行政文書歸檔與存檔管理制度模板一、適用范圍與文書類型本制度適用于[公司/單位名稱]各部門及下屬機(jī)構(gòu)在行政活動中形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)文書、電子文書及特殊載體文書（如照片、音頻、視頻等）的歸檔與管理工作。涵蓋文書類型包括但不限于：綜合管理類：通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)；人事管理類：員工入職登記表、勞動合同、人事任免文件、獎懲記錄、培訓(xùn)檔案；財(cái)務(wù)管理類：預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告（涉密部分按保密規(guī)定執(zhí)行）；合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議、審批文件；后勤保障類：資產(chǎn)登記表、采購合同、基建項(xiàng)目文件、安全檢查記錄；特殊載體類：重要活動照片、錄音錄像、電子光盤等。二、文書歸檔操作流程（一）文書收集責(zé)任主體：各部門指定專人（如“部門文書管理員*”）負(fù)責(zé)本部門形成文書的日常收集，保證文書齊全完整。收集周期：日常文書：形成后3個(gè)工作日內(nèi)收集完畢；會議類文書：會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)收集會議紀(jì)要、簽到表等材料；項(xiàng)目類文書：項(xiàng)目階段結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)收集相關(guān)過程文件及成果文件。收集要求：核對文書內(nèi)容是否完整（如、附件、簽批手續(xù)是否齊全），對缺失部分及時(shí)補(bǔ)充；對破損、字跡模糊的文書進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印。（二）文書整理檢查核對：部門文書管理員對收集的文書進(jìn)行二次檢查，保證文書的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)件和無關(guān)材料。排序排列：按文書形成時(shí)間順序排列（同一事件按“請示-批復(fù)-報(bào)告-通知”邏輯排序）；會議紀(jì)要按會議召開時(shí)間排序，同一會議的簽到表、議程、發(fā)言稿等附于紀(jì)要后。去除裝訂物：去除文書中的金屬夾、塑料夾等易銹蝕裝訂物，對超過頁碼的文書進(jìn)行分頁處理，每份文書單獨(dú)使用無酸紙夾或文件夾封裝。（三）文書分類與編號分類規(guī)則：采用“年度-類別-保管期限”三級分類法：年度：以文書形成自然年度為準(zhǔn)（如2024年形成的文書歸入“2024”年度）；類別：按“綜合管理（A）、人事管理（B）、財(cái)務(wù)管理（C）、合同協(xié)議（D）、后勤保障（E）、特殊載體（F）”劃分，類別代碼為大寫字母；保管期限：分為永久（Y）、長期（C，10年以上）、短期（D，3-10年）三類，代碼為大寫字母。編號規(guī)則：全宗號-類別代碼-年度-保管期限代碼-流水號（示例：A-2024-Y-001，表示2024年綜合類永久保管第1號文書）。特殊載體文書編號：在紙質(zhì)編號后加載體代碼（如“-PH”照片、“-AU”音頻、“-VI”視頻），示例：F-2024-C-AU-001。（四）文書裝訂與編目裝訂要求：紙質(zhì)文書采用左側(cè)裝訂，使用棉線裝訂或不銹鋼夾裝訂，保證平整牢固；超過A4幅面的文書按折疊標(biāo)準(zhǔn)（A4紙規(guī)格）折疊，標(biāo)題露在首頁右上方。編目登記：填寫《文書歸檔目錄表》（見模板一），內(nèi)容包括序號、文書標(biāo)題、文號/編號、形成日期、頁數(shù)、保管期限、分類號、存放位置、備注等，一式兩份（部門留存一份，檔案室留存一份）。（五）移交歸檔移交時(shí)間：每年6月30日前完成上一年度文書歸檔移交（跨年度文書可在事項(xiàng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)移交）。移交流程：部門文書管理員填寫《文書移交清單》（見模板二），注明移交部門、接收部門、移交人、接收人、移交日期及文書清單；檔案管理員*核對文書數(shù)量、編號、完整性，確認(rèn)無誤后雙方在移交清單上簽字確認(rèn)；電子文書同步移交至檔案管理系統(tǒng)，對應(yīng)電子文件，保證紙質(zhì)與電子文書一一對應(yīng)。（六）保管與維護(hù)存放要求：紙質(zhì)文書存入專用檔案柜，按分類編號順序排列，柜外貼有類別標(biāo)簽；檔案室保持通風(fēng)、干燥、避光（溫度14-24℃，相對濕度45-60%），配備防火、防蟲、防鼠、防盜設(shè)施；特殊載體文書存防磁柜、防潮柜中，定期檢查載體狀況。定期檢查：檔案管理員每半年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)檢查，對破損、變質(zhì)文書及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，并記錄檢查情況。三、常用管理表格模板模板一：文書歸檔目錄表序號文書標(biāo)題文號/編號形成日期頁數(shù)保管期限分類號存放位置備注12024年度工作計(jì)劃*辦〔2024〕1號2024-01-0512長期A-2024-C1號柜-3層2*關(guān)于招聘行政專員的通知*人〔2024〕5號2024-03-155短期B-2024-D2號柜-1層………模板二：文書移交清單移交部門接收部門移交人接收人移交日期行政部檔案室**2024-06-25文書清單份數(shù)頁數(shù)備注2024年度會議紀(jì)要10份120頁長期保管辦公設(shè)備采購合同5份50頁永久保管含審批附件……………模板三：文書借閱登記表借閱人部門借閱日期歸還日期文書名稱及編號用途審批人備注*行政部2024-07-102024-07-15A-2024-Y-001（工作總結(jié)）年度總結(jié)撰寫*紙質(zhì)借閱*財(cái)務(wù)部2024-07-122024-07-20C-2023-C-003（審計(jì)報(bào)告）審計(jì)整改*電子借閱四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）執(zhí)行要點(diǎn)責(zé)任到人：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文書歸檔第一責(zé)任人，需指定專人負(fù)責(zé)文書收集、整理工作；檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔指導(dǎo)、接收及保管工作。同步歸檔：紙質(zhì)文書與電子文書應(yīng)同步歸檔，電子文書需為PDF、Word等通用格式，保證可讀性，重要電子文書需進(jìn)行備份（異地備份+云端備份）。期限管理：嚴(yán)格按保管期限分類，到期文書需由檔案室會同業(yè)務(wù)部門鑒定，對無保存價(jià)值的文書按規(guī)定銷毀（填寫《文書銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后兩人以上監(jiān)銷），有保存價(jià)值的需重新劃定保管期限。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示文書缺失風(fēng)險(xiǎn)：未及時(shí)收集導(dǎo)致文書遺漏，影響檔案完整性。需建立“文書形成-收集-整理”臺賬，定期自查。保密風(fēng)險(xiǎn)：涉密文書未按保密規(guī)定管理，可能導(dǎo)致信息泄露。涉密文書需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并限定借閱范圍。電子文檔丟失風(fēng)險(xiǎn)：電子文書未備份或存儲介質(zhì)損壞。需定期對電子檔案進(jìn)行備份，并檢查備份文件的可讀性。借閱不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)：未履行借閱手續(xù)導(dǎo)致檔案遺失或涂改。借閱需填寫《文書借閱登記表》，明確歸還日期