2026年工程檔案管理制度_工程檔案管理制度規(guī)定第一章總則1.1為統(tǒng)一2026年度公司范圍內(nèi)新建、擴(kuò)建、改建及技術(shù)改造項(xiàng)目的檔案管理行為，確保工程檔案真實(shí)、完整、可用、安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2022）及公司《信息資產(chǎn)管理辦法》，特制定本制度。1.2本制度所稱“工程檔案”系指項(xiàng)目自立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)全過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等各種形式的歷史記錄。1.3本制度適用于公司總部、分公司、全資及控股子公司、代建單位、EPC總承包方、施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)、檢測(cè)、供貨等所有參建主體。境外項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行，但須遵守項(xiàng)目所在國(guó)法律及業(yè)主特殊要求。1.4工程檔案實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔”的原則，以“前端控制、過(guò)程監(jiān)督、后端核查”為主線，建立“項(xiàng)目秘書+專業(yè)工程師+檔案專員”三位一體責(zé)任鏈，確保檔案與工程建設(shè)同步策劃、同步收集、同步驗(yàn)收、同步移交。第二章管理職責(zé)2.1公司檔案管理委員會(huì)2.1.1統(tǒng)籌制定檔案工作戰(zhàn)略、年度目標(biāo)及考核指標(biāo)；2.1.2審批重大項(xiàng)目檔案管理實(shí)施方案及銷毀清冊(cè)；2.1.3協(xié)調(diào)解決跨部門、跨區(qū)域檔案爭(zhēng)議。2.2工程管理部（簡(jiǎn)稱“工管部”）2.2.1作為檔案業(yè)務(wù)歸口部門，設(shè)置檔案管理中心（RMC），配備專職檔案工程師不少于2人/百億投資；2.2.2發(fā)布《項(xiàng)目檔案交底書》，組織開工前檔案交底；2.2.3建立“工程檔案駕駛艙”，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)缺失率、整改閉環(huán)率、電子簽名率進(jìn)行紅黃綠燈預(yù)警；2.2.4組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及評(píng)優(yōu)。2.3項(xiàng)目經(jīng)理部2.3.1設(shè)立檔案室（可兼用，但須獨(dú)立上鎖），面積≥20㎡/項(xiàng)目，配備防火、防盜、防潮、防光、防蟲五防設(shè)施；2.3.2任命項(xiàng)目秘書為“檔案第一責(zé)任人”，對(duì)歸檔及時(shí)性、完整性負(fù)終身責(zé)任；2.3.3每月5日前向RMC提交《檔案月報(bào)》，包含收集量、缺件清單、整改措施。2.4參建單位2.4.1勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、供貨各方須在合同專用條款中明確檔案保證金，比例不低于合同額的0.5%，未按期移交可扣留；2.4.2各方須指定專職資料員，報(bào)RMC備案，變更須提前7日書面申請(qǐng)；2.4.3對(duì)各自形成的文件進(jìn)行“三審”（自檢、互檢、專檢），確保字跡清晰、簽章齊全、日期閉合。第三章文件材料范圍及歸檔要求3.1立項(xiàng)階段3.1.1項(xiàng)目建議書、可研報(bào)告及批復(fù)、環(huán)評(píng)、能評(píng)、水保、地災(zāi)、社穩(wěn)、節(jié)能、安全預(yù)評(píng)價(jià)等專題報(bào)告及批復(fù)；3.1.2用地預(yù)審、選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證；3.1.3上述文件須保存原件2份、掃描件PDF/A-2b格式1份，元數(shù)據(jù)采用公司統(tǒng)一Schema，上傳至“項(xiàng)目云庫(kù)”。3.2勘察設(shè)計(jì)階段3.2.1地質(zhì)勘察、水文地質(zhì)、測(cè)量、物探、試驗(yàn)報(bào)告；3.2.2初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見；3.2.3設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審、技術(shù)交底記錄；3.2.4BIM模型（IFC4.0格式）、計(jì)算書、概算、預(yù)算及審查意見；3.2.5歸檔時(shí)須同步提交“設(shè)計(jì)文件版本對(duì)比表”，列明變更原因、責(zé)任人、審批時(shí)間。3.3招投標(biāo)階段3.3.1招標(biāo)計(jì)劃、資格預(yù)審、招標(biāo)文件、補(bǔ)遺、澄清、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書；3.3.2未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件保存期3年，期滿后由招標(biāo)代理編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)審計(jì)、紀(jì)檢、檔案三方聯(lián)簽后粉碎；3.3.3中標(biāo)單位的投標(biāo)文件正本納入工程檔案，副本由合約部保存至質(zhì)保金返還。3.4施工階段3.4.1開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、專家論證意見；3.4.2圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、技術(shù)核定單、工程聯(lián)系單、備忘錄；3.4.3原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審及復(fù)檢報(bào)告（須含二維碼防偽標(biāo)識(shí)）；3.4.4施工日志、晴雨表、測(cè)量放線、沉降觀測(cè)、地基驗(yàn)槽、樁基靜載、高應(yīng)變、超聲波檢測(cè)；3.4.5隱蔽驗(yàn)收、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；3.4.6安全生產(chǎn)管理資料：危險(xiǎn)源清單、安全技術(shù)交底、三級(jí)教育、應(yīng)急預(yù)案演練；3.4.7環(huán)保、水保、文明施工、農(nóng)民工工資支付臺(tái)賬；3.4.8施工聲像資料：關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、首件制、樣板引路、四新技術(shù)應(yīng)用，照片不低于1200萬(wàn)像素，視頻不低于1080P，時(shí)長(zhǎng)≥30秒/工序；3.4.9電子文件命名規(guī)則：項(xiàng)目代碼_階段_專業(yè)_日期_序號(hào)_責(zé)任者，示例：P2026-05_SG_土建_20260315_001_中鐵X局。3.5監(jiān)理階段3.5.1監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、旁站方案、見證取樣計(jì)劃；3.5.2監(jiān)理月報(bào)、例會(huì)紀(jì)要、專題報(bào)告、停工復(fù)工令；3.5.3質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、安全生產(chǎn)管理評(píng)價(jià)、環(huán)保水保監(jiān)理總結(jié)；3.5.4監(jiān)理聲像資料須與施工同步，同一視角雙備份，防止“兩張皮”。3.6設(shè)備制造與監(jiān)造3.6.1設(shè)備訂貨合同、技術(shù)協(xié)議、圖紙、變更、會(huì)議紀(jì)要；3.6.2原材料質(zhì)量證明書、無(wú)損檢測(cè)、熱處理、精度檢測(cè)、動(dòng)平衡、出廠試驗(yàn)報(bào)告；3.6.3監(jiān)造日志、不符合項(xiàng)記錄、放行單；3.6.4進(jìn)口設(shè)備須保存海關(guān)報(bào)關(guān)單、商檢證書、原產(chǎn)地證明。3.7調(diào)試與試運(yùn)行3.7.1單機(jī)試運(yùn)、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、性能考核方案及記錄；3.7.2電氣繼保整定、熱控邏輯、DCS組態(tài)、SIS、GDS調(diào)試報(bào)告；3.7.3試運(yùn)行期間操作票、工作票、缺陷清單、消缺閉環(huán)單；3.7.4環(huán)保、消防、安全、職業(yè)衛(wèi)生專項(xiàng)驗(yàn)收意見。3.8竣工驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)3.8.1竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書、竣工圖（須為硫酸紙底圖+PDF矢量）；3.8.2竣工財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)移交清冊(cè)；3.8.3質(zhì)量保修書、使用說(shuō)明書、維保手冊(cè)、備品備件清單；3.8.4項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、環(huán)境效益評(píng)估；3.8.5竣工圖修改須采用“云線+編號(hào)+責(zé)任人+日期”四要素，嚴(yán)禁刮改。第四章文件載體與版本控制4.1載體分類4.1.1紙質(zhì)：耐久性紙張≥70g，激光打印或碳素墨水，禁用熱敏傳真紙；4.1.2電子：采用PDF/A-2b、TIFFG4、JPEG2000、DWG2018、IFC4.0、MPEG4等開放格式；4.1.3聲像：照片須含EXIF信息，視頻須含時(shí)間碼、GPS坐標(biāo)；4.1.4實(shí)物：獎(jiǎng)牌、樣板、首件、巖芯、試塊須貼RFID標(biāo)簽，納入“實(shí)物檔案庫(kù)”。4.2版本控制4.2.1任何文件升版須填寫《文件版本變更單》，經(jīng)原審批人書面確認(rèn)；4.2.2設(shè)計(jì)文件升版須同步更新BIM模型，并在“模型對(duì)比平臺(tái)”留痕；4.2.3電子文件采用“MD5+SHA256”雙哈希校驗(yàn)，防止篡改；4.2.4紙質(zhì)文件升版后，舊版加蓋“作廢”章，保存1年后銷毀，但須留存1份加蓋“作廢留存”章的原件備查。第五章收集與整理5.1收集節(jié)點(diǎn)5.1.1開工后15日內(nèi)完成《項(xiàng)目檔案責(zé)任分解表》，明確每份文件形成人、收集人、歸檔人、歸檔時(shí)限；5.1.2關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（地基驗(yàn)槽、主體結(jié)構(gòu)封頂、設(shè)備安裝完成、中交、竣工驗(yàn)收）前7日，RMC進(jìn)行“節(jié)點(diǎn)預(yù)驗(yàn)收”，缺件率＞2%不得進(jìn)入下一道工序；5.1.3采用“電子文件預(yù)歸檔”機(jī)制，現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)移動(dòng)端APP拍照上傳，AI識(shí)別簽章完整度，識(shí)別率＜95%自動(dòng)退回。5.2整理規(guī)則5.2.1遵循“來(lái)源原則”與“成套性原則”，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系；5.2.2紙質(zhì)文件采用“三孔一線”裝訂，棉線直徑≥0.5mm，結(jié)頭在背面；5.2.3卷內(nèi)目錄采用“國(guó)標(biāo)GB/T11822-2022”格式，頁(yè)碼打號(hào)機(jī)統(tǒng)一編制，漏號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)率0容忍；5.2.4電子目錄與紙質(zhì)目錄須一致，采用XML交換格式，字段包含：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、介質(zhì)、密級(jí)、開放程度。第六章鑒定與保管期限6.1鑒定組織6.1.1成立“項(xiàng)目檔案鑒定小組”，由檔案、技術(shù)、審計(jì)、紀(jì)檢、法律、運(yùn)營(yíng)六方組成；6.1.2鑒定采用“直接鑒定法”，逐卷逐件判定保存價(jià)值；6.1.3鑒定結(jié)論分永久、30年、10年、3年、銷毀五檔，保存期限自項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起算。6.2保管期限表（節(jié)選）永久：立項(xiàng)批復(fù)、竣工圖、竣工財(cái)務(wù)決算、質(zhì)量事故處理記錄、獲獎(jiǎng)證書；30年：設(shè)計(jì)變更、隱蔽驗(yàn)收、設(shè)備監(jiān)造、環(huán)保水保驗(yàn)收；10年：監(jiān)理月報(bào)、材料復(fù)檢、一般性會(huì)議紀(jì)要；3年：未中標(biāo)投標(biāo)文件、日常行政通知；銷毀：重復(fù)件、草稿、過(guò)程計(jì)算草稿紙。第七章數(shù)字化與數(shù)據(jù)治理7.1掃描要求7.1.1分辨率：圖紙≥400dpi，文字≥300dpi，照片≥600dpi；7.1.2采用“零邊距”掃描儀，保證A0圖紙完整；7.1.3掃描后圖像傾斜度≤0.5度，去污、去噪、去黑邊，OCR識(shí)別率≥99%。7.2元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)7.2.1采用公司《工程檔案元數(shù)據(jù)方案V6.0》，核心字段28項(xiàng)，擴(kuò)展字段120項(xiàng)；7.2.2強(qiáng)制字段：項(xiàng)目代碼、文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、開放程度、MD5值；7.2.3元數(shù)據(jù)由形成人錄入，RMC抽檢，錯(cuò)誤率＞1%即退回并通報(bào)。7.3數(shù)據(jù)備份7.3.1采用“3-2-1”策略：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地；7.3.2本地磁盤采用RAID6，磁帶采用LTO9，異地備份≥500公里；7.3.3每年6月、12月進(jìn)行備份恢復(fù)演練，演練報(bào)告存檔10年。第八章移交與驗(yàn)收8.1移交階段8.1.1初步驗(yàn)收前30日，參建單位向項(xiàng)目經(jīng)理部移交“預(yù)立卷”檔案；8.1.2竣工驗(yàn)收前15日，項(xiàng)目經(jīng)理部向RMC移交“正式檔案”，并提交《移交清單》一式三份；8.1.3移交時(shí)同步完成“電子簽收”，系統(tǒng)生成唯一“移交編號(hào)”，作為合同款支付及檔案保證金返還的必要條件。8.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)8.2.1完整性：歸檔率100%，缺件率≤0.5%；8.2.2準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)、簽章齊全、日期閉合；8.2.3系統(tǒng)性：分類科學(xué)、組卷合理、目錄清晰；8.2.4安全性：無(wú)蟲蛀、無(wú)霉變、無(wú)破損、無(wú)泄密；8.2.5可用性：電子文件可讀、可檢索、可打印，矢量圖可測(cè)量。8.3驗(yàn)收程序8.3.1聽取項(xiàng)目經(jīng)理部檔案工作匯報(bào)；8.3.2現(xiàn)場(chǎng)抽檢：紙質(zhì)抽檢率≥10%，電子抽檢率≥5%，聲像100%播放；8.3.3專家評(píng)議：出具《驗(yàn)收意見書》，分“合格”“限期整改”“不合格”三檔；8.3.4不合格項(xiàng)目須在30日內(nèi)完成整改，并重新申請(qǐng)驗(yàn)收，仍不合格者，檔案保證金全額扣除，并納入年度績(jī)效考核。第九章借閱與利用9.1借閱權(quán)限9.1.1公司內(nèi)部員工通過(guò)OA系統(tǒng)申請(qǐng)，開放檔案自動(dòng)審批，限制檔案須部門負(fù)責(zé)人、檔案管理中心、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批；9.1.2外部單位須持單位介紹信、身份證、保密承諾書，經(jīng)法律合規(guī)部審核后，在閱覽室查閱，禁止拍照、復(fù)制；9.1.3絕密檔案原則上不借出，確需借出須由公司主管檔案副總經(jīng)理批準(zhǔn)，借期≤3日，專人專車押運(yùn)。9.2利用方式9.2.1在線瀏覽：支持水印、防截屏、防打印；9.2.2離線利用：采用加密U盤，AES256加密，借期≤7日，到期自動(dòng)銷毀；9.2.3聲像檔案提供“幀級(jí)檢索”，輸入關(guān)鍵詞可定位到秒。9.3利用統(tǒng)計(jì)9.3.1系統(tǒng)自動(dòng)生成《檔案利用年報(bào)》，包含借閱人次、下載次數(shù)、引用論文、專利、經(jīng)濟(jì)效益；9.3.2對(duì)產(chǎn)生顯著經(jīng)濟(jì)效益的利用案例，給予利用人500-5000元獎(jiǎng)勵(lì)。第十章保密與安全10.1密級(jí)劃分10.1.1國(guó)家秘密：依據(jù)《保守國(guó)家秘密法》及項(xiàng)目定級(jí)文件；10.1.2公司秘密：核心技術(shù)、商業(yè)合同、投融資、后評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)；10.1.3內(nèi)部資料：一般性技術(shù)、管理文件；10.1.4公開資料：可對(duì)外發(fā)布的新聞、簡(jiǎn)介。10.2技術(shù)防護(hù)10.2.1庫(kù)房設(shè)紅外雙鑒、震動(dòng)、煙感、水浸四重報(bào)警，接入公司安消一體化平臺(tái)；10.2.2電子檔案采用“零信任”架構(gòu)，多因子認(rèn)證、動(dòng)態(tài)權(quán)限、行為審計(jì)；10.2.3每年聘請(qǐng)第三方進(jìn)行滲透測(cè)試，高危漏洞24小時(shí)內(nèi)修復(fù)。10.3應(yīng)急管理10.3.1制定《檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案》，包含火災(zāi)、水災(zāi)、地震、網(wǎng)絡(luò)攻擊、勒索病毒；10.3.2每半年組織一次實(shí)戰(zhàn)演練，演練結(jié)束7日內(nèi)修訂預(yù)案；10.3.3建立“檔案應(yīng)急搶險(xiǎn)隊(duì)”，隊(duì)員≥5人，24小時(shí)待命。第十一章獎(jiǎng)懲與考核11.1獎(jiǎng)勵(lì)11.1.1項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分≥95分，獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理部3萬(wàn)元，其中30%用于獎(jiǎng)勵(lì)檔案相關(guān)人員；11.1.2在集團(tuán)級(jí)檔案評(píng)優(yōu)中獲一等獎(jiǎng)，再追加5萬(wàn)元；11.1.3個(gè)人提出重大改進(jìn)建議被采納，獎(jiǎng)勵(lì)1000-10000元。11.2處罰11.2.1歸檔率＜98%，每降低1%扣減項(xiàng)目獎(jiǎng)金1%；11.2.2因檔案缺失導(dǎo)致審計(jì)、巡查、驗(yàn)收受阻，對(duì)責(zé)任人處以2000-20000元罰款