企業(yè)日常行政辦公操作手冊第一章辦公用品管理規(guī)范一、適用工作場景各部門及員工因日常辦公需要，申領(lǐng)、使用及管理辦公文具、耗材（如紙張、筆、文件夾、打印墨盒等）的常規(guī)操作。二、操作流程指引（一）需求提報線上提交：員工通過企業(yè)OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊，填寫所需物品名稱、規(guī)格型號、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途說明等信息，提交至部門負責人審核。緊急情況：若遇緊急需求（如會議臨時需大量打印紙），可先通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)）向部門負責人報備，同步在OA系統(tǒng)補錄申請，保證流程可追溯。（二）部門審核部門負責人*登錄OA系統(tǒng)，對下屬提交的申領(lǐng)申請進行合理性審核（如是否為辦公必需、數(shù)量是否符合實際需求），審核通過后流轉(zhuǎn)至行政部。（三）行政采購與入庫匯總采購：行政部每月25日前匯總各部門已審核的申領(lǐng)需求，編制《辦公用品采購計劃》，按企業(yè)采購流程執(zhí)行采購（優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商，保證性價比）。入庫登記：物品到貨后，行政管理員核對采購清單與實物，確認無誤后在OA系統(tǒng)“庫存管理”模塊登記入庫，更新庫存數(shù)量（包含物品名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商信息等）。（四）領(lǐng)用登記領(lǐng)取流程：審核通過的員工憑OA系統(tǒng)的申領(lǐng)單，至行政部辦公室領(lǐng)取物品，現(xiàn)場核對物品名稱與數(shù)量，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認（包含領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人、部門等信息）。個人物品管理：領(lǐng)用的辦公用品需用于辦公，嚴禁私用或轉(zhuǎn)贈他人；貴重物品（如U盤、計算器）需在領(lǐng)用后3個工作日內(nèi)至行政部備案。（五）定期盤點行政部每季度末最后一個工作日組織辦公用品盤點，核對系統(tǒng)庫存與實際庫存，編制《辦公用品盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并報行政主管*審批，保證賬實相符。三、配套表單模板表1-1辦公用品領(lǐng)用申請表序號物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量用途說明申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期審批人1A4復(fù)印紙80g包5部門月度報告打印市場部張*2023-10-08李*2黑色簽字筆0.5mm支10日常辦公使用人事部王*2023-10-08趙*表1-2辦公用品盤點表盤點日期物品名稱系統(tǒng)庫存數(shù)量實際庫存數(shù)量差異數(shù)量差異原因責任人2023-09-30A4復(fù)印紙5048-2領(lǐng)用漏登記劉*2023-09-30訂書釘2002000無陳*四、執(zhí)行要點提示按需申領(lǐng)：避免過量申領(lǐng)造成資源浪費，非必需物品（如裝飾品、個人護理用品）不予申領(lǐng)。庫存管理：行政部需在OA系統(tǒng)實時更新庫存信息，當常用物品庫存低于最低警戒量（如A4紙低于10包）時，及時啟動采購流程。責任追溯：領(lǐng)用人需妥善保管個人領(lǐng)用的辦公用品，損壞或遺失需按企業(yè)規(guī)定說明情況并酌情賠償。第二章會議室預(yù)訂與使用管理一、適用工作場景企業(yè)內(nèi)部員工或外部訪客因會議、培訓、洽談等需要，預(yù)訂、使用企業(yè)公共會議室（如大會議室、小會議室、視頻會議室）的操作管理。二、操作流程指引（一）會議室查詢與預(yù)訂查詢可用性：員工通過OA系統(tǒng)“會議室管理”模塊，查看未來7天內(nèi)會議室的實時使用狀態(tài)（包括會議室名稱、容量、設(shè)備配置、可用時間段）。提交預(yù)訂：選擇所需會議室及時間段，填寫《會議室預(yù)訂申請表》，包含申請人姓名、部門、會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、視頻會議系統(tǒng)）、預(yù)計開始/結(jié)束時間等信息，提交至部門負責人審核。（二）審核與確認部門審核：部門負責人*審核會議的必要性及預(yù)訂時間的合理性，審核通過后流轉(zhuǎn)至行政部。行政部確認：行政管理員核對會議室沖突情況，確認預(yù)訂有效后，在OA系統(tǒng)回復(fù)申請人，并通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具發(fā)送會議室使用提醒（含會議室位置、設(shè)備操作指南）。（三）使用前準備設(shè)備調(diào)試：申請人需提前15分鐘到達會議室，檢查設(shè)備（如投影儀、空調(diào)、燈光）是否正常運行，如有故障立即聯(lián)系行政部（聯(lián)系方式：企業(yè)內(nèi)部分機8001）。環(huán)境布置：如需特殊布置（如擺放席卡、調(diào)試室溫），需在預(yù)訂時備注說明，行政部將根據(jù)實際情況協(xié)助安排。（四）會議使用規(guī)范按時使用：會議需在預(yù)訂時間內(nèi)開始，若需延長使用，需提前30分鐘通過OA系統(tǒng)申請續(xù)用，避免影響后續(xù)預(yù)訂。保持整潔：會議期間禁止在會議室用餐（飲用水除外），會議結(jié)束后，申請人需清理會場垃圾，將桌椅恢復(fù)原位，關(guān)閉設(shè)備及燈光。（五）臨時變更與取消變更處理：若需變更會議室或時間，需在預(yù)訂開始前2小時通過OA系統(tǒng)提交變更申請，經(jīng)行政部確認后生效。取消處理：若取消預(yù)訂，需在預(yù)訂開始前1小時通過OA系統(tǒng)取消，以便行政部及時釋放會議室資源；無故取消累計3次，將暫停該員工1個月會議室預(yù)訂權(quán)限。三、配套表單模板表2-1會議室預(yù)訂申請表申請人部門會議主題參會人數(shù)所需會議室容量要求預(yù)訂日期開始時間結(jié)束時間所需設(shè)備審批人劉*銷售部Q4客戶洽談5小會議室6人以上2023-10-1014:0016:00投影儀、麥克風孫*四、執(zhí)行要點提示優(yōu)先級原則：重要會議（如客戶接待、董事會）可優(yōu)先安排，需在申請時標注“緊急會議”，行政部將協(xié)調(diào)資源保障使用。設(shè)備使用：非專業(yè)人員不得擅自拆卸會議室設(shè)備，如需使用特殊設(shè)備（如視頻會議系統(tǒng)），需提前1天聯(lián)系行政部進行調(diào)試培訓。資源節(jié)約：鼓勵使用電子會議資料，減少紙質(zhì)打??；會議結(jié)束后及時關(guān)閉設(shè)備，避免能源浪費。第三章文件歸檔管理規(guī)范一、適用工作場景企業(yè)各類紙質(zhì)文件（如合同、報告、制度、會議紀要）及電子文檔（如郵件、表格、PPT）的分類、存儲、檢索與借閱管理。二、操作流程指引（一）文件分類與編號分類標準：文件按“部門-年份-文件類型”三級分類，如“行政部-2023-制度類”“財務(wù)部-2023-報告類”；文件類型分為制度文件、合同文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件、其他文件5類。編號規(guī)則：文件編號格式為“部門簡稱（2位）-年份（4位）-文件類型代碼（1位）-流水號（3位）”，如“XZ-2023-Z-001”（行政部2023年制度類第1號文件）。（二）文件歸檔范圍必須歸檔文件：企業(yè)正式發(fā)布的制度文件、對外簽訂的合同及協(xié)議、重要會議紀要、年度/季度/月度工作報告、審計報告、項目驗收文件等。選擇性歸檔文件：部門工作計劃、培訓資料、活動方案等，可根據(jù)實際需求確定保存期限。（三）歸檔流程紙質(zhì)文件歸檔：整理：文件形成后3個工作日內(nèi)，經(jīng)辦人需對文件進行排序、去除訂書針等金屬物，保證文件平整。編號：在文件右上角標注文件編號，填寫《紙質(zhì)文件歸檔登記表》（包含文件名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、經(jīng)辦人、歸檔日期等信息）。入庫：將文件存入檔案盒，在檔案盒正面標注“部門-年份-文件類型”及起止編號，移交至行政部檔案室，由檔案管理員簽收確認。電子文件歸檔：存儲：經(jīng)辦人需將電子文件至企業(yè)指定服務(wù)器（如OA系統(tǒng)“檔案管理”模塊），按文件分類建立文件夾，文件名格式為“文件編號-文件名稱-形成日期”。備份：檔案管理員每月對電子文件進行異地備份，保證數(shù)據(jù)安全。（四）文件借閱與歸還借閱申請：員工因工作需要借閱文件，需通過OA系統(tǒng)提交《文件借閱申請表》，說明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限（最長不超過5個工作日），經(jīng)部門負責人及檔案管理員審批。借閱管理：紙質(zhì)文件：借閱人需在檔案室現(xiàn)場查閱，特殊情況需帶出時，需繳納押金（按文件價值評估），借閱期間妥善保管，不得涂改、撕毀、復(fù)制（經(jīng)批準可復(fù)?。?。電子文件：借閱人僅可在企業(yè)內(nèi)部辦公電腦上查閱，不得通過郵件、U盤等途徑外傳。歸還與續(xù)借：借閱期限屆滿前1個工作日，借閱人需歸還文件；需續(xù)借的，需在OA系統(tǒng)提交續(xù)借申請，續(xù)借期限不超過3個工作日。（五）檔案保管與銷毀保管期限：根據(jù)文件類型確定保管期限，如合同文件保管期限為10年，會議紀要保管期限為5年，制度文件長期保存。定期檢查：檔案管理員每半年對檔案進行一次檢查，查看是否有蟲蛀、受潮、遺失等情況，發(fā)覺問題及時處理。銷毀流程：保管期限屆滿的文件，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)行政主管及法務(wù)部審核后，由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀后在清單上簽字確認，銷毀記錄保存3年。三、配套表單模板表3-1紙質(zhì)文件歸檔登記表序號文件名稱文件編號形成日期頁數(shù)經(jīng)辦人歸檔日期檔案盒編號簽收人1行政管理制度XZ-2023-Z-0012023-09-0115周*2023-09-05XZ-2023-Z-01吳*22023年第三季度工作總結(jié)XZ-2023-BG-0022023-09-308鄭*2023-10-08XZ-2023-BG-01吳*表3-2文件借閱申請表申請人部門文件名稱文件編號借閱用途借閱期限審批人（部門）審批人（檔案）馮*人事部員工手冊RL-2023-Z-001新員工培訓參考2023-10-10至2023-10-15錢*吳*四、執(zhí)行要點提示及時歸檔：文件形成后需在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔，避免文件積壓或遺失；跨部門形成的文件，由主辦部門負責歸檔。安全保密：涉密文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開合同）需單獨存放，借閱需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱人簽署保密協(xié)議。檢索便捷：檔案管理員需定期更新檔案檢索目錄（包含文件編號、名稱、關(guān)鍵詞、存放位置等），保證員工能快速查詢所需文件。第四章差旅申請與報銷管理一、適用工作場景員工因公出差（如參加會議、客戶拜訪、項目調(diào)研）的事前申請、行程安排、費用報銷及票據(jù)管理。二、操作流程指引（一）出差申請與審批提交申請：員工出差前3個工作日通過OA系統(tǒng)提交《差旅審批單》，注明出差事由、目的地、出差起止時間、交通方式（如飛機、高鐵、汽車）、住宿標準（參照企業(yè)《差旅費管理辦法》）、預(yù)估費用等信息，附相關(guān)會議通知或客戶邀請函（如有）。審批流程：部門負責人*審核出差必要性及行程合理性；行政部審核交通方式及住宿標準是否符合規(guī)定；財務(wù)部審核費用預(yù)算準確性；分管領(lǐng)導(dǎo)審批（出差超過5天或費用超過5000元需經(jīng)總經(jīng)理審批）。（二）行程安排與預(yù)訂交通預(yù)訂：審批通過后，員工通過企業(yè)合作旅行社或線上平臺預(yù)訂交通票務(wù)，優(yōu)先選擇公共交通（高鐵、飛機經(jīng)濟艙），特殊情況需乘坐飛機公務(wù)艙的，需在申請中注明理由并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。住宿預(yù)訂：住宿需選擇企業(yè)協(xié)議酒店（可在OA系統(tǒng)“酒店名錄”中查詢），住宿標準為：一線城市（如北京、上海）不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚，三線城市不超過200元/晚（如遇協(xié)議酒店滿房，可預(yù)訂同價位非協(xié)議酒店，需提供酒店價格截圖）。（三）差旅期間管理行程變更：出差期間若需變更行程（如延長出差時間、改變目的地），需通過OA系統(tǒng)提交《差旅變更申請》，經(jīng)部門負責人審批后，方可執(zhí)行變更，相關(guān)費用按實際發(fā)生情況報銷。費用記錄：員工需妥善保管差旅期間的費用票據(jù)（如交通票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票），在票據(jù)上注明出差事由及日期，避免遺失或涂改。（四）費用報銷報銷申請：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工通過OA系統(tǒng)提交《差旅費報銷單》，附《差旅審批單》復(fù)印件、費用票據(jù)（需粘貼在《費用報銷粘貼單》上）、行程單（如機票行程單、高鐵票）、住宿清單等，按“交通費、住宿費、伙食補助費、市內(nèi)交通費”分類填寫報銷金額。審核與支付：財務(wù)部審核票據(jù)真實性（發(fā)票抬頭需為企業(yè)全稱、稅務(wù)登記號準確）、合規(guī)性（如發(fā)票是否在有效期內(nèi)、是否有蓋章）、費用標準是否符合規(guī)定；審核通過后，由財務(wù)部在10個工作日內(nèi)完成支付（通過企業(yè)對公賬戶轉(zhuǎn)賬至員工工資卡）。（五）特殊情況處理超標準費用：因特殊原因產(chǎn)生的超標準費用（如緊急任務(wù)需乘坐飛機公務(wù)艙），需在報銷時提交《超標準費用說明》，經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可按實際金額報銷。票據(jù)遺失：若遺失費用票據(jù)，需提交《票據(jù)遺失說明》，經(jīng)部門負責人證明并簽字，財務(wù)部審核后，可按票據(jù)金額的50%報銷（單張票據(jù)遺失金額超過500元需經(jīng)總經(jīng)理審批）。三、配套表單模板表4-1差旅審批單申請人部門出差事由目的地出差時間交通方式住宿標準（元/晚）預(yù)估費用（元）審批人（部門）審批人（財務(wù)）審批人（分管）楊*市場部參加行業(yè)展會上海2023-10-15至2023-10-17高鐵3502500孫*朱*徐*表4-2差旅費報銷單報銷人部門出差時間出差目的地報銷項目金額（元）票據(jù)張數(shù)審批人楊*市場部2023-10-15至2023-10-17上海交通費（高鐵票）6502孫*住宿費7001伙食補助費300-市內(nèi)交通費1505合計18008四、執(zhí)行要點提示預(yù)算控制：差旅費用需控制在審批預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需由員工自行承擔（特殊情況審批通過的除外）。票據(jù)規(guī)范：報銷票據(jù)需為增值稅普通發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票，發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)信息一致，避免使用“辦公用品”“禮品”等模糊類名的發(fā)票。及時報銷：出差后需在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷（特殊情況需提交書面說明，經(jīng)財務(wù)部負責人審批）。第五章訪客接待管理規(guī)范一、適用工作場景外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員）到訪企業(yè)的預(yù)約、接待、安排及后續(xù)跟進管理。二、操作流程指引（一）訪客預(yù)約預(yù)約提交：內(nèi)部員工需提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《訪客預(yù)約登記表》，注明訪客姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、到訪時間、事由、陪同人員、接待需求（如會議室、茶水、翻譯等）。預(yù)約確認：行政部收到預(yù)約后，1個工作日內(nèi)與訪客聯(lián)系確認到訪信息，同步向陪同人員發(fā)送訪客提醒（含到訪時間、地點、注意事項）。（二）接待準備信息登記：訪客到訪當日，前臺接待員需在《訪客登記表》中記錄訪客姓名、單位、證件號碼號（可選）、到訪時間、事由、陪同人員等信息，發(fā)放《訪客證》（需佩戴于胸前）。環(huán)境與物料準備：會議室：根據(jù)訪客需求提前布置會議室（如調(diào)試投影儀、擺放席卡、準備礦泉水、茶杯等），保證溫度適宜（夏季24-26℃，冬季20-22℃）。接待區(qū)：前臺及接待區(qū)保持整潔，擺放企業(yè)宣傳資料、雜志等，營造專業(yè)、舒適的接待環(huán)境。（三）訪客接待迎接引導(dǎo)：訪客到達后，前臺接待員需主動上前迎接，核對預(yù)約信息，引導(dǎo)至會議室或接待區(qū)；若陪同人員不在，需引導(dǎo)訪客至等候區(qū)，并及時通知陪同人員。接待禮儀：陪同人員需提前10分鐘到達會議室，熱情接待訪客，主動介紹雙方人員（先介紹己方人員，再介紹訪客）。會議期間，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，認真傾聽訪客意見，避免隨意打斷；需提供茶水時，雙手遞送，杯把朝向訪客。（四）會議與洽談議程把控：陪同人員需提前準備會議議程，控制會議時間（