綜合辦公室文件歸檔管理規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范綜合辦公室及各部門文件資料的歸檔管理，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高辦公效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于綜合辦公室、各部門在日常工作中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、掃描件等）的歸檔管理，涵蓋行政文件、項目文件、會議文件、合同文件、制度文件等類型。二、文件歸檔全流程操作指引（一）文件分類：明確歸檔范圍與類別歸檔范圍確認凡是反映部門主要職能活動、工作部署、執(zhí)行過程及結(jié)果的文件材料，均需歸檔。具體包括：上級單位發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件（含通知、批復(fù)等）、本單位形成的正式文件（含請示、報告、會議紀要等）、部門間往來的重要函件、項目全周期文件（立項、合同、驗收等）、會議材料（議程、簽到表、紀要等）、具有保存價值的合同協(xié)議、制度規(guī)范、統(tǒng)計分析報表等。以下材料不歸檔：重份文件、事務(wù)性便條、未經(jīng)正式審批的草稿、無參考價值的臨時性材料、已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件。文件類別劃分按文件性質(zhì)與來源分為以下類別（可根據(jù)部門實際調(diào)整）：行政類：年度工作計劃/總結(jié)、請示報告、通知通報、會議紀要、值班記錄等；項目類：項目立項文件、可行性研究報告、合同協(xié)議、過程管理資料、驗收報告等；會議類：各類會議的議程、簽到表、發(fā)言材料、會議記錄（含錄音/錄像文字版）等；合同類：各類業(yè)務(wù)合同、補充協(xié)議、審批單等；制度類：單位內(nèi)部制定的各類管理辦法、規(guī)定、細則等；其他類：無法歸入上述類別的特殊重要文件（如榮譽證書、資質(zhì)文件等）。（二）文件整理：規(guī)范文件基礎(chǔ)信息文件完整性檢查檢查文件是否包含、附件、審批簽章（含電子簽章）等必要要素，保證無缺頁、漏項。對于成套文件（如項目文件），需檢查各環(huán)節(jié)文件是否齊全（如立項、執(zhí)行、驗收文件對應(yīng)完整）。文件規(guī)范化處理紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾具，對破損、褶皺文件進行平整修復(fù)，重要文件需復(fù)印后將原件歸檔（復(fù)印件注明“復(fù)印件”并加蓋公章）；電子文件：統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（如原文為Word/Excel等，需保留可編輯版本備份），文件名規(guī)范為“文件名-形成日期-部門”（如“2024年度工作計劃-20240101-綜合辦公室”）；文件排序：同一類文件按形成時間先后順序排列，或按文件邏輯關(guān)系（如項目文件按“立項-執(zhí)行-驗收”流程）排序。（三）文件編號：建立唯一標識編號規(guī)則采用“年度-部門代碼-文件類別代碼-流水號”格式，具體規(guī)則年度：文件形成年份（如2024）；部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如綜合辦公室為“ZH”，人力資源部為“RL”）；文件類別代碼：用類別名稱首字母縮寫（如行政類為“XZ”，項目類為“XM”）；流水號：當年度該部門該類文件的順序號，從001開始編號（如2024年綜合辦公室第1份行政類文件編號為“2024-ZH-XZ-001”）。編號操作由文件形成部門負責(zé)編號，填寫《文件歸檔登記表》時同步記錄編號；電子文件編號需與紙質(zhì)文件一致，并在文件屬性中添加“編號”字段標注。（四）文件裝訂與封裝紙質(zhì)文件裝訂采用左側(cè)膠裝或線裝方式，保證文件牢固、平整，不遮擋文字內(nèi)容；超過A4紙大小的文件（如圖紙、報表），按A4規(guī)格折疊，折疊后文字方向一致，便于查閱；每份加裝統(tǒng)一格式的《文件歸檔封面》（模板見附件1），封面包含文件名稱、編號、形成部門、歸檔日期、保管期限、經(jīng)手人等信息，填寫清晰、無涂改。電子文件封裝電子文件按編號建立文件夾，同一份文件的PDF版、可編輯版、附件等存放于同一文件夾內(nèi)；重要電子文件需刻錄成不可擦寫光盤（一式兩份），并在光盤標簽上標注編號、文件名稱、形成日期等信息，與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（五）歸檔登記與臺賬管理填寫《文件歸檔登記表》每份文件歸檔時，由經(jīng)辦人填寫《文件歸檔登記表》（模板見附件2），包含以下信息：歸檔日期、文件編號、文件名稱、形成部門/人、頁數(shù)/件數(shù)、密級（普通/秘密/機密）、保管期限、存放位置（檔案柜編號-層數(shù)-格口）、經(jīng)手人、備注等；登記表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，與檔案一并移交綜合辦公室。建立電子臺賬綜合辦公室收到檔案后，1個工作日內(nèi)將《文件歸檔登記表》信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)（如用Excel或?qū)I(yè)檔案管理軟件），實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子臺賬一一對應(yīng)；電子臺賬需包含紙質(zhì)檔案的所有字段，并支持按編號、名稱、部門、日期等關(guān)鍵詞檢索。（六）檔案入庫與存放管理存放位置規(guī)劃檔案柜按“年度-部門-類別”分區(qū)存放，柜體張貼標簽（如“2024年度-綜合辦公室”）；密級檔案（秘密、機密）存放在帶鎖的保密柜內(nèi)，由專人保管；電子檔案存儲介質(zhì)（光盤、移動硬盤）存放在防潮、防磁的專用柜中。入庫檢查綜合辦公室檔案管理員接收檔案時，需檢查文件是否完整、編號是否正確、裝訂是否規(guī)范，確認無誤后在《文件歸檔登記表》“接收人”欄簽字，并將一份返還形成部門存檔。（七）檔案借閱與利用借閱流程因工作需要借閱檔案時，借閱人填寫《文件借閱登記表》（模板見附件3），注明借閱文件編號、名稱、借閱事由、借閱期限、借閱人及部門；普通檔案需經(jīng)部門負責(zé)人審批，密級檔案需經(jīng)綜合辦公室負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案管理員審批通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7天，如需續(xù)借需提前2天申請。借閱注意事項借閱人僅可在指定區(qū)域查閱檔案，不得帶出檔案室（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫《檔案外借審批表》）；嚴禁涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，嚴禁擅自復(fù)制、拍攝檔案（如需復(fù)制，需經(jīng)綜合辦公室批準并加蓋“檔案復(fù)制”章）；借閱歸還時，檔案管理員需檢查檔案完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。（八）檔案鑒定與銷毀保管期限界定根據(jù)文件價值確定保管期限，分為永久（如單位發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)等）、長期（10年以上，如項目文件、合同等）、短期（3-5年，如事務(wù)性通知、會議簽到表等）。到期鑒定與銷毀綜合辦公室每年年底組織檔案鑒定小組（由辦公室負責(zé)人、部門代表、檔案管理員組成），對到期檔案進行鑒定，確認無繼續(xù)保存價值后，填寫《文件銷毀審批表》（模板見附件4），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施銷毀；銷毀時需由2人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認后，《文件銷毀審批表》存檔備查；具有重要價值或涉密信息的檔案，銷毀時需符合保密管理規(guī)定，采用粉碎或焚燒等方式。三、歸檔管理常用模板附件1：文件歸檔封面文件名稱文件編號形成部門歸檔日期年月日保管期限密級普通/秘密/機密經(jīng)手人備注附件2：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成部門/人頁數(shù)/件數(shù)密級保管期限存放位置（柜-層-格）經(jīng)手人備注附件3：文件借閱登記表借閱日期文件編號文件名稱借閱事由借閱期限借閱人部門審批人歸還日期備注附件4：文件銷毀審批表申請部門申請日期文件名稱文件編號頁數(shù)/件數(shù)保管期限銷毀原因（可附說明）鑒定人意見簽字日期部門負責(zé)人意見簽字日期綜合辦公室意見簽字日期分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字日期監(jiān)銷人銷毀日期四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點提醒及時性要求：文件應(yīng)在辦理完畢后30日內(nèi)完成歸檔，避免因拖延導(dǎo)致文件丟失或破損。編號唯一性：同一份文件不得重復(fù)編號，編號變更需經(jīng)綜合辦公室審核，保證臺賬與實物一致。密級管理：涉密文件需在形成時標注密級，按保密規(guī)定單獨存放，借閱需嚴格審批，嚴禁非涉密人員接觸。電子檔案備份：電子檔案需定期（每季度）備份至服務(wù)器或云端，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟