企業(yè)資料檔案管理規(guī)范手冊為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等工作，保障檔案信息的完整性、安全性和可追溯性，提升企業(yè)管理效率，防范信息風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理活動(dòng)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化。一、適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)在運(yùn)營過程中形成的各類具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子及其他形式檔案的管理，涵蓋以下核心場景：日常辦公管理：包括行政制度、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知、公文函件等檔案的歸檔與調(diào)閱；業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐：如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、客戶資料、供應(yīng)商檔案等業(yè)務(wù)資料的全程管理；合規(guī)審計(jì)需求：滿足財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)檢查、法律糾紛等場景下的檔案查閱與舉證要求；歷史信息追溯：為企業(yè)戰(zhàn)略決策、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、文化建設(shè)等提供歷史數(shù)據(jù)支持。二、檔案管理全流程操作指引（一）檔案收集：明確范圍與責(zé)任收集范圍涵蓋企業(yè)各部門在履職過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，主要包括：行政管理類：規(guī)章制度、工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外來單位函件等；業(yè)務(wù)管理類：客戶合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、產(chǎn)品技術(shù)資料、市場調(diào)研報(bào)告等；人力資源管理類：員工入職檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表、離職交接單等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、成本分析表等；其他類：企業(yè)榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件、重要影像資料等。責(zé)任主體各部門指定專人作為本部門檔案管理員（如*主管），負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集、整理，并在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)提交至企業(yè)檔案管理部門（如行政部）。收集要求保證文件材料內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件）、格式規(guī)范（電子文件），不得遺漏關(guān)鍵信息；電子檔案需同時(shí)提交紙質(zhì)版（如需簽字蓋章）及電子版（PDF、Word等通用格式），電子版文件命名規(guī)范為“部門-年份-文件名稱-版本號(hào)”（如“行政部-2024-年度工作計(jì)劃-1.0”）。（二）檔案分類：科學(xué)劃分層級(jí)分類原則科學(xué)性：依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯和文件內(nèi)在聯(lián)系劃分，避免交叉重復(fù)；實(shí)用性：結(jié)合各部門工作特點(diǎn)，便于日常管理和快速檢索；擴(kuò)展性：預(yù)留分類層級(jí)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新增檔案類型的需求。分類標(biāo)準(zhǔn)采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)分類”的層級(jí)結(jié)構(gòu)，示例一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類示例行政管理規(guī)章制度總經(jīng)辦制度、人事制度、財(cái)務(wù)制度會(huì)議文件年度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)、部門例會(huì)外來文件公文、合作單位函件、行業(yè)協(xié)會(huì)通知業(yè)務(wù)管理合同協(xié)議銷售合同、采購合同、服務(wù)合同項(xiàng)目檔案立項(xiàng)文件、實(shí)施方案、驗(yàn)收報(bào)告客戶管理客戶檔案、客戶投訴記錄、滿意度調(diào)查人力資源員工檔案入職材料、異動(dòng)記錄、離職資料培訓(xùn)發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課件、考核結(jié)果財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)報(bào)告月度報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表憑證票據(jù)原始憑證、記賬憑證、發(fā)票存根（三）檔案整理：標(biāo)準(zhǔn)化編目與歸檔檔案編號(hào)采用“一級(jí)分類代碼+二級(jí)分類代碼+年份+流水號(hào)”的編號(hào)規(guī)則，一級(jí)分類代碼示例行政管理（XZ）、業(yè)務(wù)管理（YW）、人力資源（RL）、財(cái)務(wù)管理（CW）。示例：XZ-ZD-2024-001，表示“行政管理-規(guī)章制度-2024年第1號(hào)文件”。編目登記檔案管理員需將檔案信息錄入《檔案目錄表》（詳見第三部分），內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、文件名稱、分類、形成部門、形成日期、保管期限、存放位置、備注等。裝訂與存放紙質(zhì)檔案：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長×寬×cm：30×21×5），去除金屬夾，按編號(hào)順序排列，檔案盒正面標(biāo)注檔案編號(hào)和名稱，側(cè)面標(biāo)注分類和存放位置；電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，按分類建立文件夾，定期（每月）備份至異地存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管：安全與期限管理保管場所紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、檔案柜、防盜門），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份（備份周期：每月全備份+每周增量備份）。保管期限根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限，分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三類，具體標(biāo)準(zhǔn)檔案類型保管期限說明企業(yè)章程永久企業(yè)核心制度，長期保存年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久用于審計(jì)和歷史追溯員工勞動(dòng)合同長期員工在職期間及離職后10年項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告長期項(xiàng)目完成后保存10年以上日常通知、會(huì)議紀(jì)要短期保存5-10年，無價(jià)值后銷毀定期檢查檔案管理部門每季度對檔案保管情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查紙質(zhì)檔案的霉變、蟲蛀情況，電子檔案的備份完整性，發(fā)覺問題及時(shí)整改并記錄。（五）檔案利用：規(guī)范調(diào)閱與復(fù)制利用權(quán)限普通檔案：部門員工因工作需要查閱本部門檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案（如未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心客戶信息）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總監(jiān)）審批，查閱時(shí)需有檔案管理員在場；外部單位查閱：需持單位介紹信及有效證件號(hào)碼件，經(jīng)總經(jīng)理審批后，在檔案管理部門指定區(qū)域查閱，不得帶出檔案室。調(diào)閱流程填寫《檔案借閱登記表》（詳見第三部分），注明借閱人信息、檔案編號(hào)、借閱事由、借閱期限（一般不超過5個(gè)工作日）；檔案管理員核對審批手續(xù)后，提供檔案查閱，查閱后記錄歸還日期；超期未歸還的，檔案管理員需及時(shí)催收，連續(xù)3次超期者，暫停其檔案查閱權(quán)限1個(gè)月。復(fù)制規(guī)定復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門審批，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制”專用章，與原件具有同等效力；涉密檔案禁止復(fù)制，確因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)總經(jīng)理審批，并嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)。（六）檔案銷毀：合規(guī)處置與記錄銷毀條件保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案；已失去查考利用價(jià)值且無歷史意義的檔案（如過期通知、草稿文件）。銷毀流程檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后，方可銷毀；銷毀時(shí)需由兩人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同執(zhí)行，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀記錄表》（詳見第三部分）上簽字確認(rèn)，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案粉碎，電子檔案徹底刪除并銷毀備份）。三、常用檔案管理表格模板（一）檔案目錄表檔案編號(hào)文件名稱分類形成部門形成日期保管期限存放位置備注XZ-ZD-2024-001企業(yè)考勤管理制度行政管理-規(guī)章制度總經(jīng)辦2024-01-15永久檔案室-A01-01含修訂版YW-HT-2024-012XX項(xiàng)目采購合同業(yè)務(wù)管理-合同協(xié)議采購部2024-03-20長期檔案室-B02-03正本1份（二）檔案借閱登記表借閱人部門聯(lián)系方式檔案編號(hào)文件名稱借閱事由借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期歸還日期經(jīng)辦人審批人*張三銷售部XXXXYW-KH-2024-005XX客戶檔案項(xiàng)目投標(biāo)2024-05-102024-05-152024-05-14*李四*王五（三）檔案銷毀審批表檔案名稱檔案編號(hào)數(shù)量保管期限銷毀原因經(jīng)辦部門意見檔案管理部門意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意見2022年季度工作計(jì)劃草稿XZ-JH-2022-0153份短期保管期限屆滿，無保存價(jià)值同意銷毀同意銷毀同意銷毀同意銷毀銷毀日期：2024-04-20執(zhí)行人：趙六、錢七監(jiān)銷人：*孫八四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與管理要求（一）合規(guī)性管理嚴(yán)格遵守《_________檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，保證檔案收集、整理、保管、利用、銷毀各環(huán)節(jié)合法合規(guī)；涉密檔案的密級(jí)劃分、保管、利用需符合企業(yè)保密管理制度，嚴(yán)禁擅自泄露、復(fù)制或銷毀。（二）安全管理定期開展檔案安全檢查（每季度1次），重點(diǎn)排查檔案室消防設(shè)施、用電安全、防盜系統(tǒng)等隱患，建立《檔案安全檢查記錄表》；電子檔案需設(shè)置訪問密碼和操作日志，記錄用戶登錄、文件修改、等操作，保證可追溯。（三）保密管理檔案管理員需簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容；查閱涉密檔案時(shí)，查閱人需遵守保密規(guī)定，不得拍照、復(fù)印，不得將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。（四）及時(shí)性管理各部門需在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)提交檔案，檔案管理部門需在收到檔案后5個(gè)工作日內(nèi)完成分類、編目、歸檔；檔案目錄需實(shí)時(shí)更新，保證新增檔案信息及時(shí)錄入，便于檢索。（五）責(zé)任管理明確