全音像記錄制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合《XX集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《XX集團(tuán)數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》等集團(tuán)母公司相關(guān)制度要求，以及公司為加強(qiáng)全音像記錄管理、防控?cái)?shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部管理需求，制定本制度。本制度旨在明確全音像記錄管理范圍、職責(zé)分工、操作規(guī)范及風(fēng)險(xiǎn)防控要求，確保公司全音像記錄資產(chǎn)安全、合規(guī)、高效利用。第二條本制度適用于公司總部各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、使用、傳輸、銷(xiāo)毀的全音像記錄，包括但不限于音視頻文件、會(huì)議錄制、培訓(xùn)資料、客戶(hù)訪談?dòng)涗?、市?chǎng)調(diào)研錄像等，以及相關(guān)配套的元數(shù)據(jù)、索引標(biāo)簽及存儲(chǔ)介質(zhì)。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義：（一）全音像記錄專(zhuān)項(xiàng)管理：指公司為確保全音像記錄全生命周期內(nèi)合規(guī)、安全、高效管理，所建立的政策、流程、控制措施及監(jiān)督機(jī)制的總稱(chēng)，包括記錄的采集、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。（二）全音像記錄風(fēng)險(xiǎn)：指因全音像記錄管理不善可能導(dǎo)致的記錄丟失、泄露、濫用、篡改或非法訪問(wèn)等，對(duì)公司業(yè)務(wù)連續(xù)性、聲譽(yù)及合規(guī)性構(gòu)成威脅的不確定性。（三）合規(guī)使用：指全音像記錄的采集、處理、存儲(chǔ)、使用、傳輸、銷(xiāo)毀等行為符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部管理制度要求。第四條全音像記錄專(zhuān)項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下原則：（一）全面覆蓋：所有全音像記錄管理活動(dòng)均須納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門(mén)及崗位在全音像記錄管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位全音像記錄專(zhuān)項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對(duì)專(zhuān)項(xiàng)管理工作的全面性、合規(guī)性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)、監(jiān)督考核及應(yīng)急處置。第六條設(shè)立全音像記錄專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及下屬單位代表為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專(zhuān)項(xiàng)管理工作，審批重大事項(xiàng)決策，監(jiān)督考核制度執(zhí)行情況。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠[牽頭部門(mén)名稱(chēng)]，負(fù)責(zé)日常管理事務(wù)。第七條牽頭部門(mén)職責(zé)：（一）組織制定、修訂全音像記錄專(zhuān)項(xiàng)管理制度及操作規(guī)程，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。（二）統(tǒng)籌開(kāi)展全音像記錄風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，定期發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。（三）監(jiān)督各部門(mén)及下屬單位制度執(zhí)行情況，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查及考核，提出改進(jìn)建議。（四）組織全員專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)及宣貫，提升員工合規(guī)意識(shí)及操作能力。第八條專(zhuān)責(zé)部門(mén)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)全音像記錄業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保采集、處理、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)符合制度要求。（二）推動(dòng)全音像記錄管理流程優(yōu)化，引入技術(shù)手段提升自動(dòng)化、智能化水平。（三）牽頭處置重大全音像記錄風(fēng)險(xiǎn)事件，協(xié)調(diào)跨部門(mén)應(yīng)急響應(yīng)。第九條業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域全音像記錄管理要求，明確崗位職責(zé)及操作規(guī)范。（二）開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)管理漏洞及異常情況。（三）配合專(zhuān)責(zé)部門(mén)開(kāi)展流程優(yōu)化及風(fēng)險(xiǎn)處置工作，確保制度有效落地。第十條基層執(zhí)行崗職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守全音像記錄操作規(guī)程，簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)。（二）履行風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)，發(fā)現(xiàn)記錄丟失、泄露、篡改等異常情況須立即向直屬上級(jí)及牽頭部門(mén)報(bào)告。（三）參與全員培訓(xùn)，掌握本崗位職責(zé)相關(guān)的合規(guī)要求及應(yīng)急處置措施。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條記錄采集管理：全音像記錄采集應(yīng)遵循最小必要原則，明確采集目的、范圍及方式，避免過(guò)度采集或無(wú)關(guān)采集。采集前須評(píng)估記錄的敏感性及合規(guī)要求，高風(fēng)險(xiǎn)記錄需經(jīng)專(zhuān)責(zé)部門(mén)審批。禁止采集涉及員工隱私或第三方商業(yè)秘密的內(nèi)容，采集過(guò)程須全程錄音錄像，并存檔操作日志。第十二條記錄存儲(chǔ)管理：（一）全音像記錄須統(tǒng)一存儲(chǔ)于公司指定系統(tǒng)，禁止分散存儲(chǔ)或使用個(gè)人設(shè)備存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合安全要求，定期進(jìn)行容量評(píng)估及擴(kuò)容，重要記錄需備份至異地存儲(chǔ)中心。（三）存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)記錄類(lèi)型及合規(guī)要求確定，定期開(kāi)展到期記錄的鑒定及銷(xiāo)毀工作。第十三條記錄使用管理：（一）使用全音像記錄須明確用途及授權(quán)范圍，未經(jīng)審批不得擅自傳播或用于非授權(quán)場(chǎng)景。（二）內(nèi)部使用需履行審批程序，外部共享須簽訂保密協(xié)議并監(jiān)控使用過(guò)程。（三）禁止將全音像記錄用于商業(yè)廣告、公開(kāi)傳播或非工作目的，涉密記錄需采取加密或水印等保護(hù)措施。第十四條記錄傳輸管理：（一）傳輸全音像記錄須通過(guò)公司指定渠道，禁止使用公共網(wǎng)絡(luò)或個(gè)人郵箱傳輸。（二）跨境傳輸需遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，必要時(shí)進(jìn)行脫敏或加密處理。（三）傳輸過(guò)程須記錄操作日志，異常傳輸需立即中斷并上報(bào)。第十五條記錄銷(xiāo)毀管理：（一）全音像記錄銷(xiāo)毀應(yīng)遵循可追溯原則，銷(xiāo)毀前需由專(zhuān)責(zé)部門(mén)進(jìn)行鑒定，并履行審批程序。（二）銷(xiāo)毀方式應(yīng)確保記錄無(wú)法恢復(fù)，電子記錄需采用專(zhuān)業(yè)軟件覆蓋數(shù)據(jù)，物理介質(zhì)需物理銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀過(guò)程須雙人監(jiān)督，并留存銷(xiāo)毀記錄以備核查。第十六條安全防護(hù)管理：（一）存儲(chǔ)系統(tǒng)須部署防火墻、入侵檢測(cè)等安全措施，定期開(kāi)展漏洞掃描及修復(fù)。（二）訪問(wèn)權(quán)限遵循最小權(quán)限原則，定期審核賬戶(hù)權(quán)限，離職人員須及時(shí)撤銷(xiāo)訪問(wèn)權(quán)。（三）重要記錄需采取加密存儲(chǔ)及傳輸，敏感記錄可附加動(dòng)態(tài)水印或身份標(biāo)識(shí)。第十七條流程優(yōu)化管理：（一）專(zhuān)責(zé)部門(mén)應(yīng)定期評(píng)估記錄管理流程，結(jié)合技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)引入自動(dòng)化工具提升效率。（二）鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門(mén)提出流程改進(jìn)建議，牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)匯總評(píng)估并推動(dòng)落地。（三）建立流程案例庫(kù)，定期分享優(yōu)秀實(shí)踐，避免重復(fù)性問(wèn)題。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門(mén)每年至少開(kāi)展一次制度評(píng)估，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化、技術(shù)發(fā)展及業(yè)務(wù)調(diào)整，及時(shí)修訂制度內(nèi)容。重大變更需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并組織全員宣貫。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每季度組織一次專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)評(píng)估，重大風(fēng)險(xiǎn)需立即發(fā)布預(yù)警通知，并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案。（三）建立風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)渠道，鼓勵(lì)全員參與風(fēng)險(xiǎn)排查，異常情況須及時(shí)上報(bào)。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）全音像記錄管理須嵌入業(yè)務(wù)決策流程，未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)對(duì)采集、存儲(chǔ)、使用、傳輸、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)開(kāi)展事前、事中、事后審查。（三）審查結(jié)果需存檔備查，違規(guī)行為須納入績(jī)效考核及責(zé)任追究范圍。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)需成立專(zhuān)項(xiàng)工作組協(xié)同應(yīng)對(duì)。（二）應(yīng)急流程包括：立即止損、隔離風(fēng)險(xiǎn)、上報(bào)處置、復(fù)盤(pán)改進(jìn)。（三）處置過(guò)程須記錄日志，處置結(jié)果需向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形包括：擅自采集無(wú)關(guān)記錄、非法傳播記錄、未按規(guī)定銷(xiāo)毀記錄等。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)違規(guī)程度分級(jí)：一般違規(guī)通報(bào)批評(píng)，重大違規(guī)扣除績(jī)效并紀(jì)律處分。（三）建立違規(guī)案例庫(kù)，定期通報(bào)典型案例以儆效尤。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每年對(duì)專(zhuān)項(xiàng)管理體系有效性開(kāi)展評(píng)估，包括制度覆蓋率、執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)控制效果等。（二）評(píng)估結(jié)果需向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的漏洞及時(shí)優(yōu)化流程。（三）引入第三方機(jī)構(gòu)開(kāi)展獨(dú)立審計(jì)，提升評(píng)估客觀性。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須定期聽(tīng)取專(zhuān)項(xiàng)管理工作匯報(bào)，確保制度落實(shí)。（二）牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)跨部門(mén)協(xié)調(diào)，確保資源投入與管理需求匹配。（三）下屬單位須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理，定期向總部匯報(bào)。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將專(zhuān)項(xiàng)合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，占比不低于X%。（二）優(yōu)秀案例可優(yōu)先獲得資源傾斜，違規(guī)行為直接影響績(jī)效評(píng)級(jí)。（三）設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)管理獎(jiǎng)，對(duì)突出貢獻(xiàn)的部門(mén)及個(gè)人給予表彰。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層須接受合規(guī)履職培訓(xùn)，掌握專(zhuān)項(xiàng)管理政策及要求。（二）一線(xiàn)員工須接受操作規(guī)范培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。（三）定期發(fā)布合規(guī)手冊(cè)及案例集，營(yíng)造全員合規(guī)文化。第二十七條信息化支撐：（一）建設(shè)全音像記錄管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一采集、存儲(chǔ)、檢索、使用及銷(xiāo)毀管理。（二）系統(tǒng)需具備風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，自動(dòng)識(shí)別異常行為并觸發(fā)告警。（三）引入AI技術(shù)提升數(shù)據(jù)標(biāo)注、檢索及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別效率。第二十八條文化建設(shè)：（一）發(fā)布專(zhuān)項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，明確各崗位職責(zé)及操作紅線(xiàn)。（二）全員簽署合規(guī)承諾書(shū)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。（三）設(shè)立合規(guī)月度主題，通過(guò)宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)等渠道強(qiáng)化合規(guī)理念。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專(zhuān)責(zé)部門(mén)，重大事件需同步上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）年度管理