成《合同解除報(bào)告》，財(cái)務(wù)部結(jié)清未收款項(xiàng)，銷售部歸檔所有文件。

---

第六章合同歸檔與審計(jì)

6.1歸檔要求

1.合同原件及附件存放于檔案柜，電子版歸入CRM系統(tǒng)，索引碼規(guī)則為“合同編號(hào)-簽訂日期”；

2.保存期限：普通合同5年，重大合同10年；

3.年度盤點(diǎn)時(shí)需核對(duì)合同數(shù)量與系統(tǒng)記錄差異，偏差＞[1%]需追查原因。

6.2內(nèi)部審計(jì)

1.每半年由[審計(jì)部]抽查[20%]合同，重點(diǎn)檢查SOP執(zhí)行記錄；

2.審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題需形成《整改通知書》，責(zé)任部門限期改進(jìn)。

6.3數(shù)字化管理

1.未來引入BPM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同全流程線上審批，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)；

2.利用AI分析歷史合同數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)違約風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化信用評(píng)估模型。

---

第七章PDCA循環(huán)與持續(xù)改進(jìn)

7.1計(jì)劃階段

每年11月開展合同管理評(píng)審，分析全年履約偏差（如回款周期延長、定制產(chǎn)品延期等），制定次年改進(jìn)目標(biāo)。

7.2執(zhí)行階段

1.新員工需接受合同管理培訓(xùn)，考核合格后方可獨(dú)立處理訂單；

2.試點(diǎn)推行《智能合同模板》，自動(dòng)填充SOP關(guān)鍵條款。

7.3檢查階段

每月對(duì)比合同執(zhí)行報(bào)告與實(shí)際數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)偏差（如交付延遲＞[10%]），需啟動(dòng)根本原因分析（如供應(yīng)鏈中斷、人員技能不足等）。

7.4改進(jìn)階段

1.形成《改進(jìn)措施清單》，責(zé)任到人，次年跟蹤效果；

2.每年發(fā)布《合同管理白皮書》，分享優(yōu)秀案例（如某定制項(xiàng)目通過流程優(yōu)化縮短交付周期[15%]）。

---

附則

8.1附則條款

1.本規(guī)定由[銷售合同管理委員會(huì)]負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起生效；

2.未盡事宜參照《中華人民共和國民法典》合同編及公司其他管理制度執(zhí)行；

3.本規(guī)定將根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，每?jī)赡晷抻喴淮巍?/p>

8.2特色章節(jié)說明

1.數(shù)字化管理：預(yù)留與ERP、CRM系統(tǒng)的接口，支持合同自動(dòng)審批與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；

2.分級(jí)授權(quán)：明確不同金額合同的審批層級(jí)，如[100萬]元以上需[總經(jīng)理]審批；

3.典型管控要點(diǎn)：

-定制合同需客戶確認(rèn)樣品，避免后期糾紛；

-大批量訂單需分批次交付，降低庫存壓力；

-異地交付需第三方物流全程跟蹤，并留存簽收視頻；

-客戶投訴需記錄至CRM系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)合同編號(hào)。

8.3風(fēng)險(xiǎn)管理矩陣

|風(fēng)險(xiǎn)類型|典型場(chǎng)景|預(yù)防措施|

|----------|----------|----------|

|技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)|產(chǎn)品工藝變更導(dǎo)致交付延遲|建立備選工藝庫，提前采購替代材料|

|操作風(fēng)險(xiǎn)|生產(chǎn)人員違規(guī)操作導(dǎo)致質(zhì)量事故|定期開展SOP考核，實(shí)行“一票否決制”|

|管理風(fēng)險(xiǎn)|跨部門溝通不暢導(dǎo)致信息滯后|每周召開合同協(xié)調(diào)會(huì)，使用共享文檔系統(tǒng)|

|環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)|洪水沖毀原材料倉庫|