公司日常行政管理手冊及支持模板第一章會議管理規(guī)范適用情境適用于公司內(nèi)部各類工作會議（如周例會、項目推進會、部門協(xié)調(diào)會、年度總結(jié)會等）的組織、召開及后續(xù)跟進，保證會議高效有序，信息傳遞準(zhǔn)確。操作流程一、會議發(fā)起與準(zhǔn)備明確會議基本信息：會議發(fā)起人需提前確認(rèn)會議主題、目標(biāo)、時間（建議時長不超過2小時）、地點（會議室或線上會議）、參會人員（核心相關(guān)人，避免無關(guān)人員參會）及議程（按重要性排序，明確每項議題討論時間）。提交會議申請：通過OA系統(tǒng)或行政部填寫《會議申請單》，注明上述信息，提前2個工作日提交部門負(fù)責(zé)人審批（緊急會議可酌情縮短時間，但需提前1個工作日告知行政部）。行政部協(xié)調(diào)資源：行政部收到申請后，1個工作日內(nèi)反饋會議室availability（若會議室沖突，協(xié)調(diào)更換時間或地點）；需準(zhǔn)備的設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板、視頻會議設(shè)備等）提前1天調(diào)試完畢。發(fā)送會議通知：審批通過后，行政部提前1天通過郵件/企業(yè)發(fā)送正式通知，附會議議程、參會人員名單及需提前閱讀的資料（如有）。二、會議召開與記錄會前簽到：參會人員提前10分鐘到達(dá)會場，簽到（電子或紙質(zhì)），領(lǐng)取會議材料（如有）；線上參會人員提前5分鐘測試設(shè)備，會議。會議主持：會議開始時，主持人明確會議目標(biāo)及議程，控制會議節(jié)奏，避免偏離主題；每項議題討論完畢，總結(jié)結(jié)論并明確行動項（負(fù)責(zé)人、完成時限）。會議記錄：指定專人（一般為發(fā)起人或助理）記錄會議要點，包括：參會人員、缺席人員及原因、各議題討論要點、形成的決議、行動項（負(fù)責(zé)人、內(nèi)容、截止時間）。三、會議紀(jì)要與跟進整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理紀(jì)要，經(jīng)主持人（部門負(fù)責(zé)人*）審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人。行動項跟進：行政部/紀(jì)要中指定的跟進人每周更新行動項進展，在下次會議中通報完成情況；未按時完成的需說明原因及預(yù)計完成時間。資料歸檔：會議紀(jì)要、簽到表、會議材料等資料由行政部統(tǒng)一歸檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度分類存放），保存期限不少于3年。支持模板表1-1會議申請單申請部門申請人聯(lián)系方式會議主題會議時間會議地點□會議室A□會議室B□線上（請注明：）預(yù)計時長參會人員（名單）會議議程（按順序填寫）1.討論時間：分鐘2.討論時間：分鐘3.討論時間：分鐘需準(zhǔn)備的設(shè)備/物料□投影儀□麥克風(fēng)□白板筆□其他：部門負(fù)責(zé)人審批□同意□調(diào)整意見：簽字：日期：行政部確認(rèn)□可安排□需調(diào)整：簽字：日期：表1-2會議紀(jì)要會議名稱會議時間年月日時分會議地點主持人參會人員記錄人缺席人員及原因會議議程討論內(nèi)容要點決議/結(jié)論行動項1.負(fù)責(zé)人：；內(nèi)容：；截止時間：2.負(fù)責(zé)人：；內(nèi)容：；截止時間：3.負(fù)責(zé)人：；內(nèi)容：；截止時間：附件（如有）主持人審核簽字記錄人簽字關(guān)鍵提示會議通知需明確“會前需準(zhǔn)備事項”，避免臨時討論無準(zhǔn)備的內(nèi)容；主持人需嚴(yán)格控制時間，避免某項議題過長影響整體進度；行動項必須明確“負(fù)責(zé)人”和“截止時間”，避免責(zé)任模糊；線上會議需提前測試網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備，保證音視頻清晰，重要會議建議開啟全程錄制（提前告知參會人員）。第二章辦公用品管理規(guī)范適用情境適用于公司員工日常辦公所需物品（如文具、耗材、辦公設(shè)備配件等）的申領(lǐng)、采購、發(fā)放及庫存管理，保證辦公資源合理配置，避免浪費。操作流程一、需求統(tǒng)計與申領(lǐng)部門月度需求匯總：每月25日前，各部門助理統(tǒng)計下月部門辦公用品需求（根據(jù)實際使用量，避免過度囤積），填寫《辦公用品月度需求表》，提交部門負(fù)責(zé)人審核。員工臨時申領(lǐng)：員工因臨時急需用品（如筆、筆記本等），可直接通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品臨時申領(lǐng)單》，注明物品名稱、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。二、采購與入庫采購計劃制定：行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況（每月末盤點），制定下月采購計劃，提交行政主管*審批；緊急采購（如突發(fā)耗材短缺）可走緊急流程，事后補簽審批。供應(yīng)商選擇與采購：行政部根據(jù)采購計劃，從合格供應(yīng)商名錄中選擇2-3家比價，保證性價比；采購后核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后辦理入庫，填寫《辦公用品入庫登記表》。三、發(fā)放與庫存管理定期發(fā)放：每月5日前，行政部按各部門申領(lǐng)數(shù)量統(tǒng)一發(fā)放至部門助理處，由助理簽收并分發(fā)至員工；發(fā)放時需在《辦公用品發(fā)放登記表》記錄物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期。臨時發(fā)放：員工憑審批通過的《辦公用品臨時申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取，行政人員當(dāng)場核對并登記。庫存盤點：行政部每月末進行一次庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，保證賬實相符；對臨近保質(zhì)期的物品（如墨盒、打印紙）優(yōu)先發(fā)放，避免過期浪費。支持模板表2-1辦公用品月度需求表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式申領(lǐng)日期：年月日序號物品名稱規(guī)格型號單位123部門負(fù)責(zé)人審核□同意□調(diào)整意見：簽字：日期：行政部確認(rèn)□可采購□需補充說明：簽字：日期：表2-2辦公用品入庫/發(fā)放登記表日期物品名稱規(guī)格型號單位入庫數(shù)量/發(fā)放數(shù)量供應(yīng)商/領(lǐng)用部門經(jīng)手人備注□入庫□發(fā)放□入庫□發(fā)放關(guān)鍵提示申領(lǐng)物品需注明“用途”，避免個人使用或浪費；辦公用品按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非消耗品（如訂書機、計算器）原則上以舊換新；行政部每季度更新《辦公用品價格表》，向各部門公開采購價格，接受監(jiān)督；發(fā)覺庫存異常（如某物品消耗過快或長期未使用），需及時分析原因并調(diào)整采購計劃。第三章固定資產(chǎn)管理規(guī)范適用情境適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等，單位價值2000元以上，使用期限1年以上）的購置、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點及報廢管理，保證資產(chǎn)安全完整，合理使用。操作流程一、新增資產(chǎn)登記購置申請：因工作需要新增資產(chǎn)，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及預(yù)算來源，提交部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部審核，總經(jīng)理*審批。采購與驗收：行政部根據(jù)審批結(jié)果采購，資產(chǎn)到貨后，由行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收（核對型號、數(shù)量、質(zhì)量），確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。信息錄入：行政部將驗收合格的資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、使用人、原值、存放地點等），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)簽包含編號及名稱）。二、領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：使用部門領(lǐng)用資產(chǎn)時，需指定專人保管，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，臺賬更新“使用人”及“存放地點”。內(nèi)部調(diào)撥：因部門調(diào)整或工作需要，資產(chǎn)需跨部門調(diào)撥時，由調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)調(diào)出部門、行政部、財務(wù)部審批后，行政部更新臺賬，雙方簽字確認(rèn)。三、盤點與報廢定期盤點：行政部每半年組織一次全面盤點（6月和12月），使用部門配合核對資產(chǎn)實物與臺賬是否一致；盤點差異需填寫《固定資產(chǎn)盤點差異表》，說明原因（如遺失、損壞、盤盈等），提交行政部及財務(wù)部處理。資產(chǎn)報廢：資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，附技術(shù)鑒定意見（如損壞需維修部門確認(rèn)），經(jīng)行政部、財務(wù)部審核，總經(jīng)理*審批后，由行政部統(tǒng)一處置（如變賣、回收），臺賬注銷該資產(chǎn)信息。支持模板表3-1固定資產(chǎn)購置申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期：年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）購置用途預(yù)算來源部門負(fù)責(zé)人意見□同意□調(diào)整意見：簽字：日期：財務(wù)部審核□預(yù)算符合□需調(diào)整：簽字：日期：總經(jīng)理審批□同意□不同意：簽字：日期：表3-2固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）使用部門使用人存放地點狀態(tài)（在用/閑置/報廢）備注關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置，不得隨意撕毀或遮擋；使用人離職或調(diào)崗時，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，在《固定資產(chǎn)交接表》簽字確認(rèn)，行政部更新臺賬；盤點發(fā)覺資產(chǎn)遺失，需使用部門提交書面說明，明確責(zé)任人，按公司規(guī)定處理；報廢資產(chǎn)處置殘值需及時入賬，財務(wù)部進行賬務(wù)核銷。第四章訪客接待管理規(guī)范適用情境適用于外部單位、客戶、合作伙伴等訪客到公司總部的接待流程，保證接待規(guī)范、有序，展現(xiàn)公司良好形象。操作流程一、訪客預(yù)約與信息登記預(yù)約確認(rèn)：訪客需提前1個工作日與對接人（一般為業(yè)務(wù)部門員工*）聯(lián)系，明確到訪時間、事由、人數(shù)、身份（如客戶、供應(yīng)商、人員等）及特殊需求（如翻譯、車輛接送等）。信息提交：對接人通過OA系統(tǒng)填寫《訪客預(yù)約登記表》，提交行政部備案；緊急訪客可電話預(yù)約，事后2小時內(nèi)補錄系統(tǒng)。二、接待準(zhǔn)備與引導(dǎo)場地與物料準(zhǔn)備：行政部根據(jù)訪客級別及人數(shù)，安排會議室（如重要客戶安排大會議室，普通訪客安排小會議室），準(zhǔn)備茶水、紙巾、公司宣傳資料（如有），調(diào)試會議室設(shè)備。訪客接待：前臺人員接到訪客后，主動問候，核對身份（查看證件號碼/預(yù)約信息），引導(dǎo)至休息區(qū)或會議室；若對接人暫時無法接待，需請訪客稍等，并及時通知對接人。三、接待過程與送客會面交流：對接人到達(dá)后，引導(dǎo)訪客入座，介紹雙方人員（先介紹己方職位較低者，再介紹訪客），按約定議程溝通；行政人員適時添加茶水，避免頻繁打擾。送客與記錄：會面結(jié)束后，對接人及前臺人員送訪客至公司門口，禮貌道別；行政部在《訪客接待記錄表》中記錄接待情況（包括訪客信息、接待部門、對接人、接待時長、反饋意見等），并將資料歸檔。支持模板表4-1訪客預(yù)約登記表對接部門對接人聯(lián)系方式預(yù)約日期：年月日訪客姓名單位名稱職務(wù)/身份到訪人數(shù)人到訪時間年月日時分預(yù)計停留時長分鐘到訪事由特殊需求行政部安排□會議室A□會議室B□前臺接待區(qū)□其他：負(fù)責(zé)人：對接人確認(rèn)□已確認(rèn)□需調(diào)整：簽字：日期：表4-2訪客接待記錄表接待日期到訪時間離開時間訪客姓名單位職務(wù)對接部門對接人接待地點訪客反饋（如有）接待人員簽字日期：關(guān)鍵提示接訪人員需著裝得體，保持微笑，使用禮貌用語（如“您好，請問您找哪位？”“請這邊走”）；重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需提前通知行政部，必要時由部門負(fù)責(zé)人或公司高層出面接待；涉及公司機密的會議，需提前告知訪客“禁止拍照、錄音”，并安排獨立會議室；前臺需保持接待區(qū)域整潔，定期補充茶水、紙巾等物品。第五章印章使用管理規(guī)范適用情境適用于公司公章、合同章、財務(wù)專用章、法人章等印章的使用管理，保證印章使用合法、規(guī)范，防范風(fēng)險。操作流程一、印章使用申請?zhí)峤簧暾垼菏褂糜≌滦栌缮暾埲颂顚憽队≌率褂蒙暾埍怼?，注明印章類型、使用事由、文件名稱/份數(shù)、使用日期、申請人及部門，附需蓋章文件（電子檔或紙質(zhì)檔）。審批流程：日常業(yè)務(wù)文件（如內(nèi)部通知、函件）：部門負(fù)責(zé)人*審批；合同、協(xié)議類文件：法務(wù)部審核+部門負(fù)責(zé)人+分管副總*審批；重大文件（如資質(zhì)證明、法律文書）：總經(jīng)理*審批。二、印章使用與登記用印審核：印章保管人（一般為行政部專人）收到審批通過的申請表后，核對文件內(nèi)容與申請事由是否一致，檢查文件有無涂改、不完整等情況，確認(rèn)無誤后方可蓋章。規(guī)范用?。河≌滦枨逦?、居中加蓋在指定位置（如文件落款處、騎縫處），嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白表格上蓋章；用印文件需復(fù)印1份（“騎縫章”需留存原件復(fù)印件），由印章保管人留存。登記備案：每次用印后，印章保管人需在《印章使用登記表》中記錄用印日期、印章類型、文件名稱/份數(shù)、申請人、審批人、用印人、文件存放位置，申請人簽字確認(rèn)。三、印章保管與歸還專人保管：各類印章由行政部指定專人保管（人章分離，非保管人不得擅自接觸）；印章存放于帶鎖的保險柜中，鑰匙由保管人隨身攜帶。保管責(zé)任：保管人需保證印章安全，防止丟失、被盜；若印章?lián)p壞或遺失，需立即報告行政部及總經(jīng)理*,并登報聲明作廢，按規(guī)定重新刻制。歸還流程：外出用?。ㄈ绾灱s現(xiàn)場）需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，由保管人攜帶印章前往，用印后立即歸還；嚴(yán)禁私人使用或外借印章。支持模板表5-1印章使用申請表申請人所在部門聯(lián)系方式申請日期：年月日印章類型□公章□合同章