企業(yè)資料存檔及檔案管理規(guī)范一、規(guī)范覆蓋的業(yè)務(wù)場(chǎng)景與適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各類(lèi)資料的系統(tǒng)化存檔與全生命周期管理，覆蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常運(yùn)營(yíng)管理：行政公文、會(huì)議紀(jì)要、制度文件、合同協(xié)議等資料的歸檔；人力資源管理：?jiǎn)T工入職檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等存檔；業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理：項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)、可行性報(bào)告、過(guò)程文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案整理；財(cái)務(wù)管理支持：憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的合規(guī)存檔（需配合財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)管理規(guī)范）；審計(jì)與合規(guī)檢查：應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)、資質(zhì)認(rèn)證等所需的檔案調(diào)閱與備查；歷史信息追溯：企業(yè)重大事件、重要決策、核心技術(shù)的資料留存與查閱。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門(mén)、各項(xiàng)目組及全體員工，保證檔案管理工作的統(tǒng)一性、規(guī)范性與安全性。二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）資料收集與初步審核操作目標(biāo)：保證應(yīng)歸檔資料的完整性、真實(shí)性與及時(shí)性。具體步驟：明確收集范圍：各部門(mén)根據(jù)《企業(yè)檔案分類(lèi)及保管期限表》（見(jiàn)附件1），在資料形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集，包括但不限于：行政類(lèi)：紅頭文件、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)；人力資源類(lèi)：證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證、勞動(dòng)合同、離職證明；業(yè)務(wù)類(lèi)：客戶合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；其他：領(lǐng)導(dǎo)批示、外部往來(lái)函件、重要圖片/音視頻資料等。責(zé)任人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人（如行政部經(jīng)理、項(xiàng)目部主管）對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行初步審核，保證資料齊全、字跡清晰（電子版需為PDF或不可編輯格式）、無(wú)缺頁(yè)漏項(xiàng)。問(wèn)題處理：對(duì)不完整的資料，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員補(bǔ)充（如業(yè)務(wù)部*專(zhuān)員需補(bǔ)充合同簽署頁(yè)）；對(duì)不符合要求的資料，退回原部門(mén)重新整理。（二）分類(lèi)編碼與編號(hào)規(guī)則操作目標(biāo)：通過(guò)統(tǒng)一分類(lèi)與編碼，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化檢索與管理。具體步驟：確定分類(lèi)維度：采用“年度-部門(mén)-類(lèi)別-流水號(hào)”四級(jí)分類(lèi)法，示例：年度：資料形成的公歷年份，如“2024”；部門(mén)：使用部門(mén)拼音首字母縮寫(xiě)（見(jiàn)附件2《部門(mén)代碼對(duì)照表》），如行政部“XZ”、人力資源部“RL”；類(lèi)別：按資料性質(zhì)分為“綜合管理（ZL）、人力資源（RL）、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)（YW）、財(cái)務(wù)管理（CW）、項(xiàng)目管理（XM）”五大類(lèi)，每類(lèi)細(xì)分子類(lèi)（如ZL-01為公文、ZL-02為制度）；流水號(hào)：每類(lèi)下按形成順序編3位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開(kāi)始。檔案編碼：組合示例：“2024-XZ-ZL-001”表示2024年行政部綜合管理類(lèi)第1號(hào)檔案。編碼標(biāo)注：在檔案封面、卷脊及目錄頁(yè)顯著位置標(biāo)注編碼，電子檔案需在文件名中體現(xiàn)編碼（如“2024-XZ-ZL-001_XX公司年度工作總結(jié).pdf”）。（三）整理編目與裝訂歸檔操作目標(biāo)：規(guī)范檔案物理形態(tài)與電子存儲(chǔ)，便于長(zhǎng)期保存與快速查閱。具體步驟：資料整理：紙質(zhì)檔案：去除金屬夾，按資料順序排列，左側(cè)裝訂（無(wú)法裝訂的采用左側(cè)打孔穿繩），加裝統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm）；電子檔案：掃描紙質(zhì)資料時(shí)分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀，每份檔案單獨(dú)存儲(chǔ)，按“檔案編碼+文件名”命名，刻錄至光盤(pán)或存儲(chǔ)至企業(yè)指定的檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊）。編制檔案目錄：填寫(xiě)《檔案分類(lèi)目錄表》（見(jiàn)附件3），內(nèi)容包括：序號(hào)、檔案編碼、檔案名稱(chēng)、形成部門(mén)、形成日期、頁(yè)數(shù)（紙質(zhì)）/文件大小（電子）、保管期限、存放位置（如：A區(qū)-3層-5號(hào)柜）、備注。目錄一式兩份，一份隨檔案存放，一份由行政部留存。歸檔移交：紙質(zhì)檔案：每月最后一個(gè)工作日，各部門(mén)將整理好的檔案移交至行政部檔案室，雙方核對(duì)檔案數(shù)量與目錄，簽字確認(rèn)《檔案移交清單》（見(jiàn)附件4）；電子檔案：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)至檔案管理模塊，并同步提交紙質(zhì)版目錄至行政部備案。（四）借閱利用與歸還管理操作目標(biāo)：規(guī)范檔案借閱流程，保證檔案安全與合理使用。具體步驟：借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱登記表》（見(jiàn)附件5），注明借閱人信息、檔案編碼及名稱(chēng)、借閱事由、借閱期限（一般不超過(guò)5個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)）。審批與登記：普通檔案：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉密/重要檔案（如未公開(kāi)合同、核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理審批；審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)檔案信息，確認(rèn)無(wú)誤后出借，登記借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期。檔案使用：借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案室閱覽室）查閱檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、復(fù)制（如需復(fù)制，需經(jīng)審批并注明“復(fù)印件與原件一致”）。歸還與檢查：借閱到期后，借閱人需及時(shí)歸還，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上登記歸還日期；如需續(xù)借，需提前1個(gè)工作日重新申請(qǐng)。（五）鑒定銷(xiāo)毀與留存管理操作目標(biāo)：對(duì)超期檔案進(jìn)行規(guī)范鑒定與銷(xiāo)毀，優(yōu)化存儲(chǔ)空間。具體步驟：鑒定啟動(dòng)：每年12月，由行政部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、財(cái)務(wù)部組成檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)《檔案保管期限表》（附件1），區(qū)分“永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（5-10年）”三類(lèi)：永久保存：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、重大合同、審計(jì)報(bào)告等；長(zhǎng)期保存：年度工作總結(jié)、重要項(xiàng)目文件、員工核心檔案等；短期保存：日常通知、臨時(shí)性會(huì)議紀(jì)要、普通業(yè)務(wù)函件等。銷(xiāo)毀審批：對(duì)鑒定需銷(xiāo)毀的檔案，由鑒定小組編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件6），注明檔案編碼、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀理由，經(jīng)總經(jīng)理審批后實(shí)施。銷(xiāo)毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，并由2名監(jiān)督員（行政部、法務(wù)部）在場(chǎng)監(jiān)督，銷(xiāo)毀后在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)；電子檔案：徹底刪除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行格式化處理，避免數(shù)據(jù)恢復(fù)。留存?zhèn)浒福轰N(xiāo)毀清冊(cè)需永久保存，以備追溯。三、常用檔案管理表單模板附件1：企業(yè)檔案分類(lèi)及保管期限表分類(lèi)代碼類(lèi)別名稱(chēng)子類(lèi)保管期限備注ZL綜合管理ZL-01公文永久含紅頭文件、重要通知ZL-02制度長(zhǎng)期管理制度、流程文件ZL-03會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期重大會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要RL人力資源RL-01入職檔案長(zhǎng)期證件號(hào)碼、學(xué)歷證、勞動(dòng)合同RL-02培訓(xùn)記錄短期內(nèi)外部培訓(xùn)、考核記錄YW業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)YW-01合同永久業(yè)務(wù)合同、協(xié)議YW-02客戶資料長(zhǎng)期客戶檔案、往來(lái)函件XM項(xiàng)目管理XM-01立項(xiàng)文件永久可行性報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)XM-02項(xiàng)目過(guò)程長(zhǎng)期計(jì)劃、報(bào)告、驗(yàn)收記錄附件2：部門(mén)代碼對(duì)照表部門(mén)名稱(chēng)代碼部門(mén)名稱(chēng)代碼行政部XZ財(cái)務(wù)部CW人力資源部RL市場(chǎng)部SC技術(shù)部JS項(xiàng)目部XM法務(wù)部FW采購(gòu)部CG附件3：檔案分類(lèi)目錄表序號(hào)檔案編碼檔案名稱(chēng)形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置備注12024-XZ-ZL-001XX公司2024年度工作總結(jié)行政部2024-12-2525永久A區(qū)-3層-5號(hào)柜-01含附件22024-RL-RL-005張*勞動(dòng)合同及續(xù)簽協(xié)議人力資源部2024-01-158長(zhǎng)期B區(qū)-1層-3號(hào)柜-12-附件4：檔案移交清單移交部門(mén)移交人接收部門(mén)接收人移交日期行政部*助理檔案室*管理員2024-12-30序號(hào)檔案編碼檔案名稱(chēng)頁(yè)數(shù)保管期限———————-—————————————-12024-XZ-ZL-002年度辦公設(shè)備采購(gòu)清單12長(zhǎng)期22024-SC-YW-003第四季度客戶合同匯總30永久附件5：檔案借閱登記表借閱日期借閱部門(mén)借閱人聯(lián)系方式檔案編碼及名稱(chēng)借閱事由借閱期限批準(zhǔn)人歸還日期經(jīng)辦人2024-11-01市場(chǎng)部*專(zhuān)員2024-SC-YW-003_客戶合同匯總客戶對(duì)賬3個(gè)工作日*經(jīng)理2024-11-03*管理員附件6：檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)銷(xiāo)毀日期鑒定小組審批人序號(hào)檔案編碼檔案名稱(chēng)數(shù)量銷(xiāo)毀理由監(jiān)督員2024-12-20行政部、法務(wù)部*總經(jīng)理12023-XZ-ZL-0052023年第三季度會(huì)議紀(jì)要5本保管期限已屆滿、四、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控與關(guān)鍵要點(diǎn)（一）資料完整性控制各部門(mén)需指定專(zhuān)人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門(mén)資料歸檔，保證“一事一檔、一文一檔”，避免資料散失；對(duì)跨部門(mén)協(xié)作形成的資料（如項(xiàng)目文件），由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)收集，協(xié)作部門(mén)配合提供，保證資料完整。（二）保密與安全管理涉密檔案（如未公開(kāi)合同、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)存放，加密管理，僅限授權(quán)人員查閱；檔案室需配備“三鐵一器”（鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器），定期檢查消防設(shè)施（如滅火器、煙感器），保持室內(nèi)干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案需定期備份（每月1次），本地備份與異地備份相結(jié)合，防止因設(shè)備故障或自然災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）人員與流程管理檔案管理員需經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案分類(lèi)、編碼、存儲(chǔ)及借閱流程，每年至少參加1次外部檔案管理培訓(xùn)；建立檔案管理考核機(jī)制，將檔案歸檔及時(shí)性、完整性納入