2026年公關(guān)服務(wù)公司公關(guān)物料與設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收檔案管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理內(nèi)部控制，確保采購(gòu)的公關(guān)物料（包括但不限于印刷品、禮品、宣傳制品、活動(dòng)裝飾物等）與專業(yè)設(shè)備（包括但不限于音視頻設(shè)備、燈光器材、展示設(shè)備、專用軟件等）在驗(yàn)收環(huán)節(jié)有據(jù)可查、有檔可依，防范風(fēng)險(xiǎn)，提升資產(chǎn)使用效益，依據(jù)國(guó)家《檔案法》、《政府采購(gòu)法》、《電子簽名法》及相關(guān)行業(yè)管理規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司總部、各分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目組，對(duì)所有通過(guò)采購(gòu)流程獲取的公關(guān)物料與設(shè)備的驗(yàn)收檔案管理活動(dòng)。涵蓋從驗(yàn)收準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、文件歸檔、日常保管到檔案利用與處置的全生命周期管理。第三條管理原則1.完整性原則：驗(yàn)收檔案應(yīng)全面反映采購(gòu)驗(yàn)收活動(dòng)的全過(guò)程，確保文件材料齊全、內(nèi)容完整。2.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄的數(shù)據(jù)、事實(shí)、簽章必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況一致。3.及時(shí)性原則：驗(yàn)收相關(guān)文件應(yīng)在驗(yàn)收工作完成后規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整理與歸檔。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案實(shí)體與信息的安全，防止損毀、丟失、泄密。5.合規(guī)性原則：檔案的生成、管理、使用需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。第四條職責(zé)分工1.采購(gòu)部：負(fù)責(zé)提供完整的采購(gòu)合同、技術(shù)規(guī)格書(shū)、供應(yīng)商資質(zhì)文件副本等采購(gòu)背景文件；參與聯(lián)合驗(yàn)收；督促供應(yīng)商提供合格的技術(shù)資料及質(zhì)量證明文件。2.使用部門(mén)/項(xiàng)目組：作為驗(yàn)收主體，負(fù)責(zé)組織或參與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物驗(yàn)收，確認(rèn)物品是否符合使用要求；填寫(xiě)驗(yàn)收記錄中的功能、性能確認(rèn)部分。3.行政與資產(chǎn)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)設(shè)備類資產(chǎn)的編號(hào)、貼標(biāo)、入庫(kù)及后續(xù)固定資產(chǎn)臺(tái)賬管理；參與驗(yàn)收，重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)合規(guī)性與入庫(kù)手續(xù)。4.質(zhì)量管理/品控部門(mén)（如涉及）：負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)鍵物料進(jìn)行質(zhì)量抽檢，并提供檢驗(yàn)報(bào)告。5.檔案管理員（可指定由行政部門(mén)或綜合辦人員兼任）：負(fù)責(zé)驗(yàn)收檔案的收集、整理、立卷、編號(hào)、保管、提供查閱及到期鑒定銷毀等具體工作。6.財(cái)務(wù)部：依據(jù)完整的驗(yàn)收檔案辦理付款結(jié)算。第二章驗(yàn)收檔案內(nèi)容與生成第五條檔案構(gòu)成每批次采購(gòu)物料的驗(yàn)收檔案應(yīng)獨(dú)立成卷，原則上包含但不限于以下文件：1.采購(gòu)依據(jù)文件：經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同或訂單復(fù)印件、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件（如有）的關(guān)鍵頁(yè)。2.供應(yīng)商交付文件：送貨單、裝箱單、出廠合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、保修卡、軟件授權(quán)許可證等。3.驗(yàn)收過(guò)程文件：《公關(guān)物料/設(shè)備到貨驗(yàn)收單》：記錄到貨時(shí)間、物流信息、外包裝情況?！豆P(guān)物料/設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄》：記錄開(kāi)箱后實(shí)物數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量等初步檢查情況?！豆P(guān)物料/設(shè)備安裝調(diào)試報(bào)告》（適用于設(shè)備）：記錄設(shè)備安裝、調(diào)試過(guò)程及結(jié)果，由供應(yīng)商技術(shù)人員與使用方共同確認(rèn)?！豆P(guān)物料/設(shè)備最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》：為核心文件，綜合記錄數(shù)量驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收、性能測(cè)試結(jié)果，明確驗(yàn)收結(jié)論（合格、有條件接收、不合格），并由所有參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。4.問(wèn)題處理文件：如驗(yàn)收不合格，需包含《物料/設(shè)備驗(yàn)收問(wèn)題反饋單》、與供應(yīng)商的往來(lái)溝通記錄（郵件、函件）、退換貨憑證、二次驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.入庫(kù)及資產(chǎn)登記文件：《物料入庫(kù)單》、《固定資產(chǎn)卡片》或《低值易耗品登記表》復(fù)印件。6.付款相關(guān)文件：發(fā)票復(fù)印件、付款申請(qǐng)單（可后續(xù)補(bǔ)充歸檔）。第六條文件填寫(xiě)與簽署要求1.所有驗(yàn)收記錄必須使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)化表單模板。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)使用鋼筆或簽字筆，字跡工整、清晰，或使用規(guī)范電子錄入打印。禁止使用鉛筆、圓珠筆填寫(xiě)需長(zhǎng)期保存的檔案。3.數(shù)據(jù)應(yīng)填寫(xiě)具體數(shù)值，避免使用“一批”、“若干”等模糊表述。4.所有參與現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的人員須在相應(yīng)驗(yàn)收記錄上親筆簽名并注明日期，不得代簽。電子流程審批需使用合規(guī)的電子簽名。5.驗(yàn)收結(jié)論必須明確。若為“有條件接收”，須詳細(xì)列明附加條件；若為“不合格”，須明確指出不合格事項(xiàng)。第三章檔案歸檔與管理流程第七條歸檔時(shí)限驗(yàn)收工作全部完成（包括問(wèn)題處理完畢）后，由本次驗(yàn)收的主要負(fù)責(zé)人（通常為使用部門(mén)或項(xiàng)目組指定人員）在五個(gè)工作日內(nèi)，將本辦法第五條所列的全部文件材料收集齊全，初步整理后移交檔案管理員。第八條歸檔要求1.文件質(zhì)量：歸檔文件應(yīng)為原件。如確無(wú)法提供原件，復(fù)印件必須清晰，并注明原件存放處及復(fù)印人、復(fù)印日期。2.整理順序：文件材料應(yīng)按采購(gòu)驗(yàn)收活動(dòng)的自然形成過(guò)程和時(shí)間順序進(jìn)行系統(tǒng)排列，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。3.編目與裝訂：檔案管理員對(duì)歸檔文件進(jìn)行核查、編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄和備考表，采用線裝或?qū)Ｓ脢A具進(jìn)行裝訂成卷，避免使用金屬裝訂物。案卷封面應(yīng)清晰標(biāo)注項(xiàng)目名稱、采購(gòu)內(nèi)容、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、檔案號(hào)等信息。第九條檔案分類與編號(hào)采用“年度分類流水號(hào)”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。年度：指驗(yàn)收完成的年份，如2026。分類：“WL”代表公關(guān)物料，“SB”代表設(shè)備。流水號(hào)：按當(dāng)年歸檔順序編制的三位數(shù)字號(hào)。例如：2026WL015，表示2026年第15號(hào)公關(guān)物料驗(yàn)收檔案。第十條保管與存放1.驗(yàn)收檔案保管期限根據(jù)采購(gòu)物品的重要性和價(jià)值確定，原則上設(shè)備類及重大活動(dòng)核心物料采購(gòu)檔案永久或長(zhǎng)期（30年）保存，一般消耗性物料采購(gòu)檔案保存10年。具體期限在檔案目錄中注明。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專用檔案柜中，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵等工作。3.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化。驗(yàn)收檔案在紙質(zhì)歸檔的同時(shí)，應(yīng)掃描生成PDF等格式電子文件，上傳至公司指定的安全文檔管理系統(tǒng)，并建立與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)索引。電子檔案需定期備份。第十一條檔案利用與保密1.公司員工因工作需要查閱驗(yàn)收檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)單》，經(jīng)所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，原則上不得外借。2.復(fù)制檔案內(nèi)容需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并對(duì)復(fù)制件用途進(jìn)行登記。3.驗(yàn)收檔案中涉及的供應(yīng)商報(bào)價(jià)、合同細(xì)節(jié)、技術(shù)參數(shù)等屬于公司商業(yè)秘密，查閱人負(fù)有保密責(zé)任。4.外部單位（如審計(jì)、司法機(jī)構(gòu)）需查閱時(shí)，必須持有正式函件，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。第十二條檔案處置檔案達(dá)到保管期限后，由檔案管理員提出處置建議，編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織鑒定。經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，在履行批準(zhǔn)手續(xù)后，由兩人以上監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。電子檔案的刪除需遵循同等嚴(yán)格的審批與監(jiān)銷流程。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十三條檢查與審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或指定的管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收檔案的管理情況進(jìn)行抽查或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)，檢查歸檔的及時(shí)性、完整性和管理規(guī)范性，并將結(jié)果納入相關(guān)部門(mén)績(jī)效考核。第十四條責(zé)任追究凡違反本辦法，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；造成損失的，依法追究賠償責(zé)任；涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理：1.未按規(guī)定驗(yàn)收或驗(yàn)收流于形式，導(dǎo)致不合格品入庫(kù)使用的。2.偽造、涂改、隱匿、故意損毀驗(yàn)收檔案的。3.未按時(shí)歸檔或歸檔文件不全，經(jīng)催促仍不改正的。4.玩忽職守，