行政辦公自動化設(shè)備維護管理方案引言在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，辦公自動化設(shè)備已成為提升工作效率、保障業(yè)務(wù)順暢運行的關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施。從打印機、復(fù)印機、掃描儀到投影儀、視頻會議系統(tǒng)及各類IT終端，這些設(shè)備的穩(wěn)定運行直接關(guān)系到行政事務(wù)的處理效率和整體辦公節(jié)奏。然而，設(shè)備的頻繁使用、操作不當(dāng)、環(huán)境影響及自然損耗等因素，均可能導(dǎo)致設(shè)備故障，進而影響工作進程。因此，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、高效的行政辦公自動化設(shè)備維護管理方案，對于延長設(shè)備使用壽命、降低運營成本、確保辦公連續(xù)性具有至關(guān)重要的現(xiàn)實意義。本方案旨在規(guī)范設(shè)備全生命周期管理，明確各方職責(zé)，優(yōu)化維護流程，提升設(shè)備管理水平，為單位各項工作的順利開展提供堅實保障。一、總則（一）目的與意義本方案旨在通過規(guī)范行政辦公自動化設(shè)備（以下簡稱“辦公設(shè)備”）的采購、驗收、登記、使用、保養(yǎng)、維修、報廢等全流程管理，確保設(shè)備處于良好運行狀態(tài)，最大限度發(fā)揮設(shè)備效能，保障單位日常辦公及各項業(yè)務(wù)活動的順利進行，同時控制設(shè)備管理成本，提高資源利用效率。（二）適用范圍本方案適用于單位內(nèi)部所有行政辦公區(qū)域內(nèi)，由單位統(tǒng)一采購、配置、管理的辦公自動化設(shè)備，包括但不限于：計算機（臺式機、筆記本）、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、多功能一體機、投影儀、視頻會議終端、碎紙機、UPS電源等。各部門及全體員工在使用和管理上述設(shè)備時，均須遵守本方案的相關(guān)規(guī)定。（三）基本原則1.預(yù)防為主，防治結(jié)合：強調(diào)日常維護保養(yǎng)的重要性，通過定期檢查和預(yù)防性維護，減少故障發(fā)生，對出現(xiàn)的故障及時修復(fù)。2.責(zé)任到人，規(guī)范管理：明確設(shè)備管理部門、使用部門及個人的職責(zé)，建立健全設(shè)備臺賬，確保設(shè)備管理的規(guī)范化和精細化。3.安全第一，保障運行：在設(shè)備操作、維護、維修過程中，嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保人身和設(shè)備安全，保障辦公系統(tǒng)穩(wěn)定運行。4.經(jīng)濟高效，資源節(jié)約：在設(shè)備選型、維護保養(yǎng)、維修更換等環(huán)節(jié)，兼顧性能與成本，提倡節(jié)能環(huán)保，杜絕浪費。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)成立由單位主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，行政部門為主要負責(zé)部門，各業(yè)務(wù)部門配合的辦公設(shè)備管理體系。行政部門內(nèi)可指定專人或設(shè)立設(shè)備管理小組，具體負責(zé)辦公設(shè)備的日常管理、維護協(xié)調(diào)等工作。（二）職責(zé)分工1.行政部門（或設(shè)備管理小組）職責(zé)：*負責(zé)本方案的制定、修訂、解釋與組織實施。*統(tǒng)籌辦公設(shè)備的采購計劃編制、供應(yīng)商選擇、招標采購（如需）及驗收工作。*建立和維護辦公設(shè)備臺賬，對設(shè)備進行統(tǒng)一編號、登記、標簽管理。*組織或委托專業(yè)服務(wù)商對辦公設(shè)備進行定期維護保養(yǎng)和故障維修。*負責(zé)辦公設(shè)備的調(diào)配、借用、轉(zhuǎn)移、報廢等審批與管理工作。*監(jiān)督檢查各部門辦公設(shè)備使用、保養(yǎng)制度的執(zhí)行情況。*負責(zé)辦公設(shè)備相關(guān)耗材（如墨盒、硒鼓、紙張等）的統(tǒng)一采購、分發(fā)與管理（或制定規(guī)范的申領(lǐng)流程）。*組織開展辦公設(shè)備安全使用和基本維護知識的培訓(xùn)。2.各使用部門職責(zé)：*教育本部門員工嚴格遵守辦公設(shè)備使用規(guī)程和本方案相關(guān)規(guī)定。*指定專人（或兼職設(shè)備管理員）負責(zé)本部門設(shè)備的日常保管、使用登記和簡單清潔保養(yǎng)工作。*及時向行政部門報告本部門設(shè)備的故障、損壞或耗材短缺情況。*配合行政部門進行設(shè)備的盤點、維護、調(diào)配及報廢等工作。*合理使用設(shè)備，避免人為損壞和浪費。3.設(shè)備使用人職責(zé)：*嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用設(shè)備，熟悉設(shè)備基本功能。*負責(zé)所使用設(shè)備的日常清潔和簡單檢查（如電源、連接線是否正常）。*妥善保管個人使用的辦公設(shè)備，如筆記本電腦等，防止丟失、損壞。*發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常情況或故障時，應(yīng)立即停止使用，并及時向本部門設(shè)備管理員或行政部門報告。*節(jié)約使用耗材，杜絕浪費行為。三、設(shè)備采購、驗收與登記（一）采購管理1.各部門根據(jù)工作需要提出設(shè)備采購申請，注明設(shè)備類型、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估預(yù)算及用途，報行政部門審核。2.行政部門匯總需求，結(jié)合單位實際情況和預(yù)算，編制年度或季度采購計劃，按審批權(quán)限報批后組織采購。3.采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇性能穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、節(jié)能環(huán)保、售后服務(wù)良好的品牌和供應(yīng)商。對于達到一定金額的采購項目，應(yīng)按規(guī)定進行招標或比價采購。（二）驗收管理1.設(shè)備到貨后，由行政部門組織使用部門、相關(guān)技術(shù)人員（或邀請專業(yè)人員）共同對設(shè)備的數(shù)量、外觀、型號、配置及隨機資料（說明書、保修卡、驅(qū)動光盤等）進行開箱驗收。2.對需要安裝調(diào)試的設(shè)備，應(yīng)在供應(yīng)商技術(shù)人員指導(dǎo)下完成安裝調(diào)試，并進行試運行，確保設(shè)備各項功能正常。3.驗收合格后，相關(guān)人員在驗收單上簽字確認，方可辦理入庫或領(lǐng)用手續(xù)。驗收不合格的，由行政部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。（三）登記管理1.所有驗收合格的辦公設(shè)備，均由行政部門統(tǒng)一登記入賬，建立詳細的設(shè)備臺賬。2.設(shè)備臺賬信息應(yīng)至少包括：設(shè)備編號、名稱、型號規(guī)格、序列號、品牌、采購日期、供應(yīng)商信息、購置價格、使用部門、使用人、安放位置、保修期限、維修記錄、報廢日期等。3.行政部門應(yīng)為每臺設(shè)備粘貼統(tǒng)一的設(shè)備標簽，注明設(shè)備編號、名稱、使用部門等信息，便于識別和管理。四、設(shè)備使用與日常保養(yǎng)（一）使用規(guī)范1.設(shè)備使用人應(yīng)認真閱讀設(shè)備使用說明書，熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程后，方可上機操作。嚴禁違規(guī)操作或野蠻使用設(shè)備。2.計算機等設(shè)備不得安裝與工作無關(guān)的軟件，嚴禁瀏覽非法網(wǎng)站，嚴禁使用未經(jīng)授權(quán)的外部存儲設(shè)備，以防病毒感染和信息泄露。3.打印機、復(fù)印機等設(shè)備應(yīng)按規(guī)定放置在平穩(wěn)、通風(fēng)、干燥、避光的環(huán)境中，遠離水源、火源和強磁場。4.下班或長時間不使用設(shè)備時，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，拔掉插頭（對于部分需保持待機的特殊設(shè)備除外），以節(jié)約能源和保障安全。5.嚴禁私自拆卸、改裝或維修辦公設(shè)備。（二）日常保養(yǎng)1.清潔保養(yǎng)：*設(shè)備表面應(yīng)保持清潔，定期使用干燥柔軟的抹布擦拭，去除灰塵和污漬。對于打印機、復(fù)印機的稿臺玻璃、掃描區(qū)域等，應(yīng)使用專用清潔劑和軟布擦拭。*計算機鍵盤、鼠標應(yīng)定期清潔，可使用專用的鍵盤清潔劑或壓縮空氣除塵。*保持設(shè)備周邊環(huán)境的整潔衛(wèi)生。2.定期檢查：*部門兼職設(shè)備管理員或使用人應(yīng)每周或每月對所使用設(shè)備進行簡單檢查，如電源線、數(shù)據(jù)線是否連接牢固，有無破損；設(shè)備運行時有無異常噪音、異味或過熱現(xiàn)象。*行政部門應(yīng)每季度或每半年組織一次對所有辦公設(shè)備的全面檢查。五、設(shè)備維護與維修（一）預(yù)防性維護1.行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備類型和使用頻率，制定設(shè)備預(yù)防性維護計劃。2.對于打印機、復(fù)印機、多功能一體機等易損耗設(shè)備，可與設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維保服務(wù)商簽訂定期維護保養(yǎng)合同，由其按約定周期上門進行清潔、調(diào)試、零部件檢查與更換等預(yù)防性維護工作。3.對于計算機等IT設(shè)備，行政部門應(yīng)定期組織進行系統(tǒng)更新、病毒查殺、磁盤清理和碎片整理等維護工作。（二）故障報修與維修1.報修流程：設(shè)備發(fā)生故障時，使用人應(yīng)立即停止使用，并向本部門設(shè)備管理員或行政部門提交書面或線上報修申請，說明設(shè)備編號、名稱、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等信息。2.故障處理：*行政部門接到報修后，應(yīng)及時進行初步判斷。對于簡單故障，可指導(dǎo)使用人或安排內(nèi)部技術(shù)人員進行排除。*對于復(fù)雜故障或需專業(yè)維修的，由行政部門聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或簽約維保服務(wù)商進行維修。*在維修過程中，行政部門應(yīng)跟蹤維修進度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。3.維修記錄：所有維修工作完成后，行政部門應(yīng)詳細記錄維修情況，包括故障描述、維修時間、維修人員、更換的零部件、維修費用等，更新至設(shè)備臺賬。六、耗材管理1.行政部門負責(zé)辦公設(shè)備常用耗材（如打印機墨盒、硒鼓、復(fù)印紙、打印紙、色帶、裝訂材料等）的統(tǒng)一采購和庫存管理。2.建立耗材領(lǐng)用登記制度，各部門根據(jù)實際需求，按月或按季度向行政部門申領(lǐng)耗材，領(lǐng)用記錄應(yīng)注明領(lǐng)用部門、設(shè)備、耗材類型、數(shù)量等。3.鼓勵使用環(huán)保再生耗材，倡導(dǎo)節(jié)約用紙，推行雙面打印、復(fù)印。4.廢舊耗材（如廢墨盒、廢硒鼓）應(yīng)進行分類回收，由行政部門統(tǒng)一交由有資質(zhì)的回收商處理，避免環(huán)境污染。七、設(shè)備調(diào)配、借用與報廢（一）設(shè)備調(diào)配因工作需要進行部門間設(shè)備調(diào)配時，由需求部門提出申請，經(jīng)行政部門審核并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理設(shè)備交接手續(xù)，行政部門同時更新設(shè)備臺賬中的使用部門和使用人信息。（二）設(shè)備借用1.內(nèi)部員工因臨時工作需要借用辦公設(shè)備（如投影儀、筆記本電腦），需向行政部門提出借用申請，注明借用設(shè)備名稱、型號、借用期限、用途等，經(jīng)批準后辦理借用登記手續(xù)。2.借用設(shè)備應(yīng)按時歸還，如有損壞或丟失，借用人員需按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.原則上不向外部單位或個人借出辦公設(shè)備，特殊情況需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）設(shè)備報廢1.符合以下條件之一的辦公設(shè)備，可申請報廢：*達到或超過規(guī)定使用年限，主要性能指標已無法滿足工作需要，且維修成本過高或無維修價值的。*因意外事故或自然災(zāi)害造成嚴重損壞，無法修復(fù)或修復(fù)費用接近新購價值的。*技術(shù)落后，已被淘汰，且無法升級改造以適應(yīng)工作需求的。*維修后仍頻繁出現(xiàn)故障，嚴重影響工作效率的。2.報廢流程：由使用部門提出報廢申請，詳細說明報廢原因，經(jīng)行政部門組織技術(shù)鑒定確認后，按審批權(quán)限報批。批準報廢的設(shè)備，由行政部門統(tǒng)一進行處置（如殘值回收、合規(guī)銷毀等），并及時注銷設(shè)備臺賬。3.報廢設(shè)備處置前，必須確保設(shè)備中存儲的所有數(shù)據(jù)已被徹底清除，防止信息泄露。八、文檔資料管理行政部門應(yīng)妥善保管以下辦公設(shè)備相關(guān)文檔資料，并建立檔案：1.設(shè)備采購合同、招投標文件、驗收報告。2.設(shè)備使用說明書、保修卡、驅(qū)動程序及相關(guān)軟件安裝介質(zhì)。3.設(shè)備臺賬、領(lǐng)用登記、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、耗材領(lǐng)用記錄。4.與供應(yīng)商簽訂的維護保養(yǎng)合同。5.設(shè)備報廢審批文件及處置記錄。九、安全管理與應(yīng)急保障1.用電安全：確保辦公設(shè)備使用符合安全標準的電源插座和線路，定期檢查線路老化情況，防止短路、漏電事故發(fā)生。2.消防安全：設(shè)備放置區(qū)域應(yīng)保持消防通道暢通，配備必要的消防器材，嚴禁在設(shè)備附近堆放易燃易爆物品。3.數(shù)據(jù)安全：加強計算機等信息設(shè)備的數(shù)據(jù)備份和保密管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份至指定存儲介質(zhì)或服務(wù)器。4.應(yīng)急保障：行政部門應(yīng)制定設(shè)備突發(fā)故障應(yīng)急處理預(yù)案，對于關(guān)鍵崗位或重要設(shè)備，可考慮配備備用設(shè)備或制定臨時替代工作方案，以應(yīng)對突發(fā)故障對工作造成的影響。十、監(jiān)督檢查與持續(xù)改進1.行政部門應(yīng)定期（如每半年或每年）對各部門辦公設(shè)備管理和使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備臺賬與實物是否相符、設(shè)備保養(yǎng)狀況、使用規(guī)范執(zhí)行情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通報相關(guān)部門并督促整改。3.行政部門應(yīng)