某量具廠打印機(jī)管理細(xì)則某量具廠打印機(jī)管理細(xì)則

一、總則

為規(guī)范公司打印機(jī)等辦公設(shè)備的采購、使用、維護(hù)和管理，提高設(shè)備使用效率，降低運(yùn)營成本，確保設(shè)備正常運(yùn)行，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于全廠所有部門及員工，涉及打印機(jī)的采購申請(qǐng)、日常使用、維修保養(yǎng)、費(fèi)用控制等各項(xiàng)管理工作。

1.1制定目的

1.2適用范圍

本細(xì)則涵蓋全廠各部門打印機(jī)設(shè)備的選型、采購、分配、使用、維修、報(bào)廢等全生命周期管理，以及相關(guān)費(fèi)用的核算與控制。

1.3基本概念說明

1.3.1打印機(jī)設(shè)備

指全廠各部門使用的各類打印機(jī)，包括但不限于噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)、多功能一體機(jī)等。

1.3.2使用申請(qǐng)

指員工因工作需要申請(qǐng)使用打印機(jī)的流程，需符合本細(xì)則規(guī)定。

1.3.3維護(hù)保養(yǎng)

指對(duì)打印機(jī)進(jìn)行定期檢查、清潔、更換耗材等操作，確保設(shè)備性能。

1.3.4費(fèi)用核算

指對(duì)打印成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分?jǐn)?，包括墨?墨水、紙張等費(fèi)用。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

明確各部門在打印機(jī)管理中的職責(zé)，確保責(zé)任到人。

2.1部門職責(zé)

2.1.1行政部

負(fù)責(zé)打印機(jī)的統(tǒng)一采購、調(diào)配、報(bào)廢處理，以及相關(guān)費(fèi)用的審核與控制。

2.1.2各使用部門

負(fù)責(zé)本部門打印機(jī)的日常使用監(jiān)督，及時(shí)反饋故障，落實(shí)節(jié)能措施。

2.1.3財(cái)務(wù)部

負(fù)責(zé)打印相關(guān)費(fèi)用的核算與報(bào)銷審核，監(jiān)督成本控制執(zhí)行情況。

2.1.4維修部門

負(fù)責(zé)打印機(jī)的維修與技術(shù)支持，制定預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃。

三、打印機(jī)采購與配置管理

規(guī)范打印機(jī)的選型、采購與分配流程。

3.1采購申請(qǐng)

3.1.1申請(qǐng)條件

部門需提供書面申請(qǐng)，說明采購原因、設(shè)備型號(hào)需求及預(yù)算。

3.1.2申請(qǐng)流程

由部門負(fù)責(zé)人簽字，行政部審核后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.2設(shè)備配置

3.2.1分配原則

根據(jù)部門實(shí)際需求，優(yōu)先滿足核心業(yè)務(wù)部門，實(shí)行統(tǒng)一配置。

3.2.2配置標(biāo)準(zhǔn)

行政部制定設(shè)備配置清單，包括型號(hào)、數(shù)量、安裝地點(diǎn)等。

3.3采購方式

3.3.1采購渠道

3.3.2合同管理

行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確質(zhì)保期限及售后服務(wù)。

四、打印機(jī)日常使用規(guī)范

明確使用要求，避免浪費(fèi)與故障。

4.1使用申請(qǐng)

4.1.1內(nèi)部打印

員工需提前在OA系統(tǒng)提交打印申請(qǐng)，注明頁數(shù)、用途。

4.1.2外部打印

需經(jīng)部門主管審批，方可使用公共打印機(jī)。

4.2操作規(guī)范

4.2.1打印前檢查

確認(rèn)文件無錯(cuò)誤，避免重復(fù)打印造成浪費(fèi)。

4.2.2耗材管理

4.2.2.1墨粉/墨水領(lǐng)用

由部門文員統(tǒng)一向行政部申請(qǐng)，記錄使用量。

4.2.2.2紙張領(lǐng)用

按需申領(lǐng)，禁止非工作用途占用。

4.3安全使用

4.3.1禁止操作

嚴(yán)禁拆卸設(shè)備、亂插電源或修改設(shè)置。

4.3.2故障報(bào)告

發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系維修部門，不得自行修理。

五、打印機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)

定期維護(hù)，延長(zhǎng)設(shè)備壽命。

5.1預(yù)防性維護(hù)

5.1.1日常檢查

每天下班前清潔機(jī)身，檢查墨粉/墨水余量。

5.1.2定期保養(yǎng)

5.1.2.1保養(yǎng)周期

每季度由維修部門進(jìn)行全面保養(yǎng)，包括清潔打印頭、校準(zhǔn)等。

5.1.2.2保養(yǎng)記錄

維修部門填寫保養(yǎng)日志，存檔備查。

5.2故障維修

5.2.1維修流程

員工提交維修申請(qǐng)，維修部門派員上門服務(wù)。

5.2.2維修費(fèi)用

因使用不當(dāng)造成的損壞，需由責(zé)任人承擔(dān)部分費(fèi)用。

六、打印成本控制與核算

合理控制打印費(fèi)用，降低運(yùn)營成本。

6.1成本分?jǐn)?/p>

6.1.1部門分?jǐn)?/p>

按部門使用量分?jǐn)偞蛴〕杀荆吭鹿举M(fèi)用明細(xì)。

6.1.2個(gè)人分?jǐn)?/p>

超額打印需個(gè)人承擔(dān)費(fèi)用，行政部每月出具賬單。

6.2節(jié)約措施

6.2.1雙面打印

鼓勵(lì)無特殊要求的文件雙面打印，減少紙張使用。

6.2.2電子化替代

優(yōu)先使用電子版文件，減少不必要的打印。

七、監(jiān)督與檢查

定期檢查制度執(zhí)行情況，確保規(guī)范落實(shí)。

7.1檢查主體

行政部聯(lián)合財(cái)務(wù)部、維修部門組成檢查小組。

7.2檢查頻率

每月抽查各部門打印機(jī)使用記錄，每季度進(jìn)行全面檢查。

7.3檢查內(nèi)容

7.3.1使用規(guī)范

核對(duì)打印申請(qǐng)是否合規(guī)，是否存在違規(guī)操作。

7.3.2耗材管理

檢查墨粉/墨水領(lǐng)用是否規(guī)范，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。

7.3.3維護(hù)記錄

核對(duì)設(shè)備保養(yǎng)日志是否完整，維修是否及時(shí)。

八、獎(jiǎng)懲辦法

明確獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，激勵(lì)合規(guī)行為。

8.1獎(jiǎng)勵(lì)措施

8.1.1節(jié)約先進(jìn)

對(duì)節(jié)約成本突出的部門或個(gè)人，給予通報(bào)表揚(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

8.1.2優(yōu)秀管理

部門文員因管理得當(dāng)，可納入績(jī)效考核加分。

8.2處罰措施

8.2.1違規(guī)使用

未經(jīng)申請(qǐng)擅自打印，每次罰款50元。

8.2.2損壞設(shè)備

因操作不當(dāng)損壞設(shè)備，需賠償維修費(fèi)用。

8.2.3違反安全規(guī)定

擅自拆卸設(shè)備，取消當(dāng)月打印權(quán)限。

8.3特殊情況

員工因緊急任務(wù)超量打印，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)可酌情免除部分費(fèi)用。

九、權(quán)利與義務(wù)

明確員工和管理部門的權(quán)利與責(zé)任。

9.1員工權(quán)利

9.1.1正常使用

員工有權(quán)申請(qǐng)合規(guī)范圍內(nèi)的打印服務(wù)。

9.1.2維修監(jiān)督

員工可監(jiān)督維修過程，對(duì)服務(wù)質(zhì)量提出意見。

9.2員工義務(wù)

9.2.1遵守規(guī)范

按流程申請(qǐng)打印，避免浪費(fèi)。

9.2.2配合檢查

如實(shí)提供打印記錄，不得隱瞞情況。

9.3部門責(zé)任

9.3.1管理責(zé)任

部門主管對(duì)部門打印行為負(fù)責(zé)，需加強(qiáng)員工培訓(xùn)。

9.3.2成本控制

部門需制定節(jié)約方案，落實(shí)雙面打印等措施。

十、附則

本細(xì)則由