企業(yè)文件存檔與檢索管理制度手冊(cè)一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)文件的形成、收集、整理、歸檔、保管與檢索流程，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，提高文件管理效率，支持企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策與合規(guī)管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件的存檔與檢索管理，包括但不限于管理制度、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案等。（三）術(shù)語(yǔ)定義存檔文件：指企業(yè)在履職、管理、服務(wù)等活動(dòng)中具有保存價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄。電子文件：指以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取處理的文件。密級(jí)文件：按內(nèi)容涉及企業(yè)秘密程度劃分為“內(nèi)部公開(kāi)”“秘密”“機(jī)密”三個(gè)等級(jí)，具體密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)另行制定。二、文件分類與編碼規(guī)則（一）文件分類維度按部門：行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部、項(xiàng)目組等。按類型：制度類、合同類、項(xiàng)目類、會(huì)議類、財(cái)務(wù)類、人事類、證照類等。按載體：紙質(zhì)文件、電子文件（含文本、圖片、音視頻等）。（二）文件編碼規(guī)則所有存檔文件需采用統(tǒng)一編碼，編碼結(jié)構(gòu)為：部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號(hào)，示例：行政部2024年制度類文件第3份：XZ-ZD-2024-003業(yè)務(wù)部2024年合同類文件第15份：YW-HT-2024-0151.部門代碼對(duì)照表部門名稱代碼部門名稱代碼行政部XZ財(cái)務(wù)部CW人力資源部RL業(yè)務(wù)部YW項(xiàng)目組XM其他QT2.文件類型代碼對(duì)照表文件類型代碼文件類型代碼制度類ZD合同類HT項(xiàng)目類XM會(huì)議類HY財(cái)務(wù)類CW人事類RS證照類ZZ其他QT三、文件歸檔操作流程（一）文件形成與審核文件起草：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)工作需求起草文件，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等參照企業(yè)公文模板）。部門審核：文件起草完成后，提交部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容合規(guī)性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及審批流程完整性。會(huì)簽與審批：涉及跨部門業(yè)務(wù)的文件，需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；重大文件（如合同、重要制度）需報(bào)請(qǐng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)總或總經(jīng)理審批。（二）文件整理與組卷紙質(zhì)文件整理：清理：去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。排序：按文件形成時(shí)間或邏輯順序排列，依次為審批頁(yè)、附件。編頁(yè)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁(yè)（單頁(yè)文件編在右上角，雙頁(yè)文件編在右上角和左下角）。裝訂：左側(cè)裝訂，厚度不超過(guò)2cm，過(guò)厚文件分冊(cè)裝訂并注明“共X冊(cè)第X冊(cè)”。電子文件整理：命名：按“文件編碼-文件名稱-版本號(hào)-日期”格式命名，示例：XZ-ZD-2024-003-考勤管理制度-V1.0-20240315。存儲(chǔ)：存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，同步填寫《電子文件歸檔登記表》（詳見(jiàn)附件1）。（三）檔案管理員接收與檢查接收登記：檔案管理員專員接收文件時(shí)，核對(duì)文件編碼、名稱、數(shù)量、密級(jí)等信息，在《文件歸檔臺(tái)賬》（詳見(jiàn)附件2）中登記歸檔人、歸檔日期。質(zhì)量檢查：檢查文件是否齊全、審批流程是否完整、編碼是否符合規(guī)則，對(duì)不符合要求的文件退回原部門整改。（四）歸檔入庫(kù)紙質(zhì)文件入庫(kù)：按編碼順序存放至指定檔案柜，檔案柜標(biāo)簽標(biāo)注部門及文件類型，定期（每季度）檢查庫(kù)房溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%）。電子文件入庫(kù)：將電子文件導(dǎo)入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)。四、文件檢索與借閱流程（一）文件檢索方式系統(tǒng)檢索（電子文件）：登錄企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，輸入文件編碼、關(guān)鍵詞（如文件名稱、部門、日期）等條件，篩選目標(biāo)文件。支持多條件組合檢索（如“部門=行政部AND文件類型=制度類AND日期>=2024-01-01”）。人工檢索（紙質(zhì)文件）：查閱《文件歸檔臺(tái)賬》，根據(jù)文件編碼或部門、類型、日期等信息定位檔案柜位置。檔案管理員協(xié)助查找，必要時(shí)調(diào)取歷史借閱記錄輔助確認(rèn)。（二）文件借閱申請(qǐng)與審批內(nèi)部借閱：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件3），注明文件編碼、名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過(guò)5個(gè)工作日）。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批后，提交檔案管理員專員審核。密級(jí)文件借閱：“秘密”級(jí)文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)總審批，“機(jī)密”級(jí)文件需經(jīng)總經(jīng)理審批。借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同，借閱后立即歸還，不得帶離指定區(qū)域。（三）文件借閱與歸還文件調(diào)?。簷n案管理員按審批結(jié)果調(diào)取文件，紙質(zhì)文件需借閱人簽字確認(rèn)，電子文件通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送查閱權(quán)限（僅限在線瀏覽，禁止）。歸還檢查：借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還文件，檔案管理員檢查文件是否完好、有無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后在《文件借閱申請(qǐng)表》中登記歸還日期。續(xù)借處理：如需續(xù)借，需在借閱期滿前1個(gè)工作日提交續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)原審批人同意后，續(xù)借期限不超過(guò)3個(gè)工作日。五、文件保管與安全措施（一）存儲(chǔ)環(huán)境管理紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：設(shè)立專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施（如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、樟腦丸等）。檔案柜排列整齊，通道寬度不小于0.8米，定期（每月）清理庫(kù)房，保持清潔衛(wèi)生。電子文件存儲(chǔ)：采用“本地服務(wù)器+異地備份”雙存儲(chǔ)模式，每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)保存不少于2年。服務(wù)器安裝防火墻、殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。（二）權(quán)限與保密管理權(quán)限設(shè)置：普通員工：僅可查閱本部門權(quán)限范圍內(nèi)的公開(kāi)文件。部門負(fù)責(zé)人：可查閱本部門所有文件及跨部門非密級(jí)文件。管理層：可查閱企業(yè)所有文件。保密要求：密級(jí)文件需單獨(dú)存放，借閱、復(fù)印需經(jīng)額外審批，復(fù)印件需標(biāo)注“復(fù)印件僅供用途，再翻印無(wú)效”。員工離職時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，不得帶走任何企業(yè)文件（含電子文件）。（三）文件備份與銷毀定期備份：紙質(zhì)文件：每年年底對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，對(duì)重要文件進(jìn)行掃描備份（電子版）。電子文件：每月檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，保證可正?；謴?fù)。銷毀管理：超過(guò)保管期限（具體期限參照《檔案保管期限表》）且無(wú)保存價(jià)值的文件，由檔案管理員編制《文件銷毀清單》（詳見(jiàn)附件4），經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級(jí)格式化），銷毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門文件的形成、審核、歸檔負(fù)直接責(zé)任，保證文件及時(shí)、完整歸檔。檔案管理員：負(fù)責(zé)文件的接收、整理、保管、檢索、借閱登記及系統(tǒng)維護(hù)，定期向行政部匯報(bào)檔案管理情況。全體員工：嚴(yán)格遵守本制度，規(guī)范文件形成與借閱行為，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳、銷毀企業(yè)文件。行政部：負(fù)責(zé)制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行，定期組織檔案管理培訓(xùn)，檢查各部門制度落實(shí)情況。七、附則本制度由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自2024年X月X日起施行。原相關(guān)文件與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件清單附件1：《電子文件歸檔登記表》附件2：《文件歸檔臺(tái)賬》附件3：《文件借閱申請(qǐng)表》附件4：《文件銷毀清單》附件1：電子文件歸檔登記表文件編碼文件名稱存儲(chǔ)路徑形成日期密級(jí)頁(yè)數(shù)/大小歸檔人歸檔日期備注附件2：文件歸檔臺(tái)賬序號(hào)文