2026年環(huán)保材料公司采購(gòu)資料歸檔管理制度為規(guī)范本公司環(huán)保材料相關(guān)采購(gòu)資料的全流程歸檔管理工作，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購(gòu)資料收集、整理、審核、歸檔及保管機(jī)制，確保采購(gòu)資料的完整性、真實(shí)性、合規(guī)性和可追溯性，滿足企業(yè)成本核算、質(zhì)量溯源、合規(guī)審計(jì)、供應(yīng)商管理及內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管控的實(shí)際需求，防范因采購(gòu)資料缺失、混亂、丟失導(dǎo)致的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)合本公司環(huán)保材料生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的采購(gòu)實(shí)際，涵蓋原材料、設(shè)備、試劑、耗材等各類采購(gòu)業(yè)務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》及企業(yè)質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)管理制度相關(guān)要求，特制定本制度。本制度為公司采購(gòu)資料管理的核心執(zhí)行依據(jù)，適用于公司所有采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)資料的歸檔管理工作，覆蓋環(huán)保材料生產(chǎn)用原材料、環(huán)保檢測(cè)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)試劑、生產(chǎn)耗材、辦公物資等所有采購(gòu)品類，涉及采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收、付款等全業(yè)務(wù)流程的資料管理。制度適用范圍包含公司采購(gòu)部、檔案管理部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量檢測(cè)部、生產(chǎn)部、研發(fā)部等所有編制、收集、審核、使用、保管采購(gòu)資料的部門及崗位人員。公司采購(gòu)資料歸檔管理堅(jiān)持**真實(shí)完整、及時(shí)規(guī)范、分類管理、全程追溯、安全保密、按需查閱**的核心原則，將歸檔要求融入采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程，確保采購(gòu)資料檔案體系規(guī)范有序，為公司采購(gòu)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化開展提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。第一章總則第一條制度制定目的通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)資料歸檔流程，明確資料收集、整理、審核的標(biāo)準(zhǔn)和要求，杜絕采購(gòu)資料缺失、虛假、不規(guī)范等問(wèn)題，確保所有歸檔的采購(gòu)資料真實(shí)反映采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際情況；制定統(tǒng)一的采購(gòu)資料分類、登記和保管規(guī)范，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)資料的系統(tǒng)化歸檔、精細(xì)化管理，建立清晰的采購(gòu)資料管理臺(tái)賬，方便各部門按需查閱和調(diào)?。粚?shí)現(xiàn)采購(gòu)資料全生命周期的可追溯管理，為供應(yīng)商評(píng)估、成本核算、質(zhì)量溯源、合規(guī)審計(jì)等工作提供完整、準(zhǔn)確的資料支撐，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；明確各部門及崗位在采購(gòu)資料歸檔管理中的職責(zé)，落實(shí)管理責(zé)任，避免出現(xiàn)資料收集缺位、審核不嚴(yán)、歸檔混亂、保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題；強(qiáng)化相關(guān)人員的采購(gòu)資料管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提升采購(gòu)資料收集、整理的專業(yè)能力，保障公司采購(gòu)管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性；防范采購(gòu)業(yè)務(wù)中的廉政風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)完整的采購(gòu)資料留存，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的全程可監(jiān)督、可核查，確保采購(gòu)工作公開、透明、合規(guī)。第二條適用范圍本制度適用于公司所有環(huán)保材料相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)的資料歸檔，包括固體環(huán)保原材料、液態(tài)環(huán)保助劑、環(huán)保復(fù)合材料等生產(chǎn)原料采購(gòu)，環(huán)保檢測(cè)儀器、生產(chǎn)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等設(shè)備采購(gòu)，檢測(cè)試劑、實(shí)驗(yàn)耗材、生產(chǎn)輔料等耗材采購(gòu)，以及辦公物資、外協(xié)服務(wù)等其他品類采購(gòu)的相關(guān)資料；適用于采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程的資料管理，包括采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購(gòu)合同、訂單、送貨單、驗(yàn)收單、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、入庫(kù)單、發(fā)票、付款憑證、退換貨資料等所有相關(guān)文件和憑證；適用于采購(gòu)資料從收集、整理、審核、歸檔登記、保管維護(hù)、借閱使用到銷毀留存的全生命周期管理；適用于公司所有與采購(gòu)資料管理相關(guān)的部門及人員，包括采購(gòu)資料的收集編制部門、審核部門、登記歸檔部門及所有使用、借閱采購(gòu)資料的崗位人員。第三條核心管理原則真實(shí)性原則：所有歸檔的采購(gòu)資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改、變?cè)觳少?gòu)資料，確保資料內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)一致；完整性原則：采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程的相關(guān)資料需全部收集、整理并歸檔，無(wú)缺失、遺漏關(guān)鍵文件和憑證，確保資料形成完整的業(yè)務(wù)閉環(huán)；及時(shí)性原則：采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，相關(guān)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成資料的收集、整理和提交，檔案管理部及時(shí)完成審核和歸檔登記，確保資料歸檔不拖延；合規(guī)性原則：采購(gòu)資料的收集、整理、歸檔及保管需嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司財(cái)務(wù)、檔案、質(zhì)量管理等制度要求，確保資料形式和內(nèi)容合法合規(guī)；分類管理原則：根據(jù)采購(gòu)品類、業(yè)務(wù)類型、資料性質(zhì)等對(duì)采購(gòu)資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，實(shí)現(xiàn)分類存放、分類管理，提高資料查閱和使用效率；全程追溯原則：對(duì)采購(gòu)資料的收集、審核、歸檔、借閱、更新、銷毀等所有環(huán)節(jié)做好詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)資料全生命周期可查、可追溯；安全保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等保密內(nèi)容的采購(gòu)資料，做好保密管理，防止信息泄露、丟失和損壞。第四條部門職責(zé)劃分采購(gòu)部作為采購(gòu)資料的主要收集和提交部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程資料的收集、整理、初審工作，確保資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將整理好的采購(gòu)資料提交至檔案管理部進(jìn)行歸檔審核，配合檔案管理部完成資料的補(bǔ)充和完善工作，對(duì)采購(gòu)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)；檔案管理部作為采購(gòu)資料歸檔管理的歸口部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)資料的歸檔審核、登記、分類、保管和維護(hù)工作，建立采購(gòu)資料管理總臺(tái)賬，及時(shí)更新臺(tái)賬信息，做好資料的防潮、防火、防丟失、防泄密等保管工作，辦理采購(gòu)資料的借閱和歸還手續(xù)，對(duì)采購(gòu)資料的歸檔和保管質(zhì)量負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提供采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)票、付款憑證、對(duì)賬資料等財(cái)務(wù)類資料，配合采購(gòu)部完成財(cái)務(wù)資料的收集和整理，對(duì)財(cái)務(wù)資料的真實(shí)性和合規(guī)性負(fù)責(zé)；質(zhì)量檢測(cè)部負(fù)責(zé)提供采購(gòu)物資的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收意見等質(zhì)量類資料，確保質(zhì)量資料與實(shí)際檢測(cè)情況一致，配合完成采購(gòu)資料的審核工作；生產(chǎn)部、研發(fā)部、行政部等采購(gòu)需求部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)計(jì)劃、需求單等相關(guān)資料，參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見，確保需求資料的準(zhǔn)確性；所有采購(gòu)資料使用人員需嚴(yán)格遵守本制度要求，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，妥善保管借閱的采購(gòu)資料，嚴(yán)禁私自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借，做好保密工作。第二章采購(gòu)資料的收集與整理第五條資料收集范圍與要求采購(gòu)部需按照采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程，全面收集相關(guān)資料，核心收集范圍包括基礎(chǔ)資料、業(yè)務(wù)資料和財(cái)務(wù)資料三大類，基礎(chǔ)資料含供應(yīng)商資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、環(huán)保認(rèn)證、質(zhì)量體系認(rèn)證等供應(yīng)商相關(guān)文件；業(yè)務(wù)資料含采購(gòu)計(jì)劃、需求單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、比價(jià)表、采購(gòu)合同、訂單、送貨單、驗(yàn)收單、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、入庫(kù)單、退換貨申請(qǐng)及處理資料等業(yè)務(wù)文件；財(cái)務(wù)資料含發(fā)票、付款申請(qǐng)單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、收據(jù)、對(duì)賬資料等財(cái)務(wù)憑證。所有收集的采購(gòu)資料以**原件**為主，確因特殊情況無(wú)法提供原件的，需提供加蓋相關(guān)單位公章的復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明原件存放位置，確保復(fù)印件與原件內(nèi)容一致；采購(gòu)資料的字跡、印章清晰可辨，無(wú)模糊、殘缺情況，電子資料需為清晰的掃描件或原文件，確保內(nèi)容可識(shí)別。第六條資料整理規(guī)范與時(shí)限采購(gòu)部在收集完采購(gòu)資料后，需按照**一事一檔、一單一檔**的原則進(jìn)行整理，即每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)、每一份采購(gòu)合同對(duì)應(yīng)一套完整的資料，單獨(dú)整理并裝訂，確保每套資料的獨(dú)立性和完整性；資料整理需按照采購(gòu)業(yè)務(wù)的時(shí)間順序和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排序，一般為采購(gòu)計(jì)劃→需求單→詢價(jià)/報(bào)價(jià)單→供應(yīng)商資質(zhì)→采購(gòu)合同→訂單→送貨單→驗(yàn)收單→檢測(cè)報(bào)告→入庫(kù)單→發(fā)票→付款憑證→其他相關(guān)資料，排序規(guī)范、整齊，便于查閱；整理后的采購(gòu)資料需填寫《采購(gòu)資料歸檔申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)品類、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、資料套數(shù)、資料清單等信息，由采購(gòu)部經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并加蓋部門公章。采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，即采購(gòu)物資驗(yàn)收合格入庫(kù)、財(cái)務(wù)手續(xù)基本辦結(jié)后，采購(gòu)部需在**3個(gè)工作日內(nèi)**完成資料的收集和整理工作，并提交至檔案管理部進(jìn)行歸檔審核；若存在退換貨、尾款支付等后續(xù)業(yè)務(wù)，需在后續(xù)業(yè)務(wù)完成后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充相關(guān)資料并提交。第三章采購(gòu)資料的歸檔審核第七條歸檔審核受理與核查檔案管理部在收到采購(gòu)部提交的《采購(gòu)資料歸檔申請(qǐng)表》及相關(guān)采購(gòu)資料后，需在**1個(gè)工作日內(nèi)**完成受理核查，核查申請(qǐng)資料是否齊全、手續(xù)是否完備，包括采購(gòu)資料原件/復(fù)印件、《采購(gòu)資料歸檔申請(qǐng)表》是否填寫完整并簽字蓋章，資料套數(shù)與申請(qǐng)表注明是否一致。對(duì)資料齊全、手續(xù)完備的，予以受理并明確歸檔審核完成時(shí)限；對(duì)資料不齊、手續(xù)不完備的，檔案管理部一次性告知采購(gòu)部需補(bǔ)充的資料和完善的手續(xù)，采購(gòu)部需在**2個(gè)工作日內(nèi)**完成補(bǔ)充和完善，待資料補(bǔ)齊后重新提交審核；對(duì)不符合整理規(guī)范的采購(gòu)資料，檔案管理部告知采購(gòu)部重新整理，整理合格后再提交審核。第八條審核內(nèi)容與判定標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部對(duì)采購(gòu)資料的審核重點(diǎn)圍繞真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和合規(guī)性展開，確保歸檔資料符合本制度要求。真實(shí)性審核：核查采購(gòu)資料是否真實(shí)反映實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)，資料之間的相關(guān)信息是否一致，無(wú)矛盾、虛假情況，供應(yīng)商信息、物資信息、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配；完整性審核：核查采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程的資料是否全部收集，無(wú)缺失采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等關(guān)鍵文件和憑證，資料形成完整的業(yè)務(wù)閉環(huán)；規(guī)范性審核：核查采購(gòu)資料的整理是否符合本制度要求，排序是否規(guī)范、裝訂是否整齊，字跡和印章是否清晰，復(fù)印件是否加蓋公章并注明原件位置，《采購(gòu)資料歸檔申請(qǐng)表》填寫是否準(zhǔn)確、完整；合規(guī)性審核：核查采購(gòu)資料是否符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司制度要求，采購(gòu)合同條款是否合規(guī)、發(fā)票開具是否規(guī)范、資質(zhì)證明是否在有效期內(nèi)，確保資料形式和內(nèi)容無(wú)違規(guī)情況。第九條審核結(jié)論與處置要求檔案管理部完成采購(gòu)資料審核后，需在**2個(gè)工作日內(nèi)**出具審核意見，明確審核結(jié)論為**審核合格、限期補(bǔ)充、審核駁回**三類，并將審核意見及采購(gòu)資料一并反饋至采購(gòu)部。審核合格的采購(gòu)資料，由檔案管理部審核人員簽字確認(rèn)，進(jìn)入歸檔登記環(huán)節(jié)；審核結(jié)論為限期補(bǔ)充的，檔案管理部需在審核意見中詳細(xì)列明缺失的資料、不規(guī)范的問(wèn)題及補(bǔ)充修改要求，明確整改時(shí)限，整改時(shí)限一般不超過(guò)3個(gè)工作日，采購(gòu)部需按要求完成資料的補(bǔ)充和修改，修改完成后重新提交審核；審核結(jié)論為審核駁回的，主要針對(duì)存在資料偽造、篡改、關(guān)鍵信息缺失且無(wú)法補(bǔ)充、嚴(yán)重違反合規(guī)要求等問(wèn)題的采購(gòu)資料，檔案管理部需在審核意見中明確駁回原因，采購(gòu)部需重新完成資料的收集和整理工作，經(jīng)內(nèi)部初審合格后，按完整流程再次提交審核。第四章采購(gòu)資料的歸檔登記與分類第十條歸檔登記與臺(tái)賬建立對(duì)審核合格的采購(gòu)資料，檔案管理部需在**1個(gè)工作日內(nèi)**完成歸檔登記工作，為每套采購(gòu)資料建立《采購(gòu)資料歸檔登記表》，實(shí)行**一套一檔、一表一登記**，登記表填寫需字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、信息完整，嚴(yán)禁涂改、漏填、錯(cuò)填，登記完成后由登記人員簽字確認(rèn)，納入采購(gòu)資料管理檔案?！恫少?gòu)資料歸檔登記表》的核心登記內(nèi)容包括基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)信息、歸檔信息三大類，基礎(chǔ)信息含資料編號(hào)、采購(gòu)品類、業(yè)務(wù)類型、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)部經(jīng)辦人、提交日期；業(yè)務(wù)信息含采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、物資名稱、驗(yàn)收日期、付款狀態(tài)；歸檔信息含歸檔日期、登記人、存放位置、電子資料存儲(chǔ)路徑、保管期限、備注等。檔案管理部需建立采購(gòu)資料**電子和紙質(zhì)雙重管理臺(tái)賬**，電子臺(tái)賬與紙質(zhì)臺(tái)賬內(nèi)容保持一致，實(shí)時(shí)更新臺(tái)賬信息，準(zhǔn)確記錄采購(gòu)資料的歸檔、借閱、銷毀等情況，確保賬實(shí)相符，為采購(gòu)資料的查閱和管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。第十一條資料編號(hào)與分類管理檔案管理部需為每套歸檔的采購(gòu)資料編制唯一的**資料編號(hào)**，編號(hào)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼規(guī)則，編碼為“年份+采購(gòu)品類代碼+部門代碼+順序號(hào)”，其中年份為4位數(shù)字，采購(gòu)品類代碼為2位拼音首字母，部門代碼為采購(gòu)部的2位拼音首字母，順序號(hào)為3位數(shù)字，資料編號(hào)一經(jīng)確定不得隨意更改，作為采購(gòu)資料的唯一標(biāo)識(shí)，在登記表、臺(tái)賬及資料裝訂封面統(tǒng)一標(biāo)注。采購(gòu)資料實(shí)行**多重分類管理**，先按采購(gòu)品類進(jìn)行一級(jí)分類，分為原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、耗材采購(gòu)、辦公物資采購(gòu)、其他采購(gòu)五大類；再在各一級(jí)分類下按**業(yè)務(wù)完成年份**進(jìn)行二級(jí)分類，最后按資料編號(hào)順序排列存放。紙質(zhì)版采購(gòu)資料需放入專用檔案盒，檔案盒標(biāo)注一級(jí)分類、二級(jí)分類及資料編號(hào)范圍，電子版采購(gòu)資料按相同分類規(guī)則在公司檔案管理系統(tǒng)中建立文件夾存儲(chǔ)，做到紙質(zhì)版與電子版分類一致、編號(hào)一致，便于快速查閱和調(diào)取。第十二條電子與紙質(zhì)雙歸檔要求公司采購(gòu)資料歸檔實(shí)行**紙質(zhì)版原件歸檔+電子版?zhèn)浞輾w檔**的雙歸檔制度，確保采購(gòu)資料的安全性和可查閱性，紙質(zhì)版與電子版的歸檔信息需完全一致，做到同步歸檔、同步更新、同步保管。紙質(zhì)版歸檔需留存采購(gòu)資料原件或加蓋公章的復(fù)印件，按分類規(guī)則和資料編號(hào)順序存放于專用檔案柜，做好防潮、防火、防蟲蛀、防破損、防泄密措施，檔案柜標(biāo)注清晰的分類信息和存放位置，便于快速調(diào)?。浑娮影鏆w檔需將所有紙質(zhì)采購(gòu)資料掃描為清晰的電子文檔，同時(shí)收集采購(gòu)業(yè)務(wù)中的電子原文件，按資料編號(hào)和分類規(guī)則存儲(chǔ)在公司專用檔案服務(wù)器，電子資料需保存為只讀格式，確保文件內(nèi)容不被篡改。檔案管理部對(duì)電子采購(gòu)資料實(shí)行**雙重備份機(jī)制**，每日自動(dòng)備份、每月手動(dòng)備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在獨(dú)立的存儲(chǔ)設(shè)備中，防止因服務(wù)器故障、病毒感染等導(dǎo)致電子資料丟失或損壞。第五章歸檔資料的日常保管與維護(hù)第十三條資料保管與環(huán)境要求檔案管理部為采購(gòu)資料檔案的唯一保管部門，指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)資料的日常保管與維護(hù)工作，保管人員需具備良好的檔案管理專業(yè)能力和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理和保密制度要求，確保采購(gòu)資料檔案的完整、安全。紙質(zhì)版采購(gòu)資料需存放于專用的檔案庫(kù)房或檔案柜，庫(kù)房需保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在15-25℃，相對(duì)濕度控制在45%-65%，遠(yuǎn)離火源、水源、腐蝕性物質(zhì)和強(qiáng)磁場(chǎng)，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防破損、防霉變等措施；對(duì)重要的采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)憑證等資料，需放入防潮、防火的專用檔案盒中單獨(dú)存放。電子版采購(gòu)資料存儲(chǔ)在公司專用檔案服務(wù)器，服務(wù)器設(shè)置專人專管的賬號(hào)和密碼，開啟防火墻、病毒防護(hù)等安全功能，限制無(wú)關(guān)人員的訪問(wèn)權(quán)限；定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器運(yùn)行穩(wěn)定，防止電子資料被惡意刪除、篡改或泄露。第十四條資料維護(hù)與檢查要求檔案管理部需建立采購(gòu)資料定期檢查和維護(hù)機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理資料保管中的問(wèn)題，確保采購(gòu)資料的完整性和可識(shí)別性。對(duì)紙質(zhì)版采購(gòu)資料，**每季度至少開展一次全面檢查**，重點(diǎn)檢查資料是否存在破損、受潮、霉變、字跡模糊、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)印、重新裝訂等措施，對(duì)損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的資料，需在臺(tái)賬中注明情況并留存復(fù)印件；**每月開展一次日常巡查**，檢查檔案柜存放是否整齊、分類是否清晰、臺(tái)賬是否與實(shí)際資料相符。對(duì)電子版采購(gòu)資料，**每月至少開展一次完整性和可打開性核查**，重點(diǎn)檢查電子文件是否存在損壞、丟失、無(wú)法打開等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)從備份中恢復(fù)；**每半年對(duì)電子備份設(shè)備進(jìn)行一次檢查**，確保備份設(shè)備運(yùn)行正常，備份數(shù)據(jù)完整有效。檔案管理部對(duì)檢查和維護(hù)情況做好書面記錄，納入采購(gòu)資料管理檔案，確保維護(hù)工作可追溯。第六章采購(gòu)資料的借閱與使用管理第十五條借閱申請(qǐng)與審核要求公司內(nèi)部部門因工作需要借閱采購(gòu)資料的，需由借閱人所在部門出具書面的《采購(gòu)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的編號(hào)、名稱、采購(gòu)品類、供應(yīng)商名稱、借閱用途、借閱期限、歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，到檔案管理部辦理借閱手續(xù)。檔案管理部對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱用途是否合理、借閱人是否為相關(guān)工作崗位人員，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心供應(yīng)商信息等保密內(nèi)容的采購(gòu)資料，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可辦理；嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員借閱采購(gòu)資料，嚴(yán)禁以非工作目的借閱采購(gòu)資料。檔案管理部對(duì)審核通過(guò)的借閱申請(qǐng)，在采購(gòu)資料管理臺(tái)賬中注明借閱信息，包括借閱人、借閱日期、借閱期限、資料編號(hào)等，由借閱人簽字確認(rèn)后，方可辦理資料出借。第十六條借閱使用與歸還要求采購(gòu)資料的借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，確因工作需要延長(zhǎng)借閱期限的，需在到期前3個(gè)工作日內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借申請(qǐng)需經(jīng)檔案管理部審核同意，續(xù)借期限不超過(guò)10個(gè)工作日，且續(xù)借次數(shù)不超過(guò)1次；逾期未歸還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案管理部需及時(shí)提醒借閱人，逾期超過(guò)5個(gè)工作日的，上報(bào)其所在部門負(fù)責(zé)人處理。借閱人需妥善保管借閱的采購(gòu)資料，嚴(yán)禁私自涂改、勾畫、撕頁(yè)、復(fù)制、轉(zhuǎn)借，嚴(yán)禁將采購(gòu)資料帶出公司辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)），對(duì)涉及保密內(nèi)容的采購(gòu)資料，需做好保密工作，防止信息泄露。借閱人在借閱期限屆滿后，需及時(shí)將采購(gòu)資料歸還至檔案管理部，檔案管理部對(duì)歸還的資料進(jìn)行核查，確認(rèn)資料無(wú)損壞、無(wú)涂改、無(wú)缺失后，辦理歸還登記手續(xù)，在臺(tái)賬中注明歸還日期；若發(fā)現(xiàn)資料存在損壞、涂改、缺失等情況，檔案管理部需及時(shí)上報(bào)公司管理層，按本制度相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。第十七條資料查閱與復(fù)制要求因工作需要在檔案管理部現(xiàn)場(chǎng)查閱采購(gòu)資料的，需由查閱人出示工作證件，經(jīng)檔案管理部工作人員同意后，在指定區(qū)域查閱，查閱過(guò)程中嚴(yán)禁涂改、勾畫、撕頁(yè)采購(gòu)資料，嚴(yán)禁私自將資料帶出查閱區(qū)域。確因工作需要復(fù)制采購(gòu)資料的，需在《采購(gòu)資料借閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制需求，經(jīng)檔案管理部審核同意（涉及保密內(nèi)容的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）后，由檔案管理部工作人員進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)印件”印章，注明復(fù)制日期和使用用途，嚴(yán)禁私自復(fù)制采購(gòu)資料。復(fù)制的采購(gòu)資料僅可用于公司內(nèi)部工作，嚴(yán)禁外傳、泄露，檔案管理部對(duì)資料復(fù)制情況做好記錄，納入采購(gòu)資料管理臺(tái)賬。第七章采購(gòu)資料的更新與銷毀管理第十八條資料更新與補(bǔ)充歸檔當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)后續(xù)補(bǔ)充事項(xiàng)，如尾款支付、退換貨、質(zhì)量糾紛處理、供應(yīng)商信息變更等情況，產(chǎn)生新的采購(gòu)資料時(shí)，由采購(gòu)部在事項(xiàng)完成后1個(gè)工作日內(nèi)收集相關(guān)資料，整理后提交至檔案管理部進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。檔案管理部對(duì)補(bǔ)充的采購(gòu)資料進(jìn)行審核，審核合格后，在原采購(gòu)資料的歸檔登記表和臺(tái)賬中注明補(bǔ)充資料信息，將補(bǔ)充資料與原資料合并存放，做到資料的完整性和連續(xù)性；電子版采購(gòu)資料同步補(bǔ)充存儲(chǔ)，確保電子與紙質(zhì)資料一致。當(dāng)供應(yīng)商資質(zhì)證明、認(rèn)證文件等資料到期更新后，采購(gòu)部需及時(shí)收集更新后的資料，提交至檔案管理部進(jìn)行歸檔，檔案管理部將更新后的資料替換原過(guò)期資料，原過(guò)期資料需留存歸檔，在臺(tái)賬中注明更新情況，確保資料的時(shí)效性。第十九條資料保管期限與銷毀申請(qǐng)公司采購(gòu)資料的保管期限按資料性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求劃分，財(cái)務(wù)類資料包括發(fā)票、付款憑證、對(duì)賬資料等，按《會(huì)計(jì)法》要求保管30年；采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等重要業(yè)務(wù)資料保管20年；一般采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單等普通業(yè)務(wù)資料保管5年；涉及公司重大項(xiàng)目、核心供應(yīng)商、法律糾紛的采購(gòu)資料，永久保管。采購(gòu)資料達(dá)到保管期限后，由檔案管理部牽頭組織開展銷毀評(píng)估工作，聯(lián)合采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門對(duì)到期資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保管必要、無(wú)未結(jié)業(yè)務(wù)、無(wú)法律糾紛后，編制《采購(gòu)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。對(duì)仍有繼續(xù)保管必要的到期采購(gòu)資料，需延長(zhǎng)保管期限，在臺(tái)賬中注明延長(zhǎng)原因和新的保管期限，繼續(xù)妥善保管。第二十條資料銷毀與留存要求經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的采購(gòu)資料，由檔案管理部組織實(shí)施銷毀工作，聯(lián)合公司行政部或紀(jì)檢部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作規(guī)范、徹底，嚴(yán)禁私自銷毀采購(gòu)資料。紙質(zhì)版采購(gòu)資料采用粉碎、焚燒等不可恢復(fù)的方式進(jìn)行銷毀，電子版采購(gòu)資料采用徹底刪除、格式化存儲(chǔ)設(shè)備等方式進(jìn)行銷毀，確保銷毀后的資料無(wú)法恢復(fù)和查閱。檔案管理部對(duì)銷毀過(guò)程做好書面記錄，包括銷毀資料的清單、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員、執(zhí)行人員等信息，由執(zhí)行人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)后，納入采購(gòu)資料管理檔案，永久留存。嚴(yán)禁將未達(dá)到保管期限、未按規(guī)定批準(zhǔn)的采購(gòu)資料進(jìn)行銷毀，對(duì)銷毀過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的有保存價(jià)值的資料，需及時(shí)停止銷毀，重新評(píng)估并妥善保管。第八章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十一條日常監(jiān)督與檢查公司綜合管理部作為采購(gòu)資料歸檔管理的監(jiān)督部門，**每月對(duì)采購(gòu)資料的收集、整理、審核、歸檔等工作開展一次專項(xiàng)檢查**，**每季度開展一次全面檢查**，重點(diǎn)檢查采購(gòu)資料歸檔的及時(shí)性、完整性、規(guī)范性，臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性，資料保管的安全性，借閱使用的合規(guī)性等，檢查結(jié)果形成書面檢查報(bào)告，上報(bào)公司管理層。檔案管理部**每日對(duì)采購(gòu)資料臺(tái)賬信息進(jìn)行自查**，**每周對(duì)資料保管情況進(jìn)行巡查**，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改檔案管理中的問(wèn)題，確保臺(tái)賬與實(shí)際資料相符；采購(gòu)部**每月開展內(nèi)部自查**，嚴(yán)格落實(shí)采購(gòu)資料收集、整理和提交的相關(guān)要求，及時(shí)糾正不規(guī)范行為；各相關(guān)部門需積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況，不得拒絕、阻撓檢查。第二十二條考核與獎(jiǎng)懲措施公司將采購(gòu)資料歸檔管理工作納入各相關(guān)部門及崗位的績(jī)效考核，考核結(jié)果與部門績(jī)效、個(gè)人薪酬掛鉤，綜合管理部根據(jù)日常檢查、季度檢查結(jié)果，結(jié)合各部門工作執(zhí)行情況進(jìn)行綜合考核。對(duì)嚴(yán)格遵守本制度要求，采購(gòu)資料收集完整、整理規(guī)范、提交及時(shí)，歸檔審核無(wú)差錯(cuò)，資料保管安全、借閱管理規(guī)范的部門及個(gè)人，公司給予通報(bào)表?yè)P(yáng)、績(jī)效加分等獎(jiǎng)勵(lì)，年度評(píng)選為“檔案管理先進(jìn)個(gè)人”“采購(gòu)管理先進(jìn)部門”的，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)未按本制度要求開展工作，存在采購(gòu)資料收集不完整、整理不規(guī)范、提交不及時(shí)，歸檔審核不嚴(yán)，資料保管不當(dāng)、丟失損壞，違規(guī)借閱、復(fù)制、泄露采購(gòu)資料等情況的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，情節(jié)較輕的，給予口頭警告、限期整改；情節(jié)較重的，給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效薪酬；情