合同審查管理電子化標(biāo)準(zhǔn)化工具使用指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)法務(wù)部門、合同管理專員及業(yè)務(wù)部門人員，針對各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）在簽訂前的標(biāo)準(zhǔn)化審查管理場景。具體包括：新合同文本的合規(guī)性核驗、歷史合同模板的更新迭代、多部門協(xié)作審查流程的線上化、合同風(fēng)險點的集中管控及審查數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等。通過電子化工具實現(xiàn)合同審查的流程標(biāo)準(zhǔn)化、操作便捷化及風(fēng)險可控化，解決傳統(tǒng)審查中存在的效率低下、標(biāo)準(zhǔn)不一、信息孤島等問題。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.系統(tǒng)登錄與權(quán)限初始化操作說明：用戶通過企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)登錄合同審查管理平臺，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)角色（如合同起草人、法務(wù)審查崗、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等）自動分配操作權(quán)限。首次登錄需完善個人基本信息，包括所屬部門、聯(lián)系方式及審查專業(yè)領(lǐng)域（如合同類型、行業(yè)法規(guī)等），保證后續(xù)審查任務(wù)精準(zhǔn)分配。關(guān)鍵動作：核對個人信息無誤，確認(rèn)權(quán)限范圍（如是否有合同模板修改權(quán)、審批終審權(quán)等）。2.合同文件與分類歸集操作說明：登錄后進(jìn)入“合同管理”模塊，“新建審查”按鈕，待審查合同電子文件（支持PDF、Word格式，單個文件不超過50MB，建議壓縮大文件以提高效率）。時需同步選擇合同類型（從下拉菜單中選擇，如“采購類-服務(wù)合同”“銷售類-產(chǎn)品合同”）、業(yè)務(wù)場景（如“日常采購”“項目合作”）及關(guān)聯(lián)項目編號（如有），系統(tǒng)自動根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則唯一合同編號（格式：年份-部門類型-合同序號，如“2024-采-001”）。關(guān)鍵動作：保證文件清晰可讀，合同類型選擇準(zhǔn)確，避免因分類錯誤導(dǎo)致后續(xù)審查流程偏差。3.合同基礎(chǔ)信息錄入操作說明：文件完成后，系統(tǒng)自動提取合同文本中的基礎(chǔ)信息（如合同名稱、甲乙方名稱、簽訂日期、合同金額、履行期限等），并信息預(yù)覽表。用戶需核對提取信息是否完整準(zhǔn)確，對缺失或錯誤信息手動補充修正（如乙方統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人信息等），同時附件（如甲乙方法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等）。關(guān)鍵動作：重點核對合同主體名稱與營業(yè)執(zhí)照信息是否一致，金額大小寫是否對應(yīng)，避免因基礎(chǔ)信息錯誤導(dǎo)致合同無效。4.審查要點逐項核對操作說明：系統(tǒng)根據(jù)合同類型自動匹配標(biāo)準(zhǔn)化審查清單（內(nèi)置《企業(yè)合同審查指引》，涵蓋主體資格、條款完整性、法律風(fēng)險、商務(wù)條款等維度），用戶需逐項核對合同內(nèi)容與審查標(biāo)準(zhǔn)的匹配度。主體資格審查：核查甲乙方是否為合法存續(xù)的法人/組織，是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如行業(yè)許可證），法定代表人/授權(quán)代表簽字是否真實有效；條款完整性審查：檢查合同是否包含必備條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等），關(guān)鍵條款是否明確無歧義；法律風(fēng)險審查：重點關(guān)注格式條款是否公平、是否存在法律禁止性規(guī)定（如“霸王條款”）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰、保密條款是否覆蓋商業(yè)秘密范圍；商務(wù)條款審查：核對價格構(gòu)成、付款方式、履約節(jié)點、驗收標(biāo)準(zhǔn)等是否符合業(yè)務(wù)需求，是否存在成本超風(fēng)險。對不符合標(biāo)準(zhǔn)的條款，需在系統(tǒng)“問題標(biāo)記”模塊中標(biāo)注具體位置（支持高亮顯示）、問題描述及修改建議，并關(guān)聯(lián)審查依據(jù)（如《民法典》第XXX條、企業(yè)內(nèi)部管理制度等）。關(guān)鍵動作：審查過程中需同步記錄問題點，保證每個問題均有明確依據(jù)和修改方向，避免主觀判斷。5.問題反饋與協(xié)同修改操作說明：審查完成后，“提交問題”按鈕，系統(tǒng)自動將問題清單及修改意見推送給合同起草人（或業(yè)務(wù)部門）。起草人收到通知后，在規(guī)定時限內(nèi)（一般為2個工作日）完成合同修改，并在系統(tǒng)“修改反饋”模塊中說明修改情況。對于存在爭議的問題，可通過系統(tǒng)內(nèi)置的“在線溝通”功能發(fā)起多方協(xié)商（法務(wù)、業(yè)務(wù)、起草人共同參與），直至達(dá)成一致意見。關(guān)鍵動作：問題修改需逐項閉環(huán)，修改后需重新提交審查，保證所有問題解決完畢后方可進(jìn)入審批流程。6.多級審批流程執(zhí)行操作說明：合同經(jīng)審查無問題或問題閉環(huán)解決后，系統(tǒng)根據(jù)合同金額及類型自動觸發(fā)審批流程（如金額≤10萬元由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，10萬＜金額≤50萬元由法務(wù)崗+業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人雙審，金額＞50萬元需分管領(lǐng)導(dǎo)終審）。審批人通過系統(tǒng)查看合同文本、審查記錄及問題處理情況，在線填寫審批意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由），審批流程全程留痕，不可篡改。關(guān)鍵動作：審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，避免流程停滯；對“不同意”的合同，需明確退回理由并退回至起草人重新修訂。7.審查結(jié)果確認(rèn)與歸檔操作說明：審批通過后，系統(tǒng)自動《合同審查意見書》（含審查編號、審查人員、審批意見、生效日期等信息），并發(fā)送給合同起草人。起草人確認(rèn)無誤后，在線簽署電子審查意見書，系統(tǒng)同步將合同文本、審查記錄、審批意見等資料加密存儲至電子檔案庫，支持按合同編號、類型、日期等條件快速檢索。關(guān)鍵動作：歸檔前需再次核對合同版本與審批版本一致性，保證檔案資料完整。三、合同審查信息模板表1：合同基礎(chǔ)信息表項目名稱填寫內(nèi)容示例備注合同編號2024-銷-005系統(tǒng)自動合同名稱XX產(chǎn)品采購合同與合同文本標(biāo)題一致合同類型銷售類-產(chǎn)品合同從下拉菜單選擇甲方信息XX科技有限公司需核對營業(yè)執(zhí)照名稱乙方信息*XX商貿(mào)有限公司需核對營業(yè)執(zhí)照名稱簽訂日期2024年3月15日以合同簽署頁為準(zhǔn)合同金額（元）150,000.00大小寫需一致履行期限2024年4月1日至2024年12月31日起止日期明確關(guān)聯(lián)項目編號PROJ-2024-032如無關(guān)聯(lián)項目可填“無”附件清單1.乙方營業(yè)執(zhí)照；2.授權(quán)委托書列明所有附件名稱表2：審查要點檢查表審查維度審查項目標(biāo)準(zhǔn)要求檢查結(jié)果（√/×）問題描述及修改建議審查依據(jù)主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照有效性在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包含本次交易內(nèi)容√無《公司法》第12條授權(quán)委托書真實性授權(quán)范圍與合同內(nèi)容一致，簽字蓋章齊全×授權(quán)委托書未注明“合同簽署權(quán)”，需補充《民法典》第171條條款完整性違約條款明確違約責(zé)任及計算方式√無《民法典》第577條爭議解決方式約定明確管轄法院/仲裁機構(gòu)×僅寫“協(xié)商解決”，需補充“協(xié)商不成由甲方所在地人民法院管轄”《民事訴訟法》第35條法律風(fēng)險格式條款公平性無免除己方責(zé)任、加重對方責(zé)任條款√無《民法典》第497條知識產(chǎn)權(quán)條款明確歸屬及侵權(quán)責(zé)任√無《專利法》第9條表3：審批意見記錄表審批環(huán)節(jié)審批人審批崗位審批意見審批時間備注業(yè)務(wù)部門初審*張三銷售部經(jīng)理同意，按審查意見修改后提交2024-3-1609:30重點關(guān)注履約節(jié)點法務(wù)部復(fù)審*李四法務(wù)專員同意，已補充爭議解決條款2024-3-1614:20無異議分管領(lǐng)導(dǎo)終審*王五副總經(jīng)理同意2024-3-1710:00金額在審批權(quán)限范圍內(nèi)四、關(guān)鍵操作提示信息準(zhǔn)確性保障：合同基礎(chǔ)信息錄入時，需嚴(yán)格核對甲乙方法定代表人、統(tǒng)一社會信用代碼等關(guān)鍵信息，避免因主體信息錯誤導(dǎo)致合同效力風(fēng)險；審查要點核對需以最新法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度為依據(jù)，定期關(guān)注法規(guī)更新（如系統(tǒng)每月推送《法規(guī)變更提醒》）。審查標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性：企業(yè)需提前在系統(tǒng)中配置《合同審查指引》，明確不同類型合同的核心審查要點及“通過/不通過”標(biāo)準(zhǔn)，避免不同審查人員因標(biāo)準(zhǔn)差異導(dǎo)致結(jié)論不一致。數(shù)據(jù)安全與備份：合同電子檔案采用加密存儲，僅授權(quán)人員可查閱；系統(tǒng)每日自動備份數(shù)據(jù)，建議用戶定期導(dǎo)出本地備份（如季度導(dǎo)出），防止數(shù)據(jù)丟失。時間節(jié)點把控：嚴(yán)格審查時限（如審查崗2個工作日、審批崗1個工作日），系統(tǒng)超時未操作將自動發(fā)送催辦提醒，避免流程延誤；對于緊急合同，可通過“加急審批”按鈕標(biāo)記，縮短審批時限。問題閉環(huán)管理：所有審查問題需在系統(tǒng)中逐項標(biāo)記修改，未