采購合同合規(guī)性審核工具指南一、適用情境與目標人群本工具適用于企業(yè)采購部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員在采購合同簽訂前，對合同條款進行全面合規(guī)性審查的場景。目標是通過標準化審核流程，識別并規(guī)避合同中的法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險及業(yè)務(wù)操作風(fēng)險，保證合同內(nèi)容符合《_________民法典》《_________招標投標法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，保障采購活動的合法性、規(guī)范性與安全性。主要使用人員包括采購專員某、法務(wù)專員某、財務(wù)審核員某及項目負責(zé)人某等。二、審核流程與操作指引采購合同審核需遵循“準備-初步審核-專項審核-綜合復(fù)核-輸出結(jié)果”的標準化流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任明確、步驟清晰，保證審核無遺漏、無死角。（一）審核準備階段資料收集：采購部門需向?qū)徍私M提供完整的合同草案，包括但不限于：合同、附件（如技術(shù)規(guī)格書、報價單、供貨清單、質(zhì)量標準等）、對方當事人資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書及代理人證件號碼復(fù)印件等）、采購立項審批文件、招投標文件（如有）及相關(guān)談判記錄。保證所有資料為最新版本，且關(guān)鍵信息（如金額、日期、標的物描述）與采購訂單、談判結(jié)果一致。審核標準確認：明確本次審核適用的法律法規(guī)（如《民法典》合同編、《采購法》等）、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如醫(yī)療器械行業(yè)需符合《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》）及企業(yè)內(nèi)部《采購管理辦法》《合同管理規(guī)范》等制度文件。（二）初步審核（采購部門主導(dǎo)）采購部門首先對合同的基礎(chǔ)信息及業(yè)務(wù)條款進行完整性、一致性審核，重點確認：合同主體信息：采購方與供應(yīng)商的名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、住所地等基本信息是否與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱或錯別字；供應(yīng)商是否具備相應(yīng)的經(jīng)營資質(zhì)（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、特種設(shè)備資質(zhì)等），且資質(zhì)在有效期內(nèi)；若由代理人簽約，需核查授權(quán)委托書是否載明明確的授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，并由供應(yīng)商法定代表人簽字并加蓋公章。合同標的與數(shù)量：標的物名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準等描述是否清晰、準確，與采購訂單、技術(shù)附件是否完全一致；采購數(shù)量、單位是否明確，是否存在“約數(shù)”“左右”等模糊表述（如確需約定，需明確浮動范圍及調(diào)整機制）。合同基本框架：合同是否包含必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責(zé)任、爭議解決方法等），條款是否完整，無重大遺漏。（三）專項審核（法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)部門協(xié)同）根據(jù)合同性質(zhì)及業(yè)務(wù)需求，由法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)等部門分別對專業(yè)條款進行深度審核：法務(wù)專項審核：合法性審查：合同條款是否符合法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“不得約定‘霸王條款’”“禁止轉(zhuǎn)包分包需明確”等），是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對等，避免單方面加重我方責(zé)任（如“供應(yīng)商逾期交貨無需承擔違約責(zé)任”等不公平條款）；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否具體、可量化（如逾期交貨按日計算違約金，明確計算基數(shù)及比例），是否約定了違約上限（不超過實際損失的30%）；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構(gòu)是否約定清晰（如“由采購方所在地人民法院管轄”）；知識產(chǎn)權(quán)與保密：涉及的技術(shù)成果、專利等知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確，保密條款的保密范圍、期限及違約責(zé)任是否合理。財務(wù)專項審核：價格與支付：合同金額是否與報價單、預(yù)算一致，幣種、含稅/不含稅價、稅率等是否明確；支付方式（預(yù)付款、進度款、尾款比例及支付條件）、賬戶信息（供應(yīng)商賬戶名稱與營業(yè)執(zhí)照一致）是否清晰；稅費承擔：是否明確各項稅費（增值稅、關(guān)稅等）的承擔方，避免約定不明導(dǎo)致額外支出；財務(wù)合規(guī)：是否涉及“陰陽合同”條款，是否存在資金拆借、違規(guī)擔保等財務(wù)風(fēng)險。技術(shù)專項審核（如涉及）：技術(shù)標準：標的物的技術(shù)參數(shù)、功能指標、驗收標準是否符合國家/行業(yè)標準及采購需求，是否引用最新有效標準；交付與驗收：交付時間、地點、方式（運輸、保險承擔方）是否明確，驗收流程（初驗、終驗）、驗收標準、異議處理期（如“驗收合格后7日內(nèi)提出異議”）是否具體；售后服務(wù)：質(zhì)保期限、保修范圍、故障響應(yīng)時間（如“24小時內(nèi)響應(yīng)，48小時內(nèi)到場維修”）及售后費用承擔是否約定清楚。（四）綜合復(fù)核（審核負責(zé)人主導(dǎo)）由采購部門負責(zé)人或法務(wù)負責(zé)人牽頭，匯總各專項審核意見，對合同整體進行復(fù)核，重點確認：條款一致性：各條款之間是否存在邏輯矛盾（如交貨時間與驗收期限沖突）；風(fēng)險閉環(huán)：審核中發(fā)覺的問題是否已全部整改，是否新增其他風(fēng)險點；合規(guī)性確認：最終合同文本是否滿足所有法律法規(guī)及企業(yè)制度要求，重大風(fēng)險是否已有效規(guī)避。（五）輸出審核結(jié)果審核意見出具：對合規(guī)的合同，出具《合同審核通過表》，明確“審核通過，建議簽署”；對存在不合規(guī)條款的合同，出具《合同審核修改意見書》，列明具體問題、修改建議及修改期限，要求采購部門與供應(yīng)商協(xié)商修訂后重新提交審核；對存在法律或財務(wù)風(fēng)險的合同，出具《合同審核不予通過通知書》，說明理由，終止合同簽訂流程。文件歸檔：審核過程中形成的所有文件（合同草案、審核意見書、修改記錄等）需整理歸檔，保存期限不少于合同終止后5年，便于后續(xù)追溯。三、采購合同合規(guī)性審核清單表審核模塊審核要點審核標準審核結(jié)果（合規(guī)/不合規(guī)/需修訂）問題描述及處理意見主體信息供應(yīng)商名稱與營業(yè)執(zhí)照是否一致必須與營業(yè)執(zhí)照登記全稱一致，不得使用簡稱□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂如不一致，要求提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件并說明原因法定代表人/授權(quán)代理人信息是否有效法定代表人需提供證件號碼明；代理人需提供授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍）及證件號碼復(fù)印件□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂授權(quán)委托書未明確授權(quán)范圍，要求補充標的條款標的物名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否清晰與采購訂單、技術(shù)附件完全一致，無模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)”“合格”等）□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂技術(shù)參數(shù)未引用國標，要求注明“符合GB/TXXXX-XXXX標準”質(zhì)量標準是否明確明確國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術(shù)指標□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂質(zhì)量標準未約定，需補充“按采購方提供的《技術(shù)規(guī)格書》執(zhí)行”價格與支付合同金額是否與預(yù)算、報價一致金額大小寫一致，無涂改痕跡□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂金額大小寫不一致，要求核對后修正支付方式、比例、條件是否明確明確預(yù)付款（≤30%）、進度款、尾款（≥10%）支付節(jié)點及賬戶信息□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂尾款比例過低（5%），調(diào)整為≥10%稅費承擔是否明確明確“含稅價/不含稅價”，各項稅費承擔方□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂未約定稅費承擔，補充“增值稅由供應(yīng)商承擔”交付與驗收交付時間、地點、方式是否明確交付時間精確到日，地點明確具體地址，方式明確“供應(yīng)商送貨上門/采購方自提”□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂交付時間約定“盡快”，需明確具體日期驗收流程、標準、異議期是否明確區(qū)分初驗、終驗，明確驗收標準及“驗收合格后X日內(nèi)提出異議”□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂未約定異議期，補充“驗收合格后15日內(nèi)提出異議”違約責(zé)任違約責(zé)任是否具體、可量化逾期交貨/付款違約金明確計算基數(shù)（如合同金額）及比例（日0.05%），上限≤30%□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂違約金比例過高（0.1%），調(diào)整為0.05%是否約定不可抗力條款明確不可抗力范圍、通知義務(wù)、責(zé)任減免及合同解除條件□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂未約定不可抗力，需補充“因地震、洪水等不可抗力導(dǎo)致無法履約，雙方免責(zé)”爭議解決爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確約定“由采購方所在地人民法院管轄”或明確仲裁機構(gòu)名稱（如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”）□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂未約定管轄，補充“由采購方住所地人民法院管轄”其他條款知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確明確技術(shù)成果、專利等歸采購方所有或雙方共有□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂未約定知識產(chǎn)權(quán)，補充“標的物涉及專利的，使用權(quán)歸采購方所有”保密條款是否合理明保證密范圍、期限（如“合同終止后2年”）及違約責(zé)任□合規(guī)□不合規(guī)□需修訂保密期限未約定，補充“保密期限為5年”四、關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避動態(tài)更新審核標準：關(guān)注法律法規(guī)及行業(yè)政策變化（如《民法典》相關(guān)司法解釋更新），及時調(diào)整審核要點，保證審核標準始終有效。例如2023年《最高人民法院關(guān)于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋》修訂后，需更新“逾期付款違約金計算規(guī)則”的審核標準。強化跨部門溝通：審核過程中若發(fā)覺業(yè)務(wù)條款與技術(shù)、財務(wù)條款存在沖突（如技術(shù)參數(shù)要求過高導(dǎo)致成本超預(yù)算），需及時組織采購、技術(shù)、財務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會，平衡業(yè)務(wù)需求與風(fēng)險控制，避免“閉門審核”。留存審核痕跡：所有審核意見、修改記錄需通過OA系統(tǒng)或書面形式確認，避免口頭溝通導(dǎo)致責(zé)任不清。重大合同（如金額超100萬元）的審核過程需形成會議紀要，由參會人員簽字確認。關(guān)注特殊行業(yè)要求：針對醫(yī)療器械、