檔案管理制度規(guī)范及操作流程說明一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范本單位檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度旨在明確檔案管理職責(zé)，統(tǒng)一檔案操作流程，提升檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平，為單位各項(xiàng)工作的開展提供可靠的信息支撐。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有部門及員工在工作中形成的各類檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、保密和銷毀等管理工作。凡涉及單位歷史沿革、行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事任免、科研開發(fā)等具有保存價(jià)值的文件材料，均須依照本制度進(jìn)行管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的體制，各部門協(xié)同配合，共同做好檔案管理工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確，完整系統(tǒng)：確保歸檔文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱利用。3.安全保密，規(guī)范利用：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，保障檔案安全，防止失泄密事件發(fā)生；在遵守保密制度的前提下，積極提供檔案利用服務(wù)。4.依法管理，與時(shí)俱進(jìn)：遵循國家檔案法律法規(guī)，結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際，不斷優(yōu)化檔案管理方法與技術(shù)手段。二、檔案管理規(guī)范（一）檔案分類與歸檔范圍1.檔案分類：根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)及管理需要，將檔案劃分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。各類檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，按照統(tǒng)一的分類方案進(jìn)行細(xì)分。2.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。具體包括：本單位形成的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、科研成果、財(cái)務(wù)憑證、人事材料、重要會(huì)議和活動(dòng)的聲像資料等。（二）檔案整理與編目1.整理要求：歸檔文件材料應(yīng)按照“遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則進(jìn)行整理。做到文件材料齊全完整，頁面整潔，裝訂規(guī)范。2.編目規(guī)則：檔案應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案著錄應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，著錄項(xiàng)目完整、準(zhǔn)確，便于檢索。檔案應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)范的檔號(hào)，檔號(hào)編制應(yīng)具有唯一性和可追溯性。（三）檔案保管與防護(hù)1.庫房管理：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的雜物。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照分類方案和檔號(hào)順序科學(xué)排列存放。不同保管期限和密級(jí)的檔案應(yīng)分區(qū)存放。檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，整齊美觀，便于存取。3.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案保密管理1.保密級(jí)別：根據(jù)檔案內(nèi)容的涉密程度，劃分不同的保密級(jí)別，并在檔案載體上作出明顯標(biāo)識(shí)。2.保密措施：嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。涉密檔案的管理、借閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)，須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行鑒定。永久保管的檔案需長期保存，長期和短期保管的檔案在保管期滿后，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案予以銷毀。三、檔案操作流程（一）文件材料的收集與歸檔1.收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集、積累，確保不遺漏。2.整理：收集到的文件材料，由各部門檔案員按照檔案整理要求進(jìn)行初步整理、組卷，并填寫卷內(nèi)文件目錄。3.歸檔：各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如次年第一季度）將整理完畢的檔案向單位檔案管理部門移交歸檔。移交時(shí)須填寫《檔案移交清單》，雙方核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。電子文件的歸檔應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）檔案的借閱與利用1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、檔號(hào)、借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱審批：根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定不同的審批權(quán)限。一般檔案由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要或涉密檔案須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱手續(xù)：借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理員核對(duì)無誤后，將檔案交予借閱人，并在《檔案借閱登記簿》上登記。4.借閱要求：借閱檔案應(yīng)愛護(hù)，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）、拍攝、公布檔案內(nèi)容。借閱期限一般不超過規(guī)定時(shí)間，確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還手續(xù)：借閱人應(yīng)按期歸還檔案，檔案管理員核對(duì)檔案無誤后，在《檔案借閱登記簿》上注銷。（三）檔案的復(fù)制與摘錄因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。復(fù)制件須加蓋檔案證明章，并由檔案管理員注明復(fù)制日期和用途。涉密檔案的復(fù)制和摘錄，須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織：檔案保管期限已滿或因其他原因需要銷毀檔案時(shí)，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定程序：鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.銷毀審批：《檔案鑒定意見書》報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。銷毀前應(yīng)對(duì)照《檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行核對(duì)，銷毀后監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀日期和方式?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。（五）檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.檔案統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案移交：因單位撤銷、合并、分立等原因需要移交檔案時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案的完整與安全。四、責(zé)任與監(jiān)督（一）管理責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人是本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本部門檔案的形成、收集、整理、歸檔工作負(fù)總責(zé)。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理、保管、利用等工作，對(duì)檔案的安全和完整負(fù)責(zé)。（二）監(jiān)督檢查單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理工作檢查評(píng)比，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰，對(duì)違反檔案管理制度的行為予以批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）獎(jiǎng)懲措施對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行本制度，在檔案收集、整理、保管、利用等方面做出顯著成績的單位和個(gè)人，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度，造成檔案損壞、丟失、泄密或其他不良后果的，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、附則（一）制度解釋本制度由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）制度修訂本制度根據(jù)國家法律法規(guī)及單位實(shí)際情況的變化，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂程序由檔案管理部門提出修訂意見，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)