行政公文寫作格式及審批流程手冊本手冊旨在規(guī)范單位內(nèi)部行政公文的寫作格式與審批流程，保證公文內(nèi)容規(guī)范、流程高效、責任明確，提升行政辦公效率與公文嚴肅性。手冊適用于單位各部門日常行政管理中各類公文的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)及歸檔全流程，涵蓋通知、報告、請示、函、紀要等常用公文類型，為公文處理提供統(tǒng)一標準與操作指引。一、適用情境與范圍（一）公文類型及使用場景通知：用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項（如會議通知、工作部署通知、節(jié)假日安排通知等）。報告：用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問（如年度工作報告、專項工作進展報告、突發(fā)事件處置報告等）。請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準（如經(jīng)費請示、項目立項請示、人事任免請示等）。函：用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項（如跨部門協(xié)作函、業(yè)務(wù)咨詢函、事項確認函等）。紀要：用于記載和傳達會議主要精神和議定事項（如辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席會議紀要等）。（二）適用范圍本手冊適用于單位各部門及下屬單位在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，涵蓋從起草到歸檔的全流程管理。二、公文處理全流程操作指引（一）公文起草明確發(fā)文目的與依據(jù)起草前需確認發(fā)文事由（如部署工作、請求指示、通報情況等）、政策依據(jù)（如上級文件、單位制度等）及預(yù)期目標，保證公文內(nèi)容符合工作實際。涉及多個部門職責的，需提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，達成一致意見。規(guī)范公文格式要素一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成，應(yīng)準確簡明（如“XX單位關(guān)于2024年度春節(jié)放假安排的通知”）；轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)文件時，標題為“轉(zhuǎn)發(fā)+原發(fā)文機關(guān)+原文件標題+的通知/函”。主送機關(guān)：指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫，后加冒號；主送機關(guān)過多時需分列同行或轉(zhuǎn)行，回行時與冒號后的文字對齊。是公文的核心內(nèi)容，需邏輯清晰、條理分明、語言簡練；一般分為“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項/要求）—結(jié)尾（希望/執(zhí)行要求）”三部分，層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.XXX工作方案”）；附件名稱后不加標點符號，附件與需一起裝訂。發(fā)文機關(guān)署名：應(yīng)使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時主辦機關(guān)在前，其他機關(guān)按發(fā)文順序排列。成文日期：以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱（如“2024年3月15日”）。印章：公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋印章；聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)均應(yīng)加蓋印章。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。語言與標點規(guī)范使用機關(guān)通用語體，避免口語化、歧義表述；人名、地名、數(shù)字、引文等需準確無誤（如“主任”“市”“2024年”）。標點符號使用應(yīng)符合《標點符號用法》（GB/T15834-2011），如“一、”“（一）”后接逗號，“1.”“（1）”后接頓號，句末用句號、問號或嘆號。（二）部門初審審核內(nèi)容格式規(guī)范性：檢查標題、主送機關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件、成文日期、印章等格式要素是否齊全、規(guī)范。內(nèi)容準確性：核對公文內(nèi)容是否與發(fā)文目的一致，數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、部門名稱等信息是否準確無誤。程序合規(guī)性：確認是否需經(jīng)相關(guān)部門會簽（如涉及經(jīng)費、人事等事項），會簽手續(xù)是否完備。審核意見反饋初審?fù)ㄟ^后，由部門負責人在《公文審核單》上簽字確認，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；初審未通過的，需明確修改意見并退回起草部門重新修訂。（三）復(fù)核會簽復(fù)核主體：由單位辦公室（或綜合管理部）對公文進行形式復(fù)核，涉及重大事項或?qū)I(yè)性較強的內(nèi)容，可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門會簽。復(fù)核重點公文格式是否符合國家及單位標準，文種使用是否恰當（如“請示”不得夾帶報告事項，“函”不得誤用為“請示”）。公文內(nèi)容是否與單位整體工作部署一致，是否存在法律風險或政策沖突。附件材料是否齊全、規(guī)范，如工作方案、預(yù)算表、會議記錄等是否與內(nèi)容匹配。會簽流程需會簽的公文，由辦公室將文件分送至相關(guān)部門，相關(guān)部門在2個工作日內(nèi)反饋會簽意見；逾期未反饋的，視為同意。會簽過程中存在分歧的，由辦公室組織協(xié)調(diào)，必要時提請分管領(lǐng)導裁定。（四）領(lǐng)導簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限一般性公文（如部門內(nèi)部通知、常規(guī)工作報告）由分管領(lǐng)導簽發(fā)；涉及重大事項、人事任免、大額經(jīng)費等公文，由單位主要領(lǐng)導簽發(fā)；聯(lián)合行文需由所有聯(lián)署單位領(lǐng)導共同簽發(fā)。簽發(fā)要求領(lǐng)導需認真審核公文內(nèi)容，對公文的合法性、合規(guī)性、準確性負責；簽發(fā)意見應(yīng)明確“同意”“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”等，修改意見需由起草部門落實后重新報簽；簽發(fā)人需親筆簽名（或使用電子簽章），并注明簽發(fā)日期。（五）編號登記公文編號：由辦公室按“機關(guān)代字〔年份〕序號號”規(guī)則編號（如“X單位辦〔2024〕12號”），其中“年份”用六角括號“〔〕”標注，“序號”用阿拉伯數(shù)字標注，不加“第”字。登記備案：編號后的公文需在《公文登記簿》中登記，記錄公文標題、文號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、發(fā)文日期、份數(shù)等信息，保證可追溯。（六）排版印制排版規(guī)范：公文一般采用A4紙，頁碼位于頁腳居中，字體字號為：用三號仿宋_GB2312，標題用二號小標宋簡體，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體_GB2312，行距為28磅。印制要求：公文需打印清晰、裝訂整齊（左側(cè)裝訂），嚴禁涂改；涉密公文需按保密規(guī)定印制，并由專人管理。（七）分發(fā)歸檔分發(fā)范圍：根據(jù)主送機關(guān)、抄送機關(guān)確定分發(fā)范圍，由辦公室統(tǒng)一封裝、遞送（或通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送），并填寫《公文分發(fā)簽收單》，保證接收方簽字確認。歸檔管理：公文辦結(jié)后，由辦公室將公文原稿、審核單、正本、附件等整理成冊，按照《文書檔案管理規(guī)定》分類歸檔，保管期限根據(jù)公文類型確定（如年度保管、永久保管等）。三、常用公文格式模板示例（一）通知模板XX單位關(guān)于召開2024年度工作會議的通知各部門、下屬單位：為總結(jié)2023年工作，部署2024年重點任務(wù)，經(jīng)研究決定召開年度工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知一、會議時間二、會議地點單位總部三樓會議室。三、參會人員單位領(lǐng)導班子成員；各部門負責人、下屬單位主要負責人；相關(guān)業(yè)務(wù)骨干（名單見附件1）。四、會議內(nèi)容*主任作2023年度工作總結(jié)報告；*副主任部署2024年度重點工作任務(wù)；部門代表交流發(fā)言（3個部門，每部門8分鐘）。五、有關(guān)要求請參會人員提前15分鐘入場，并將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)；各部門于3月18日前將參會人員名單報辦公室*同志處（聯(lián)系方式：XXXX-XXXXXXX）；原則上不得請假，確需請假的，須提前1天向辦公室提交書面請假單，經(jīng)分管領(lǐng)導批準。XX單位辦公室（二）請示模板XX關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示XX單位（或XX領(lǐng)導）：為提升部門工作效率，改善辦公條件，現(xiàn)申請購置一批辦公設(shè)備，具體事項一、申請事由我部門現(xiàn)有打印機3臺，均為2018年購置，目前已出現(xiàn)頻繁卡紙、打印模糊等問題，維修成本較高且影響日常業(yè)務(wù)開展；同時因業(yè)務(wù)量增加，現(xiàn)有2臺電腦配置較低，運行速度緩慢，無法滿足數(shù)據(jù)處理需求。二、擬購置設(shè)備清單序號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量（臺）單價（元）總價（元）備注1激光打印機HPM479fdw15,5005,500彩色、雙面打印2臺式電腦聯(lián)想ThinkStationP36027,00014,00016G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤合計19,500三、經(jīng)費預(yù)算本次購置設(shè)備共需經(jīng)費19,500元，擬從部門2024年度辦公經(jīng)費中列支。妥否，請批示?，F(xiàn)有設(shè)備狀況說明XX部門（三）會議紀要模板XX單位2024年第3次辦公會議紀要會議時間：2024年3月12日下午2:30-4:00會議地點：單位二樓會議室主持人：*主任參會人員：副主任、副主任、各部門負責人記錄人：*會議議題：研究2024年第一季度重點工作推進情況及下一步措施會議內(nèi)容：一、各部門匯報一季度工作進展辦公室：匯報了公文處理、會務(wù)組織、后勤保障等工作完成情況，指出存在會議效率有待提升、辦公設(shè)備維護不及時等問題。業(yè)務(wù)部：匯報了項目A、項目B的進展，項目A已完成階段性目標，項目B因協(xié)調(diào)問題進度滯后1周。財務(wù)部：匯報了一季度經(jīng)費使用情況，預(yù)算執(zhí)行率75%，重點支出為人員經(jīng)費和項目經(jīng)費，無超預(yù)算情況。二、討論并議定事項關(guān)于提升會議效率：由辦公室牽頭，1周內(nèi)制定《會議管理規(guī)范》，明確會議時長、議程控制、材料準備等要求，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后印發(fā)執(zhí)行。關(guān)于項目B進度滯后：由業(yè)務(wù)部負責，于3月15日前與相關(guān)單位完成協(xié)調(diào)，制定趕工計劃，并向分管領(lǐng)導提交專題報告。關(guān)于辦公設(shè)備維護：由辦公室負責，聯(lián)系維修單位對現(xiàn)有打印機進行全面檢修，同時建立設(shè)備定期維護臺賬，每季度檢查1次。三、*主任總結(jié)講話各部門需對照年度工作目標，加快工作進度，保證一季度“開門紅”；強化部門協(xié)同，對跨部門事項明確責任主體和完成時限，避免推諉扯皮；嚴格執(zhí)行經(jīng)費預(yù)算，杜絕不合理支出，提高資金使用效益。分送：領(lǐng)導班子成員，各部門，存檔。XX單位辦公室四、關(guān)鍵要點與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范要點標題不得使用“關(guān)于……的申請”“關(guān)于……的報告”等冗余表述，如“請示”標題應(yīng)直接為“XX關(guān)于XX事項的請示”。主送機關(guān)應(yīng)單一，請示類公文一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。結(jié)構(gòu)需邏輯嚴密，避免“一事多請”或“多事一報”，如請示事項應(yīng)明確、具體，不得夾帶報告內(nèi)容。（二）內(nèi)容審核要點政策依據(jù)需準確，引用上級文件時需注明文件名、文號及條款，如“根據(jù)《XX單位2024年工作要點》（X單位發(fā)〔2024〕5號）第三條規(guī)定……”。數(shù)據(jù)信息需真實，涉及經(jīng)費、數(shù)量、時間等關(guān)鍵信息需經(jīng)部門負責人復(fù)核，保證與原始材料一致。語言表達需莊重，避免使用“大概”“可能”“盡量”等模糊詞匯，應(yīng)改為“預(yù)計”“原則上”“務(wù)必”等規(guī)范表述。（三）流程時效要求公文起草至簽發(fā)時限：一般性公文不超過3個工作日，緊急公文（如會議通知、突發(fā)事件處置）需在24小時內(nèi)完成起草與審核。會簽時限：相關(guān)部門需在2個工作日內(nèi)反饋會簽意見，緊急公文可適當縮短時限，但需提前溝通。分發(fā)時限：公文簽發(fā)后，一般公文需在1個工作日內(nèi)完成分發(fā)，緊急公文需立即分發(fā)。（四）常見問題規(guī)避文種使用錯誤：如“請示”與“報告