中小企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)規(guī)范匯編第一章總則1.1目的與依據(jù)為加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)行為，明確各部門(mén)及員工在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的職責(zé)，保證資金使用的合規(guī)性、安全性和效率性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)財(cái)經(jīng)法律法規(guī)及本公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工及其他為公司提供勞務(wù)的人員）在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)事宜。公司所有部門(mén)均須遵照?qǐng)?zhí)行。1.3基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生，嚴(yán)禁虛構(gòu)交易、虛報(bào)冒領(lǐng)。所有報(bào)銷(xiāo)憑證必須真實(shí)、合法、有效。2.合規(guī)性原則：報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)及金額須符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、公司財(cái)務(wù)制度及相關(guān)管理規(guī)定。3.及時(shí)性原則：費(fèi)用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，避免長(zhǎng)期積壓。4.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：經(jīng)辦人對(duì)所報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)直接責(zé)任，審批人對(duì)審批事項(xiàng)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.效益性原則：各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)符合成本效益原則，力求節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。第二章報(bào)銷(xiāo)基本要求2.1報(bào)銷(xiāo)憑證1.發(fā)票：報(bào)銷(xiāo)時(shí)原則上須提供國(guó)家稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票或財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)。發(fā)票抬頭須為本公司全稱(chēng)，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)或個(gè)人姓名（特殊情況如機(jī)票等除外，但需提供登機(jī)牌等輔助證明）。2.發(fā)票要素：發(fā)票須注明開(kāi)票日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額（大小寫(xiě)須一致），并加蓋開(kāi)票單位有效發(fā)票專(zhuān)用章。3.其他憑證：除發(fā)票外，根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)，可能還需提供合同、協(xié)議、費(fèi)用申請(qǐng)單、行程單、會(huì)議通知、驗(yàn)收單等作為報(bào)銷(xiāo)的輔助憑證。2.2報(bào)銷(xiāo)時(shí)限1.各項(xiàng)日常費(fèi)用應(yīng)在發(fā)生完畢后一個(gè)合理期限內(nèi)（如當(dāng)月或次月上旬）及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，跨年度費(fèi)用原則上不予報(bào)銷(xiāo)，特殊情況需總經(jīng)理特批。2.長(zhǎng)期駐外人員或項(xiàng)目人員，可根據(jù)實(shí)際情況按月或按項(xiàng)目階段集中辦理報(bào)銷(xiāo)。2.3報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)1.報(bào)銷(xiāo)人須使用公司統(tǒng)一格式的《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，內(nèi)容填寫(xiě)完整、清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。2.“費(fèi)用事由”應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地描述費(fèi)用發(fā)生的原因、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及事項(xiàng)等關(guān)鍵信息。3.“附件張數(shù)”應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)，包括所有原始憑證及輔助材料。4.金額大小寫(xiě)須一致，字跡清晰。2.4原始憑證粘貼1.原始憑證應(yīng)分類(lèi)整理，按《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》大小規(guī)格進(jìn)行粘貼，粘貼應(yīng)平整、牢固，不得超出粘貼單范圍。2.同類(lèi)性質(zhì)的發(fā)票應(yīng)集中粘貼，并在粘貼單上注明該類(lèi)費(fèi)用的小計(jì)金額。3.較大的原始憑證（如行程單、合同復(fù)印件等）可折疊整齊后粘貼，確保查閱方便。第三章主要費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定3.1差旅費(fèi)1.城市間交通費(fèi)：*員工出差應(yīng)根據(jù)行程遠(yuǎn)近、任務(wù)緩急選擇經(jīng)濟(jì)、便捷的交通工具。*乘坐飛機(jī)、高鐵等較高標(biāo)準(zhǔn)交通工具，需提前按權(quán)限申請(qǐng)并獲批準(zhǔn)。*交通費(fèi)用憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，超標(biāo)準(zhǔn)部分原則上自理，特殊情況需書(shū)面說(shuō)明并經(jīng)審批。2.住宿費(fèi)：*住宿費(fèi)實(shí)行限額憑據(jù)報(bào)銷(xiāo)。公司將根據(jù)不同城市消費(fèi)水平及員工級(jí)別制定相應(yīng)的住宿標(biāo)準(zhǔn)。*同性員工一同出差，原則上應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，報(bào)銷(xiāo)時(shí)按較高級(jí)別員工標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。*實(shí)際住宿費(fèi)低于標(biāo)準(zhǔn)的，按實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷(xiāo)；超出標(biāo)準(zhǔn)的，超支部分自理，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報(bào)銷(xiāo)。3.伙食補(bǔ)助費(fèi)及市內(nèi)交通費(fèi)：*伙食補(bǔ)助費(fèi)可采取包干制或憑票報(bào)銷(xiāo)方式，具體標(biāo)準(zhǔn)參照公司規(guī)定執(zhí)行。*市內(nèi)交通費(fèi)（出差地）可采取包干制或憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，采取包干制的不再報(bào)銷(xiāo)市內(nèi)交通票據(jù)。4.出差審批：出差前須填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》，注明出差事由、地點(diǎn)、時(shí)間、人數(shù)、交通工具及預(yù)計(jì)費(fèi)用，按審批權(quán)限報(bào)批。3.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.業(yè)務(wù)招待費(fèi)的發(fā)生須與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)直接相關(guān)，如接待客戶(hù)、洽談業(yè)務(wù)、市場(chǎng)推廣等。2.嚴(yán)格控制招待標(biāo)準(zhǔn)和陪餐人數(shù)。陪餐人數(shù)原則上不超過(guò)被招待人數(shù)的一定比例。3.報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，須詳細(xì)注明招待對(duì)象、事由、時(shí)間、地點(diǎn)及參與人員。4.原則上禁止大額現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)。5.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)堅(jiān)持勤儉節(jié)約原則，避免鋪張浪費(fèi)。3.3辦公費(fèi)1.辦公用品采購(gòu)：提倡集中采購(gòu)，由行政部門(mén)統(tǒng)一管理。小額、零星辦公用品采購(gòu)可由使用部門(mén)自行辦理，但需取得合規(guī)發(fā)票。2.辦公費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：憑合規(guī)發(fā)票及辦公用品驗(yàn)收（領(lǐng)用）記錄報(bào)銷(xiāo)。3.4交通費(fèi)（市內(nèi)）1.員工在本市范圍內(nèi)因公外出，提倡使用公共交通工具。2.因緊急公務(wù)或攜帶重物等特殊情況需乘坐出租車(chē)的，應(yīng)在報(bào)銷(xiāo)時(shí)注明事由，經(jīng)審批后報(bào)銷(xiāo)。3.公司如有公務(wù)用車(chē)或統(tǒng)一的出行安排，應(yīng)優(yōu)先使用。3.5其他費(fèi)用1.培訓(xùn)費(fèi)：?jiǎn)T工參加與崗位相關(guān)的培訓(xùn)，需提前申請(qǐng)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)提供培訓(xùn)通知、繳費(fèi)憑證等。2.廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：此類(lèi)費(fèi)用通常金額較大，須簽訂合同，并按合同約定付款，報(bào)銷(xiāo)時(shí)提供合同、發(fā)票、宣傳品樣本或投放證明等。3.水電費(fèi)、租賃費(fèi)等：根據(jù)實(shí)際發(fā)生額，憑合規(guī)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。第四章報(bào)銷(xiāo)審批流程4.1審批權(quán)限公司將根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)、金額大小及部門(mén)層級(jí)，設(shè)定不同的審批權(quán)限。具體審批權(quán)限表由公司管理層另行制定并下發(fā)。4.2一般審批流程1.經(jīng)辦人申請(qǐng)：經(jīng)辦人整理好原始憑證，填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：審核費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、必要性，以及報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)的完整性、合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核：審核原始憑證的合法性、合規(guī)性，報(bào)銷(xiāo)金額的準(zhǔn)確性，報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，以及審批流程的完整性。4.審批人審批：根據(jù)審批權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。5.出納付款：經(jīng)審批通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)單，由出納人員復(fù)核后辦理付款手續(xù)。4.3特殊情況處理1.緊急情況下，可先口頭請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，事后補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)退回，要求經(jīng)辦人補(bǔ)充或更正。第五章監(jiān)督與責(zé)任5.1監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)對(duì)公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，各部門(mén)應(yīng)予以配合。5.2責(zé)任追究1.經(jīng)辦人對(duì)所報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)直接責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)虛報(bào)、冒領(lǐng)、偽造票據(jù)等行為，公司將追回相關(guān)款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。2.審批人對(duì)其審批范圍內(nèi)的報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格履行審批職責(zé)。3.財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的審核負(fù)專(zhuān)業(yè)責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。第六章附則6.1解釋權(quán)本規(guī)范由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。6.2生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施