采購(gòu)申請(qǐng)與審批規(guī)范表模板使用指南一、適用范圍與情境二、流程操作步驟詳解第一步：采購(gòu)需求發(fā)起與填寫(xiě)責(zé)任人：采購(gòu)需求部門(mén)經(jīng)辦人（如行政部專(zhuān)員、生產(chǎn)部計(jì)劃員等）操作內(nèi)容：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途（需具體說(shuō)明，如“用于項(xiàng)目辦公設(shè)備配置”“替換報(bào)廢的設(shè)備”等）及期望交付時(shí)間。填寫(xiě)模板基礎(chǔ)信息：在“采購(gòu)申請(qǐng)與審批規(guī)范表”中準(zhǔn)確填寫(xiě)申請(qǐng)單號(hào)（按公司規(guī)則編號(hào)，如“CG-YYYY-X”）、申請(qǐng)人姓名、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話，禁止填寫(xiě)個(gè)人手機(jī)號(hào)）。附件準(zhǔn)備：如涉及技術(shù)參數(shù)要求，需附《采購(gòu)技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》；如為替換采購(gòu)，需附《舊設(shè)備報(bào)廢審批單》復(fù)印件；如為服務(wù)采購(gòu)，需附《服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)》。關(guān)鍵依據(jù)：部門(mén)年度采購(gòu)預(yù)算、實(shí)際工作需求（緊急采購(gòu)需額外說(shuō)明緊急原因）。第二步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部總監(jiān)）操作內(nèi)容：審核需求合理性：核查采購(gòu)需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃，數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案（如是否有閑置設(shè)備可調(diào)配）。審核預(yù)算匹配度：對(duì)比采購(gòu)金額與部門(mén)剩余年度預(yù)算，保證不超預(yù)算；如超預(yù)算，需在審批欄中注明“建議調(diào)整預(yù)算”或“申請(qǐng)追加預(yù)算”，并附預(yù)算調(diào)整說(shuō)明。簽署意見(jiàn)：在“部門(mén)負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)，注明“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充說(shuō)明”，并簽字、填寫(xiě)日期。關(guān)鍵依據(jù)：部門(mén)年度預(yù)算分解表、公司《采購(gòu)預(yù)算管理辦法》。第三步：采購(gòu)部門(mén)復(fù)核責(zé)任人：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員/經(jīng)理操作內(nèi)容：合規(guī)性檢查：核對(duì)采購(gòu)物品/服務(wù)是否屬于公司《采購(gòu)目錄》范圍，是否需要執(zhí)行招標(biāo)、詢(xún)比價(jià)等采購(gòu)方式（如單次采購(gòu)金額超過(guò)5000元，需啟動(dòng)3家以上供應(yīng)商詢(xún)價(jià)流程）。市場(chǎng)調(diào)研與價(jià)格核驗(yàn)：對(duì)常規(guī)物品進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)摸底，確認(rèn)預(yù)估單價(jià)是否合理；對(duì)技術(shù)復(fù)雜或金額較大的采購(gòu)，組織技術(shù)部門(mén)共同參與參數(shù)審核。供應(yīng)商信息核對(duì)：如為公司合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)采購(gòu)，確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)；如為新供應(yīng)商，需按要求收集《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）并備案。簽署意見(jiàn)：在“采購(gòu)部門(mén)復(fù)核”欄填寫(xiě)復(fù)核意見(jiàn)（如“同意采購(gòu)，建議按流程執(zhí)行詢(xún)價(jià)”“需補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”），簽字并填寫(xiě)日期。關(guān)鍵依據(jù)：公司《采購(gòu)管理辦法》《合格供應(yīng)商管理辦法》。第四步：財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部門(mén)專(zhuān)員/經(jīng)理操作內(nèi)容：預(yù)算額度核查：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中核對(duì)申請(qǐng)部門(mén)剩余可用預(yù)算，保證采購(gòu)金額在預(yù)算范圍內(nèi)。成本合理性分析：對(duì)大額采購(gòu)（如超過(guò)2萬(wàn)元）進(jìn)行成本構(gòu)成分析，評(píng)估是否存在虛高報(bào)價(jià)或可優(yōu)化空間。付款方式審核：確認(rèn)付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、是否需提供履約保函等）。簽署意見(jiàn)：在“財(cái)務(wù)部門(mén)審核”欄簽字，注明“預(yù)算充足，同意”“預(yù)算不足，需調(diào)整”或“建議分批執(zhí)行”，并填寫(xiě)日期。關(guān)鍵依據(jù)：公司《財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度》《采購(gòu)付款管理規(guī)范》。第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層審批責(zé)任人：分管副總/總經(jīng)理/決策委員會(huì)（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批）操作內(nèi)容：重要性評(píng)估：結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目對(duì)公司運(yùn)營(yíng)、戰(zhàn)略目標(biāo)的影響，審批采購(gòu)必要性。權(quán)限審核：根據(jù)公司《授權(quán)審批管理辦法》，確認(rèn)審批權(quán)限是否匹配（如5000元以下由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，5000-5萬(wàn)元由分管副總審批，5萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）。最終決策：在“最終審批”欄簽署“同意”“不同意”或“暫緩執(zhí)行”意見(jiàn)，并簽字、填寫(xiě)日期；如不同意，需注明簡(jiǎn)要理由。關(guān)鍵依據(jù)：公司《授權(quán)審批管理辦法》《重大采購(gòu)決策流程》。第六步：采購(gòu)執(zhí)行與反饋責(zé)任人：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員操作內(nèi)容：?jiǎn)?dòng)采購(gòu)：審批通過(guò)后，根據(jù)采購(gòu)金額選擇采購(gòu)方式（如直接采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)、招標(biāo)等），向選定供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。進(jìn)度跟蹤：跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付；如遇延期，及時(shí)向需求部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)反饋。驗(yàn)收入庫(kù)：物品到貨后，組織需求部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如需）共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)物品驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求后，方可入庫(kù)。關(guān)鍵依據(jù)：公司《采購(gòu)執(zhí)行管理規(guī)范》《物品驗(yàn)收管理流程》。第七步：資料歸檔責(zé)任人：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員、檔案管理員操作內(nèi)容：整理資料：將《采購(gòu)申請(qǐng)與審批規(guī)范表》、詢(xún)比價(jià)記錄、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件（或財(cái)務(wù)憑證號(hào)）等資料整理齊全。歸檔保存：按申請(qǐng)單號(hào)順序分類(lèi)歸檔，電子版存入公司采購(gòu)管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版保存于檔案柜，保存期限不少于3年。關(guān)鍵依據(jù)：公司《檔案管理辦法》《采購(gòu)資料管理規(guī)范》。三、采購(gòu)申請(qǐng)與審批規(guī)范表（模板）基本信息申請(qǐng)單號(hào)CG-_____-______（年份-部門(mén)代碼-序號(hào)，如CG-2024-001）申請(qǐng)人*所屬部門(mén)申請(qǐng)日期____年__月__日聯(lián)系方式（內(nèi)線）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)123預(yù)算信息申請(qǐng)部門(mén)年度預(yù)算____元是否超預(yù)算□是□否審批流程環(huán)節(jié)責(zé)任人部門(mén)負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)部門(mén)復(fù)核財(cái)務(wù)部門(mén)審核最終審批（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）執(zhí)行與反饋采購(gòu)方式□直接采購(gòu)□詢(xún)比價(jià)□招標(biāo)□其他：_________選定供應(yīng)商預(yù)計(jì)交付日期____年__月__日實(shí)際交付日期____年__月__日驗(yàn)收情況□合格□不合格（不合格原因：_________________）備注（緊急采購(gòu)說(shuō)明、特殊需求補(bǔ)充說(shuō)明等）附件清單□技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)□舊設(shè)備報(bào)廢單□服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)□詢(xún)比價(jià)記錄□其他：四、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)填寫(xiě)規(guī)范性：所有信息需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改；如需修改，需在修改處簽字確認(rèn)并注明日期。“用途說(shuō)明”需具體，避免模糊表述（如“辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙500張、簽字筆100支”）。審批時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)需在4小時(shí)內(nèi)反饋），避免因拖延導(dǎo)致工作延誤。如遇審批人外出，需指定代理人或通過(guò)線上審批系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需按流程申請(qǐng)調(diào)整，不得擅自執(zhí)行；年度預(yù)算內(nèi)季度間調(diào)劑需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。緊急采購(gòu)處理：如遇突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障需緊急維修），可在“備注”欄注明“緊急采購(gòu)”，先電話報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)，后補(bǔ)填審批表，但需在24小時(shí)內(nèi)完成補(bǔ)簽流程。資料完整性：采購(gòu)?fù)瓿珊?，需將?yàn)收單、發(fā)票等資料與審批表一并歸檔，保證采購(gòu)全流程可追溯；如為服務(wù)采購(gòu)，需附《服務(wù)成果確