2026年公關服務公司品牌發(fā)布會活動管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本公司2026年度品牌發(fā)布會（以下簡稱“發(fā)布會”）活動的策劃、執(zhí)行與評估全流程，確?；顒影踩?、有序、高效開展，達成品牌戰(zhàn)略傳播目標，提升公司專業(yè)形象與市場影響力，依據(jù)《中華人民共和國廣告法》、《大型群眾性活動安全管理條例》及公司內部相關管理制度，結合行業(yè)最佳實踐，特制定本管理規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司內部所有部門及參與2026年品牌發(fā)布會籌備與執(zhí)行的全體員工、外聘合作團隊及供應商?；顒雍w從前期立項、策劃、籌備，到現(xiàn)場執(zhí)行、后期收尾及效果評估的全生命周期。第三條基本原則發(fā)布會活動管理應遵循以下原則：1.戰(zhàn)略導向原則：活動須緊密圍繞公司2026年整體品牌戰(zhàn)略與市場定位，確保信息傳遞的一致性與精準性。2.安全第一原則：將人員安全、內容安全、信息安全及公共安全置于首位，制定完備預案，杜絕安全隱患。3.精細管理原則：實施項目制管理，明確職責，細化流程，強化節(jié)點控制，確保各環(huán)節(jié)無縫銜接。4.合規(guī)合法原則：所有活動內容、宣傳物料及合作行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求。5.成本效益原則：在預算框架內追求最佳活動效果，注重投入產(chǎn)出比，杜絕浪費。6.創(chuàng)新體驗原則：鼓勵內容與形式創(chuàng)新，注重嘉賓與受眾的沉浸式體驗，提升活動傳播價值。第二章組織架構與職責分工第四條項目領導小組公司成立“2026品牌發(fā)布會項目領導小組”（以下簡稱“領導小組”），由公司總經(jīng)理擔任組長，分管市場的副總經(jīng)理擔任常務副組長，成員包括創(chuàng)意部、客戶部、媒介部、行政部、財務部負責人。領導小組負責活動的最終審批、重大事項決策、關鍵資源協(xié)調及對項目整體方向的把控。第五條項目執(zhí)行組下設“品牌發(fā)布會項目執(zhí)行組”（以下簡稱“項目組”），由市場部總監(jiān)擔任項目經(jīng)理，從各相關部門抽調骨干人員組成核心團隊。項目組為發(fā)布會執(zhí)行的常設機構，具體職責包括：1.編制詳細的活動方案、預算及執(zhí)行計劃書。2.負責全流程的落地執(zhí)行，包括策劃、設計、物料制作、供應商管理、現(xiàn)場搭建、流程管控、嘉賓接待、媒體聯(lián)絡等。3.定期向領導小組匯報進展，處理日常運營問題。4.負責活動后的總結、評估及資料歸檔。第六條各職能部門支持職責1.創(chuàng)意部：負責發(fā)布會核心創(chuàng)意概念、主題視覺系統(tǒng)、現(xiàn)場氛圍設計、演講內容策劃及視頻等多媒體內容制作。2.客戶部：負責重點客戶、合作伙伴及行業(yè)嘉賓的邀約、接待與關系維護。3.媒介部：負責媒體合作、新聞稿撰寫與發(fā)布、輿情監(jiān)測、前期預熱及后期傳播擴大量。4.行政部：負責內部協(xié)調、合同流程、法務審核、場地后勤支持（如餐飲、交通）及部分物資采購。5.財務部：負責預算審核、費用撥付、支出核算及審計支持。第三章活動全流程管理第七條立項與策劃階段（活動前6090天）1.需求分析與提案：項目組基于品牌戰(zhàn)略，進行市場分析，提出初步活動構想、目標及核心信息點，形成《項目立項建議書》，報領導小組審批。2.方案深化：立項通過后，項目組牽頭制定詳細的《品牌發(fā)布會執(zhí)行方案》，內容包括但不限于：活動主題、日期地點選擇、流程設計、創(chuàng)意亮點、視覺規(guī)劃、初步預算、傳播策略、風險評估等。方案需經(jīng)領導小組復審通過。3.預算審批：依據(jù)批準的執(zhí)行方案，編制詳細《項目預算表》，按公司財務制度完成審批流程。預算應包含應急預備金（通常不低于總預算的10%）。第八條籌備與準備階段（活動前3060天）1.供應商遴選與管理：根據(jù)方案需求，通過合規(guī)比價或招標程序，確定場地、搭建、AV設備、攝影攝像、禮儀、安保、物流等供應商。簽訂規(guī)范合同，明確工作范圍、標準、工期及違約責任。2.內容制作與確認：完成所有演講稿件、視頻腳本、視覺設計、互動環(huán)節(jié)設計、新聞通稿等內容的創(chuàng)作與內部審核，并報領導小組關鍵成員最終確認。3.嘉賓邀約與確認：啟動媒體、客戶、嘉賓的正式邀約，建立嘉賓數(shù)據(jù)庫，跟蹤確認情況，發(fā)送活動提醒。4.報批與備案：如活動規(guī)模達到當?shù)毓膊块T要求，由行政部牽頭，協(xié)同項目組按規(guī)定向相關部門辦理大型群眾性活動安全許可等報備手續(xù)。5.制作與采購：跟進所有物料、禮品、印刷品的制作與采購，確保按時保質交付。第九條現(xiàn)場執(zhí)行階段（活動前1天至活動當日）1.現(xiàn)場指揮體系：建立以項目經(jīng)理為總指揮的現(xiàn)場指揮中心，下設各功能小組（接待組、流程組、設備組、安保后勤組、媒體組），明確各小組負責人及聯(lián)絡機制。2.進場搭建與彩排：監(jiān)督供應商按設計圖搭建，嚴格檢查施工安全與質量?；顒忧耙惶旖M織全流程彩排，包括人員走位、燈光音響、視頻播放、嘉賓串場等，確保萬無一失。3.現(xiàn)場注冊與接待：設置清晰的簽到處、媒體接待處、VIP休息室，確保嘉賓高效、有序入場。重要嘉賓由專人全程陪同。4.流程管控：嚴格按照流程表控制活動節(jié)奏，總指揮擁有根據(jù)現(xiàn)場情況微調流程的權限，但涉及核心內容與時間的重大調整需即時通報領導小組。5.安保與應急：安保人員全程值守，監(jiān)控現(xiàn)場秩序。啟動應急預案，妥善處理醫(yī)療、消防、設備故障、輿情等突發(fā)狀況。6.媒體管理：設立新聞中心，安排媒體專訪，管理攝影攝像區(qū)域，確保媒體報道順利進行。第十條活動后期階段（活動結束后130天）1.撤場與結算：有序組織撤場，清點物資。根據(jù)合同與供應商完成費用結算。2.資料整理與傳播：收集現(xiàn)場照片、視頻素材，制作活動精彩集錦。媒介部按計劃推進后續(xù)傳播，發(fā)布深度稿件，擴大活動影響力。3.效果評估與總結：項目組在活動結束后15個工作日內，提交《品牌發(fā)布會項目總結評估報告》。報告需包含：目標達成度分析、預算執(zhí)行分析、媒體傳播數(shù)據(jù)（覆蓋率、閱讀量、互動量等）、嘉賓反饋、經(jīng)驗總結與改進建議。4.客戶關系維護：對參會嘉賓進行感謝與回訪，收集深度反饋，將有價值的行業(yè)洞察整理分享，深化客戶關系。5.資料歸檔：將所有活動方案、合同、預算表、結算單、重要郵件、現(xiàn)場資料、總結報告等電子及紙質文件系統(tǒng)歸檔，以備查考。第四章關鍵環(huán)節(jié)管理細則第十一條預算與費用管理所有費用支出必須遵循“先預算、后支出”的原則。項目經(jīng)理對預算控制負首要責任。單項支出超過人民幣5000元或預算外支出，需提前履行專項審批。財務部定期提供預算執(zhí)行情況報表。第十二條供應商管理實行供應商準入評估，優(yōu)先選擇資質齊全、信譽良好的合作方。合同須明確服務標準、交付物、驗收標準、付款節(jié)點及保密條款。項目組指派專人負責對接與履約監(jiān)督，并依據(jù)合同條款及實際服務表現(xiàn)進行考評，建立合格供應商名錄。第十三條內容與信息安全管理所有對外發(fā)布的文字、視覺、演講內容須經(jīng)過內容審核流程，確保符合國家法律法規(guī)、政策導向，且與品牌核心信息一致，無知識產(chǎn)權糾紛。涉及公司未公開戰(zhàn)略、財務數(shù)據(jù)、客戶名單等敏感信息，須嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，與相關涉密人員簽訂保密協(xié)議。第十四條風險防控與應急預案項目組必須在活動方案中系統(tǒng)識別潛在風險（如安全、技術、輿情、天氣、政治法律等），并制定相應的《應急預案》。預案需明確各類突發(fā)事件的響應流程、責任人及處置措施?；顒忧靶鑼ΤＲ婏L險進行演練。第十五條合規(guī)與法務審核活動所有環(huán)節(jié)，特別是宣傳用語、競賽抽獎設置、數(shù)據(jù)收集（如收集嘉賓信息）、合同文本等，必須經(jīng)由公司法務或指定合規(guī)人員審核，確保不違反《消費者權益保護法》、《