產(chǎn)品說明書制作通用規(guī)范與模板一、規(guī)范目的與適用范圍（一）規(guī)范目的本規(guī)范旨在統(tǒng)一企業(yè)產(chǎn)品說明書的制作標(biāo)準(zhǔn)，保證說明書內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、語言通俗，幫助用戶快速理解產(chǎn)品功能、掌握使用方法，同時(shí)降低因信息不明確導(dǎo)致的使用風(fēng)險(xiǎn)，提升品牌專業(yè)形象與用戶滿意度。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)所有硬件類、軟件類、配件類及服務(wù)類產(chǎn)品的說明書制作，包括但不限于：新產(chǎn)品上市說明書；產(chǎn)品迭代版本更新說明；合規(guī)性需求（如3C認(rèn)證、CE認(rèn)證等）對應(yīng)的技術(shù)文檔；售后服務(wù)配套的使用指南。二、產(chǎn)品說明書標(biāo)準(zhǔn)化制作流程（一）前期準(zhǔn)備：需求分析與產(chǎn)品定位明確目標(biāo)用戶：通過市場調(diào)研確定說明書的主要受眾（如普通消費(fèi)者、專業(yè)技術(shù)人員、企業(yè)用戶等），分析其知識(shí)水平、使用習(xí)慣及核心需求（如普通用戶關(guān)注基礎(chǔ)操作，技術(shù)人員關(guān)注技術(shù)參數(shù)）。梳理產(chǎn)品核心信息：與技術(shù)部門、產(chǎn)品部門對接，收集產(chǎn)品基礎(chǔ)資料，包括：產(chǎn)品功能清單及核心賣點(diǎn)；技術(shù)參數(shù)（尺寸、重量、功能指標(biāo)、兼容性等）；安全規(guī)范（如電氣安全、輻射標(biāo)準(zhǔn)、操作禁忌等）；測試數(shù)據(jù)（如續(xù)航時(shí)間、負(fù)載能力等需驗(yàn)證的指標(biāo)）。確定說明書類型與結(jié)構(gòu)：根據(jù)產(chǎn)品復(fù)雜度選擇說明書類型（如基礎(chǔ)版、圖文版、視頻版），初步規(guī)劃章節(jié)框架（參考本章第三部分“內(nèi)容框架模板”）。（二）內(nèi)容撰寫：分模塊細(xì)化撰寫封面與首頁：包含產(chǎn)品全稱、型號(hào)、版本號(hào)（如V2.1）、企業(yè)Logo、生產(chǎn)日期及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（如“GB4943.1-2011”）；首頁可增設(shè)“快速入門”提示，引導(dǎo)用戶關(guān)注核心操作步驟。產(chǎn)品概述：用100-200字簡述產(chǎn)品定位、主要功能及適用場景（如“本款智能音箱適用于家庭環(huán)境，支持語音控制、音樂播放、智能家居聯(lián)動(dòng)功能”）；列出產(chǎn)品組成清單（如主機(jī)、電源適配器、說明書、保修卡等），并標(biāo)注配件數(shù)量。技術(shù)規(guī)格：以表格形式呈現(xiàn)物理參數(shù)（尺寸、重量、材質(zhì)）、功能指標(biāo)（如處理器型號(hào)、內(nèi)存容量、續(xù)航時(shí)間）、接口類型（如USB-C、HDMI）及環(huán)境適應(yīng)性（如工作溫度、濕度范圍）；參數(shù)需注明單位（如尺寸：mm，重量：g），避免模糊表述（如“約20cm”改為“200mm±5mm”）。安裝與啟動(dòng)：分步驟圖文說明安裝流程（如硬件連接、軟件、賬號(hào)注冊），每步配對應(yīng)示意圖（如接口插入方向、界面截圖）；首次使用需提示初始化操作（如開機(jī)設(shè)置、語言選擇、網(wǎng)絡(luò)配置），標(biāo)注關(guān)鍵注意事項(xiàng)（如“首次充電需滿8小時(shí)以激活電池”）。功能使用：按功能模塊分章節(jié)說明，每個(gè)功能包含“操作步驟+功能說明+常見問題”；操作步驟需按序號(hào)排列（如“1.長按電源鍵3秒開機(jī)→2.喚醒語音→3.發(fā)出指令”），避免歧義；復(fù)雜功能可添加“小貼士”（如“語音指令需在安靜環(huán)境下使用，識(shí)別率更高”）。維護(hù)與故障排除：日常維護(hù)：列出保養(yǎng)建議（如“清潔時(shí)使用干布，避免液體進(jìn)入設(shè)備”）；故障排除：以表格形式呈現(xiàn)常見故障現(xiàn)象、可能原因及解決方法（如“無法開機(jī)：原因1-電量耗盡，解決-連接充電器10分鐘后重試；原因2-電源適配器故障，解決-更換原裝適配器”）。安全與合規(guī)：單列“安全須知”章節(jié)，按風(fēng)險(xiǎn)等級標(biāo)注警示標(biāo)識(shí)（??注意、??危險(xiǎn)），如“??危險(xiǎn)：禁止自行拆解設(shè)備，避免觸電風(fēng)險(xiǎn)”；注明產(chǎn)品認(rèn)證信息（如“通過國家3C認(rèn)證，證書編號(hào)：2023XXXXXXXX”）。附錄與封底：附錄：包含術(shù)語解釋（如“oT：人工智能物聯(lián)網(wǎng)”）、聯(lián)系方式（客服電話*、官方公眾號(hào)名稱，禁止留具體號(hào)碼）、保修條款摘要；封底：標(biāo)注版權(quán)信息、生產(chǎn)廠商地址、recycling標(biāo)志（如適用）。（三）審核校對：多級質(zhì)量控制技術(shù)審核：由技術(shù)負(fù)責(zé)人*核對產(chǎn)品參數(shù)、操作步驟的準(zhǔn)確性，保證與實(shí)際功能一致；合規(guī)審核：由法務(wù)專員*檢查安全警示、認(rèn)證信息是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；用戶體驗(yàn)審核：邀請目標(biāo)用戶代表（如5-10名典型用戶）試讀說明書，記錄理解障礙點(diǎn)（如術(shù)語晦澀、步驟混亂），優(yōu)化內(nèi)容表述；終審定稿：由產(chǎn)品經(jīng)理*匯總審核意見，修訂后形成最終版本，同步更新產(chǎn)品資料庫。（四）發(fā)布與歸檔發(fā)布形式：根據(jù)需求選擇紙質(zhì)版（隨產(chǎn)品包裝）、電子版（PDF格式，官網(wǎng)/APP）、二維碼嵌入（產(chǎn)品機(jī)身包裝，掃碼查看在線說明書）；版本管理：建立說明書版本臺(tái)賬，記錄每次修訂的日期、修訂內(nèi)容、審核人，保證歷史版本可追溯；歸檔：終稿文件（源文件+PDF）按“產(chǎn)品名稱+型號(hào)+版本號(hào)+日期”命名，存儲(chǔ)至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，保存期限不少于產(chǎn)品停產(chǎn)后5年。三、產(chǎn)品說明書內(nèi)容框架模板章節(jié)內(nèi)容要點(diǎn)備注封面產(chǎn)品名稱、型號(hào)、版本號(hào)、企業(yè)Logo、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)日期版本號(hào)格式：主版本號(hào).次版本號(hào)（如V1.0）；日期格式：YYYY-MM-DD目錄章節(jié)標(biāo)題及對應(yīng)頁碼章節(jié)超過5頁需添加目錄，頁碼需與實(shí)際內(nèi)容一致產(chǎn)品概述產(chǎn)品簡介、核心功能、適用場景、組成清單簡介控制在200字內(nèi)，組成清單需標(biāo)注配件數(shù)量（如“電源適配器：1個(gè)”）技術(shù)規(guī)格物理參數(shù)（尺寸/重量/材質(zhì)）、功能指標(biāo)（處理器/內(nèi)存/續(xù)航）、接口類型、環(huán)境適應(yīng)性參數(shù)注明單位，表格呈現(xiàn)，避免冗余信息安裝與啟動(dòng)硬件連接步驟、軟件安裝/流程、首次初始化設(shè)置每步配示意圖（如接口位置、界面按鈕），關(guān)鍵步驟用“??”標(biāo)注注意事項(xiàng)功能使用分模塊說明（如基礎(chǔ)操作、高級功能、特色功能），每模塊含操作步驟+功能說明+小貼士步驟按序號(hào)排列，復(fù)雜功能可添加“視頻教程指引”（二維碼）維護(hù)與故障排除日常維護(hù)建議、常見故障現(xiàn)象（表格）、原因分析、解決方法故障排除需覆蓋80%以上用戶反饋問題，解決方法優(yōu)先推薦用戶自行操作安全須知安全警示（按風(fēng)險(xiǎn)等級分類）、操作禁忌、特殊場景使用提示（如兒童、寵物）警示標(biāo)識(shí)統(tǒng)一使用“??”，危險(xiǎn)類內(nèi)容需加粗并獨(dú)立成段附錄術(shù)語解釋、聯(lián)系方式（客服*、官方公眾號(hào)）、保修條款摘要、認(rèn)證信息聯(lián)系方式禁止留具體電話/郵箱，可引導(dǎo)至官方渠道；認(rèn)證信息注明編號(hào)封底版權(quán)信息、生產(chǎn)廠商地址、環(huán)保標(biāo)志（如適用）、版本聲明地址需詳細(xì)至省市區(qū)，環(huán)保標(biāo)志符合GB/T24001標(biāo)準(zhǔn)四、制作過程中的關(guān)鍵控制要點(diǎn)（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性所有技術(shù)參數(shù)、操作步驟、故障解決方案需經(jīng)技術(shù)部門*書面確認(rèn)，避免與產(chǎn)品實(shí)際功能不符；數(shù)據(jù)單位、符號(hào)需符合國際標(biāo)準(zhǔn)（如重量用kg，長度用m，電壓用V），禁止使用口語化縮寫（如“安”代替“A”）。（二）合規(guī)性安全警示內(nèi)容需符合《消費(fèi)品使用說明第1部分：總則》（GB5296.1-2012）等國家標(biāo)準(zhǔn)，危險(xiǎn)類警示需獨(dú)立章節(jié)并突出顯示；涉及認(rèn)證的產(chǎn)品（如電器、醫(yī)療器械），說明書需注明認(rèn)證標(biāo)志及證書編號(hào)，禁止夸大認(rèn)證范圍。（三）用戶友好性語言風(fēng)格需通俗易懂，避免專業(yè)術(shù)語堆砌（如需使用術(shù)語，需在附錄解釋）；圖示需清晰、簡潔，與文字內(nèi)容一一對應(yīng)，禁止使用模糊或與實(shí)物差異過大的圖片；復(fù)雜操作可分步驟拆解，每步不超過3個(gè)動(dòng)作，關(guān)鍵信息（如“長按5秒”）用加粗或顏色標(biāo)注。（四）版本與更新管理產(chǎn)品功能迭代時(shí)，說明書需同步更新，更新內(nèi)容需明確標(biāo)注（如“V2.1新