PAGE衛(wèi)生協(xié)管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生協(xié)管檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保衛(wèi)生協(xié)管工作的連續(xù)性、完整性和可追溯性，提高衛(wèi)生協(xié)管工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生協(xié)管工作形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生協(xié)管工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與衛(wèi)生協(xié)管工作相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生協(xié)管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門衛(wèi)生協(xié)管檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生協(xié)管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、保管期限調(diào)整等工作。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生協(xié)管工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等文件材料。2.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查記錄、檢查報(bào)告、整改通知等工作記錄。3.涉及飲用水衛(wèi)生安全、學(xué)校衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生、公共場(chǎng)所衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生等領(lǐng)域的監(jiān)督協(xié)管資料。4.衛(wèi)生協(xié)管相關(guān)培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要。5.投訴舉報(bào)處理記錄及相關(guān)資料。6.與衛(wèi)生協(xié)管工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在衛(wèi)生協(xié)管工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋原件保存部門公章。3.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)收集，定期整理歸檔。2.每季度末，各部門應(yīng)將本季度形成的衛(wèi)生協(xié)管檔案移交至檔案管理部門。3.重大衛(wèi)生協(xié)管活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將活動(dòng)形成的檔案移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生協(xié)管工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容，將檔案分為飲用水衛(wèi)生安全、學(xué)校衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生、公共場(chǎng)所衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)文件材料的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的格式，如“2023YW001”，其中“2023”表示年份，“YW”表示飲用水衛(wèi)生安全類別代碼，“001”表示流水號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件材料的閱讀和日后的查閱。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保文件材料齊全、完整。2.按照分類原則對(duì)檔案進(jìn)行分類，確定每份檔案的類別代碼。3.為每份檔案編寫編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。4.編制檔案目錄，將檔案編號(hào)、題名、日期等信息錄入目錄表。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂后在檔案左側(cè)加蓋騎縫章。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.歸檔的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。3.檔案應(yīng)按照類別、年度順序進(jìn)行存放，不同類別的檔案之間應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況，確定檔案的歸檔位置。2.將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度范圍等信息。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，包括編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等，建立電子檔案目錄。4.將檔案移交清單存入檔案盒或檔案柜內(nèi)，作為檔案歸檔的憑證。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒或檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）保管期限1.衛(wèi)生協(xié)管檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作中具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的文件材料，如重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、法規(guī)性文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的工作記錄、報(bào)告等文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一次性的報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密。2.在不影響檔案安全和完整的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為衛(wèi)生協(xié)管工作提供支持。（二）查閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字，注明查閱日期、查閱內(nèi)容等。（三）借閱程序1.外單位人員因工作需要借閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，收取一定的押金（根據(jù)檔案的重要性和保密程度確定），并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）復(fù)制程序1.因工作需要復(fù)制檔案，需填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)復(fù)制申請(qǐng)表，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.復(fù)制檔案的費(fèi)用由申請(qǐng)復(fù)制部門承擔(dān)，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照本公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄，了解檔案的基本內(nèi)容和保管期限。2.審查檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.參考有關(guān)檔案保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)