福濟(jì)堂總經(jīng)辦制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。福濟(jì)堂總經(jīng)理辦公室管理制度總經(jīng)辦管理制度第一章工作職責(zé)總經(jīng)辦直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)日常文電的處理和文稿的審核工作,準(zhǔn)確迅速、安全地對(duì)公文進(jìn)行處理,并對(duì)文稿進(jìn)行把關(guān)。做好會(huì)務(wù)工作,包括會(huì)議的審批、通知、材料、服務(wù)、記錄、紀(jì)要整理、文件立卷等等。搞好查辦、催辦。對(duì)總經(jīng)理批示的重要事件要抓好,落實(shí),并及時(shí)匯報(bào)查辦情況。協(xié)助總經(jīng)理安排好工作布局。對(duì)重點(diǎn)工作,重要會(huì)議和活動(dòng)提出合理方案,供總經(jīng)理參考。做好總經(jīng)理決策前的準(zhǔn)備工作,收集必要信息并做好信息收集分析工作,提供可靠依據(jù)、參考、建議和方法;在決策過程中,做好控制工作。根據(jù)情況,及時(shí)提出補(bǔ)充、調(diào)整性意見,在決策貫徹落實(shí)后,做好總結(jié)評(píng)估工作并提出完善化措施。做好文件的保管、保密工作。搞好后勤保障等服務(wù)工作。做好公司各內(nèi)外有關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作。完善法律意識(shí)及框架,從律師角度完善各部合同,加強(qiáng)公章管理。第二章監(jiān)督職能第一節(jié)監(jiān)督職能對(duì)各部門行為規(guī)范執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督,對(duì)各部門各崗位員工的行為進(jìn)行巡查,督促員工在部門的一切行為活動(dòng)均嚴(yán)格按行為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對(duì)各科室崗位制度執(zhí)行情況、工作完成情況進(jìn)行不定時(shí)的核查;必要時(shí)將進(jìn)行跟蹤調(diào)查,調(diào)查各科室匯報(bào)情況或數(shù)據(jù)的真實(shí)性。對(duì)科室與科室、科室與部門之間的工作程序進(jìn)行核查。查實(shí)各級(jí)之間的工作協(xié)調(diào)情況,找出因程序不當(dāng)而影響公司正常經(jīng)營的原因,進(jìn)而督促具體科室或部門及時(shí)進(jìn)行解決,對(duì)已造成損失的情況寫成書面報(bào)告交總經(jīng)理。采取抽樣調(diào)查、尋訪供應(yīng)商、參照對(duì)比價(jià)格等方式對(duì)采供部供應(yīng)物料價(jià)格的合理性進(jìn)行核查。經(jīng)過現(xiàn)場調(diào)查或根據(jù)各部門的反饋情況對(duì)經(jīng)營過程中所出現(xiàn)的問題解決的及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)公司所有人員考勤制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。第二節(jié)促進(jìn)職能促進(jìn)各部門嚴(yán)格按已制定的行為、語言標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng),規(guī)范員工行為、使公司運(yùn)作得到有力的控制。促進(jìn)各級(jí)部門就經(jīng)營問題進(jìn)行積極有效的溝通和協(xié)調(diào),以便及時(shí)有效地解決各類問題。促進(jìn)各類供應(yīng)物料的價(jià)、量得到有效的控制,找出價(jià)效之間的關(guān)系,以便降低生產(chǎn)成本。經(jīng)過監(jiān)督和培訓(xùn)方案的實(shí)施促進(jìn)員工行為規(guī)范、操作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)得以不斷的提高。能在部門與科室之間建立一個(gè)協(xié)調(diào)解決問題的平臺(tái)。修訂相應(yīng)的行為標(biāo)準(zhǔn)和不符合公司經(jīng)營實(shí)際需要的工作程序。對(duì)公司日常各類事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)公司所有人員的月績效進(jìn)行協(xié)助考核。經(jīng)過現(xiàn)場檢查情況決定員工的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)各部門的承諾內(nèi)容進(jìn)行督促。對(duì)外接待第一節(jié)接待原則接待應(yīng)遵循”平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則,使客人高興而來、滿意而去:平等原則。對(duì)來賓無論職務(wù)高低,都要平等相待,落落大方、不卑不亢。一般情況下,級(jí)別相等,同級(jí)別出面,特殊情況高規(guī)格接待。對(duì)口原則。各職能部門對(duì)口接待。綜合性接待時(shí)各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)。節(jié)約原則。招待來賓不鋪張浪費(fèi),不重復(fù)宴請(qǐng)(根據(jù)客人具體情況而定)。周到原則。接待程序應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善;以禮相待,熱情、周到。保密原則。向來賓介紹情況,注意保守公司機(jī)密。重要會(huì)議要有記錄。巧妙回避敏感或不宜回答的問題。第二節(jié)接待部門總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司辦公場所的前臺(tái)接待工作。總經(jīng)辦及各部門為公司負(fù)責(zé)接待的職能部門(對(duì)口接待)。遇到重大接待工作和活動(dòng),協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各相關(guān)部門、機(jī)構(gòu)共同做好此項(xiàng)工作。第三節(jié)接待規(guī)格、內(nèi)容和程序第一條接待規(guī)格:高規(guī)格接待:陪客比來賓職務(wù)高一些。適用于政府部門、金融機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門、工商部門、新聞單位派員來人;其它企事業(yè)單位來員洽商重要事宜等情況;對(duì)等接待:陪客與來賓職務(wù)相同。適用于一般性接待活動(dòng);低規(guī)格接待:陪客比來賓職務(wù)低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來。第二條接待內(nèi)容:前臺(tái)接待,工作接待,重大接待。前臺(tái)接待程序:前臺(tái)接待來訪時(shí)應(yīng)使用普通話。對(duì)來訪客人應(yīng)主動(dòng)招呼,禮貌大方,熱情周到。問清來訪目的、被訪部門及人員,是否預(yù)約,并通知相關(guān)部門及人員。如被訪部門及人員不愿接待,需婉言向客人解釋。對(duì)需要會(huì)見公司高層領(lǐng)導(dǎo)的客人,一定要問清事先有無預(yù)約,并請(qǐng)示被找總經(jīng)理是否接見;對(duì)重要客人要引領(lǐng)到會(huì)客室。請(qǐng)來訪人員填寫訪客登記簿時(shí)應(yīng)做到以禮相待,有理有節(jié)。遇到外來公務(wù)檢查人員(公安、工商、稅務(wù)、消防、衛(wèi)生等),前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門接待陪同。不以衣著取人,不得譏諷客人,不與客人爭辯。工作接待程序:接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況:單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、目的、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。布置接待。提出接待意見:接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi)用預(yù)算,并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。迎接安排。根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別、預(yù)訂招待所或賓館,定好伙食標(biāo)準(zhǔn),安排好進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn),按抵達(dá)時(shí)間派人派車迎接?？赐?、商議日程。來賓住下后,公司有關(guān)人員前往看望,表示歡迎和問候,了解來訪日程和詳細(xì)目的,商定活動(dòng)日程并通知有關(guān)部門。安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見。按接待規(guī)格和禮儀,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望,接待人員安排會(huì)見地點(diǎn)、時(shí)間、陪同人員。組織活動(dòng)實(shí)施。按參觀、考察目的,組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況,參觀現(xiàn)場;對(duì)重要的檢查活動(dòng),安排匯報(bào)、座談會(huì)。根據(jù)情況,安排宴請(qǐng)、文藝晚會(huì)、參觀游覽等。送別。根據(jù)客人意見,預(yù)定車、船、機(jī)票,協(xié)助客人結(jié)算食宿賬目,話別送行,派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場。重大接待工作:由公司高層領(lǐng)導(dǎo)親自組織,總經(jīng)辦和相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)實(shí)施。公司高層領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù);總經(jīng)辦和相關(guān)責(zé)任部門擬定實(shí)施計(jì)劃及費(fèi)用預(yù)算,報(bào)公司高層總經(jīng)理審批;按計(jì)劃實(shí)施接待;接待工作完畢,總經(jīng)辦及相關(guān)責(zé)任部門及時(shí)總結(jié),形成書面報(bào)告。第四節(jié)票務(wù)及酒店預(yù)訂為規(guī)范機(jī)票、火車票及酒店預(yù)訂管理程序,特明確本規(guī)定。公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理,預(yù)訂機(jī)票可在總經(jīng)辦辦理。收到機(jī)票后可付現(xiàn)金或?qū)懡钘l交總經(jīng)辦,出差回來后三天內(nèi)將機(jī)票交總經(jīng)辦沖帳。如機(jī)票遺失,自行到財(cái)務(wù)部沖賬。其它人員出差,需總經(jīng)辦代訂機(jī)票、火車票的,需向總經(jīng)辦付現(xiàn)金。總經(jīng)辦不予掛帳、墊款。所有出差人員預(yù)訂酒店必須經(jīng)總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理并事先填寫”訂房單”,寫清姓名、職務(wù)、人數(shù),房型等。訂普通酒店的客房需部門經(jīng)理簽字后由總經(jīng)辦審核辦理。訂高級(jí)酒店的客房,需由總經(jīng)理簽字同意。因公司工作需要需預(yù)訂酒店會(huì)議室的,由總經(jīng)理簽字同意后辦理。如遇總經(jīng)理出差,可經(jīng)過電話確認(rèn)后由總經(jīng)辦辦理預(yù)訂。并由總經(jīng)理補(bǔ)辦簽字手續(xù)。第四章公章管理公司公章由總經(jīng)辦專人管理,如管理公章人員有事外出,交由總經(jīng)辦其它人員代管。公章使用實(shí)行審查、登記說明制度。普通文件(通知、證明、招標(biāo)資料等)由公章管理員審查后并進(jìn)行登記方可蓋章。合同、協(xié)議須由總經(jīng)理簽字方可蓋章。如總經(jīng)理外出,需由總經(jīng)理電話通知公章管理員方可蓋章,并由總經(jīng)理事后補(bǔ)辦簽字手續(xù)。未經(jīng)總經(jīng)理允許,不得在空白文件、公函上蓋章,如有特殊情況,必須由當(dāng)事人預(yù)先請(qǐng)示并說明情況。如有機(jī)密文件不能交公章管理員審閱,必須由總經(jīng)理附情況說明并簽字。不得將公章外借,特殊情況需將詳細(xì)情況說明及用章人員名單報(bào)總經(jīng)理審核后交總經(jīng)辦備案方可借出?？偨?jīng)辦有權(quán)對(duì)存在違反公章管理制度、違反公司制度和存有疑慮的文件拒絕蓋章。蓋章必須在總經(jīng)辦內(nèi)進(jìn)行,不得以任何理由借到其它辦公室。第五章名片管理公司印制名片的范圍:部門經(jīng)理以上的級(jí)別,部門工作人員因工作需要而需要印制名片的由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。名片格式:公司名片格式統(tǒng)一化,由公司總經(jīng)辦和行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃設(shè)計(jì)。名片印制程序:公司總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印制工作(經(jīng)營二部業(yè)務(wù)名片由經(jīng)營部負(fù)責(zé)印制