企業(yè)行政公文撰寫與處理流程手冊(cè)第一章總則一、公文概述行政公文是企業(yè)內(nèi)部及對(duì)外傳遞信息、部署工作、規(guī)范管理的重要載體，具有權(quán)威性、規(guī)范性和時(shí)效性。本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)行政公文的撰寫與處理流程，保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式統(tǒng)一、流轉(zhuǎn)高效，保障企業(yè)各項(xiàng)管理工作有序開展。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門及員工在起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)涉及的企業(yè)行政公文，包括但不限于通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等類型。三、基本原則準(zhǔn)確規(guī)范：內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)規(guī)定。簡潔明了：語言精煉，邏輯清晰，避免冗余表述，保證信息傳遞高效。時(shí)效性：根據(jù)公文緊急程度明確辦理時(shí)限，保證工作及時(shí)落實(shí)。保密性：涉密公文需按企業(yè)保密管理規(guī)定標(biāo)注密級(jí)，嚴(yán)格控制知悉范圍。第二章公文撰寫規(guī)范一、公文格式要素公文一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素組成（涉密公文需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，緊急公文需標(biāo)注緊急程度）。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，如“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”。標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，居中排布，二號(hào)小標(biāo)宋簡體字。主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格書寫，后加冒號(hào)，全稱或規(guī)范化簡稱（如“各部門”“各子公司”）。若涉及多個(gè)機(jī)關(guān)，用頓號(hào)分隔，不同層級(jí)機(jī)關(guān)用逗號(hào)分隔。是公文的核心部分，一般由開頭（發(fā)文緣由）、主體（具體事項(xiàng)）、結(jié)尾（執(zhí)行要求或希望）組成。用三號(hào)仿宋GB2312字體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體GB2312，行距設(shè)置為28磅。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，如“附件：1.《活動(dòng)方案》”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，附件順序用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，如“公司行政部”。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按順序排列，并用“和”字連接。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2024年3月15日”，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，右空四字。印章：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章用紅色，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時(shí)，所有發(fā)文機(jī)關(guān)均署名，印章一一對(duì)應(yīng)，最后一個(gè)印章端正、居中下壓成文日期。二、語言要求莊重得體：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語及模糊表述（如“大概”“可能”），如需引用政策或數(shù)據(jù)，需注明來源。邏輯清晰：部分應(yīng)按“事由—事項(xiàng)—要求”邏輯展開，層次分明，可使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號(hào)區(qū)分層級(jí)。準(zhǔn)確無誤：涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、人員等信息需反復(fù)核對(duì)，避免歧義；涉及部門職責(zé)、工作流程的內(nèi)容需與現(xiàn)行制度一致。三、常見公文類型結(jié)構(gòu)通知：適用于發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等。結(jié)構(gòu)為“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—（發(fā)文緣由+具體事項(xiàng)+執(zhí)行要求）—附件（如有）—發(fā)文機(jī)關(guān)—日期—印章”。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。結(jié)構(gòu)為“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—（請(qǐng)示緣由+請(qǐng)示事項(xiàng)+請(qǐng)示要求）—附件（如有）—發(fā)文機(jī)關(guān)—日期—印章”。結(jié)尾需用“妥否，請(qǐng)批示”等規(guī)范用語。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問。結(jié)構(gòu)為“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—（工作概述+具體內(nèi)容+存在問題及建議）—附件（如有）—發(fā)文機(jī)關(guān)—日期—印章”。結(jié)尾用“特此報(bào)告”等用語，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。結(jié)構(gòu)為“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)—（商洽/詢問緣由+具體事項(xiàng)+希望/要求）—附件（如有）—發(fā)文機(jī)關(guān)—日期—印章”。結(jié)尾用“專此函達(dá)”“盼復(fù)”等用語。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議主要精神、議定事項(xiàng)。結(jié)構(gòu)為“會(huì)議名稱—時(shí)間—地點(diǎn)—參會(huì)人員（缺席人員及原因）—主持人—記錄人—會(huì)議議題—發(fā)言要點(diǎn)—決議事項(xiàng)—附件（如有）—發(fā)文機(jī)關(guān)—日期”。第三章公文處理流程公文處理包括擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)、歸檔七個(gè)環(huán)節(jié)，各部門需嚴(yán)格按照流程操作，保證公文規(guī)范流轉(zhuǎn)。一、擬稿明確發(fā)文目的：根據(jù)工作需求確定公文類型（如通知、請(qǐng)示等），明確需傳達(dá)的信息或解決的問題。收集資料：涉及政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、部門意見等內(nèi)容，需提前收集并核實(shí)準(zhǔn)確性。起草按公文類型規(guī)范結(jié)構(gòu)撰寫，語言簡潔、邏輯清晰，重點(diǎn)突出。擬稿人需在公文稿紙“擬稿人”處簽字，并注明聯(lián)系方式及擬稿日期。二、審核擬稿完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否規(guī)范。審核通過后，交行政部進(jìn)行格式審核，重點(diǎn)檢查標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件說明等格式要素是否符合規(guī)范。涉及法律問題的公文，需經(jīng)法務(wù)部審核；涉及大額資金或重大事項(xiàng)的，需經(jīng)財(cái)務(wù)部或分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核環(huán)節(jié)需在公文稿紙“審核意見”欄簽署明確意見（如“同意印發(fā)”“需補(bǔ)充內(nèi)容后重報(bào)”），并簽字確認(rèn)。三、會(huì)簽公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)的，需提前進(jìn)行會(huì)簽。例如涉及人力資源制度的公文需會(huì)簽人力資源部，涉及費(fèi)用支出的公文需會(huì)簽財(cái)務(wù)部。會(huì)簽部門需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為同意。會(huì)簽完成后，由行政部匯總意見，反饋至擬稿部門修改完善。四、簽發(fā)審核及會(huì)簽通過的公文，按簽發(fā)權(quán)限報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事務(wù)性公文（如部門通知、會(huì)議安排）：由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；重大事項(xiàng)公文（如公司規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃）：由總經(jīng)理簽發(fā)；涉及公司戰(zhàn)略、重大投資等公文：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議后，由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人需在公文稿紙“簽發(fā)意見”欄簽署“同意印發(fā)”并簽字注明日期，或提出具體修改意見。五、編號(hào)公文簽發(fā)后，由行政部統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為“發(fā)文機(jī)關(guān)簡稱+年份+序號(hào)”，如“X行文〔2024〕15號(hào)”（“X行文”為公司行政部簡稱，“2024”為年份，“15”為序號(hào)）。編號(hào)應(yīng)唯一，不得重復(fù)或遺漏，并在公文右上角標(biāo)注。六、印發(fā)排版校對(duì)：行政部根據(jù)簽發(fā)后的公文稿進(jìn)行排版，再次校對(duì)內(nèi)容、格式、編號(hào)等無誤后，交文印室打印。用印分發(fā)：打印后的公文需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章（騎年蓋月），然后按主送機(jī)關(guān)清單分發(fā)。涉密公文需通過機(jī)要渠道傳遞，并做好簽收記錄。存檔備案：印發(fā)后，行政部需留存紙質(zhì)公文原件（1份）及電子版，按“年度—文種—部門”分類歸檔。七、歸檔公文辦理完畢后，由行政部在次年第一季度前完成上年度公文歸檔工作。歸檔材料包括公文正本、簽發(fā)稿、審核意見、會(huì)簽單、電子版等，歸檔期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。涉密公文歸檔時(shí)需標(biāo)注密級(jí)，并存放于專用檔案柜。第四章常用公文模板及填寫說明一、通知模板公司關(guān)于[事由]的通知主送機(jī)關(guān)：[各部門/各子公司]為[發(fā)文緣由，如“規(guī)范公司考勤管理，提高工作效率”]，根據(jù)[政策依據(jù)，如《公司考勤管理制度》]，現(xiàn)將[具體事項(xiàng)，如“2024年考勤安排及注意事項(xiàng)”]通知一、[事項(xiàng)一，如“工作時(shí)間”]：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-17:30（法定節(jié)假日按國家規(guī)定執(zhí)行）。二、[事項(xiàng)二，如“考勤打卡”]：員工上下班需通過“辦公系統(tǒng)”打卡，遲到、早退、曠工按《公司考勤管理制度》執(zhí)行。三、[事項(xiàng)三，如“特殊情況”]：因公出差、請(qǐng)假需提前通過系統(tǒng)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部備案。請(qǐng)各部門組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。如有疑問，請(qǐng)聯(lián)系行政部*，電話：[內(nèi)線號(hào)碼]。發(fā)文機(jī)關(guān)：公司行政部成文日期：2024年X月X日（公章）|填寫說明：標(biāo)題中“[事由]”需簡明概括通知核心內(nèi)容，如“年度體檢安排”“安全生產(chǎn)月活動(dòng)”。主送機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際需要確定，若面向全體員工，可寫“公司全體員工”?！熬唧w事項(xiàng)”部分分條列出，邏輯清晰，每條內(nèi)容聚焦一個(gè)主題。附件如有多個(gè)，按順序標(biāo)注“附件1、附件2……”。二、請(qǐng)示模板公司關(guān)于[事由]的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)：[總經(jīng)理/分管副總經(jīng)理][請(qǐng)示緣由，如“為提升員工專業(yè)技能，計(jì)劃于2024年6月組織為期3天的專業(yè)技能培訓(xùn)”]。經(jīng)調(diào)研，本次培訓(xùn)需[具體事項(xiàng)，如“邀請(qǐng)外部專業(yè)講師，培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算5萬元，參訓(xùn)人員50人”]。為保證培訓(xùn)效果，懇請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)[請(qǐng)示事項(xiàng)，如“本次培訓(xùn)方案及費(fèi)用預(yù)算”]。妥否，請(qǐng)批示。《培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算表》發(fā)文機(jī)關(guān)：人力資源部成文日期：2024年X月X日（公章）|填寫說明：主送機(jī)關(guān)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，需寫明具體職務(wù)，如“總經(jīng)理”。請(qǐng)示緣由需充分說明必要性，數(shù)據(jù)支撐（如參訓(xùn)人數(shù)、預(yù)算金額）需準(zhǔn)確。請(qǐng)示事項(xiàng)需明確具體，避免模糊表述（如“請(qǐng)批準(zhǔn)培訓(xùn)”改為“請(qǐng)批準(zhǔn)《培訓(xùn)方案》及5萬元培訓(xùn)預(yù)算”）。三、會(huì)議紀(jì)要模板公司2024年第X次總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2024年X月X日上午9:00-11:00會(huì)議地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室參會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人*缺席人員：[姓名*]（因公出差）主持人：總經(jīng)理*記錄人：行政部*會(huì)議議題：關(guān)于2024年上半年工作總結(jié)及下半年工作計(jì)劃的審議發(fā)言要點(diǎn)：總經(jīng)理*：通報(bào)公司上半年經(jīng)營情況，指出各部門需重點(diǎn)關(guān)注的指標(biāo)完成情況，要求下半年聚焦[核心任務(wù)，如“市場拓展”“成本控制”]。副總經(jīng)理*：匯報(bào)上半年市場部工作成果，提出下半年“開拓華東地區(qū)市場”的具體方案，需在7月底前提交詳細(xì)計(jì)劃。財(cái)務(wù)部*：通報(bào)上半年財(cái)務(wù)收支情況，建議優(yōu)化費(fèi)用審批流程，提高資金使用效率。決議事項(xiàng)：一、同意2024年上半年工作總結(jié)，各部門按下半年工作計(jì)劃推進(jìn)，9月底前完成階段性目標(biāo)。二、市場部需在7月25日前提交《華東地區(qū)市場開拓方案》，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議。三、財(cái)務(wù)部牽頭，于8月15日前完成費(fèi)用審批流程優(yōu)化方案，各部門配合。附件：1.《2024年上半年工作總結(jié)報(bào)告》發(fā)文機(jī)關(guān)：公司行政部成文日期：2024年X月X日|填寫說明：會(huì)議名稱需包含“會(huì)議次數(shù)+會(huì)議類型”，如“第3次部門協(xié)調(diào)會(huì)”。參會(huì)人員需寫明職務(wù)及姓名，缺席人員需注明原因。發(fā)言要點(diǎn)按發(fā)言順序或議題順序記錄，突出核心觀點(diǎn)，避免口語化表述。決議事項(xiàng)需明確責(zé)任部門、完成時(shí)限，保證可執(zhí)行。第五章公文處理常見問題與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避一、格式不規(guī)范問題表現(xiàn)：標(biāo)題缺失或冗長、主送機(jī)關(guān)頂格不規(guī)范、字體字號(hào)混亂、附件說明未標(biāo)注等。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：嚴(yán)格參照本手冊(cè)第二章格式要素要求，擬稿后自查，行政部審核時(shí)重點(diǎn)檢查格式，對(duì)不符合要求的公文退回修改。二、內(nèi)容表述不清晰問題表現(xiàn)：邏輯混亂、用詞模糊、數(shù)據(jù)前后矛盾、存在歧義表述等。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：擬稿人需理清思路，按“事由—事項(xiàng)—要求”結(jié)構(gòu)撰寫；涉及數(shù)據(jù)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核；審核環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)容邏輯性檢查，必要時(shí)組織相關(guān)部門溝通確認(rèn)。三、流程遺漏問題表現(xiàn)：未進(jìn)行會(huì)簽、簽發(fā)權(quán)限不符、未編號(hào)即印發(fā)等。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任部門，擬稿人需確認(rèn)是否需會(huì)簽；行政部嚴(yán)格審核簽發(fā)權(quán)限，未按權(quán)限簽發(fā)的公文不予印發(fā)；編號(hào)環(huán)節(jié)由行政部專人負(fù)責(zé)，保證每份公文唯一編號(hào)。四、保密管理不到位問題表現(xiàn)：涉密公文未標(biāo)注密級(jí)、通過非涉密渠道傳遞、電子版未加密等。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：擬稿人根據(jù)內(nèi)容密級(jí)標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”