標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板內(nèi)容與格式規(guī)范版一、適用會(huì)議類(lèi)型與應(yīng)用范圍本規(guī)范適用于各類(lèi)組織內(nèi)部需記錄、傳達(dá)及追溯會(huì)議內(nèi)容的正式場(chǎng)景，包括但不限于：常規(guī)例會(huì)：如周例會(huì)、月度工作會(huì)、季度總結(jié)會(huì)等，用于同步工作進(jìn)展、部署階段性任務(wù)；專(zhuān)題會(huì)議：如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、問(wèn)題研討會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)等，聚焦特定議題深入討論并形成決策；決策會(huì)議：如戰(zhàn)略評(píng)審會(huì)、預(yù)算審批會(huì)、人事任免會(huì)等，需明確決議內(nèi)容及執(zhí)行責(zé)任；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：如資源對(duì)接會(huì)、協(xié)作事項(xiàng)溝通會(huì)等，用于明確部門(mén)間分工與協(xié)作機(jī)制。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要，保證會(huì)議信息準(zhǔn)確傳遞、決議事項(xiàng)可追溯、待辦責(zé)任到人，提升會(huì)議效率與執(zhí)行落地性。二、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化編制流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確要素，夯實(shí)基礎(chǔ)明確會(huì)議目的與議題會(huì)議組織者需提前確定會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3營(yíng)銷(xiāo)方案”“解決XX項(xiàng)目延期問(wèn)題”），并梳理需討論的議題清單，按優(yōu)先級(jí)排序。議題描述需具體、可聚焦，避免模糊表述（如將“討論產(chǎn)品問(wèn)題”細(xì)化為“討論用戶(hù)反饋的登錄功能卡頓問(wèn)題及優(yōu)化方案”）。提前通知參會(huì)人員會(huì)議通知需包含：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線下會(huì)議室/線上會(huì)議）、參會(huì)人員（主責(zé)人、列席人）、議題清單及會(huì)前需準(zhǔn)備的資料（如“請(qǐng)各部門(mén)提交Q2工作總結(jié)PPT”）。涉及決策議題時(shí)，提前將相關(guān)背景資料發(fā)送至參會(huì)人員，保證會(huì)前充分溝通。準(zhǔn)備記錄工具與模板記錄人提前熟悉本規(guī)范模板，準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具（如電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)人員錄音用途），保證能快速捕捉關(guān)鍵信息。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)抓取，要點(diǎn)突出記錄會(huì)議基本信息按模板要求準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)（格式：“[會(huì)議類(lèi)型]+[主題]+[屆次/時(shí)間]”，如“2023年第三季度營(yíng)銷(xiāo)工作例會(huì)”）、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含主責(zé)人、列席人）、缺席人員（注明原因）。逐項(xiàng)記錄議程與討論內(nèi)容按議題順序記錄，每個(gè)議題下需包含：背景說(shuō)明（如“因用戶(hù)投訴量上升，需討論登錄功能優(yōu)化方案”）；主要發(fā)言觀點(diǎn)（記錄核心意見(jiàn)，避免逐字稿，用“XX部門(mén)提出……”“XX建議……”等客觀表述，人名用代替，如“經(jīng)理提出增加短信驗(yàn)證碼登錄功能”）；分歧與共識(shí)（如“技術(shù)組認(rèn)為開(kāi)發(fā)周期需2周，市場(chǎng)組建議縮短至1周，最終共識(shí)為分階段上線”）。明確決議與待辦事項(xiàng)決議需清晰、無(wú)歧義（如“原則通過(guò)Q3營(yíng)銷(xiāo)方案，預(yù)算上限為50萬(wàn)元”）；待辦事項(xiàng)需包含“任務(wù)描述、責(zé)任部門(mén)/人、完成時(shí)間、交付成果”四要素（如“任務(wù)：優(yōu)化登錄功能；責(zé)任人：技術(shù)部*工；完成時(shí)間：7月31日；交付成果：新版登錄功能測(cè)試報(bào)告”）。記錄附件與后續(xù)安排列出會(huì)議中提及的附件（如“Q2工作總結(jié)報(bào)告、用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù)表”）；明確下次會(huì)議安排（如有），如“下次例會(huì)時(shí)間：8月7日14:00，議題：Q3營(yíng)銷(xiāo)方案執(zhí)行情況跟蹤”。（三）會(huì)后整理：核對(duì)修訂，規(guī)范輸出整理初稿，補(bǔ)充遺漏會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄及錄音（如有）整理初稿，補(bǔ)充未記錄完整的細(xì)節(jié)，保證信息準(zhǔn)確。對(duì)模糊表述（如“盡快處理”“適當(dāng)調(diào)整”）進(jìn)行明確化（如“8月15日前完成”“預(yù)算調(diào)整為45萬(wàn)元±5%”）。審核校對(duì)，確認(rèn)內(nèi)容初稿完成后提交主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)、待辦責(zé)任、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否準(zhǔn)確；涉及多部門(mén)事項(xiàng)，需與相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)，避免責(zé)任不清或時(shí)間沖突。定稿分發(fā)與歸檔審核通過(guò)后，按模板格式定稿，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要（正式稿）”及分發(fā)范圍（如“抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人”）；通過(guò)正式渠道（如OA系統(tǒng)、企業(yè)群）分發(fā)，保證相關(guān)人員及時(shí)查閱；紙質(zhì)版需打印并由主持人簽字確認(rèn)，電子版及紙質(zhì)版同步歸檔，保存期限不少于3年。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板表格（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容示例填寫(xiě)說(shuō)明會(huì)議名稱(chēng)2023年第三季度營(yíng)銷(xiāo)工作例會(huì)格式：[類(lèi)型]+[主題]+[時(shí)間/屆次]會(huì)議時(shí)間2023年7月15日14:00-16:30精確到分鐘會(huì)議地點(diǎn)公司總部3樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議線上需注明主持人市場(chǎng)部*經(jīng)理職務(wù)+姓名（*代替姓名）記錄人市場(chǎng)部*專(zhuān)員職務(wù)+姓名（*代替姓名）應(yīng)到參會(huì)人員市場(chǎng)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，銷(xiāo)售部代表列出部門(mén)/職務(wù)及核心人員實(shí)到參會(huì)人員市場(chǎng)部經(jīng)理、技術(shù)部工、財(cái)務(wù)部主管、銷(xiāo)售部專(zhuān)員標(biāo)注缺席人員及原因（如“銷(xiāo)售部*請(qǐng)假：出差”）會(huì)議主題總結(jié)Q2營(yíng)銷(xiāo)工作，研討Q3營(yíng)銷(xiāo)方案及預(yù)算分配簡(jiǎn)明扼要概括核心目標(biāo)（二）會(huì)議議程與討論記錄表序號(hào)議題名稱(chēng)討論要點(diǎn)（背景、觀點(diǎn)、分歧）決議內(nèi)容1Q2營(yíng)銷(xiāo)工作總結(jié)經(jīng)理：Q2銷(xiāo)售額完成目標(biāo)的85%，用戶(hù)增長(zhǎng)未達(dá)預(yù)期，主要因推廣渠道單一；主管：南方區(qū)域轉(zhuǎn)化率低于10%原因分析：渠道覆蓋不足、區(qū)域策略待優(yōu)化，需在Q3方案中補(bǔ)充下沉市場(chǎng)渠道2Q3營(yíng)銷(xiāo)方案研討工建議增加短視頻投放，預(yù)算15萬(wàn)；專(zhuān)員提出與KOL合作，預(yù)算20萬(wàn)；*主管強(qiáng)調(diào)需控制總預(yù)算不超過(guò)50萬(wàn)原則通過(guò)Q3營(yíng)銷(xiāo)方案，預(yù)算上限50萬(wàn)，采用“短視頻投放+KOL合作”組合策略3營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算審批財(cái)務(wù)部*主管：需預(yù)留10%應(yīng)急預(yù)算，實(shí)際執(zhí)行按85%撥付預(yù)算按45萬(wàn)元審批，分兩階段撥付：?jiǎn)?dòng)時(shí)70%，中期評(píng)估后30%（三）待辦事項(xiàng)跟蹤表序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任部門(mén)/人計(jì)劃完成時(shí)間交付成果優(yōu)先級(jí)狀態(tài)（待啟動(dòng)/進(jìn)行中/已完成）1制定下沉市場(chǎng)推廣渠道清單市場(chǎng)部*專(zhuān)員7月25日渠道清單及初步預(yù)算方案高進(jìn)行中2短視頻推廣方案細(xì)化及供應(yīng)商對(duì)接市場(chǎng)部*經(jīng)理7月28日方案書(shū)及供應(yīng)商對(duì)比表高待啟動(dòng)3Q3營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算明細(xì)表編制財(cái)務(wù)部*主管7月30日預(yù)算明細(xì)表（部門(mén)簽字）中進(jìn)行中（四）附件與后續(xù)安排附件清單說(shuō)明（如“詳見(jiàn)附件1：Q2營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)報(bào)告”）附件1：Q2營(yíng)銷(xiāo)工作總結(jié)報(bào)告市場(chǎng)部提交，含銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、用戶(hù)增長(zhǎng)分析附件2：Q3營(yíng)銷(xiāo)方案初稿市場(chǎng)部編制，含渠道、預(yù)算、執(zhí)行計(jì)劃附件3：財(cái)務(wù)預(yù)算模板財(cái)務(wù)部提供，用于規(guī)范預(yù)算填報(bào)后續(xù)安排：下次會(huì)議時(shí)間：2023年8月7日14:00；議題：Q3營(yíng)銷(xiāo)方案執(zhí)行情況跟蹤及預(yù)算首次撥付。四、編制要點(diǎn)與質(zhì)量把控（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：保證信息真實(shí)、完整參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息需與會(huì)議記錄一致，避免錯(cuò)漏；決議及待辦事項(xiàng)需經(jīng)主持人及責(zé)任人確認(rèn)，避免主觀臆斷；數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)等需標(biāo)注來(lái)源（如“根據(jù)用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示”“*經(jīng)理提出”），保證可追溯。（二）語(yǔ)言簡(jiǎn)潔性：避免冗余，突出重點(diǎn)使用中性、客觀的語(yǔ)言，減少形容詞（如“非常優(yōu)秀的方案”改為“方案通過(guò)評(píng)審”）；每個(gè)議題討論內(nèi)容控制在200-300字內(nèi)，核心觀點(diǎn)用序號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)分點(diǎn)列出，提升可讀性；待辦事項(xiàng)需用動(dòng)賓短語(yǔ)開(kāi)頭（如“編制預(yù)算表”“對(duì)接供應(yīng)商”），明確動(dòng)作與結(jié)果。（三）格式規(guī)范性：統(tǒng)一排版，便于查閱標(biāo)題用二號(hào)黑體，一級(jí)標(biāo)題（如“一、適用會(huì)議類(lèi)型與應(yīng)用范圍”）用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題（如“（一）會(huì)前準(zhǔn)備”）用四號(hào)黑體，用小四號(hào)宋體，行距1.5倍；表格采用三線表，表頭加粗，內(nèi)容左對(duì)齊，數(shù)字統(tǒng)一為阿拉伯?dāng)?shù)字；重點(diǎn)內(nèi)容（如決議、待辦時(shí)間）可加粗或用不同顏色標(biāo)注（建議不超過(guò)2種顏色）。（四）執(zhí)行跟進(jìn)：強(qiáng)化閉環(huán)，保證落地紀(jì)要分發(fā)后1個(gè)工作日內(nèi)，由記錄人匯總待辦事項(xiàng)清單，發(fā)送至責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人；建立“待辦事項(xiàng)跟蹤表”，每周更新進(jìn)度，納入部門(mén)績(jī)效考核