行政事務(wù)處理流程與審批標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)為規(guī)范公司行政事務(wù)處理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高工作效率，保障行政工作有序開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋行政事務(wù)處理的核心流程、操作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)模板，適用于公司各部門及全體員工，旨在推動(dòng)行政事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司日常行政事務(wù)中的各類審批與管理流程，包括但不限于：辦公資源管理：辦公物資申領(lǐng)（文具、耗材等）、設(shè)備領(lǐng)用與維護(hù)（電腦、打印機(jī)等）；空間使用管理：會(huì)議室預(yù)訂、辦公區(qū)域調(diào)整申請(qǐng)；差旅與活動(dòng)支持：?jiǎn)T工國(guó)內(nèi)差旅申請(qǐng)、公司小型活動(dòng)（如會(huì)議、培訓(xùn)）場(chǎng)地與物料支持；文件與檔案管理：公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、行政類檔案歸檔申請(qǐng)。二、核心事務(wù)處理流程與操作說明（一）辦公物資申領(lǐng)與審批流程適用場(chǎng)景：部門或員工因工作需要申領(lǐng)辦公文具、耗材（如紙張、筆）、勞保用品等。操作步驟：提交申請(qǐng)申請(qǐng)人登錄公司OA系統(tǒng)，填寫《辦公物資申領(lǐng)審批表》，注明申領(lǐng)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、申領(lǐng)事由及預(yù)計(jì)使用日期。附件：如特殊物資需提供規(guī)格說明或比價(jià)依據(jù)（單次申領(lǐng)金額超500元時(shí)）。部門審核部門負(fù)責(zé)人登錄OA系統(tǒng)審核，重點(diǎn)確認(rèn)申領(lǐng)物資的必要性、合理性及是否符合部門預(yù)算，審核通過后提交至行政部。行政部復(fù)核行政部專員在2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，核對(duì)申領(lǐng)物資庫(kù)存（優(yōu)先從現(xiàn)有庫(kù)存調(diào)配）、規(guī)格是否符合標(biāo)準(zhǔn)，以及是否符合公司采購(gòu)規(guī)范（如單次申領(lǐng)超1000元需提前報(bào)備行政部經(jīng)理）。若庫(kù)存不足或需特殊采購(gòu)，行政部反饋申請(qǐng)人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，同步啟動(dòng)采購(gòu)流程。權(quán)限審批申領(lǐng)金額≤500元：由行政部經(jīng)理審批；500元＜申領(lǐng)金額≤2000元：由行政部經(jīng)理審批后，提交分管副總審批；申領(lǐng)金額＞2000元：需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審批。領(lǐng)用與登記審批通過后，申請(qǐng)人憑OA審批截圖至行政部倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)信息后發(fā)放，并在《辦公物資出入庫(kù)登記表》上記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、物資名稱及數(shù)量。庫(kù)存更新倉(cāng)庫(kù)管理員實(shí)時(shí)更新庫(kù)存系統(tǒng)，保證賬實(shí)一致，每月底匯總《辦公物資庫(kù)存月報(bào)表》提交行政部經(jīng)理。（二）會(huì)議室預(yù)訂與管理流程適用場(chǎng)景：部門或員工因會(huì)議、培訓(xùn)等工作需要預(yù)訂公司會(huì)議室。操作步驟：提交預(yù)訂申請(qǐng)申請(qǐng)人登錄OA系統(tǒng)或通過行政部指定預(yù)訂渠道（如企業(yè)群），填寫《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》，注明會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅）及申請(qǐng)人聯(lián)系方式。行政部審核與協(xié)調(diào)行政部專員在1個(gè)工作日內(nèi)審核會(huì)議室可用情況，若申請(qǐng)時(shí)間段已被占用，主動(dòng)與申請(qǐng)人協(xié)商調(diào)整時(shí)間或推薦替代會(huì)議室。確認(rèn)預(yù)訂后，在會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)中鎖定資源，并于會(huì)議前1個(gè)工作日通過郵件或短信提醒申請(qǐng)人。設(shè)備與物料準(zhǔn)備會(huì)議前1小時(shí)，行政部工作人員根據(jù)預(yù)訂需求調(diào)試設(shè)備（如開啟投影儀、連接網(wǎng)絡(luò)），擺放桌椅、茶水、紙筆等物料，保證會(huì)議室準(zhǔn)備就緒。會(huì)議期間支持重大會(huì)議或需全程支持的會(huì)議，行政部安排專人現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助，處理設(shè)備故障、臨時(shí)需求等問題。會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人或行政部工作人員負(fù)責(zé)清理會(huì)議室（整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、清理垃圾），并在會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)中標(biāo)記“已使用”，同步更新會(huì)議室使用記錄。（三）員工差旅申請(qǐng)與報(bào)銷流程適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工因公前往國(guó)內(nèi)各地開展業(yè)務(wù)、參加會(huì)議或培訓(xùn)等需申請(qǐng)差旅。操作步驟：提交差旅申請(qǐng)員工提前3個(gè)工作日登錄OA系統(tǒng)，填寫《員工差旅申請(qǐng)審批表》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（需符合公司差旅標(biāo)準(zhǔn)，如普通員工限高鐵二等座/飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）、預(yù)計(jì)費(fèi)用（交通、住宿、市內(nèi)交通、伙食補(bǔ)助等）及出差行程安排。附件：如會(huì)議通知、任務(wù)說明等證明材料。部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性、行程合理性及費(fèi)用預(yù)算，確認(rèn)出差任務(wù)與部門工作計(jì)劃的關(guān)聯(lián)性，審核通過后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)出差權(quán)限（如部門經(jīng)理及以上人員可自行審批本部門出差申請(qǐng)，普通員工需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），審批通過后，員工憑審批結(jié)果預(yù)訂交通及住宿（優(yōu)先選擇公司協(xié)議酒店）。差旅執(zhí)行員工按審批行程出差，期間遵守公司差旅紀(jì)律，保留費(fèi)用憑證（如車票、住宿發(fā)票，發(fā)票抬頭需為公司全稱）。費(fèi)用報(bào)銷員工出差歸來后5個(gè)工作日內(nèi)，登錄OA系統(tǒng)填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，費(fèi)用憑證掃描件，注明費(fèi)用明細(xì)及出差事由，提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用真實(shí)性及合規(guī)性后，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核，財(cái)務(wù)部核對(duì)憑證是否符合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如住宿上限、伙食補(bǔ)助金額），審批通過后由財(cái)務(wù)部安排付款。（四）公司文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程適用場(chǎng)景：公司行政類文件（如通知、制度、會(huì)議紀(jì)要、行政報(bào)告等）的起草、審批、分發(fā)及歸檔。操作步驟：文件起草起草人根據(jù)工作需要撰寫文件，明確文件標(biāo)題、發(fā)文對(duì)象、主要內(nèi)容、生效日期及附件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范（字體、字號(hào)、行距等符合公司公文格式要求）。部門內(nèi)審起草人將文件提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與部門工作的一致性及表述的準(zhǔn)確性，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。行政部復(fù)核行政部專員在2個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核文件格式規(guī)范性、發(fā)文權(quán)限（如以公司名義發(fā)文需經(jīng)總經(jīng)理審批）、內(nèi)容是否符合公司相關(guān)規(guī)定，并提出修改意見（如有），反饋起草人調(diào)整。領(lǐng)導(dǎo)審批一般行政文件（如部門通知）：由行政部經(jīng)理審批；重要行政文件（如公司制度、年度行政計(jì)劃）：需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審批。審批通過后，文件定稿。文件編號(hào)與分發(fā)行政部為文件分配唯一編號(hào)（如“行X〔202X〕X號(hào)”），登記《文件發(fā)放登記表》，通過OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式分發(fā)至相關(guān)部門，并確認(rèn)簽收記錄。歸檔管理文件執(zhí)行完畢或有效期滿后，由行政部收集正本（含審批稿、電子版）及附件，按照“一事一檔”原則整理，標(biāo)注文件名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)，歸至公司行政檔案庫(kù)，定期（每年年底）匯總《行政檔案歸檔清單》并妥善保管。三、通用模板表格表1：辦公物資申領(lǐng)審批表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格/型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審核意見行政部復(fù)核意見審批意見簽字：______日期：______簽字：______日期：______審批人：______日期：______表2：會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表預(yù)訂部門預(yù)訂人預(yù)訂日期聯(lián)系方式會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間____年__月日:至:__參會(huì)人數(shù)會(huì)議室需求□大會(huì)議室□小會(huì)議室□其他______所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他______特殊需求□茶水□橫幅□桌型：□圓桌□課桌式行政部確認(rèn)確認(rèn)結(jié)果：□已預(yù)訂□需調(diào)整時(shí)間：______簽字：______日期：______表3：?jiǎn)T工差旅申請(qǐng)審批表出差人部門職位出差事由出差時(shí)間____年__月日至__年__月__日共__天出差地點(diǎn)交通方式□高鐵□飛機(jī)□汽車□其他______預(yù)計(jì)費(fèi)用交通：__元住宿：__元伙食補(bǔ)助：__元/天市內(nèi)交通：__元/天合計(jì)：__元附件□會(huì)議通知□任務(wù)說明□其他______部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批行政部備案簽字：______日期：______簽字：______日期：______簽字：______日期：______表4：公司文件流轉(zhuǎn)審批表文件名稱文件編號(hào)起草部門起草人發(fā)文對(duì)象擬稿日期文件主要內(nèi)容摘要：部門負(fù)責(zé)人審核行政部復(fù)核領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：______日期：______簽字：______日期：______審批人：______日期：______分發(fā)范圍：四、操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）時(shí)間管理要求辦公物資申領(lǐng)：至少提前2個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急需求需經(jīng)行政部經(jīng)理同意后加急處理；會(huì)議室預(yù)訂：至少提前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)，大型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)＞30人）需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)；差旅申請(qǐng)：國(guó)內(nèi)出差提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，涉及跨省或重大任務(wù)需提前5個(gè)工作日申請(qǐng)；文件流轉(zhuǎn)：一般文件需在提交后3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急文件需標(biāo)注“特急”并縮短審批時(shí)限。（二）材料完整性要求所有申請(qǐng)表需填寫完整，無漏填、錯(cuò)填項(xiàng)；特殊物資申領(lǐng)、差旅申請(qǐng)等需按要求附上相關(guān)證明材料（如規(guī)格說明、會(huì)議通知），材料不全將導(dǎo)致審批流程退回；費(fèi)用報(bào)銷需提供真實(shí)、合法的憑證，憑證上需注明費(fèi)用發(fā)生日期、金額及詳細(xì)事由。（三）審批權(quán)限規(guī)范嚴(yán)格按照本手冊(cè)規(guī)定的權(quán)限分級(jí)審批，不得越權(quán)審批或擅自簡(jiǎn)化流程；審批人需對(duì)審批內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，不得審批不符合規(guī)定或與工作無關(guān)的申請(qǐng)。（四）信息準(zhǔn)確性要求申請(qǐng)人需保證提交的信息（如姓名、部門、聯(lián)系方式、申請(qǐng)內(nèi)容）準(zhǔn)確無誤，虛假信息將納入個(gè)人績(jī)效考核；行政部、財(cái)務(wù)部等負(fù)責(zé)部門需及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如庫(kù)存、會(huì)議室狀態(tài)、報(bào)銷進(jìn)度），保證信息同步。（五）特殊情況處理緊急事務(wù)（如突發(fā)設(shè)備故障需緊急領(lǐng)用維修物資）：可通過電話或口頭向行政部申請(qǐng)，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表；臨時(shí)變更（如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)調(diào)整）：需提前4小時(shí)通知行政部，以便協(xié)調(diào)資源；跨部門協(xié)作事務(wù)：需明確牽頭部門，由牽頭部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門配合完成。（六）