企業(yè)合同審查及簽署流程指導(dǎo)手冊本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同審查、簽署各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作標(biāo)準(zhǔn)，通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理降低合同風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，保證合同履行合規(guī)高效。手冊內(nèi)容涵蓋合同從發(fā)起、起草、審核到簽署、歸檔的全流程指引，適用于企業(yè)各部門合同管理相關(guān)崗位人員。一、本手冊適用場景與范圍本手冊適用于企業(yè)經(jīng)營管理中各類合同的審查與簽署流程，包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作、項目合作、代理合作等；其他類合同：勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。涉及合同審查、起草、審核、簽署、歸檔的部門（如業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等）及相關(guān)崗位人員均需遵循本手冊規(guī)定。二、合同審查及簽署全流程詳解（一）合同發(fā)起與需求確認需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物料、銷售產(chǎn)品、開展合作等），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限等核心要素，填寫《合同需求申請表》（模板見第三章），經(jīng)部門負責(zé)人*經(jīng)理審批后，啟動合同流程。需求對接業(yè)務(wù)部門與合同相對方進行初步溝通，確認合作意向，收集對方主體資格信息（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明等），為合同起草做準(zhǔn)備。（二）合同起草與初步審核合同起草（1）起草主體：業(yè)務(wù)部門或指定法務(wù)人員根據(jù)需求起草合同文本，保證內(nèi)容完整、條款清晰。（2）核心內(nèi)容：合同應(yīng)包含以下基本要素：合同主體信息（雙方名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號等）；數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收方式；價款、支付方式及期限；履行期限、地點及方式；雙方權(quán)利義務(wù)；違約責(zé)任；爭議解決方式；合同生效條件及附件清單。初步審核業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*經(jīng)理對合同的業(yè)務(wù)可行性、條款完整性進行初步審核，重點核對需求與合同內(nèi)容的一致性，保證無重大遺漏或偏差。（三）多部門聯(lián)合審核合同起草完成后，需通過企業(yè)內(nèi)部審批流程，依次提交以下部門審核：法務(wù)部門審核（1）審核重點：合同主體是否具備合法資格（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同內(nèi)容）；合同條款是否合法合規(guī)，是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定明確；是否存在法律風(fēng)險點（如格式條款無效、管轄約定不合理等）。（2）審核反饋：法務(wù)人員*專員出具《合同審查意見表》（模板見第三章），對修改條款逐條說明，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整文本后重新提交。財務(wù)部門審核（1）審核重點：價款、稅費計算是否準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)財務(wù)制度；支付方式、期限是否合理，是否存在資金風(fēng)險；發(fā)票類型、開具要求是否符合稅務(wù)規(guī)定；涉及保證金、預(yù)付款的，是否明確退還條件及流程。（2）審核反饋：財務(wù)人員*主管簽署審核意見，保證財務(wù)條款與合同整體一致。其他相關(guān)部門審核根據(jù)合同類型，需提交相關(guān)部門（如技術(shù)部門、人力資源部門）審核的，應(yīng)明確審核職責(zé)。例如：技術(shù)類合同需技術(shù)部門審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)；勞動合同需人力資源部門審核用工合規(guī)性。（四）外部談判與文本定稿外部談判業(yè)務(wù)部門會同法務(wù)、財務(wù)等部門與合同相對方就審核后的合同條款進行談判，重點溝通分歧點（如價格、履行期限、違約責(zé)任等），達成一致意見。文本定稿談判達成一致后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果最終確定合同文本，保證雙方權(quán)利義務(wù)明確、無歧義。合同文本應(yīng)加蓋騎縫章（如為多頁合同），并由雙方授權(quán)代表簽字確認。（五）簽署準(zhǔn)備與授權(quán)管理簽署主體確認（1）自然人簽署：合同相對方為自然人的，需核對其證件號碼原件，保證簽署人具備完全民事行為能力。（2）法人或其他組織簽署：需核對對方營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人證件號碼明，或授權(quán)委托書及授權(quán)代表人證件號碼原件，保證簽署人有權(quán)代表對方簽署合同。授權(quán)委托書管理若合同由授權(quán)代表簽署，需對方提供《授權(quán)委托書》（模板見第三章），明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限及授權(quán)事項，并加蓋對方公章或合同專用章。（六）合同簽署與生效簽署方式（1）紙質(zhì)合同簽署：雙方在合同文本上簽字（自然人）或蓋章（法人/其他組織），簽字需清晰可辨，公章需加蓋在合同指定位置（如落款處、騎縫處）。（2）電子合同簽署：通過合法電子簽約平臺簽署的，需保證電子簽名符合《電子簽名法》規(guī)定，平臺具備認證資質(zhì)，簽署過程可追溯。生效條件合同生效條件一般為：雙方簽字蓋章后生效；或約定特定條件（如審批完成、支付定金）后生效。需在合同中明確生效時間，避免爭議。（七）合同歸檔與管理歸檔責(zé)任合同簽署完成后，由業(yè)務(wù)部門在5個工作日內(nèi)將合同正本（紙質(zhì)或電子）提交行政部門*專員歸檔，同時抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門備案。歸檔內(nèi)容歸檔材料包括：合同文本、審批流程記錄、對方主體資格文件、授權(quán)委托書、補充協(xié)議、附件等。歸檔管理行政部門建立《合同臺賬》（模板見第三章），記錄合同編號、名稱、簽約方、金額、履行期限、歸檔日期等信息，保證合同可查詢、可追溯。三、常用合同管理模板及填寫指引模板一：合同需求申請表項目填寫內(nèi)容合同名稱如“XX設(shè)備采購合同”“XX項目合作協(xié)議”需求部門如“采購部”“銷售部”需求提出人*聯(lián)系方式電話（*-）合同相對方對方公司全稱或個人姓名合同標(biāo)的設(shè)備名稱/服務(wù)內(nèi)容/合作項目等數(shù)量、規(guī)格如“XX設(shè)備10臺，型號XX-100”預(yù)算金額大寫：____________________元整；小寫：￥__________履行期限如“自合同生效之日起30日內(nèi)完成交付”特殊要求如“需提供3年質(zhì)保”“驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合XX行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”部門負責(zé)人意見簽字：__________日期：____年__月__日填寫說明：需清晰、準(zhǔn)確填寫合同核心要素，附件可附技術(shù)參數(shù)、需求說明書等材料。模板二：合同審查意見表審查部門法務(wù)部門/財務(wù)部門/其他部門合同名稱__________合同編號__________審查人*審查日期____年__月__日審查意見1.合法性審查如“第5條違約責(zé)任約定過高，建議調(diào)整為‘按合同總金額的10%支付違約金’”2.業(yè)務(wù)可行性如“交付期限與生產(chǎn)計劃沖突，建議延長至45天”3.財務(wù)合規(guī)性如“付款方式建議分期支付，首付款30%，驗收后支付70%”4.其他意見如“需補充對方資質(zhì)證明文件”修改后確認業(yè)務(wù)部門簽字：__________日期：____年__月__日填寫說明：審查意見需具體、可操作，避免模糊表述；修改后需業(yè)務(wù)部門確認反饋。模板三：授權(quán)委托書委托人信息名稱（公司/個人）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________受托人信息姓名：____________________證件號碼號：____________________聯(lián)系方式：____________________委托事項代表委托人簽署____________________合同（合同編號：__________），處理與合同相關(guān)的談判、履行、變更及爭議解決事宜。委托權(quán)限□一般授權(quán)（僅負責(zé)簽署，無修改權(quán)）□特別授權(quán)（可修改合同條款、補充協(xié)議、和解等）委托期限自_年_月_日至_年__月__日委托人簽章（公司蓋章/個人簽字）法定代表人/授權(quán)代表：__________日期：____年__月__日填寫說明：委托事項需明確具體，授權(quán)范圍需清晰，委托期限不得超過合同履行期限。模板四：合同臺賬合同編號合同名稱簽約方合同金額（元）履行期限歸檔日期歸檔人備注CG-2024-001XX采購合同XX公司500,0002024.01.01-2024.06.302024.01.05*專員已完成HT-2024-002XX合作協(xié)議*個人200,0002024.02.01-2025.01.312024.02.10*助理履行中填寫說明：合同編號需按規(guī)則編制（如部門-年份-序號），動態(tài)更新合同履行狀態(tài)。四、常見問題與風(fēng)險防范要點（一）合同主體風(fēng)險風(fēng)險點：對方不具備簽約資格（如超越經(jīng)營范圍、無相應(yīng)資質(zhì)），導(dǎo)致合同無效。防范措施：簽約前核查對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等）；自然人簽約需核對證件號碼原件，保證無代理權(quán)爭議；涉及特殊行業(yè)（如建筑、金融），需確認對方具備法定從業(yè)資格。（二）合同條款風(fēng)險風(fēng)險點：條款模糊（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”）、權(quán)利義務(wù)不對等、違約責(zé)任不明確。防范措施：核心條款（標(biāo)的、價款、履行期限）需量化、具體化，避免歧義；違約責(zé)任應(yīng)明確違約情形、計算方式及賠償范圍，保證可執(zhí)行；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，或選擇明確、合規(guī)的仲裁機構(gòu)。（三）簽署程序風(fēng)險風(fēng)險點：簽署人無權(quán)代表、未加蓋公章、簽署日期與實際不符。防范措施：核實簽署人身份及授權(quán)權(quán)限，留存授權(quán)委托書原件；合同文本需加蓋對方公章或合同專用章，自然人需親筆簽字；簽署日期應(yīng)與實際簽署時間一致，避免倒簽合同（特殊情況下需書面說明原因并審批）。（四）合同履行風(fēng)險風(fēng)險點：未按合同約定履行、證據(jù)留存不足、變更未書面確認。防范措施：業(yè)務(wù)部門定期跟蹤合同履行情況，留